2021.01.28

“신박한 정리” 지메일에서 합리적인 순서로 메일을 정리하는 비법

JR Raphael | Computerworld
필자는 하루하루 이메일을 정리하는 데 너무 많은 시간을 쏟지 않기 노력하는 편이다. 물론 필자도 잘 만들어진 지메일 필터와 라벨 시스템을 사용한다. 수신 알림을 받을 메일의 유형을 정하고 특정 유형의 이메일을 맞춤 설정한 탭으로 자동으로 보내는 작업에 이르기까지 다양한 방법으로 메시지를 정리한다. 
 
ⓒ Google/JR Raphael, IDG

그러나 필자는 일상적인 정리(메일 시간과 에너지를 들여야 하는 종류의 일) 작업은 적을수록 좋다는 입장이다. 게으르기 때문만은 아니다. 이메일을 정리하는 데 에너지를 쏟는 것이 거의 항상 비생산적인 낭비임은 분명한 사실이다. 

다만 한 가지 예외는 있다. 간혹 하는 메시지 재배열이다. 이렇게 생각해 보자. 지메일 받은편지함의 이메일을 끌어서 놓는 방식으로 원하는 순서대로 배열할 수 있다면 유용하지 않을까? 필자에게는 이것이 쓸데없는 일이 아니라 메시지를 논리적이고 쉽게 처리하기 위한 방법이다. 예를 들어 필자는 아침에 가장 중요한 이메일에 먼저 회신하고, 급하지 않은 메일은 미뤘다가 나중에 처리한다. 

여기서 하고 싶은 말은 그렇게 할 수 있는 방법이 있다는 것이다. 약간의 창의적인 사고만 있으면 된다. 실제 이 트릭을 접하기 전까지는 가능하리라 생각하지 못할 방법이다. 일단 하면 얼마나 간단한지, 얼마나 오랫동안 이 방법을 모른 채 살았는지를 깨닫고 스스로 이마를 치게 될 것이다.

이제 눈을 뜰 시간이다. 지메일에서 메시지를 재정렬할 수 있는 비밀은 바로 다시 알림(snoozing) 기능이다. 

잠깐, 극히 중요한 비즈니스 서신을 살피는 중에 낮잠을 즐기라는 뜻이 아니다. 여기서 말하는 건 그 낮잠이 아니라 거의 2년 전부터 지메일에 기본적으로 포함된 기능이다. 여기서는 이 기능을 조금 다른 방식으로 사용할 뿐이다. 

사실 필자는 누가 뭐라 하든, 다시 알림이 지메일에서 받은편지함을 합리적인 순서대로 정리하는 가장 강력한 툴이라고 말하고 싶다. 필자는 이 기능을 정말 열심히 사용한다. 

첫째, 당일 처리하지 않을 메시지를 치우는 데 사용하고(일단 사라졌다가, 내가 원하는 날짜와 시간에 다시 나타남), 둘째, 우선순위가 가장 높은 이메일을 받은편지함 맨 위로 올려 항상 눈에 가장 먼저 띄도록 하는 데 사용한다. 이 두 가지는 아침이나 주말, 즉 받은편지함이 코로나19 팬데믹 중에 마구 자란 필자의 수염처럼 정리가 안되어 있고 무엇부터 손을 대야 할지 도무지 알 수 없는 상황에서 매우 유용한 ‘원투 펀치’다. 

더구나 이 비법은 지메일 데스크톱 웹사이트와 지메일 안드로이드 앱에서 모두 통하면, 거의 모든 지메일 받은편지함 스타일 및 배열과도 호환된다. 요구사항 같은 것은 전혀 없다. 이메일을 받은편지함 맨 위로 옮기려면 이메일 옆의 박스를 클릭한 다음 컴퓨터의 경우 화면 맨 위의 다시 알림 아이콘(동그란 시계 모양)을 클릭하면 되고, 안드로이드 앱의 경우 왼쪽 아이콘을 탭한 다음 3점 메뉴 아이콘을 탭하고 “다시 알림”을 선택하면 된다. 

참고로, 모바일의 경우 더 쉬운 방법도 있다. 맞춤형 밀기 제스처를 설정해서 이메일을 왼쪽 또는 오른쪽으로 밀면 다시 알림 명령이 실행되도록 하는 방법이다. 여기까지 오면 고수다! 

