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애플리케이션 / 오피스ㆍ협업

워크플로우 자동화 플랫폼 '자피어'…"직원 1명당 일주일에 10시간 절약"

Matthew Finnegan | Computerworld 2020.11.30
클라우드 애플리케이션을 통해 디지털화되는 프로세스가 늘어나면서 기업은 일상적이고 반복적인 작업을 더 쉽게 자동화할 수 있게 됐다. 파일 업로드, 캘린더 이벤트 생성, 동료에게 문자 보내기 등은 사소한 것처럼 보여도 이런 업무가 쌓이면 더 중요한 작업에 써야 할 시간을 줄이고 집중력을 떨어뜨린다.
 
© Getty Images Bank

워크플로우 자동화 플랫폼 자피어(Zapier)의 CEO 웨이드 포스터는 “기업에서 자동화의 가장 큰 이점 중 하나는 시간 절약이다”라고 말했다. 캘리포니아 주 서니베일에 본사를 둔 소프트웨어 기업 자피어는 2011년 창업 이후 지금까지 180만 명의 유/무료 사용자를 모았으며 자사 툴이 사용자의 시간을 주당 평균 10시간 절약한다고 주장한다.

자피어 사용자는 마이크로소프트 아웃룩, 엑셀, 다이나믹스 CRM부터 구글의 다양한 협업 및 업무용 툴, 그리고 슬랙이나 트렐로(Trello), 드롭박스까지 2,000개 이상의 앱에 걸쳐 워크플로우를 연결할 수 있다. 또한 세일즈포스, 조호(Zoho) CRM, 허브스팟(HubSpot) 같은 영업 및 마케팅 플랫폼 등 다양한 업무용 애플리케이션과도 연결된다.

기본적으로 자피어는 코드리스 자동화를 통해 작업자가 전문 지식 유무와 관계없이 여러 웹 앱에 걸쳐 더 쉽게 워크플로우를 연결할 수 있게 해준다. 노코드(no-code) 접근 방법 역시 IT 직원의 부담을 덜어준다. 가트너에서 애플리케이션 아키텍처, 인프라 및 통합을 다루는 선임 분석가 키스 구트리지는 “개인용 워크플로우 자동화/시민 통합 툴의 이점은 직원 생산성 개선과 통합/자동화 프로젝트에 대한 중앙 IT 부서의 부담 경감이다”라고 말했다.
 

자피어의 작동 방식

자피어는 사용자가 자동화의 실행 방식을 수정하는 'IFTTT(IF This, Then That)' 규칙을 지원한다. 이것을 '잽(zap)'이라고 하는데, 잽은 이메일 수신 또는 세일즈 잠재 고객과 같은 이벤트를 의미하는 '트리거'와 하나 이상의 '동작'으로 구성된다. 예를 들어 스프레드시트에 연락처를 생성하는 동작이 있다고 하자. 자피어 사용자는 다음과 같이 설정할 수 있다.
 
  • 새 리드가 구글 시트 스프레드시트에 추가될 때 세일즈포스 업데이트
  • 슬랙에 메시지를 저장하면 프로젝트 관리 앱 아사나(Asana)에 작업 생성
  • 구독자가 뉴스레터에 등록하면 메일링 리스트 메일침프(Mailchimp)에 구독자 추가

이런 워크플로우를 만드는 방법은 간단하다. 가장 쉬운 것은 자피어 앱의 대시보드 및 탐색(Dashboard and Explore) 섹션에 있는 템플릿 중에서 선택하는 것이다. 템플릿을 사용하면 '새 잠재 고객을 CRM 또는 지원 플랫폼에 추가하기', '소셜 미디어에서 콘텐츠 공유하기'와 같은 일반적인 자동화를 만들 수 있다.

맞춤형 잽을 만드는 것도 가능하다. 먼저 워크플로우 트리거 역할을 할 앱을 선택하고 앱 계정에 연결한 다음 트리거 '이벤트', 즉 잽을 실행하기 위해 선택된 앱에서 일어나야 할 일을 선택한다. 그 후 동작을 수행할 앱과 트리거될 이벤트를 선택한다. 일련의 트리거와 동작을 하나로 묶어 여러 동작을 수행하는 다단계 잽을 만들 수도 있는데, 이런 유연함 덕분에 다양한 자동화가 가능하다. 다만, 현재 자피어를 주로 사용하는 업무는 영업과 마케팅 중심이다.
 
