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애물단지 이메일, ‘해결책은 안쓰기!!’

Mike Elgan | IDG News Service 2009.04.14

사무직 직원들은 하루 중 이메일에 소비하는 시간은 2시간 정도. 1주일에 대략 하루는 이메일에 투입하고 있는 셈이다.

사실 매일 많은 시간을 잡아먹는 것으로는 전화 통화와 회의도 있다. 그러나 이들은 최소한 근로자로부터 자동으로 점점 더 많은 시간을 소비하게 만들지는 않는다.

이미 이메일은 세계적인 사회적 병폐가 되었다. 더 많이 수신할수록 더 많이 발송한다. 더 많이 발송할수록 더 많이 수신된다.

 

이는 단지 이메일 바이러스에 대해 말하는 것만이 아니다. 더 오래 사용할수록 더 많은 이메일이 도착한다. 수신되는 이메일의 양은 계속 늘어나며 늘어나는 것이 절대로 멈춰지지 않는다.

 

1990년대에는 이 정도까지는 아니었다. 초창기에는 이메일을 교환하려면 같은 업무 시스템이나 이용자 서비스에 가입되어 있어야 했다. 그러나 인터넷이 AOL에서 컴퓨서브로, 컴퓨서브에서 MCI로 메시지 송신을 가능하게 했다. 이메일은 놀라웠다. 사용자는 이메일을 검색할 수 있었다. 첨부물과 링크를 송출할 수도 있었다.

 

천천히 점진적으로 이메일은 변질되었다. 모든 통신 매체는 자체적인 비용과 이점을 가지고 있다. 그러나 이메일은 시간이 늘어나면 비용이 증가하고 이점은 줄어든다. 왜 그럴까?

 

간단히 말해서 이메일은 처음부터 정보 과잉 적재용으로 디자인되었기 때문이다. 본질적으로 메시지 크기와 수량이 무제한이다. 불행히도, 전자 통신은 컨테이너에 가득 찰 때까지 충전되는 가스와 같다.

 

또 동보 송출과 전체 회신하기가 너무 쉽다. 회사가 이메일 송신을 자동화하기도 쉽다. 불특정 다수가 한 사람에게 임의의 자료를 한없이 많이 보내도 제한할 방법이 없다. 그러나 수신자의 시간과 대응력은 실제로 한정되어 있다.

 

이 밖에 이메일은 너무 많고 매우 긴 경향이 있기 때문에 이들을 휴대폰으로 읽기에는 부적절하다. 따라서 우리들이 이동성이 커질수록 이메일은 우리 생활이나 업무 방식과 양립하기가 어려워진다.

 

이메일은 오해를 쉽게 불러일으키는 등 또 다른 결함으로 고통을 준다. 발송자는 어떤 생각을 가지고 이메일을 써 보내지만 수신자는 발송자의 의도를 뭔가 달리 인식할 수도 있다. 발송자는 우스꽝스러워진다. 그들은 적대적으로 인식된다. 인간이란 기본적으로 언어, 얼굴 표정, 몸짓과 손짓으로 의사소통을 하도록 디자인되었기 때문이다. 발송자가 명확한 흑백 논리의 언어를 송출하더라도 수신자는 간단하게 발송자의 메시지를 부적절한 의도 또는 감정적인 콘텐츠로 읽을 수도 있다.

 

이제 이메일을 사용한다는 것은 밤에 어두운 대도시 근처를 걷는 것과 비슷하게 되어간다. 사람들은 이메일 사용자에게 마약이나 음습한 성적인 서비스를 제공하려고 하는 등 바가지 씌우고 싶어하며 또 다른 사람들은 바이러스에 감염시키려고 애쓴다. 사용자들은 매일 문자 그대로 조직 범죄 신디케이트에 직면하고 있다.

 

대다수의 중요한 업무용 통신에서부터 연애 편지 또는 은행 사기를 위해 사용자의 컴퓨터를 손상시키려고 하는 소프트웨어에 이르기까지 모든 이메일이 무순으로 같은 편지함으로 쏟아져 들어온다. 사장이 보낸 중요한 메시지를 찾기 위해 잡동사니가 쌓인 편지함을 뒤져야 한다.

 

또 이메일이 사용자로부터 빼앗아가는 가장 귀중한 자원은 사용자의 주의력이다. 이메일은 방대하고 부단히 산만하다. 또한 사용자가 경제에 주목을 하면서 생활하고 있기 때문에 매일 들어오는 바람직하지 못한 이메일은 사용자와 사용자 회사의 경제를 좀먹는다. 이것을 과연 써야만 할까?

 

이에 따라 다른 통신 방식이 출현하고 있는 것도 사실이다. 이제는 무료 영상 메시지 송출, 채팅, 사회 통신망 메시지 송출과 트위터(Twitter) 서비스를 이용할 수 있다. 그렇다고 해도 이메일이 사라지는 것은 아니다.

 

이제 자신의 모든 통신 전략을 재가동하고 다시 시작할 때다. 목표는 더 우수한 통신 방식으로 옮기고 이메일 사용을 아주 그만 두거나 적어도 지금과 같은 사용 행태를 중단하는 것이다.

