오피스ㆍ협업

구글 문서도구의 비밀 : 20가지 파워 팁

Keir Thomas | PCWorld 2011.02.14
16. 비사용자와 구글 문서도구 공유하기
구글 문서도구는 협업에 중점을 두고 있다. 따라서 구글 계정이 없는 사람들도 사용자가 작성한 문서를 보고 편집할 수 있도록 승인할 수 있다. 파일을 공유하기 위해서는 창의 왼쪽 상단에 위치한 문서 제목 옆의 '자물쇠' 아이콘을 클릭한다. 그리고 대화상자가 나타나면 항목에서  '비공개(Private)' 옆의 '변경(Change)'를 선택한다. 새로운 대화상자가 나타날 것이다. 이제 '웹에 공개(Public on the Web)'나 '링크가 있는 모든 사용자에게 공개(Anyone with the Link)' 중 하나를 선택한다. 문서를 확인하는 사람들이 해당 문서를 편집할 수 있도록 하려면, '모든 사용자가 수정하도록 허용(Allow Anyone to Edit)' 옆에 표시를 한다. 그리고 '저장(Save)' 버튼을 누른다. 이제 링크를 복사하고 붙여 넣은 후 이메일로 발송한다.
 
AP5772.JPG
 
17.  여러 문서에 별표 한번에 붙이기
문서에 별표를 붙여두면 여러모로 편리하다. 구글 문서도구 홈페이지에서는, 파일 이름을 선택하고 Ctrl이나 Shift 버튼을 누른 채 여러 파일을 선택하는 일반적인 방식으로 여러 파일에 별표를 붙일 수 있다. 그런 후, 인터페이스 왼쪽 상단의 필터 항목에 위치한 '중요 문서함(Starred)' 파일 명을 드래그한다.
 
18. 동영상 기술 정보 찾기
홈페이지에 위치한 동영상 파일의 섬네일 미리보기에서 오른쪽 클릭을 하고, '동영상 보기(Show Video)'를 선택하면 해상도 같은 파일의 기술 정보를 확인할 수 있다.
 
AP7049.JPG
 
19. 워드 프로세서로 웹 페이지 만들기
HTML이나 웹사이트 구축 소프트웨어가 다소 어렵다고 여겨진다면, 대신 구글의 워드 프로세서를 써서 간단한 웹 페이지를 만들 수 있다. 예를 들어, 앞서 설명한대로 그림을 클릭하고 브라우저 창으로 드래그 해 그림을 넣을 수 있다. 또 문자나 이미지 파일을 선택하고 Ctrl-K를 눌러 링크를 삽입할 수 있다.
 
페이지를 만든 후에는 '파일(File)'과 '다른 이름으로 다운로드(Download As)'를 클릭한다. 그리고 'HTML(Zip 압축)'를 다시 클릭해 데이터를 다운로드 받을 수 있다. 이렇게 해서 생기는 폴더에는 HTML 파일과 이를 지원하는 파일들을 담은 폴더가 담겨 있을 것이다. 이제 HTML 파일 이름을 'index.htm'으로 바꾸고, 이 파일과 지원 파일을 웹 공간에 업로드하면 된다.
 
20. 여러 계정 이용하기
최근 지메일에 더해진 기능을 이용하면, 한 사람이 다시 로그인이나 로그아웃을 할 필요 없이 여러 이메일 계정을 번갈아 사용할 수 있다. 이 기능을 사용하기 위해서는 구글 계정 설정 페이지에서 멀티 로그인을 ‘사용’으로 수정한다.
 
이렇게 하고 나면 화면 지메일 페이지 오른쪽 상단의 e메일 주소 옆에 있는 드롭다운 화살표를 클릭해 계정을 오갈 수 있다. 새로운 계정을 추가하기 위해서는 '다른 계정에 로그인(Sign in to Another Account)'를 클릭한다. 하지만 최대 3개의 계정까지만 이용할 수 있다.
 
또 불행히도 구글 문서도구에서는 이와 같은 여러 계정 이용하기를 쓸 수 없다. 즉 '여러 계정 이용하기'를 활성화 한 1차 계정에 로그인 되어 있는 상태가 될 것이다. (이 1차 계정은 로그인 드롭다운 리스트에서 기본 값으로 표시될 것이다.) 그리고 다른 계정 중 하나로부터 온 이메일에서 공유 문서 링크를 클릭하면 '파일 접근 권한이 없다'는 메시지를 받게 될 것이다.
 
하지만 기업용 구글 앱스(Google Apps for Business) 계정으로 교체를 하면 구글 문서도구에서도 '여러 계정 이용하기'를 쓸 수 있다. 따라서 기업용 구글 앱스(Google Apps for Business)로 바꾸는 것이 한 가지 해결책이 될 수 있다. 50개 이하의 계정을 사용한다면 이는 무료이다.
 
더 많은 혜택 누리기
구글 문서도구는 매달 새로운 기능이 더해지면서 꾸준히 실용적으로 나아지고 있다. 새로운 기능이 추가됐는지 확인하는 가장 좋은 방법은 구글 문서도구의 구성원들이 직접 올리고 있는 구글 문서도구 블로그를 살펴보는 것이다.
 
또 다양한 기능늘이 어떤 방식으로 혜택을 제공하는지 알아보기 위해 구글 문서도구의 메뉴를 과감하게 클릭하고, 시간을 내 사용자들이 자신들이 발견한 재미있는 내용을 써서 공유하는 구글 문서도구 포럼을 살펴본다. editor@itworld.co.kr
Sponsored

회사명 : 한국IDG | 제호: ITWorld | 주소 : 서울시 중구 세종대로 23, 4층 우)04512
| 등록번호 : 서울 아00743 등록발행일자 : 2009년 01월 19일

발행인 : 박형미 | 편집인 : 박재곤 | 청소년보호책임자 : 한정규
| 사업자 등록번호 : 214-87-22467 Tel : 02-558-6950

Copyright © 2024 International Data Group. All rights reserved.