이벤트에 반응해 구글 시트에 새 열을 추가하도록 트리거를 설정할 수 있다. © Zapier

잽을 활성화하기 전에 동작, 필터를 사용해 특정 조건에서 잽 실행을 제한하고 단계 간에 지연 시간을 넣는 등의 방법으로 추가로 맞춤 설정할 수 있다. 그다음 워크플로우를 테스트해서 의도한 대로 작동하는지 확인한 후 배포하면 된다. 실행된 잽의 활동은 자피어 앱의 작업 내역(Task History)에서 추적할 수 있다.
   

기업의 자피어 활용 사례

자피어를 사용해 워크플로우를 연결하는 것 외에 많은 기업이 코로나19 팬데믹 중 자피어를 잘 활용하고 있다. 포스터는 자피어가 "소규모 기업에서 비즈니스를 신속하게 온라인으로 옮기면서 CRM 기록과 같은 다양한 애플리케이션을 연결하고 업데이트하는 데 도움이 됐다"라고 말했다. 자피어는 코로나19 팬데믹 이전부터 이미 완전한 원격 근무를 도입했는데, 이런 경험을 통해 자동화 툴로 여러 클라우드 앱을 연결하는 방법에 관한 정보를 제공하고 있다.

포스터는 “많은 소규모 기업에는 기술적인 전문 지식 또는 이러한 사이트를 구축할 별도의 인력이 없다. 따라서 이들은 노코드 툴을 사용해 전문적인 웹사이트를 만들고 자피어를 사용해 자동화를 구축해 새로운 고객에 도달하고 재고를 관리하고 잠재 고객을 놓치지 않게 된다”라고 말했다.

영국의 워크플로우 자동화 컨설팅 업체 루후(Luhhu)의 창업자이며 자피어 전문가인 앤드루 데이비슨은 반복적인 작업에 드는 시간을 줄이는 것이 공통적인 혜택이라고 말했다. 예를 들어 작업자가 같은 데이터를 여러 시스템에 입력할 때 시간이 낭비되는데, 기업이 사용하는 앱이 많아질수록 이 상황은 더 악화한다.

그는 “자피어를 사용하면 이것을 없앨 수 있다. 즉, 인력 비용을 확실하게 줄이거나, 직원을 더 의미 있고 성장 지향적인 작업에 재배치할 수 있다. 또한 데이터 입력에서 발생하는 사람의 실수도 방지된다. 법률과 같은 민감한 영역의 기업에는 중요한 부분이다”라고 말했다.
 
잽은 개인 생산성 워크플로우를 자동화하는 것부터 소셜 미디어 포스트까지 다양한 용도로 사용할 수 있다. © Zapier
 

자피어의 가격

자피어에는 5개 요금제에 따라 다양한 기능을 제공한다. 비싼 요금제는 사용량 제한이 없고 수행 가능한 잽과 작업의 수가 많다. 여기서 작업은 동작이 완료되는 횟수를 의미한다. 즉, 3개의 동작이 있는 하나의 잽은 실행될 때마다 월별 할당량 중 3개의 작업을 사용한다.

사용자는 5개의 1단계 잽을 무료로 만들 수 있으며 작업은 100개로, 액세스는 1단계 잽으로 제한된다. 1단계보다 더 복잡한 잽에는 월 사용료를 내야 한다. 19.99달러를 내면 20개의 다단계 잽을 연결하고 매월 750개의 동작 '작업'을 수행할 수 있다.

49달러의 프로페셔널 요금제는 잽 한도가 없고 월별 작업 제한이 2,000개로 늘어난다. 또한 프로페셔널 고객은 더 세밀한 분기 워크플로우를 위한 필터, 맞춤 로직 '경로' 같은 기능도 이용할 수 있다. 월 299달러의 팀(Team) 요금제는 공유 작업 공간을 제공하며 사용자 수에 제한이 없고 전담 지원 서비스를 제공한다.

