2020.12.04

How To : 아이폰, 아이패드에서 ‘메일’ 앱을 더 잘 사용하는 방법

Jonny Evans | Computerworld
아이폰이나 아이패드의 메일 앱은 잘만 사용한다면 워크플로우를 효율적으로 만들 수 있다. 귀찮아서 혹은 몰라서 외면했던 메일 앱의 기능을 목적별로 살펴본다.
 

중요한 메일 놓치지 않기

새로운 이메일이 왔을 때마다 알림을 받는 것만큼 귀찮은 것도 없다. 그래서 대부분의 사용자는 설정 > Mail > 알림으로 이동해 ‘알림 허용’을 비활성화하곤 한다. 괜찮다. 하지만 어떤 이메일들은 매우 중요하고 긴급할 때도 있다. 

이럴 때 사용하는 것이 VIP 기능이다. 가까운 친구, 가족, 동료와 진행 중인 업무 관련자 등을 VIP로 지정해두면, 이들에게 이메일이 왔을 때 알림이 온다. 

VIP로 지정하는 가장 간단한 방법은 메일 앱에서 상대방의 이메일 주소를 탭한 다음 ‘VIP로 추가’를 선택하는 것이다. 
 

이메일을 쉽게 모니터링하기

받은 편지함의 이메일을 모두 확인하려면 얼마나 많이 스크롤을 해야 하는가? 보통 이메일의 첫 두 줄은 인사말이고, 세 번째 줄부터 핵심 내용이 표시된다. 즉, 앱을 처음 열었을 때 마주하는 받은 편지함의 이메일 목록에는 1~2줄만 표시되기 때문에 핵심 내용을 파악하기 어렵다. 

차라리 미리 보기를 없애는 것이 더 낫다. 설정 > Mail > 미리보기에서 표시는 줄의 수를 ‘없음’으로 바꾸자. 그러면 송신자와 제목만 보여서 훨씬 더 빠르게 목록을 검토하고 스크롤할 수 있다.
 
ⓒ IDG

이메일 스레드 끊기

개인적으로 스레드 된 이메일을 별로 좋아하지 않는다. 이메일 스레드는 대화 내용을 쉽게 파악할 수 있다는 점이지만, 오히려 중요한 메시지를 잃을 때가 더 많다. 설정 > Mail > 스레드로 구성을 비활성화하면 스레드를 끊을 수 있다. 

이메일 스레드 관리에 도움이 되는 또 다른 기능은 같은 메뉴에서 찾을 수 있는 ‘읽은 메시지 접기’다. 이것을 사용하면 스레드 안에서 읽지 않은 메시지를 조금 더 쉽게 찾을 수 있다. 

또, ‘가장 최근 메시지를 맨 위로’를 사용하면 이메일 스레드를 좀 더 쉽게 파악할 수 있다. 이 세 가지 옵션은 복잡한 이메일 스레드를 탐색하는 데 모두 도움이 된다.
 

‘내 iPhone에서 보냄’에서 벗어나기

아이폰에서 이메일 계정을 여러 개 사용하는가? 대부분의 사람이 그렇다.

그런데 메시지 끝의 서명을 개인화해서 사용하는가? 아니면 ‘내 iPhone에서 보냄’이라는 기본 서명을 그대로 사용하는가? 필자를 포함한 많은 사람들이 기본 설정 그대로 사용하고 있을 것이다. 

설정 > Mail > 서명에서 서명을 편집할 수 있다. 게다가 ‘계정당’을 선택하면 각 계정별로 서명을 다르게 지정할 수 있다. 업무용 메일에 법적 책임과 관련된 내용이 포함된 서명을 사용하고, 개인 메일에는 그런 내용을 빼야 할 때 유용하게 사용할 수 있다.
 

오른쪽 왼쪽으로 스와이프하기

설정 > Mail > 쓸어넘기기 옵션으로 들어가면 오른쪽 왼쪽으로 스와이프하는 동작을 개인화할 수 있다. 

필자의 경우엔 리서치를 자주 하는 편이라 이메일 중 일부를 프로젝트와 관련된 폴더로 관리한다. 그래서 스와이프 동작 중 하나를 ‘메시지 이동’으로 지정했다. 이 외에 ‘없음’, ‘읽음으로 표시’, ‘깃발 표시’를 선택할 수 있다.

