2020.12.18

코로나19 시대 주목받는 회의실 트렌드

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ⓒ Poly

코로나19를 한번 지나가고 말 일회성 행사로 보는 기업은 많지 않다. 코로나19로 인한 팬데믹을 거치면서 조직은 일하는 방식을 바꾸고 있고, 디지털 전환을 가속하고 있다. 이런 흐름은 포스트 코로나 시대까지 이어질 전망이다. 그렇다면 포스트 코로나 시대의 회의 방식은 어떤 모습이어야 할까? 현재를 들여다보면 트렌드의 방향을 어렵지 않게 가늠할 수 있다. 
 

달리진 회의 방식

코로나19 단계가 조정될 때마다 기업은 업무 기준을 바꾸고 있다. 단계가 낮을 때는 평소와 다름없는 기준을 적용하고, 단계가 올라가면 유연 근무, 재택 근무 체계로 전환한다. 예측이 어려운 만큼, 늘 원격 근무를 할 수 있는 준비 태세를 유지하는 것이 코로나19 시기 기업이 직면한 현실이다. 고용노동부, 금융감독원이 재택 근무 가이드 라인을 발표하는 등, 기업이 직면한 도전 과제 해결에 도움을 주려는 노력도 이어지고 있다. 이런 상황 속에서 비즈니스 수행에 있어 가장 빈번하고 중요한 활동인 ‘회의’ 방식도 바뀌고 있다. 가급적 직접 만나는 것을 선호하던 기업도 이제는 비대면을 우선적으로 고려하고 있다. 팀 동료 중 누가 언제 사무실에서 근무할지, 누가 재택 근무에 들어갈지 일일이 정하기보다는 비대면 회의 진행을 먼저 생각한다.
 

회의실에서도 사회적 거리 두기 실행

모두가 모일 수 있는 조건이 되어도 회의실 테이블 또는 의자에 표시해 둔 거리 두기 안내에 따라 한 자리씩 건너 앉아 거리를 두는 곳도 많다. 그러다 보니 4인실, 8인실, 12인실 등 정원이 정해진 회의실에 참여할 수 있는 인원은 평소의 절반도 안 된다. 자리가 부족한 경우에는 원격으로 회의를 진행한다. 이처럼 평소처럼 출근하더라도 사무 공간에서 사회적 거리 두기를 실천하는 조직이 늘면서 원격 회의를 재택 근무뿐 아니라 사내 업무 회의에도 매우 적극적으로 활용하는 곳이 늘고 있다.
 

즉각적인 회의 주관과 참여 ‘제로 터치’

물리적 거리나 시간의 제약을 IT 기술로 보완하는 것을 넘어, 원격 회의 개념이 일상적인 업무 수행 방식으로 자리잡으면서 도구 사용 방식도 달라지고 있다. 원격 회의 시스템 설정하느라 귀중한 미팅 시간을 허비하거나, 회의 중 서로 소리가 잘 들리는지 틈틈이 확인해야 하는 이전 방식은 점차 과거의 기억이 되고 있다.

마이크로소프트 팀즈 룸(Microsoft Teams Room)과 폴리(Poly) 솔루션을 사용하는 기업에서의 원격 회의는 조금 다르다. 필요하면 바로 회의가 열리고, 주최자와 참가자가 회의 진행을 위해 번거롭게 조정하거나 설정할 것도 없다. 회의 주최와 참석을 위해 사전에 무언가를 정하는 방식이 아니라, 할 일이 거의 없는 ‘제로 터치’ 원격 회의가 새로운 트렌드가 된 것이다. 

실제로 마이크로소프트 팀즈 룸과 폴리 솔루션을 이용하면, 회의를 주관하는 이는 회의실에 와 개인 노트북을 대형 디스플레이에 연결하고, 회의 참석자가 서로 얼굴이 잘 보이는지, 음성은 잘 들리는지 확인하며 조정하고, 모두 모이면 회의실 조명을 끄느라 일어서지 않아도 된다. 회의 중 빈번한 오디오 및 비디오 연결 상태 확인과 조정 같은 부가적인 작업은 폴리의 터치 콘솔로 간편히 할 수 있다. 익스트론(Extron)의 컨트롤 시스템과 연계해 사용하면 조명을 켜고 끄거나, 블라인드를 내리거나 올리는 일도 앉아서 편히 제어할 수 있다. 회의 참석자 역시는 ‘참가(Join)’ 버튼을 누르는 것만으로 바로 회의에 들어올 수 있다. 
 
ⓒ Poly
 

자연스럽고 매끄러운 회의 진행 

그렇다면 회의의 현장 분위기는 어떨까? 마이크로소프트 팀즈 룸과 폴리 솔루션을 사용하는 사내 미팅을 예로 들어 보자. 한 사용자가 팀 회의 참여를 요청받았다. 사회적 거리 두기를 위해 대형 회의실에 모이지 않고 각자 사내 편한 곳에서 회의에 참석하는 식으로 진행하는 비대면 회의다. 