회사(Company) 요금제는 모든 프리미엄 기능과 10만 개의 작업, 그리고 고급 권한 설정, 싱글사인온 및 사용자 프로비저닝과 같은 엔터프라이즈급 관리자 기능을 제공한다. 이 요금제의 가격은 각 회사의 구체적인 요구 사항과 자피어와의 가격 협상에 따라 달라진다.
 

자피어의 경쟁사

구트리지에 따르면, 작업장 자동화에 대한 관심이 최근 몇 년 사이 가파르게 상승했다. 예를 들어 로봇 프로세스 자동화 툴과 개인 생산성 워크플로우에 대한 수요가 폭증했다.

수많은 소프트웨어 업체가 이미 자피어가 활동하는 시장을 목표로 움직이고 있다. 예를 들어 IFTTT는 코드리스(codeless) 자동화의 확산에 기여했다. IFTTT는 스마트 홈 기기의 자동화 등 일반 소비자에 더 큰 비중을 두고 있지만 최근에는 IFTTT 프로 옵션을 공개하는 등 자동화 분야에서 입지를 넓힐 방법을 모색 중이다.
 
2,000개 이상의 애플리케이션을 자피어에서 연동해 워크플로우를 자동화할 수 있다. © Zapier

마이크로소프트 파워 오토메이트(Power Automate, 전 마이크로소프트 플로우)는 마이크로소프트의 광범위한 자체 소프트웨어 툴에 초점을 두고 다양한 생산성 및 비즈니스 애플리케이션을 연결해 '플로우'라는 자동화를 생성한다.

자피어는 주로 다양한 앱을 연결할 방법을 찾는 소규모 기업을 공략하지만 대기업 워크플로우에 맞는 자동화 서비스도 있다. 가트너의 서비스형 통합 플랫폼 매직 쿼드런트(Magic Quadrant)에 언급된 플랫폼으로 워카토(Workato), 세일즈포스(Salesforce)의 뮬소프트(Mulesoft)가 있다. Tray.io와 옥타(Okta)의 아주쿠아(Azuqua) 역시 강력한 엔터프라이즈 지향 기능을 제공한다.

또한 자동화의 인기에 힘입어 슬랙, 트렐로, 에어테이블(Airtable)과 같은 협업 및 생산성 소프트웨어 기업은 각자의 플랫폼에 네이티브로 작동하는 규칙 기반 자동화 기능을 추가했다. 단, 이들 기능이 워크플로우 자동화의 이점을 제공하긴 하지만 대체로 단일 애플리케이션 내의 프로세스를 대상으로 한다.

자피어의 핵심적인 강점은 코드리스 자동화다. 구트리지는 “자피어는 개인 워크플로우 자동화/시민 통합 툴 분야에서 가장 잘 알려진 업체다. 많은 사용자에게 유용한 기능을 제공한다”라고 말했다. 루후의 데이비슨은 “간단히 말해 이 분야에서는 자피어가 최초이므로(IFTTT가 있지만 이들은 오래전에 길을 잃고 유행에 뒤떨어졌다) 사람들이 구글에서 'X를 검색하는 방법'을 검색하면 보통 자피어를 찾게 된다. 물론 인테그로매트(Integromat), n8n과 같은 다른 툴도 자피어를 따라잡는 중이므로 자피어의 독점적 지위가 오래 가지 않을 수 있다”라고 말했다.

포스터는 자피어의 통합 옵션이 경쟁사보다 앞서 있다고 평가한다. 그는 “퀵북스(QuickBooks)나 메일침프(MailChimp)와 같은 유명한 앱이든 소규모 틈새 앱이든 자피어를 사용하면 대부분 연결할 수 있다”라고 말했다.

현재 자피어는 클라우드 앱을 연결하는 데 초점을 두고 있지만, 기업 현장에서는 구형 온프레미스 애플리케이션을 연결하는 것에 대한 요구도 상당하다. 구트리지는 이 분야로 초점 영역을 확대한다면 자피어에 유리할 수 있다고 분석했다. 그는 “가트너의 많은 기업 고객이 레거시 애플리케이션의 워크플로우를 만드는 데 도움이 되는, 자피어와 비슷한 툴이 있는지 자주 묻는다. 아직도 기회는 충분하다”라고 말했다. editor@itworld.co.kr
 Tags 자피어 Zapier 자동화
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