이제 한 단계만 더 하면 된다. 나중에 알릴 시점을 선택하는 화면에서 “날짜 및 시간 선택” 옵션을 선택한다. 오늘 날짜를 선택하고 시간을 현재 시각보다 1분 앞서도록 설정한다. 적용하면 메시지가 사라졌다가 몇 초 후에 받은편지함 맨 위, 원했던 자리에 다시 나타나고, 이번에는 눈에 더 잘 띄도록 주황색 텍스트도 함께 표시된다. 
 
ⓒ JR

이 단계를 필요한 만큼 반복해서 원하는 만큼 많은 메시지를 옮길 수 있다. 또한 여러 개의 메시지에 동시에 다시 알림을 설정할 수도 있다. 메시지 선택 단계에서 여러 개의 메시지를 클릭하거나 탭하기만 하면 된다. 또는 다시 알림을 미래의 다양한 시점으로 설정할 수도 있다. 필자는 일요일 저녁에 가장 먼저 처리해야 할 메시지가 다음 날 아침 받은편지함 맨 위에 표시되도록 하고 덜 시급한 메시지는 그 아래에 표시되도록 하기 위해 이 방법을 자주 사용한다. 

필자는 먼저 첫 번째 메시지 모음을 오전 7시 45분으로(필자의 아침 기본 지메일 다시 알림 시간임. 다시 알림 메뉴에서 한 번만 탭하면 선택 가능) 설정한 다음 두 번째 메시지 모음을 그보다 1분 전인 오전 7시 44분에 맞춘다. 그럼 먼저 한 무리의 메시지가 배달되고, 1분 뒤 더 시급한 메시지 모음이 그 위에 표시된다. 최종적으로 필자의 받은편지함은 일요일에는 그날 저녁에 처리해야 할 이메일을 제외한 나머지는 전혀 보이지 않게 되고, 다음 날 아침에는 자동으로 해야 할 일이 순서대로 정렬된 목록이 된다. 

이 방법은 생각 이상으로 간단하며, 지메일 자체 툴 중 하나를 사용해 많은 사용자가 오랫동안 지메일 서비스에서 원했던 기능을 실현한다. 등잔 밑이 어둡다는 말처럼, 찾던 물건이 실은 바로 코앞에 있었던 것이다. editor@itworld.co.kr


2021.01.28

“신박한 정리” 지메일에서 합리적인 순서로 메일을 정리하는 비법

JR Raphael | Computerworld
필자는 하루하루 이메일을 정리하는 데 너무 많은 시간을 쏟지 않기 노력하는 편이다. 물론 필자도 잘 만들어진 지메일 필터와 라벨 시스템을 사용한다. 수신 알림을 받을 메일의 유형을 정하고 특정 유형의 이메일을 맞춤 설정한 탭으로 자동으로 보내는 작업에 이르기까지 다양한 방법으로 메시지를 정리한다. 
 
ⓒ Google/JR Raphael, IDG

그러나 필자는 일상적인 정리(메일 시간과 에너지를 들여야 하는 종류의 일) 작업은 적을수록 좋다는 입장이다. 게으르기 때문만은 아니다. 이메일을 정리하는 데 에너지를 쏟는 것이 거의 항상 비생산적인 낭비임은 분명한 사실이다. 

다만 한 가지 예외는 있다. 간혹 하는 메시지 재배열이다. 이렇게 생각해 보자. 지메일 받은편지함의 이메일을 끌어서 놓는 방식으로 원하는 순서대로 배열할 수 있다면 유용하지 않을까? 필자에게는 이것이 쓸데없는 일이 아니라 메시지를 논리적이고 쉽게 처리하기 위한 방법이다. 예를 들어 필자는 아침에 가장 중요한 이메일에 먼저 회신하고, 급하지 않은 메일은 미뤘다가 나중에 처리한다. 

여기서 하고 싶은 말은 그렇게 할 수 있는 방법이 있다는 것이다. 약간의 창의적인 사고만 있으면 된다. 실제 이 트릭을 접하기 전까지는 가능하리라 생각하지 못할 방법이다. 일단 하면 얼마나 간단한지, 얼마나 오랫동안 이 방법을 모른 채 살았는지를 깨닫고 스스로 이마를 치게 될 것이다.

이제 눈을 뜰 시간이다. 지메일에서 메시지를 재정렬할 수 있는 비밀은 바로 다시 알림(snoozing) 기능이다. 

