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오피스ㆍ협업

구글 문서의 흔한 6가지 문제점과 해결책

JR Raphael | Computerworld 2021.05.07
과거 워드 프로세서는 손가락으로 전달되는 생각들을 그리는 빈 캔버스에 불과했었다. 프로그램을 열고, 원하는 것을 입력하는 도구에 불과했다는 의미이다.

그러나 요즘 문서 작업은 사실상 ‘기술’이 되었다. 구글 문서는 조금 더 접근성이 높은 선택지이기는 하지만(마이크로소프트 오피스 리본 등을 생각하면), 이 서비스도 최근 놀랍도록 다계층화 되었다.

대체적으로 좋은 변화라 할 수 있다. 구글 문서는 여전히 대체적으로 사용하기 쉬운 편이고, 가장 대중적인 워드 프로세싱 용도를 충족하는 많은 기능들을 제공한다. 그러나 때론 이런 복잡성이 가볍지 않은 두통을 초래할 수도 있다.

이런 점에서 가장 많이 직면하는 구글 문서의 문제들, 이를 가장 빨리 극복하는 방법들을 소개하겠다. 자신의 문제를 해결할 때, 또는 동료 직원과 친구, 가족들을 위한 ‘무료 기술 지원 담당자’ 역할을 하면서 문제를 해결할 때 필요한 정보들이다.

참고로 여기에서 설명하는 문제들의 대부분은 모바일 앱보다 훨씬 더 많은 기능을 제공하고, 따라서 복잡한 데스크톱 브라우저용 구글 문서 웹 인터페이스에서 발생하는 문제들이다.
 

구글 문서의 문제 1 : 편집(수정) 되돌리기

문서 편집에 몇 시간 넘게 공을 들이는 경우가 많은데, 이런 문서가 사라지면 되찾기 쉽지 않은 경우가 종종 발생한다. 팀원 중 한 명이 구글 문서 문서를 수정했는데, 나중에 이것이 실수였다는 것을 깨닫게 되면 어떻게 해야 할까?

실행 취소 명령을 이용할 수 있다. Ctrl-Z(또는 맥에서는 ⌘ -Z)로 구글 문서의 편집 메뉴에 위치해 있다. 그러나 편집한 사람인 경우, 그리고 이제 막 편집한 경우에만 가능하다. 다른 사람이 편집을 했거나, 문서를 변경하고 한참 지난 경우, 유지하고 싶은 변경 사항 이후 여러 차례 다른 변경을 한 경우에 실행 취소 명령은 도움이 되지 않을 것이다.

그렇지만 이 문제를 해결할 방법이 있다. 구글 문서의 강력한 버전 히스토리 시스템을 이용하면 된다. 파일 메뉴에서 찾거나, Ctrl-Alt-Shift-H (맥은 ⌘ -Alt-Shift-H) 단축키를 이용한다.

여기에서 각각 다른 시점에 자동 저장된 문서 버전들을 찾을 수 있다. 이를 현 문서 버전과 교체할 수 있다.

그러나 복잡한 문제가 있다. 산발적으로 버전들이 저장되는 문제이다. 자신이 복구하기 원하는 정확한 시점의 문서 버전을 찾을 수도, 찾지 못할 수도 있다. 가장 좋은 ‘차선책’은 중요한 이정표에 도달했을 때, 또는 변경한 사항들이 중요할 때 수동으로 버전을 저장시키는 방법이다. 이렇게 하면 이전에 작업했던 장소, 또는 이전 버전으로 돌아갈 수 있다. 변경하기 전 상태를 확인하는 참조 지점으로도 유용하다.

구글 문서에서 문서 버전을 수동으로 저장하려면 파일 메뉴를 열고 ‘버전 히스토리’를 클릭한 다음 ‘현재 버전 이름’을 선택한다. 버전에 원하는 이름을 지정한다. 버전에 대해 설명하는 이름을 지정할 수도 있다. 그러면 정확히 그 상태의 문서를 언제든지 이용할 수 있게 된다. 또 버전 히스토리 메뉴에서 쉽게 찾을 수 있다.
 