더 강력한 이메일 관리 앱이 필요하다면, 부메랑(Boomerang), 에어메일(Airmail), 스파크(Spark), 아웃룩(Outlook) 등 다른 앱을 사용해야 한다.
 

오래된 이메일 초안 찾기

작성하기 시작했지만 완성하지 않은 이메일을 찾는 가장 빠른 방법은 ‘작성(오른쪽 아래 아이콘)’ 버튼을 길게 누르는 것이다. 그러면 임시 저장되어 있는 초안 메일을 확인할 수 있다.
 

중요한 메일 알림 받기

답장을 애타게 기다리고 있는 이메일이 있는가? 메일 앱 목록 화면에서 메시지를 왼쪽으로 스와이프하고 ‘…기타’ 아이콘을 탭한 다음, 아래로 스크롤해 ‘알림 받기’를 선택하면, 이 메시지에 대한 응답이 왔을 때 알림을 받게 된다. 같은 메뉴에서 ‘알림 비활성화’를 하면 알림을 중단할 수 있다.
 

시리가 제공하는 서비스 사용하기

시리는 메일과 관련된 여러 작업을 할 수 있다. 예를 들어, 메일 안에서 미리알림이 설정 가능한 내용을 감지하면, 미리알림을 생성할 것을 제안한다. 시리로 검색을 하거나 받아쓰기를 하도록(마이크 아이콘 탭) 할 수 있다. 마지막으로 약속 날짜를 받은 경우, 날짜를 탭하면 자동으로 캘린더에 일정이 생성된다.
 

이메일을 PDF로 변환하기

기록이나 보고를 위해 중요한 이메일을 모아두어야 한다면, 이메일을 쉽게 PDF로 저장할 수 있다.

우선, 이메일을 열고, 답장 화살표 아이콘을 탭한 다음, ‘프린트’를 선택한다. ‘프린터 옵션’ 페이지가 열리면 미리 보기 화면을 두 손가락을 터치한 다음 벌려서 확대한다. 그러면 미리 보기가 나타나는데, 이 미리 보기 페이지가 PDF이기 때문에 오른쪽 상단의 ‘공유’ 아이콘을 탭해서 ‘파일에 저장’하면 된다. editor@itworld.co.kr
 


2020.12.04

How To : 아이폰, 아이패드에서 ‘메일’ 앱을 더 잘 사용하는 방법

Jonny Evans | Computerworld
아이폰이나 아이패드의 메일 앱은 잘만 사용한다면 워크플로우를 효율적으로 만들 수 있다. 귀찮아서 혹은 몰라서 외면했던 메일 앱의 기능을 목적별로 살펴본다.
 

중요한 메일 놓치지 않기

새로운 이메일이 왔을 때마다 알림을 받는 것만큼 귀찮은 것도 없다. 그래서 대부분의 사용자는 설정 > Mail > 알림으로 이동해 ‘알림 허용’을 비활성화하곤 한다. 괜찮다. 하지만 어떤 이메일들은 매우 중요하고 긴급할 때도 있다. 

이럴 때 사용하는 것이 VIP 기능이다. 가까운 친구, 가족, 동료와 진행 중인 업무 관련자 등을 VIP로 지정해두면, 이들에게 이메일이 왔을 때 알림이 온다. 

VIP로 지정하는 가장 간단한 방법은 메일 앱에서 상대방의 이메일 주소를 탭한 다음 ‘VIP로 추가’를 선택하는 것이다. 
 

이메일을 쉽게 모니터링하기

받은 편지함의 이메일을 모두 확인하려면 얼마나 많이 스크롤을 해야 하는가? 보통 이메일의 첫 두 줄은 인사말이고, 세 번째 줄부터 핵심 내용이 표시된다. 즉, 앱을 처음 열었을 때 마주하는 받은 편지함의 이메일 목록에는 1~2줄만 표시되기 때문에 핵심 내용을 파악하기 어렵다. 

차라리 미리 보기를 없애는 것이 더 낫다. 설정 > Mail > 미리보기에서 표시는 줄의 수를 ‘없음’으로 바꾸자. 그러면 송신자와 제목만 보여서 훨씬 더 빠르게 목록을 검토하고 스크롤할 수 있다.
 
ⓒ IDG

이메일 스레드 끊기

개인적으로 스레드 된 이메일을 별로 좋아하지 않는다. 이메일 스레드는 대화 내용을 쉽게 파악할 수 있다는 점이지만, 오히려 중요한 메시지를 잃을 때가 더 많다. 설정 > Mail > 스레드로 구성을 비활성화하면 스레드를 끊을 수 있다. 