잠깐, 극히 중요한 비즈니스 서신을 살피는 중에 낮잠을 즐기라는 뜻이 아니다. 여기서 말하는 건 그 낮잠이 아니라 거의 2년 전부터 지메일에 기본적으로 포함된 기능이다. 여기서는 이 기능을 조금 다른 방식으로 사용할 뿐이다. 

사실 필자는 누가 뭐라 하든, 다시 알림이 지메일에서 받은편지함을 합리적인 순서대로 정리하는 가장 강력한 툴이라고 말하고 싶다. 필자는 이 기능을 정말 열심히 사용한다. 

첫째, 당일 처리하지 않을 메시지를 치우는 데 사용하고(일단 사라졌다가, 내가 원하는 날짜와 시간에 다시 나타남), 둘째, 우선순위가 가장 높은 이메일을 받은편지함 맨 위로 올려 항상 눈에 가장 먼저 띄도록 하는 데 사용한다. 이 두 가지는 아침이나 주말, 즉 받은편지함이 코로나19 팬데믹 중에 마구 자란 필자의 수염처럼 정리가 안되어 있고 무엇부터 손을 대야 할지 도무지 알 수 없는 상황에서 매우 유용한 ‘원투 펀치’다. 

더구나 이 비법은 지메일 데스크톱 웹사이트와 지메일 안드로이드 앱에서 모두 통하면, 거의 모든 지메일 받은편지함 스타일 및 배열과도 호환된다. 요구사항 같은 것은 전혀 없다. 이메일을 받은편지함 맨 위로 옮기려면 이메일 옆의 박스를 클릭한 다음 컴퓨터의 경우 화면 맨 위의 다시 알림 아이콘(동그란 시계 모양)을 클릭하면 되고, 안드로이드 앱의 경우 왼쪽 아이콘을 탭한 다음 3점 메뉴 아이콘을 탭하고 “다시 알림”을 선택하면 된다. 

참고로, 모바일의 경우 더 쉬운 방법도 있다. 맞춤형 밀기 제스처를 설정해서 이메일을 왼쪽 또는 오른쪽으로 밀면 다시 알림 명령이 실행되도록 하는 방법이다. 여기까지 오면 고수다! 

이제 한 단계만 더 하면 된다. 나중에 알릴 시점을 선택하는 화면에서 “날짜 및 시간 선택” 옵션을 선택한다. 오늘 날짜를 선택하고 시간을 현재 시각보다 1분 앞서도록 설정한다. 적용하면 메시지가 사라졌다가 몇 초 후에 받은편지함 맨 위, 원했던 자리에 다시 나타나고, 이번에는 눈에 더 잘 띄도록 주황색 텍스트도 함께 표시된다. 
 
ⓒ JR

이 단계를 필요한 만큼 반복해서 원하는 만큼 많은 메시지를 옮길 수 있다. 또한 여러 개의 메시지에 동시에 다시 알림을 설정할 수도 있다. 메시지 선택 단계에서 여러 개의 메시지를 클릭하거나 탭하기만 하면 된다. 또는 다시 알림을 미래의 다양한 시점으로 설정할 수도 있다. 필자는 일요일 저녁에 가장 먼저 처리해야 할 메시지가 다음 날 아침 받은편지함 맨 위에 표시되도록 하고 덜 시급한 메시지는 그 아래에 표시되도록 하기 위해 이 방법을 자주 사용한다. 

필자는 먼저 첫 번째 메시지 모음을 오전 7시 45분으로(필자의 아침 기본 지메일 다시 알림 시간임. 다시 알림 메뉴에서 한 번만 탭하면 선택 가능) 설정한 다음 두 번째 메시지 모음을 그보다 1분 전인 오전 7시 44분에 맞춘다. 그럼 먼저 한 무리의 메시지가 배달되고, 1분 뒤 더 시급한 메시지 모음이 그 위에 표시된다. 최종적으로 필자의 받은편지함은 일요일에는 그날 저녁에 처리해야 할 이메일을 제외한 나머지는 전혀 보이지 않게 되고, 다음 날 아침에는 자동으로 해야 할 일이 순서대로 정렬된 목록이 된다. 

이 방법은 생각 이상으로 간단하며, 지메일 자체 툴 중 하나를 사용해 많은 사용자가 오랫동안 지메일 서비스에서 원했던 기능을 실현한다. 등잔 밑이 어둡다는 말처럼, 찾던 물건이 실은 바로 코앞에 있었던 것이다. editor@itworld.co.kr


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