구글 문서의 버전 히스토리 기능을 잘 사용하면 좋다. 특히, 수동으로 저장하고 버전의 이름을 바꾸면, 향후 문제가 생겼을 때 복구하기 쉽다. ⓒ JR Raphael/IDG
 

구글 문서의 문제 2 : 소문자 및 대문자

이메일이나 웹 페이지, 기타 소스를 복사해 붙여넣기 했는 데, 일부가 모두 대문자 서식(ALL CAPS) 형태로 지정된 경험을 한적 있는가? 또한 문서를 편집하면서 제목이 적절하게 보이도록 만들기 위해 ‘타이틀 케이스’ 형식으로 바꿔야 하는 경우도 있다. 이때 텍스트를 수동으로 변환하느라 고생할 필요가 없다. 구글 문서에 힘든 작업을 맡길 수 있기 때문이다.

원하는 텍스트를 선택한 다음 화면 맨 위의 서식 메뉴를 클릭한다. 그리고 ‘텍스트’와 ‘대문자’를 차례로 클릭한다. 구글 문서 메뉴에는 선택한 텍스트를 모두 소문자, 대문자, 또는 타이틀 케이스로 바꿔주는 ‘원 클릭’ 도구도 있다. 시간을 낭비할 필요가 없는 도구이다. 최소한의 노력만 필요하다.
 

구글 문서의 문제 3 : 자동 서식

구글 문서에는 원래는 유용해야 하지만, 귀찮은 경우가 많을 수도 있는 일부 자동 서식 지정 마법사 기능들이 있다. 예를 들어, 이 서비스는 입력한 모든 문장의 첫 글자를 자동으로 대문자로 변환한다. 또 인용 부호는 표준 ‘스트레이트 인용 부호 스타일’을 논란의 여지가 있는 ‘컬리(곡선) 인용 부호 스타일’로 바꾸고, 문서에 입력한 모든 웹 주소에 하이퍼링크를 추가한다.

구글 문서는 또 3 문자 생략 부호(...)를 유니코드 기호를 사용해 단일 문자 생략 부호(…)로 바꾼다. 일반적인 분수(1/2)를 단일 문자 분수(½)로 바꾼다. 또 특정 약어(예: c/o)를 유니코드에서 이를 대신하는 약어 형태(예: ℅)로 바꾼다.

이렇게 변경을 해주는 것이 유용한 때도 있지만, 이에 못지않게 마음에 들지 않는 때도 많다. 그러나 이렇게 기능하지 못하도록 만들 수 있다. 구글 문서에 텍스트를 원래 상태로 유지하도록 요구할 수 있다.

간과하기 시원 환경설정 메뉴의 2곳에 ‘열쇠’가 숨어있다. 구글 문서 데스크톱 인터페이스 맨 위의 도구 메뉴를 클릭한다. 그리고 표시되는 옵션 목록에서 ‘환경설정’을 선택한다. 여기에 문서의 자동 텍스트 수정과 관련된 옵션들이 있다.
 
ⓒ JR Raphael/IDG

‘스마트’ 인용 부호 변환, 자동 대문자 변환, 자동 링크 서식 지정 기능을 끌 수 있는 장소이다. 분수, 그리고 다른 텍스트 변환(대체)의 경우, 같은 창의 맨 위에 위치한 ‘대체 항목’ 을 클릭한다. 그리고 없앨 변환 기능 옆 선택 상자의 선택을 없앤다.
 
ⓒ JR Raphael/IDG

그러면 ½ 대신 1/2로 표시될 것이다.


구글 문서의 문제 4 : 문법 제안

구글 문서는 문법에 잘못된 부분을 알려주는 것을 좋아한다. 때때로 유용할 수 있는 기능이다. 그러나 동시에 아주 짜증날 수도 있다. 특정 이유에서 일부러 문법을 무시하거나, 아주 세련된 스타일로 글을 쓸 때, 붉은 색 밑줄은 주의를 분산시키고 짜증을 유발한다.