 

그 방법은 다음과 같다.

 

1. 트위터 계정을 설정한다.

- 트위터 계정을 모르는 사람들이 자신에게 연락하는 방법으로 사용할 수 있다.

 

2. 온라인 이메일 계정(서비스)을 데이터 저장소로 설정한다.

- 온라인 이메일 서비스를 이용하라. 필자는 지메일을 선호하는데, 이유는 필터링과 검색 기능이 다른 서비스보다 낫기 때문이다.

 

이 계정은 어떤 서비스에서 가입할 때 이메일 주소가 필요하면 사용하라. 그리고 자동응답 기능을 설정해 이메일주소는 확인하지 않는다고 답신을 보낸다. 만약 정말로 연락하고 싶은 사람이라면, 전화를 걸거나 페이스북으로 메시지를 보내거나 트위터를 이용할 것이다. 물론 자동답신 메시지에는 트위터 주소만 표시하는 것이 좋다. 아는 사람이라면 이미 전화번호나 페이스북 프로파일을 알고 있을 것이고, 그렇지 않은 사람은 1번에서처럼 트위터를 이용할 것이다.

 

이 모든 작업은 장벽이나 필터를 설정하는 것이다. 이렇게 하면 정말로 연락하고 싶은 사람만이 연락을 할 것이고, 자동 메시지 서버나 나이지리아에 있는 스캐머는 연락 대상에서 제외된다. 이들이 트위터로 연락을 할 수도 있겠지만, 그 경우에도 클릭 한 번으로 이들을 차단할 수 있다.

 

만약 이메일주소로 중요한 내용을 수신해서 봐야 한다면, 지메일의 검색 기능을 이용하면 된다.

 

3. 콘텐츠를 위한 비밀 이메일 계정을 설정한다.

- 이 보조 계정은 콘텐츠를 위한 것이다. 다시 말해 이메일 뉴스레터를 수신하는 곳이다. 어떤 서비스에 가입했던 간에 모든 구독하는 뉴스레터는 이 계정에 모아라. 이제 뉴스레터를 보고자 한다면, 지저분한 스팸 신경 쓰지 않고 깔끔하게 뉴스레터만 볼 수 있다.

 

4. 페이스북 계정을 설정한다.

- 친구나 가족, 동료 등 친한 사람들과의 메시징은 페이스북을 이용하는 것이 좋다. 왜냐하면 페이스북에서는 누구든 사용자의 허락을 받아야만 메시지를 보낼 수 있기 때문이다.

 

5. 스카이프 계정을 설정하고 웹 카메라를 설치한다.

- 이메일 대신 스카이프 비디오 통화를 사용하는 습관을 들인다면, 이메일로 인해 생길 수 있는 모든 실수를 피할 수 있다.

 

이들 아이디어는 이메일을 통해 들어오는 모든 메시지를 적절한 장소로 분류하기 위한 것이다.

 

임의의 정보는 수신자가 필요로 할 경우를 위해 검색 가능한 시스템에 자동으로 옮겨진다. 뉴스레터 콘텐츠는 모두 한 장소에 넣어져서 이를 집중적으로 읽을 수 있다.

 

잘 알지 못하는 사람은 단문 메시지로 연락을 하도록 트위터로 접속된다. 자신이 허용한 친구, 가족과 동료 직원들은 페이스북으로 메시지를 보내도록 한다. 그리고 영상 스카이프는 오해를 풀기 위한 대화용이다.

 

일단 이것을 설정하면 자신의 생활에서 이메일을 배제하고 이를 통해 스팸메일, 사기 메일, 잡동사니, 기다란 메시지와 기타 시간이 많이 소요되는 불용 정보를 걸러낼 수 있다. 그리고 사용자의 가장 소중한 자원인 시간과 주의력을 빼앗기지 않아도 된다. 그리고 이들 방식은 또한 모두 모바일에 훌륭히 대응하고 있다.

 

그러나 회사 정책이 이메일을 사용하도록 하고 있다면 이들 방식을 변경해야 할 것이다. 대표적인 시나리오는 직원들에게 업무상 접촉을 위해 회사의 이메일 주소를 부여하고 회사 시스템으로 이메일에 답장을 하도록 하는 것이다.

 

그러나 직원들은 여전히 모든 웹사이트 가입 트래픽, 이메일 소식지와 기타 자료를 "대중"과 "개인" 지메일 계정으로 수신하도록 할 수 있다. 사용자는 동료 또는 거래처에 전화로 호출하거나 채팅을 사용하도록 권할 수 있다. 다시 말하면 사용자는 회사 이메일을 완전히 배제하지 않고 최소한도록 사용할 수 있다.

 

이메일은 이미 병폐다. 좀더 쾌적한 업무와 여가를 위해서는 좀더 강력한 조치를 취할 필요가 있다.

 

* 마이크 엘간은 기술과 세계적인 기술 양식에 대한 기고가다. editor@idg.co.kr

 

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