넘버스
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영상 관리 소프트웨어 업체 파놉토(Panopto)의 CEO 에릭 번즈는 "영상 메시지가 지닌 메신저의 특성은 잘 작성된 이메일로는 하기 힘든 것이다. 단순히 스프레드시트 문서를 공유하는 것보다 스프레드시트를 직접 보여주며 이야기하는 것이 낫다"라고 말했다.
최근 들어 점점 많은 업체가 이메일이나 실시간 화상회의로 진행하는 모든 종류의 작업을 비동기식 비디오로 실용적이고 쉽게 제작하는 방법을 개발하고 있다. 파놉토도 대표적이다. 영상의 이점을 누릴 수 있는 상황은 제품 시연이나 리허설처럼 명확하다. 하지만 영상 콘텐츠로 조직을 더 생산적으로 만들 수 있는 다른 방법도 많다.
다시 정의하는 회의
회의를 진행하는 일반적인 방식을 생각해보자. 지각이나 잡담을 위한 시간을 허용하기 위해 예정 시간보다 몇 분 늦게 시작하는 것이 보통이다. 참석자와 사전에 공유하지 않은 발표자료를 사용하는 경우도 많다. 참석자는 슬라이드에 있는 내용 확인에 집중하느라 발표자의 말을 놓치곤 한다.발표 세션 일부를 사전에 녹화하면 회의를 더 짧고 생산적이며 포괄적으로 진행할 수 있다. 비디오 메시징 서비스 비야드(Vidyard) CEO 마이클 리트는 "회의는 실시간으로 진행해야 한다는 인식이 지배적이다. 그러나 모두가 실시간으로 대응할 수 있다고 자신하지는 않는다"라고 말했다. 하지만 세션을 사전 녹화하는 방식은 참석자와 소통하면서 분석해야 하는 발표에는 적합하지 않다. 물리적인 회의는 외향적인 성격의 참석자가 주도하는 경향이 있으므로 회의 결과를 악화시킬 수 있다.
이런 경우에는 회의 주최자가 녹화한 발표 영상과 공유 문서를 참석자에게 사전에 전달해 의견을 취합하는 것이 방법이다. 리트는 "회의에서 핵심을 전달하느라 발표 시간의 절반을 소비하기 전에 이미 모든 참석자의 질문과 생각을 인지한 상태로 발표할 수 있다"라고 말했다. 각 참석자는 단순히 발표를 듣는 것에 집중하는 대신 토론 준비를 할 수 있다.
영업 발표와 고객 커뮤니케이션에서도 마찬가지다. 리트는 "고객에게 주제에 대한 개요를 5분간 미리 전달하면 실시간 대화를 더 집중력 있게 진행할 수 있다"라고 덧붙였다.
정보가 밀집된 영상 매체
번즈는 "특히 제품 시연이나 프레젠테이션과 조합을 이룰 때는 영상 매체가 지닌 정보의 폭이 매우 넓다. 영상은 교육 및 참조 문서로 활용할 때 적합하다. 발표 속도를 조절하고, 끊어서 시청할 수 있다"라고 말했다. 회의, 고객과의 상호작용 및 행사 영상을 캡처하면 기업의 모범 사례 및 솔루션 아카이브도 생성된다. 번즈는 "지원팀은 고객과의 소통 과정에서 워크플로우 문제를 발견하면 이를 기록해 엔지니어링팀에 보낼 수 있다. 문제를 해결할수록 기업의 영상 라이브러리가 구축된다"라고 덧붙였다.
파놉토의 소프트웨어는 음성 및 광학 문자 인식을 사용해 오디오 및 비디오 콘텐츠 검색 기능을 제공한다. 문자 인식 기술에는 단점이 있지만, 완벽할 필요는 없다. 번즈는 "인간이 특정 정보를 떠올리기 위해서는 90%의 정확도가 필요하지만, 검색엔진이 정확한 결과를 제공하는 데에는 35%의 정확도면 충분하다"라고 말했다.
모든 사람이 카메라 앞에서 편안함을 느끼는 것은 아니다. 코로나19 팬데믹은 이런 측면에서 축복과도 같았다. 우리 모두가 카메라 앞에 선 다른 사람의 모습에 더 관대해졌으며, 화상회의과 관련된 최소한의 기술 몇 가지를 배웠기 때문이다.
번즈는 화상회의 시 몇 가지 기본적인 사항에 대해 조언했다. 지저분한 배경이나 헐렁한 복장을 피하고 위생을 깨끗하게 유지하는 것이다. 얼굴을 화면의 가운데에 배치하고, 얼굴 전체가 잘리지 않고 나오는 것이 좋다. 한 연구 결과에 따르면, 화상회의 참석자는 음질과 화질이 좋지 않은 발표자를 덜 똑똑하다고 여긴다고 한다. 따라서 오디오와 비디오 장비에 투자해야 한다. 또한 참석자의 시간을 존중하고 메시지를 간결하게 유지하며, 비디오를 사용하되 필요 시 이메일을 보조로 활용하자.
최근에는 비야드, 룸(Loom), 히포 비디오(Hippo Video), 클라우드앱(CloudApp)처럼 동영상을 쉽게 제작하고 공유하는 툴이 많아졌다. 비야드가 의뢰한 설문조사 결과, 금융 서비스 전문가의 89%가 문자보다 영상 메시지의 영향력이 더 크다고 답했다. 응답자의 2/3는 영상을 통한 상호작용으로 고객과 클라이언트에 대해 더 잘 알게 됐다고 답했다. 영상을 통한 커뮤니케이션을 실시간으로 진행하지 않아도 이런 이점을 충분히 누릴 수 있다.
editor@itworld.co.kr
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