이런 경험을 한적이 있다면 구글 문서의 문법 제안 기능을 끈다. 필요에 따라 영구적으로 끄거나, 잠시 끌 수 있다. 도구 메뉴에서 이렇게 처리할 명령들을 찾을 수 있다. ‘맞춤법 및 문법’ 아래의 ‘문법 제안 표시’를 찾아 선택 상자의 선택을 없애면 기능이 비활성화된다.

흔하지 않은 맞춤법을 사용해서 계속 수정이 제안되는 브랜드 이름을 사용한다면, 같은 장소에서 맞춤법 제안 기능 또한 끌 수 있다. 문서 어휘집에 특정 용어를 추가해 실수라고 판단하지 않도록 만들기 위해 ‘개인 사전’ 옵션을 이용할 수도 있다.


구글 문서의 문제 5 : 글머리기호

리스트를 좋아하지 않을 사람이 있을까? 구글 문서는 쉽게 기호를 사용한 리스트를 추가하는 기능을 제공한다. 기본 제공되는 검은색 점이 아닌 다른 것을 원하는 경우를 위해 서식 지정 매뉴의 ‘글머리기호 및 숫자 목록’ 아래 여러 옵션을 제공한다.

그러나 기본 제공되는 옵션들이 제한되어 있다. 염두에 두고 있는 기호가 포함되어 있지 않을 수도 있다.

하지만 방법이 있다. 구글 문서는 리스트 기호로 상상할 수 있는 거의 모든 기호를 삽입할 수 있는 기능을 지원한다. 그동안 모르고 있었을 수도 있다. 목록을 생성한 후에 표시되기 때문이다.

다음을 시도해본다. 방금 언급한 메뉴를 이용하거나, Ctrl-Shift-8(또는 ⌘ -Shift-8) 단축키를 사용해 문서에서 불릿 리스트를 만든다. 커서를 리스트로 옮기고 서식 메뉴를 연다. 그리고 ‘글머리기호 및 숫자 목록’ 아래를 본다. 이번에는 ‘목록 옵션’ 항목을 선택한다. 이후 ‘글머리기호 더보기’에서 여러 스타일을 선택할 수 있다.
 
ⓒ JR Raphael/IDG

숫자 외의 것으로 목록을 만들거나(예, 아이템 번호 1), 1이 아닌 다른 숫자로 시작하는 숫자 목록을 만들기 원할 때 이 메뉴에서 숫자 목록의 숫자 부여 체계를 조정할 수 있다.
 

구글 문서의 문제 6 : 봉투

구글 문서의 기능이 갈수록 많아지고 있지만, 이상하게 여전히 빠진 기능은 페이지를 봉투나 라벨로 인쇄할 수 있도록 서식을 지정하는 기능이다. 이런 기능이 필요하다면 서드파티 구글 문서 애드온을 이용할 수 있다.

봉투 서식은 페이지 사이저(Page Sizer)가 사용하기 가장 간편하다. 계정에 추가하고(또는 직접 추가할 권한이 없다면 회사 관리자에게 추가를 요청), 문서 맨위에서 애드온 메뉴를 찾아 활성화할 수 있다.

활성화하면, 봉투의 정확한 크기를 입력할 수 있다.
 
ⓒ JR Raphael/IDG


라벨의 경우, 크리에이트 앤 페인트 라벨(Create & Print Labels) 구글 문서 애드온이 유용하다. 앞서와 마찬가지로 설치하면 애드온 메뉴에 표시된다. 그 즉시 많이 사용되는 다양한 라벨 크기에 맞게 서식을 지정할 수 있는 원클릭 기능을 제공한다(에이버리와 기타 라벨 공급업체에 맞는 서식).

페이지 사이저는 무료이다. 반면 크리에이트 앤 프린트 라벨 무료 버전은 제한된 표준 라벨 서식만 지원한다(대부분 용도에서는 충분한 정도). 가용한 서식과 기능을 모두 이용할 수 있는 유료 버전은 연 30달러, 또는 평생 80달러이다. editor@itworld.co.kr
 
 Tags 구글문서 되돌리기 히스토리 자동서식 글머리기호 봉투
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