이메일 스레드 관리에 도움이 되는 또 다른 기능은 같은 메뉴에서 찾을 수 있는 ‘읽은 메시지 접기’다. 이것을 사용하면 스레드 안에서 읽지 않은 메시지를 조금 더 쉽게 찾을 수 있다. 

또, ‘가장 최근 메시지를 맨 위로’를 사용하면 이메일 스레드를 좀 더 쉽게 파악할 수 있다. 이 세 가지 옵션은 복잡한 이메일 스레드를 탐색하는 데 모두 도움이 된다.
 

‘내 iPhone에서 보냄’에서 벗어나기

아이폰에서 이메일 계정을 여러 개 사용하는가? 대부분의 사람이 그렇다.

그런데 메시지 끝의 서명을 개인화해서 사용하는가? 아니면 ‘내 iPhone에서 보냄’이라는 기본 서명을 그대로 사용하는가? 필자를 포함한 많은 사람들이 기본 설정 그대로 사용하고 있을 것이다. 

설정 > Mail > 서명에서 서명을 편집할 수 있다. 게다가 ‘계정당’을 선택하면 각 계정별로 서명을 다르게 지정할 수 있다. 업무용 메일에 법적 책임과 관련된 내용이 포함된 서명을 사용하고, 개인 메일에는 그런 내용을 빼야 할 때 유용하게 사용할 수 있다.
 

오른쪽 왼쪽으로 스와이프하기

설정 > Mail > 쓸어넘기기 옵션으로 들어가면 오른쪽 왼쪽으로 스와이프하는 동작을 개인화할 수 있다. 

필자의 경우엔 리서치를 자주 하는 편이라 이메일 중 일부를 프로젝트와 관련된 폴더로 관리한다. 그래서 스와이프 동작 중 하나를 ‘메시지 이동’으로 지정했다. 이 외에 ‘없음’, ‘읽음으로 표시’, ‘깃발 표시’를 선택할 수 있다.

더 강력한 이메일 관리 앱이 필요하다면, 부메랑(Boomerang), 에어메일(Airmail), 스파크(Spark), 아웃룩(Outlook) 등 다른 앱을 사용해야 한다.
 

오래된 이메일 초안 찾기

작성하기 시작했지만 완성하지 않은 이메일을 찾는 가장 빠른 방법은 ‘작성(오른쪽 아래 아이콘)’ 버튼을 길게 누르는 것이다. 그러면 임시 저장되어 있는 초안 메일을 확인할 수 있다.
 

중요한 메일 알림 받기

답장을 애타게 기다리고 있는 이메일이 있는가? 메일 앱 목록 화면에서 메시지를 왼쪽으로 스와이프하고 ‘…기타’ 아이콘을 탭한 다음, 아래로 스크롤해 ‘알림 받기’를 선택하면, 이 메시지에 대한 응답이 왔을 때 알림을 받게 된다. 같은 메뉴에서 ‘알림 비활성화’를 하면 알림을 중단할 수 있다.
 

시리가 제공하는 서비스 사용하기

시리는 메일과 관련된 여러 작업을 할 수 있다. 예를 들어, 메일 안에서 미리알림이 설정 가능한 내용을 감지하면, 미리알림을 생성할 것을 제안한다. 시리로 검색을 하거나 받아쓰기를 하도록(마이크 아이콘 탭) 할 수 있다. 마지막으로 약속 날짜를 받은 경우, 날짜를 탭하면 자동으로 캘린더에 일정이 생성된다.
 

이메일을 PDF로 변환하기

기록이나 보고를 위해 중요한 이메일을 모아두어야 한다면, 이메일을 쉽게 PDF로 저장할 수 있다.

우선, 이메일을 열고, 답장 화살표 아이콘을 탭한 다음, ‘프린트’를 선택한다. ‘프린터 옵션’ 페이지가 열리면 미리 보기 화면을 두 손가락을 터치한 다음 벌려서 확대한다. 그러면 미리 보기가 나타나는데, 이 미리 보기 페이지가 PDF이기 때문에 오른쪽 상단의 ‘공유’ 아이콘을 탭해서 ‘파일에 저장’하면 된다. editor@itworld.co.kr
 


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