"여러 업무 공간 비슷하게 유지하라" 하이브리드 워크 생산성 관리 5계명

전 세계적인 사무실 복귀 추세 속에 많은 사람이 새로운 하이브리드 워크 환경을 일하고 있다. 주중 일부 기간은 집에서, 나머지 기간은 사무실에서 근무하는 식이다.
 

이처럼 사실상 2곳의 근무 장소에서 모두 생산성을 유지하기란 쉽지 않다. 멕시코 자율 기술 연구소(ITAM)와 미국 스탠퍼드 대학교, 시카고 대학교, MIT의 공동 연구 결과 10명 중 6명이 재택근무의 생산성이 예상보다 더 높다고 답했다. 출퇴근 시간이 없고 말 많은 직장 동료와 원하지 않는 대화를 할 필요도 없기 때문이다. 재택 근무 방식은 방해받지 않고 몰두해 일을 마무리하기에 매우 좋다는 응답이 대다수였고 공동 작업을 하기에는 다소 어렵다고 느낀 응답자가 많았다.

최근 갤럽 보고서에 따르면 원격 근무가 가능한 미국 노동자 중 42%가 올해 2월 하이브리드 환경에서 근무했다. 원격 근무 가능 직원 중 53%는 2022년과 그 이후에도 하이브리드 워크가 유지될 것으로 예상하고 있으며 하이브리드 워크 모델 선호 비율은 59%, 오직 재택근무와 오직 현장 업무 선호 비율은 각각 32%와 9%였다.

재택근무와 전통적인 사무실 내 근무를 병행하는 것에는 장단점이 있다. 잘 운영하기만 하면 하이브리드 워크 환경에서 양쪽 방식의 장점을 취하고 역대 최고의 업무 성과를 끌어낼 수 있다. 단, 노동자가 스스로 최고의 성과를 낼 준비를 해야 한다. 전문가에게 하이브리드 워크 환경의 효과적인 활용 비결을 들어 정리했다.
 

1. 계획을 세워라

하루나 한 주를 시작하기 전에 가장 먼저 해야 할 것은 계획을 세우는 것이다. 구글의 생산성 담당 고문 로라 매 마틴은 “팬데믹이 시작됐을 때 계획 작업 관련 서비스 사용이 급증했다. 사람들은 매일 아침 사무실에 일단 출근한 후에 할 일을 결정하는 것에 익숙하다. 그런데 재택근무로 전환되면서 사람들은 정확히 무엇을 언제 할지 다시 정해야 하는 상황이 됐다”라고 말했다.

그는 “이런 종류의 계획은 여러 일정의 다양한 업무 환경 사이를 왔다갔다하는 과정에서 여전히 중요하다. 하루를 알차게 쓰려면 전날 밤에 미리 계획을 세워야 한다. 그래야 계획된 작업에 대한 생각이 자는 동안 자연히 스며들고 다음 날 집중력과 의도를 가지고 하루를 시작할 수 있다”라고 덧붙였다.

또한, 마틴은 하루를 계획할 때 전체적으로 생각할 것과 완수할 작업을 의도적으로 계획할 것을 권고했다. 그는 “많은 사람이 본인의 일정을 마치 퍼즐처럼 ‘30분이 비면 회의를 잡자’는 식으로 생각한다. 그러나 일대일 회의에서 브레인스토밍, 프로젝트 점검 등으로 이리저리 옮겨 다니면 에너지와 집중력이 떨어지기 마련이다”라고 지적했다.

대신 그는 "그런 식으로 하지 말고 자신의 뇌와 시간을 고려한 계획을 짜야 한다. 예컨대 화요일을 ‘프로젝트 A’ 날로 정하고 그날은 해당 프로젝트와 관련된 작업 시간과 회의를 배치한다. 수요일 아침에 담당자의 직원회의가 있으면 그 이후 시간은 업데이트를 소화하고 필요에 따라 정보를 팀에게 전달하는 시간으로 정해 둬야 한다”라고 말했다. 이처럼 계획을 의도적으로 하면 그 업무를 ‘어디서’ 할지 결정하는 데도 도움이 된다.
 

2. 일하기에 적합한 장소를 골라라

사무실 관리 플랫폼 업체 징크(Zynq) 공동창립자 겸 CTO 데이비드 코트렐은 “모든 것에는 적절한 시기와 장소가 있다. 그래서 우리 팀에게는 각자 주어진 조건에서 하이브리드 워크와 가장 잘 맞는 장소를 정하는 것이 중요하다고 조언한다. 재택근무에서는 집중력 방해 요소가 전혀 없는 상태에서 몰두할 수 있는 업무에 집중하고(예를 들면 본인 코드 문제 해결), 사무실에 출근했을 때는 동료와의 창의적인 공동 작업을 처리하는 식이다”라고 강조했다.

더 구체적으로 사무실에 있는 시간은 어려운 코딩 문제를 다른 프로그래머와 해결하는 데 쓰면 좋다. 그런 작업은 원격으로 하기가 더 어렵기 때문이다. 이처럼 업무에 맞는 장소는 업무의 종류에 따라 정해질 때가 많다. 단독 작업을 사무실에서 하거나 단체 작업을 집에서 하려고 하면 전체적인 업무 성과와 생산성이 저하되기에 십상이다.