참석 요청을 받은 사용자는 조용한 곳에서 원격으로 회의에 참석하기 위해 스마트폰이나 노트북을 열어 주변에 빈 회의실이 있는지 알아본다. 마이크로소프트 팀즈 룸의 기능인 ‘Proximity Join’을 이용해 주변에 예약되지 않은 작은 회의실 하나를 찾아 들어가고 참가 버튼을 누른 다음, 회의실 벽에 설치된 디스플레이에 표시된 여러 참가자를 보고 손을 흔들어 인사를 한 뒤 회의에 참여한다.

회의를 시작하면 마치 전문 음향과 영상 팀이 뒤에서 지원하는 듯한 경험을 하게 된다. NoiseBlockAI, HD Voice 및 Acoustic Clarity 등의 기술이 적용된 폴리의 솔루션은 회의 중 나오는 말 하나하나를 놓치지 않고 또렷이 전달한다. 소규모 회의실에서는 Poly Studio 비디오 바를 이용하고 대규모 회의실에서는 EagleEye Director II 영상회의 카메라로 화자 추적과 자동 그룹 프레이밍 같은 기능을 사용할 수 있다. 회의 참가자는 마치 TV 토론을 보듯이 화자를 놓치지 않고, 현재 이야기하는 사람에 집중해 이야기를 들을 수 있다.

사내 및 회의실 내에서도 사회적 거리 두기를 해야 하는데, 폴리 솔루션의 첨단 비디오 기능은 물리적 거리를 따지지 않고 회의에 참여한 사람을 매우 긴밀하게 연결한다. 회의 중 자료 공유 역시 노트북이나 PC를 폴리 콘솔에 연결해 회의 참석자 간 무선으로 편리하게 공유할 수 있다. 따라서 미팅 중 자료를 참조하는 편의성도 한 공간에서 논의하는 것만큼이나 높다. 
 

포스트 코로나 시대의 회의실 트렌드

코로나19 이후 시대 회의실 트렌드에서 주목할 것은 바로 ‘인간적인 경험’ 강화다. 사람들이 소통하고 협업하는 모든 공간은 디지털 기술을 매개체로 더 매끄럽게 연결될 것이고, 이 공간에 참여하는 이들의 경험은 더 인간적인 방향으로 발전할 것이다. 대면 회의와 큰 차이 없는 자연스러움과 편안함을 느끼며 회의에 몰입하는 경험이 포스트 코로나 시대 주목할 회의실 트렌드가 될 것이며, 폴리와 마이크로소프트 팀즈의 조합은 가장 인간적인 경험을 제공하는 데 앞장설 것이다.


2020.12.18

코로나19 시대 주목받는 회의실 트렌드

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달리진 회의 방식

코로나19 단계가 조정될 때마다 기업은 업무 기준을 바꾸고 있다. 단계가 낮을 때는 평소와 다름없는 기준을 적용하고, 단계가 올라가면 유연 근무, 재택 근무 체계로 전환한다. 예측이 어려운 만큼, 늘 원격 근무를 할 수 있는 준비 태세를 유지하는 것이 코로나19 시기 기업이 직면한 현실이다. 고용노동부, 금융감독원이 재택 근무 가이드 라인을 발표하는 등, 기업이 직면한 도전 과제 해결에 도움을 주려는 노력도 이어지고 있다. 이런 상황 속에서 비즈니스 수행에 있어 가장 빈번하고 중요한 활동인 ‘회의’ 방식도 바뀌고 있다. 가급적 직접 만나는 것을 선호하던 기업도 이제는 비대면을 우선적으로 고려하고 있다. 팀 동료 중 누가 언제 사무실에서 근무할지, 누가 재택 근무에 들어갈지 일일이 정하기보다는 비대면 회의 진행을 먼저 생각한다.
 

회의실에서도 사회적 거리 두기 실행

모두가 모일 수 있는 조건이 되어도 회의실 테이블 또는 의자에 표시해 둔 거리 두기 안내에 따라 한 자리씩 건너 앉아 거리를 두는 곳도 많다. 그러다 보니 4인실, 8인실, 12인실 등 정원이 정해진 회의실에 참여할 수 있는 인원은 평소의 절반도 안 된다. 자리가 부족한 경우에는 원격으로 회의를 진행한다. 이처럼 평소처럼 출근하더라도 사무 공간에서 사회적 거리 두기를 실천하는 조직이 늘면서 원격 회의를 재택 근무뿐 아니라 사내 업무 회의에도 매우 적극적으로 활용하는 곳이 늘고 있다.
 

