오피스ㆍ협업

[글로벌 칼럼] ‘협업’ 중심의 오피스 2010, “IT 관리자에게 유리”

Pete Babb | InfoWorld 2010.05.17

2010년 애플리케이션의 큰 흐름은 다음 한 단어로 요약할 수 있을 것이다. 협업(Collaboration). 이제는 애플리케이션이 작업자들의 일에 도움되는 것 만으로는 부족하다; 애플리케이션은 작업자들이 서로 협업도 수 있고 정보도 쉽게 공유할 수 있도록 해 주어야만 한다. 확실하게 감을 잡은 마이크로소프트는 오피스(Office) 2010의 협업 기능을 크게 강화시켰다.

 

마이크로소프트 EAP(Early Adapters Program: 초기 도입 프로그램)에 수년 동안 참여해온 쉐어포인트 360(SharePoint 360)의 폴 웨스트(Paul West)는 마이크로소프트 기술에 풍부한 경험을 가지고 있다. 최근의 오피스 2010 미리 보기 행사에서, 참석자들은 사용자들이 쉐어포인트를 통해서 별다른 노력 없이 협업하는데 도움을 주는 것을 목적으로 하는 많은 업그레이드를 경험했다.

 

웨스트는 4가지 핵심 영역에서의 업그레이드를 확인했다. 오피스에서의 정보 관리, 아웃룩(Outlook)의 IT 시스템과의 새로운 호환성, 프로젝트 관리 기능, 그리고 협업 관리에서 코드(Code) 배제. 업그레이드의 전반적인 주제는 협업이라는 큰 흐름과 긴밀히 연결되어 있다. 오피스 2010은 작업자들이 코드 작성을 위해 IT 부서를 끌어드리지 않고도 협업하는데 도움을 주거나 그렇지 않으면, 최소한 협업을 가능케 한다.

 

AP10C2.JPG웨스트는 “더 많은 권한이 최종 사용자에게 부여되었음을 알 수 있었다”라며, “사용자 지향적인 기능을 크게 변경 않고 오피스의 자체 정보 교환을 개선했다”고 지적했다. 오피스 2010의 백 엔드(Back-end) 데이터 액세스를 허용함으로써, 마이크로소프트는 전체 오피스 스위트를 밀접하게 동작하는 하나의 패키지로 만들었으며, 쉐어포인트는 오피스의 중앙 허브가 되어 가고 있다.

 

예를 들면, “다른 이름으로 저장” 창은 너무나도 깔끔하게 쉐어포인트에 연결되어 있어서 사용자들은 자신들이 모르는 사이에 문서를 중앙집중화하고 쉐어포인트에 저장할 수 있다고 웨스트는 언급했다. 과거에는 사용자가 FTP를 통해 문서를 업로드 해야만 한 반면에, “다른 이름으로 저장” 기능은 이 작업을 깔끔하게 해준다.

 

또한, 사용자들은 이제 문서 내부에서 오피스 문서에 메타데이터(Metadata)를 추가할 수 있게 되었으며, 그 메타데이터는 쉐어포인트에 채워진다. 웨스트는 “이 메타데이터 측면은 엄청난 것이다. 사용자가 오피스 문서를 처음 저장할 때, 이 문서가 어떤 프로젝트에 대한 것인지, 문서는 어떤 유형인지, 등등을 묻는 새로운 밴드(Band)가 표시된다. 문서를 저장하려면, 반드시 그 정보를 채워야만 하므로, 사용자들에게 좋은 문서 관리 습관이 몸에 배도록 한다”고 설명했다.

 

또 다른 핵심 업그레이드는 사용자들이 코딩 없이 백 엔드 데이터베이스에 액세스하여 각자의 워크플로우(Workflow)를 만들 수 있는 기능이다. 원하는 워크플로우 개요를 만들기 위해 비지오(Visio)를 이용하는 업무 분석가를 예로 들어보자. 이 정보를 비지오 차트로 쉐어포인트에 저장하면, 쉐어포인트가 필요한 코드를 생성한다. 웨스트가 지적한 대로, 과거에는 이 프로세스가 극도의 개발 프로젝트였으나 이제는, 코딩 필요 없이 최종 사용자가 이 작업을 완료할 수 있다. 같은 방식으로, 대시보드 디자이너(Dashboard Designer)란 새로운 도구는 사용자들이 개발 팀 없이도 자신의 대시보드를 만들 수 있게 해준다.

 

아웃룩과 데이터베이스의 통합도 큰 차이를 보인다. 예를 들어, 사용자가 아웃룩 연락처를 편집하면, 아웃룩은 변경사항을 중앙 데이터베이스에 기록하여 다음에 누군가가 그 연락처를 아웃룩에서 열면, 변경사항이 보인다. 사용자들은 업데이트된 정보를 공유하기 위해 추가로 어떤 작업도 할 필요가 없다. 아웃룩의 백 엔드 통합이 이 작업을 자동으로 처리한다.

 

이 모든 협업 업그레이드를 가장 잘 사용하려면, 누가 어떤 권한을 가질 지에 대해 견고한 사전 계획이 필요하기는 하지만, 일단 권한 아키텍처가 자리를 잡으면, 오피스 2010은 개발자를 부를 필요 없이 사용자들이 직접 백 엔드 데이터에 액세스할 수 있게 허용함으로써 IT 관리자의 업무를 줄여준다. 실지로, 대부분의 오피스 2010 통합은 최종 사용자들이 감지할 수 없을 정도로 깔끔하여, 이를 활용하기 위해 자신들의 작업 습관을 바꿀 필요가 없을 정도이다. pete_babb@infoworld.com

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