코트렐은 “하이브리드 워크의 효과를 높이려면 언제 사무실에 있을 예정인지 소속 팀에게 전달하고 소속 팀의 업무에 맞춰 출근하거나 재택 근무하는 것이 매우 중요하다. 대부분 개인적인 일을 하는 날에는 재택 근무가 좋다. 반면, 회의가 많은 날은 동료와 직접 협력할 수 있는 사무실로 출근하는 것이 낫다”라고 말했다. 그런 대면 시간에는 회의 전후의 짧은 순간에 팀과 소통하고 팀 내에 동지애를 구축할 수 있는 장점도 있다.
 

3. 2곳의 환경을 비슷하게 유지하라

하이브리드 워크의 어려움 중에는 사실상 두 곳의 사무실을 유지한다는 점도 있다. 장소를 옮길 때마다 업무 환경에 다시 적응해야 한다는 의미다. 대출 앱 론엑스(LoanX)의 마케팅 관리자 대니얼 카터는 두 곳의 작업장을 최대한 비슷하게 만들면 이런 문제를 완화할 수 있다고 말했다.

카터는 “인간은 습관의 동물이다. 회사 사무실과 재택 사무실을 최대한 비슷하게 만들면 분명히 생산성을 높이는 데 도움이 된다. 책상과 의자의 위치에서부터 물품을 보관하는 서랍에 이르기까지 전체적으로 두 장소의 통일성을 유지하는 것이 좋다”라고 말했다. 케이블을 찾거나 적응하는 데 시간을 낭비하지 않으면 그만큼 최고의 업무 성과를 낼 준비가 된 셈이다.
 

4. 열린 의사소통 태도를 가져라

하이브리드 환경이 잘 운영되려면 직장 동료와의 열린 의사소통을 유지하는 것이 중요하다. 그렇게 하지 않으면 중요한 정보가 일대일 대화와 슬랙(Slack) DM 등으로 분산되기 쉽다.

엑셀 교육 사이트 트럼프엑셀(TrumpExcel)의 창립자 겸 CEO 서미트 반살에 따르면, 하이브리드 모델에서는 많은 직원의 근무 교대 시간과 근무 장소가 다양하기 때문에 모든 사람을 합심 상태로 유지하기 어렵다. 그는 "관리자의 의사 전달은 실제 사무실 환경에서 더 수월할지 몰라도 반드시 실제 사무실에서 진행할 필요는 없다. 열린 의사소통은 신뢰를 조성하고 직원이 관심사를 경영진에게 전달하기 더 쉽게 만든다. 관리자가 휘하 직원의 고충을 인지하면 이를 해결하기가 더 쉬워진다”라고 말했다.

팀에는 전원이 팀의 목표와 진행 상황을 숙지하도록 정기적인 슬랙 대화나 일일 줌 회의 등 형태를 불문하고 의사소통 계획이 반드시 있어야 한다. 이런 열린 의사소통은 프로젝트를 효율적으로 완수하는 데는 물론 목표가 달라질 때 의도치 않게 뒤처지는 동료가 없도록 하는 데 필수적이다.
 

5. 클라우드를 사용하라

팀의 프로젝트가 여러 장소에서 진행될 때는 전원이 필요한 모든 것에 쉽게 접근하도록 조치하는 것이 중요하다. IT 서비스 기업 클라우드테크24(CloudTech24)의 기술 책임자 앤드류 데일은 “클라우드 기반의 협력 솔루션을 사용하는 것은 요구되는 정보에 전원이 항시 접근하게 하는 최고의 방법 가운데 하나다"라고 말했다. 협력 클라우드 플랫폼에는 다양한 도구가 포함돼 있다. 예를 들면, 온라인 스토리지 및 파일 공유 서비스, 인스턴트 메시징 플랫폼, 영상회의 서비스, 가상 화이트보드, 구글 독스와 마이크로소프트 워드 같은 클라우드 기반 생산성 앱, 프로젝트 관리 앱, 공유 가상 작업스페이스 등이다.

데일은 "다양한 플랫폼에 장점이 있지만 최고의 생산성을 유지하는 관건은 팀원이 같은 플랫폼을 사용하고 있으며 플랫폼 사용 방법에 대한 표준이 있는지 확인하는 것이다"라고 말했다. 표준 도구와 관행이 있으면 팀원 전원이 필요한 모든 것에 접근할 수 있음을 확인할 수 있고 프로젝트의 불필요한 지연과 비효율성을 방지할 수 있다.

VPN 리뷰 사이트 VPN오버뷰닷컴(VPNOverview.com) 사이버보안 전문가 베로니카 밀러도 여기에 공감한다. 그는 “클라우드 드라이브나 공유 서버에서 업무를 유지하는 것은 하이브리드 직원에게 다양한 장점을 제공할 뿐만 아니라 가장 효과적인 작업장 효율성 요령에 속한다. 무엇보다 중요한 것은 직원들이 하루는 사무실에서 작업하고 다음 날은 재택근무하면서 전날 하던 작업을 이어서 할 수 있다는 점이다”라고 말했다.
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