그래서 몇 년 전, 필자는 결국 관리 방식을 다시 생각하기로 했다. 이메일을 분류하고 관리하는 다른 시스템을 찾았는데 놀랍게도 설정하는 데 오래 걸리지 않았다. 그 이후로 계속 이 방법을 사용하고 있다. 필자처럼 받은 편지함을 더 깔끔하게 유지하고 싶은 사용자를 위해 이 방법을 공유한다.
1단계. 최신 이메일 처리
첫 번째(그리고 가장 긴) 단계는 지난 몇 주 동안의 이메일을 살펴보면서 답장하거나 보관하거나 삭제하는 것이었다. 2주 전, 1개월 전, 2개월 전 등으로 돌아갈 수 있지만, 핵심은 여전히 긴급한 것을 먼저 처리하는 것이다. 받은 지 몇 주만 지나도 필자는 답장하지 않을 가능성이 높았다.2단계. 나머지 보관하기
최신 이메일 대부분에 답장한 후 필자는 일종의 '이메일 파산'을 선언하고 나머지 이메일 전부를 '보관' 처리했다. 이메일을 보관하는 것은 삭제와 다르다. 받은 편지함에서 사라지지만 검색, 라벨, 폴더 등을 통해 찾을 수 있다.지메일, 아이클라우드(iCloud), 야후 메일(Yahoo Mail), 아웃룩(Outlook)은 모두 이메일을 삭제하는 대신에 보관하는 기능을 제공한다. 물론, 소중한 저장 공간을 낭비하는 것이 걱정되면 더는 필요 없는 이메일을 삭제하는 것이 좋다.
3단계. 몇 개의 라벨 또는 폴더 만들기
필자는 과거에 2단계까지 했는데도 받은 편지함이 깔끔하게 유지되는 기간은 그리 길지 않았다. 특정 종류의 이메일에 라벨을 적용해 더 선제적인 접근 방식이 필요했다.라벨은 받은 편지함에서 메시지를 숨기지 않고 분류하는 지메일의 오래된 기능이다. 이메일 라벨 적용에 대한 의견이 다양하다. 어떤 이는 기한별로 정리해야 한다고 주장하고, 또 어떤 이는 ‘응답 대기 중’ 및 ‘조치 필요’ 등 개념별로 그룹화해야 한다고 말하기도 한다. 일단, 필자는 이메일에 대한 방법을 근본적으로 바꾸지는 않을 것이다.
대신 참조해야 할 가능성이 가장 큰 라벨 3개를 선정했다. 필자의 소식지 독자가 보낸 이메일, 바로 삭제하지 않을 만큼 흥미로운 PR 자료, 개인적인 이메일 등이다. 그 외의 '참조할 필요가 있는' 메일은 검색으로 충분하다.
다른 이메일 앱은 라벨을 지원하지 않지만 아웃룩과 아이클라우드는 폴더를 지원하며 받은 편지함에서 이메일을 폴더로 복사하는 규칙을 만들 수 있다. 이를 설정하면 지메일의 라벨과 마찬가지로 메시지를 확인한 후 완전히 삭제하지 않고 받은 편지함에서 제거할 수 있다.
4단계. 가능한 경우 필터링하기
이메일에 수동으로 라벨을 적용하는 것이 복잡하지는 않지만 자동으로 할 수 있는 방법이 있다. 예를 들어, 지메일의 웹 버전에서 검색 상자 옆의 아래쪽 화살표를 누른 후 발신인, 받은 이메일 주소, 키워드 등을 기준으로 이메일을 필터링할 수 있다.‘검색’ 대신에 ‘필터 만들기’를 선택하면 자동 라벨 적용, 보관, 읽은 것으로 표시 등 일치하는 이메일에 대한 규칙을 만들 수 있다. 예를 들어, 추후 참조를 위해 특정 소식지(필자가 특히 신경 쓰는 것이다) 또는 업무용 도메인에서 온 것에 자동 라벨을 적용할 수 있다.
필자의 경우, 어드바이저레이터(Advisorator) 및 코드 커터 위클리(Cord Cutter Weekly) 소식지에 사용하는 답신 주소를 이용해 보내는 모든 이메일에 자동 라벨을 적용한다. 두 주소 모두 필자의 개인 이메일 계정으로 전달되지만 필터를 통해 필자의 메인 받은 편지함에 보관된다. 이렇게 하면 모든 메일을 한 곳에서 확인하고 답신할 수 있다.
별도의 자동 전달 이메일 계정이 없더라도 이메일 주소에 플러스 기호와 문자 및 숫자의 조합을 추가해 유사한 시스템을 설정할 수 있다. 예를 들면 youraddress+junk@gmail.com 같은 방식이다. 이 이메일들은 여전히 받은 편지함으로 도착하지만 도착 주소에는 필터링을 위해 “+” 태그가 표시된다.
5단계. 후속 조치에 스누즈 사용하기
필자의 받은 편지함이 혼란에 휩싸였던 이유 중 하나가 답신하지 않았지만 후속 조처를 해야 하는 이메일을 삭제하거나 보관하지 않는 습관이었다. 이럴 때는 지메일의 스누즈(snooze) 기능을 사용하면 된다. 이메일에 답신한 후 받은 편지함에서 숨기고 후속 답신을 보내야 할 때 다시 나타난다. 그 사이에 수신인이 이메일을 보내면 여전히 받은 편지함에 표시된다.아웃룩의 웹 및 모바일 앱도 스누즈 기능을 지원하고 스파크(Spark) 등의 서드파티 앱으로 다른 이메일 서비스에서도 이 기능을 사용할 수 있다.
지금까지 살펴본 방법은 지메일과 아웃룩 같은 프로그램의 새로운 기능이 아니지만, 범주화 등 그동안 간과된 것들이 대부분이다. 이를 잘 활용하면 이메일 고민을 해결할 수 있다. 물론 이런 작업은 집 안 청소와 비슷한 점이 많다. 즉, 적절한 동기가 있어야 몸이 움직이기 시작한다. editor@itworld.co.kr