즉각적인 회의 주관과 참여 ‘제로 터치’

물리적 거리나 시간의 제약을 IT 기술로 보완하는 것을 넘어, 원격 회의 개념이 일상적인 업무 수행 방식으로 자리잡으면서 도구 사용 방식도 달라지고 있다. 원격 회의 시스템 설정하느라 귀중한 미팅 시간을 허비하거나, 회의 중 서로 소리가 잘 들리는지 틈틈이 확인해야 하는 이전 방식은 점차 과거의 기억이 되고 있다.

마이크로소프트 팀즈 룸(Microsoft Teams Room)과 폴리(Poly) 솔루션을 사용하는 기업에서의 원격 회의는 조금 다르다. 필요하면 바로 회의가 열리고, 주최자와 참가자가 회의 진행을 위해 번거롭게 조정하거나 설정할 것도 없다. 회의 주최와 참석을 위해 사전에 무언가를 정하는 방식이 아니라, 할 일이 거의 없는 ‘제로 터치’ 원격 회의가 새로운 트렌드가 된 것이다. 

실제로 마이크로소프트 팀즈 룸과 폴리 솔루션을 이용하면, 회의를 주관하는 이는 회의실에 와 개인 노트북을 대형 디스플레이에 연결하고, 회의 참석자가 서로 얼굴이 잘 보이는지, 음성은 잘 들리는지 확인하며 조정하고, 모두 모이면 회의실 조명을 끄느라 일어서지 않아도 된다. 회의 중 빈번한 오디오 및 비디오 연결 상태 확인과 조정 같은 부가적인 작업은 폴리의 터치 콘솔로 간편히 할 수 있다. 익스트론(Extron)의 컨트롤 시스템과 연계해 사용하면 조명을 켜고 끄거나, 블라인드를 내리거나 올리는 일도 앉아서 편히 제어할 수 있다. 회의 참석자 역시는 ‘참가(Join)’ 버튼을 누르는 것만으로 바로 회의에 들어올 수 있다. 
 
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자연스럽고 매끄러운 회의 진행 

그렇다면 회의의 현장 분위기는 어떨까? 마이크로소프트 팀즈 룸과 폴리 솔루션을 사용하는 사내 미팅을 예로 들어 보자. 한 사용자가 팀 회의 참여를 요청받았다. 사회적 거리 두기를 위해 대형 회의실에 모이지 않고 각자 사내 편한 곳에서 회의에 참석하는 식으로 진행하는 비대면 회의다. 

참석 요청을 받은 사용자는 조용한 곳에서 원격으로 회의에 참석하기 위해 스마트폰이나 노트북을 열어 주변에 빈 회의실이 있는지 알아본다. 마이크로소프트 팀즈 룸의 기능인 ‘Proximity Join’을 이용해 주변에 예약되지 않은 작은 회의실 하나를 찾아 들어가고 참가 버튼을 누른 다음, 회의실 벽에 설치된 디스플레이에 표시된 여러 참가자를 보고 손을 흔들어 인사를 한 뒤 회의에 참여한다.

회의를 시작하면 마치 전문 음향과 영상 팀이 뒤에서 지원하는 듯한 경험을 하게 된다. NoiseBlockAI, HD Voice 및 Acoustic Clarity 등의 기술이 적용된 폴리의 솔루션은 회의 중 나오는 말 하나하나를 놓치지 않고 또렷이 전달한다. 소규모 회의실에서는 Poly Studio 비디오 바를 이용하고 대규모 회의실에서는 EagleEye Director II 영상회의 카메라로 화자 추적과 자동 그룹 프레이밍 같은 기능을 사용할 수 있다. 회의 참가자는 마치 TV 토론을 보듯이 화자를 놓치지 않고, 현재 이야기하는 사람에 집중해 이야기를 들을 수 있다.

사내 및 회의실 내에서도 사회적 거리 두기를 해야 하는데, 폴리 솔루션의 첨단 비디오 기능은 물리적 거리를 따지지 않고 회의에 참여한 사람을 매우 긴밀하게 연결한다. 회의 중 자료 공유 역시 노트북이나 PC를 폴리 콘솔에 연결해 회의 참석자 간 무선으로 편리하게 공유할 수 있다. 따라서 미팅 중 자료를 참조하는 편의성도 한 공간에서 논의하는 것만큼이나 높다. 
 

포스트 코로나 시대의 회의실 트렌드

코로나19 이후 시대 회의실 트렌드에서 주목할 것은 바로 ‘인간적인 경험’ 강화다. 사람들이 소통하고 협업하는 모든 공간은 디지털 기술을 매개체로 더 매끄럽게 연결될 것이고, 이 공간에 참여하는 이들의 경험은 더 인간적인 방향으로 발전할 것이다. 대면 회의와 큰 차이 없는 자연스러움과 편안함을 느끼며 회의에 몰입하는 경험이 포스트 코로나 시대 주목할 회의실 트렌드가 될 것이며, 폴리와 마이크로소프트 팀즈의 조합은 가장 인간적인 경험을 제공하는 데 앞장설 것이다.


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