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오피스ㆍ협업

사내 MS오피스 효율을 극대화 하는 세 가지 방법

Shane O'Neill | CIO 2009.11.18

최근 여기저기서 생산성 애플리케이션을 구글로 옮겨가라는 이야기가 많이 나오고 있다. 하지만 기업 대부분은 여전히 마이크로소프트 오피스를 사용하고 있으며, 앞으로도 유지할 계획인 것으로 파악됐다.

 

최근 IT 의사결정권자 2,000명을 대상으로 포레스터(Forrester)가 설문조사를 벌인 결과 80%가 마이크로소프트 오피스를 사용하고 있으며, 78%가 다른 대안을 도입할 계획이 없다고 답한 것.

 

이런 높은 점유율 때문에 오피스 라이선스 협상을 할 때 마이크로소프트가 우위에 있게 된다. 기업들의 마이크로소프트 오피스 사용 전략에 대한 포레스터의 새로운 보고서에서 한 제품 관리자는 “마이크로소프트는 자사가 유리한 입장에 있다는 것을 알고 오기 때문에 양보를 별로 하지 않는다”라고 말했다.

 

포레스터의 보고서를 작성한 분석가 쉐리 맥리쉬는 직원들의 오피스 사용 효율을 높이고 라이선스협상시 좀 더 유리한 입장에 서고 싶은 기업들을 위한 몇 가지 조언을 내놨다.

 

기업들이 어떻게 마이크로소프트 오피스에 투자하고 이메일, 워드 프로세싱, 스프레드시트, 캘린더, 프리젠테이션 등을 활용하는지 이해하기 위해 포레스터는 다양한 업계의 마이크로소프트 오피스 전략과 관련 협상을 담당하고 있는 IT 전문가들과 인터뷰를 진행했다.

 

그 결과 포레스터는 오피스의 효율을 최대로 높일 수 있는 다음의 세 가지 방안을 제시했다.

 

필요로 하는 것에 따라 직원을 분류하라

 

AP57D3.JPG대부분의 기업이 직원들에게 아웃룩, 워드, 엑셀, 파워포인트를 지원하지만, 이 툴들의 실제적인 사용률은 다양하다. 콘텐츠를 보지만 직접 만들지 않는 일부 직원들은 워드 프로세서의 모든 기능이 필요하지 않다. 또, 일부는 엑셀이나 파워포인트를 거의 사용하지 않으며, 어떤 직원은 다른 프로그램은 며칠에 한번씩 사용하는 반면 이메일이나 캘린더는 시간마다 사용할 수도 있다.

 

맥리쉬는 클라우드 기반의 이메일로 옮기는 것부터 기업 라이선스 재평가까지 모든 것을 위한 사례를 구축하기 위해 오피스 필요성과 사용에 따라서 직원들을 분류할 것을 추천했다.

 

어떤 오피스를 원하고 필요로 하는지 이해하기 위해서 기업은 먼저 직원들이 오피스로 무엇을 하는지, 어떤 기기(노트북, 모바일 등)에서 오피스를 사용하는지, 다른 직원들은 어떤 프로그램을 이용하는지 조사해야 한다. 그 후에 조사 결과를 분석해 직원들의 오피스에 대한 태도와 오피스 툴을 어떻게 사용하고 다른 직원들과는 어떻게 협업하는지 평가한다. 이 분석자료를 이용하면 직원 중 몇 명이나 오피스의 모든 기능을 필요로 하지 않는지 등을 알 수 있다.

 

마이크로소프트와의 협상에 직원 데이터를 활용하라

 

기업이 직원들이 마이크로소프트 오피스를 어떻게 사용하고 있는지 이해하면, 마이크로소프트와의 협상에서 더 좋은 위치를 차지할 수 있고, 심지어 웹기반이나 오픈 오피스 등 대안으로 바꿀 수도 있다.

 

맥리쉬는 기업들이 구글 앱스(Google Apps) 같은 것으로 오피스를 대처하려고 결정할 수 있지만, 직원들이 업무상 필요로 하는 것이 무엇인지 파악하지 않은 채 이 같은 결정을 하는 것은 무모하다고 지적했다.

 

그녀는 “경기침체로 인해 일부 회사들은 오피스를 사용하지 않음으로써 경비절감에 속도를 높이고 있다”라면서, “그러나 작업환경에 대해서 이해하지 않으면 IT 전문가들은 현실적으로 오피스를 사용하지 않기 위해 일관성을 가진 플랜 B를 개발하는 것이 힘들다는 사실을 알게 된다”라고 말했다.

 

자사 직원들이 필요로 하는 것을 파악하면, 마이크로소프트측에 실제로 오피스가 아닌 대안을 사용할 계획이라는 것을 보여줄 수 있다. 예를 들어 값비싼 오피스 프로페셔널 플러스가 아닌 오피스 스탠다드(Office Standard)나 에자일(Agile)을 도입하고, 이메일이나 캘린더를 가장 많이 사용하는 직원들에게는 구글 앱스를 사용케 하는 등의 방법이 있다.

 

포레스터는 보고서에서 IT 의사결정권자들이 마이크로소프트의 다른 라이선스 프로그램의 미묘한 차이를 알아야 하고, 자신들의 협상력을 경시해서는 안 된다고 강조했다.

 

다른 비즈니스 애플리케이션과 오피스 툴을 통합하라

 

포레스터는 만일 마이크로소프트 오피스 툴에 투자를 해왔다면 쉐어포인트나 SAP 및 오라클의 가능한 비즈니스 애플리케이션과 가능하면 많이 통합할 것을 권했다. 협업 소프트웨어인 쉐어포인트와의 통합 등 이 경우 오피스 툴 사용방법에 대한 더 많은 교육이 필요하다.

 

맥리쉬는 보고서에서 “오피스와 쉐어포인트를 이용하면 엑셀파일을 웹페이지로 출판하거나, 아웃룩의 캘린더나 주소록을 동기화 하는 등 협업 능력을 향상시킬 수 있는 굉장히 많은 기회가 있다”고 말했다.

 

포레스터는 오피스의 효율성을 극대화 하기 위해서 기업들이 오피스가 그저 생산성 애플리케이션 중에 하나에 불과하다는 것을 기억해야 한다고 지적했다. SAP나 오라클에서 나온 비즈니스 애플리케이션도 충분히 사용될 수 있다는 것.

 

맥리쉬는 “최고의 예는 듀엣(Duet)이다”라면서, “이것은 마이크로소프트와 SAP가 합작해 만든 제품으로 직원들이 오피스 인터페이스에서 직접 SAP의 수 많은 기능을 이용할 수 있다. soneill@cxo.com

 

 Tags MS MS오피스 오피스 구글앱스 마이크로소프트
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