SNS로 이메일 탈출 ‘여름 휴가도 편안하게’

여름 휴가 계획에 회사에 복귀하기 전 날 수백 통의 이메일을 검토하는 작업이 포함되어 있는가? 혹시 스마트폰도 수영복처럼 필수 준비물로 생각하고 있는가? 혹시 여름 휴가가 이메일을 확인하고 발송하는 작업으로 가득 채워지지는 않을까?

휴가 중 이메일을 완전히 도외시하기란 사실 어렵다. 전체 근로자 중 절반 가량이 주말에도 비즈니스 이메일을 열어 보고 있으며, 34% 가량은 휴가 때도 비즈니스 이메일을 검토하고 있다. 또 휴가를 전후한 과도한 업무로 인해 많은 사람들이 휴일에도 일에서 벗어나지 못하고 있다. 따지고 보면 미국인 56%가 휴가를 제대로 누리고 있지 못하다.

그렇다면 업무를 하는 동안에도 이메일을 멀리하면 어떤 일이 벌어질까?

필자는 1년여 전 IBM 컨설턴트로 일하면서부터 이메일을 멀리하기 시작했다. 그전에는 하루에 30~40통의 이메일을 읽고 회신 메일을 작성하느라 매일 몇 시간을 소비하곤 했다. 이메일은 또 대부분 나 자신의 업무를 수행하기 위한 수단이 아니라 다른 사람들을 위해 일해야 할 목록이었다.

그래서 필자는 비즈니스 이메일을 포기하고 트위터, 블로그, 위키와 같은 소셜 미디어 플랫폼에서 인터넷을 통한 비즈니스 커뮤니케이션 활동을 시작했다. 어려운 일처럼 보이는가? 실제로는 그렇지 않다.

물론 간단한 일은 아니다. 대서양의 카나리아 제도에 거주하는 필자는 미국에 있는 회사에 보고를 해야 한다. 대부분의 사람들은 필자가 몇 달 후면 포기하거나 해고될 것이라고 생각했다. 하지만 정반대의 결과가 나왔다.

소셜 소프트웨어 도구 = 보다 나은 협력 관계

현재 필자는 하루에 약 5건의 이메일을 받고 있으며, 이를 처리하는 데는 15분 가량이 소요된다. 이에 따라 더 많은 업무 시간이 확보되었고, 소셜 소프트웨어를 통해 동료들과 보다 풍부한 협력 관계를 유지할 수 있게 되었다.

업무 시에 소셜 네트워크를 사용하는 것은 필자뿐만이 아니다. 이제는 많은 회사들이 직원들에게 보다 영리하고 신속하게 업무를 처리하고, 전세계에 흩어져 있는 동료들과 협력할 수 있도록 소셜 네트워크 도구를 제공하고 있다.

다음은 이메일을 벗어나서 어떻게 업무를 해나갈 것인지에 대해 필자가 배운 약간의 교훈들이다.

먼저 한 걸음 물러서서 여러분이 어떻게 이메일을 사용하고 있는지 평가해야 한다. 활동 영역 그룹에 따라 받은 메일함을 구분하고 해당 업무를 보다 효과적으로 처리할 수 있는 방법을 고안해보자.

예를 들면 아래와 같다.

1. 아마도 생산성을 가장 높이는 방법은 파일 공유를 위한 이메일을 피하는 것이다. 초안에 대하여 많은 사람들이 관여하게 되면 다양한 버전을 만들어야 한다. 파일 공유 소프트웨어나 위키를 사용하면 모든 사람들이 가장 최근 버전을 보고 이전에 올린 관련 설명을 볼 수 있게 된다.

2. 위키에 프로젝트 진행 상황을 올려 놓자. 이렇게 하면 모든 사람들이 해당 프로젝트를 항상 접하고, 코멘트를 하고, 질문하고, 참여 의식을 느낄 수 있다. 집단 지성과 팀 활동의 장점을 이용할 수 있게 된다.

3. 사람들이 계속 같은 질문을 하는가? 여러분의 전문 영역에 관한 블로그를 개설하자. 여러 가지 주제로 나누고 현재 프로젝트에 대한 업데이트 내용을 올리도록 하자. 이렇게 하면 사람들은 질문할 필요 없이 여러분의 전문 영역에서 정보를 얻고 돌아갈 것이다.

4. 이메일로 뉴스레터를 발송하고 있는가? 블로그나 위키를 만들자. 현황 보고처럼 다른 사람들이 이를 직접적으로 알 수 있게 된다.

5. 다소 이상하게 들릴지도 모르지만, 감사의 마음을 표현하는 회신은 피하는 것이 좋다. 대신 감사의 인사는 보다 공적인 링크드인(LinkedIn)과 같은 포럼이나 트위터, 또는 회사에서 제공하는 소셜 소프트웨어 시스템에 올리도록 하자. 이렇게 하는 것이 평판 관리에도 좋고, 해당 개인으로부터 충성도를 이끌어낼 수 있다.

6. 격한 감정 상태에서는 이메일 작성을 피하자. 일반적으로 문제는 이메일보다 전화를 통해서 해결하는 것이 좋다. 일대일 대화를 통해서 보다 복잡한 감정을 표현할 수 있는 용기를 가져야 한다. 이렇게 해야 오해가 생길 확률도 줄어들고 시간도 절약된다.

7. 주변 사람들이 이와 같은 커뮤니케이션 방식에 익숙해지도록 노력하자. 이렇게 하면 여러분의 팀은 보다 빠르고 원활하게 운영될 것이며 다른 사람들에 대한 생산성도 증가할 것이다.

결과적으로 업무의 투명성은 동료와 협력자들 사이에 신뢰를 구축해준다. 어쩌면 우리에게는 다른 대안이 없는지도 모른다. 소셜 소프트웨어가 기업 세계에 끼치는 영향력이 증가하고 있다. 소셜 컴퓨팅은 지식 노동자들이 다른 사람들과 함께 접속하고, 협력하고, 전문 지식을 나누며, 보다 긴밀한 작업을 할 수 있도록 힘을 실어주고 있다.

온라인 상에서 개인 브랜드를 구축하는 것은 여러 가지 과정을 거쳐야 한다. 여러분의 회사에서 제공하는 소셜 미디어 지침에 따라 트위터, 페이스북과 같은 소셜 네트워크 사이트를 이용한 온라인 전문성을 개발하도록 하자.

다른 사람들이 여러분의 블로그나 위키를 방문해서 프로젝트에 관한 사항을 알 수 있게 되면, 여러분이 파일을 보내줄 때까지 기다릴 필요가 없어진다. 작업 상황을 인터넷에 정확히 올려놓기만 하면 여러분은 올 여름 휴가를 마음 편안히 즐길 수 있을 것이다.

* 루이스 수아레즈는 IBM의 소셜 소프트웨어 에반젤리스트로 일하고 있다. editor@idg.co.kr