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오피스ㆍ협업

구글 문서도구의 비밀 : 20가지 파워 팁

Keir Thomas | PCWorld 2011.02.14
구글 문서도구(Google Docs)를 한 번 살펴보기 바란다. 브라우저 창에서 완벽하게 작동하는 이 문서관리 서비스는 더디지만 꾸준히 꽤 쓸모 있는 무료 서비스로 발전해 나가고 있는 중이다.
 
서비스 라인업은 구글이 2006년 웹기반 협업 워드 프로세서인 '라이트리(Writely)를 인수한 후 발전을 거듭했다. 몇 년마다 업데이트가 이뤄지는 마이크로소프트 오피스같은 데스크톱 소프트웨어 제품과는 달리, 구글 문서도구는 끊임없이 변한다. 구글은 그때그때 새로운 기능을 도입한다. 또 기업용 구글 앱스(Google Apps for Business)를 이용하는 사람들이 활동하는 구글 실험실(Google Labs)과 구글 앱스 마켓플레이스에서 애드온 서비스가 지속적으로 만들어지고 있다.
 
우리는 구글 문서도구의 이면까지 들여다 본 후, 워드 프로세서와 스프레드시트, 프레젠테이션 소프트웨어에 있어 비교적 덜 알려진 기능들 중 일부를 이용해 더 많은 일을 할 수 있는 21가지 팁을 밝혀냈다. 또 지메일(Gmail)에 대한 몇 가지 힌트도 제공한다. 텍스트 문서에서 사진 편집하기, 스프레드시트에서 여러 통화를 이용해 작업하기 등 다양한 내용을 다룬다. 또 홈페이지 문서 관리자를 이용하고 편집 공간을 최대화하는 유익한 방법 또한 공유할 예정이다.  
 
그전에 구글 문서도구는 크롬 브라우저나 모질라의 파이어폭스를 이용해야 가장 잘 작동한다는 점을 알아둘 필요가 있다. 마이크로소프트 인터넷 익스플로러의 경우, 기능 사용에 다소 제한이 있을 수 있다.
 
1. 문서와 지메일 함께 검색하기
지메일과 구글 문서들을 동시에 검색할 수 있다면 편하지 않을까? 다행히도, 지메일 랩스(Gmail Labs)가 이런 문제를 해결해 줬다. 지메일에서 랩스로 들어가려면, 화면 오른쪽 상단의 '설정(settings)'와 '실험실(Labs)' 링크를 차례대로 클릭한다.
 
그리고 ‘응용프로그램 검색(Apps Search)’ 상단 또는 하단에 위치한 '사용 (Enable)을 선택하고 변경사항 저장(Save Changes) 버튼을 클릭한다. 이제 지메일에서 검색을 하면 문서 또한 검색을 할 수 있다. 문서 검색 결과는 지메일 검색 결과 아래에 나타날 것이다.
 
2. 스프레드시트에서 하나 이상의 통화 단위 사용하기
스프레드시트에서 통화단위를 기본 설정 하려면, '파일(File)'과 '스프레드시트 설정(Spreadsheet Setting)'을 클릭한다. 그리고 '언어(Locale)' 설정을 관련 국가로 바꾼다 (예를 들어 US 달러라면 미국).
 
AP0822.JPG
 
하지만 선택한 지역설정과 상관없이, 셀 또는 셀 범위 별로 다른 통화 단위를 설정해 사용할 수 있다. 이런 기능을 사용하기 위해서는 해당 셀을 하이라이트로 선택하고 툴바에서 '서식 더보기(More Format)' 버튼을 클릭한다. ('123'으로 표시된 버튼)  그리고 '추가 통화(More Currencies)' 팝업 메뉴로 스크롤 해 내려가, 선택 한다.
 
3. 프레젠테이션에서 그림 만들기
프레젠테이션을 만들 때, 그림을 그리기 위해 별개의 그림 프로그램을 이용할 필요가 없다. 대신 '삽입(Insert)'과 '그림(Drawing)'을 차례로 클릭하면 된다. 이 명령은 움직이는 창에 그림을 편집할 수 있는 인터페이스를 불러들인다. 작업을 마치고 프레젠테이션에 그림을 넣을 때는 '저장 후 닫기(Save and close)'를 클릭한다. 그림 위치와 크기를 바꿀 수도 있다.
 
4. 그림 고정하기
구글 문서도구의 문서에서 그림을 입력하면, 문자와 함께 움직이도록 되어 있다. 기본 설정 값 때문이다. 문자가 움직여도 그림을 고정시킬 수 있다. 이 경우 그림을 움직이려면 클릭을 한 후 끌기를 해야만 한다. 이를 위해서는 먼저 해당 그림을 선택한 후, 아래에서 '고정(Fixed)'을 클릭하면 된다.
 
AP409D.JPG
 
5. 작업한 문서를 오프라인에 백업하기
구글 서버에 있는 문서 모두를 저장하고 싶다면 구글 문서도구 홈페이지의 파일 목록에 있는 여타의 파일에서 '작업(Action)'과 '다운로드(Download)'를 선택한다.
 
AP73DA.JPG
 
대화 상자가 나타나면 '전체 항목(All Items)' 탭을 클릭한다. 파일 형식별로 다운로드 받을 수 있는 많은 항목을 보게 될 것이다. 원한다면 '다운로드(Download)' 버튼을 클릭한다. 그러면 'zip' 압축 파일로 모든 파일을 다운로드 받을 수 있다.
 
 Tags 구글 지메일 구글독스 문서도구
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