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오피스ㆍ협업

토픽 브리핑 | ‘타이핑 빨라도 기능 모르면 느림보’ MS 워드·구글 문서 사용 팁 모음

김현아 기자 | ITWorld 2020.06.19
‘워드’로 대변되는 문서 편집기는 디지털 일상 속에서 빼놓을 수 없는 프로그램이다. 워드는 이미 너무 익숙하고, 타이핑만 할 수 있으면 사용할 수 있어 엑셀처럼 따로 기능을 공부하지 않는 경향이 있다. 

하지만 워드의 상단 리본 메뉴에서 정확히 기능을 알고 있는 것이 얼마나 되는가? 몰라도 문서 작성에 문제는 없지만, 알면 문서를 더 세련되게, 더 빠르게 편집할 수 있는 숨은 기능들이 있다.
 
ⓒ IDG
 
워드에서 가장 까다로운 부분은 표 만들기다. 엑셀에서 표를 만들고 복사 붙여넣기 하는 방법도 있지만, 워드의 표 만들기 방법을 잘 익혀두면 굳이 엑셀을 열지 않아도 된다. 특히, 텍스트를 입력한 다음 ‘텍스트를 표로 변환’ 기능을 이용하면 빠르게 표를 만들 수 있다. 또한, SUM()이나 Count(), Average() 등 공식을 활용한 간단한 계산까지 가능하다.

워드 안에 삽입된 이미지를 추출하는 것은 어떤가? 워드가 파일 크기를 작게 유지하기 위해 이미지를 압축하기 때문에 워드에서 이미지를 다른 프로그램으로 복사/붙여넣기 하면 이미지 품질이 저하된다. 최적의 방법은 PDF로 추출하는 것이다. 파일 > Adobe PDF로 저장을 누른다. PDF 파일을 포토샵이나 그림판에서 열고 이미지형식으로 꽤 괜찮은 품질의 이미지를 추출할 수 있다.
 
문서 편집 속도를 높이는 데 가장 유용한 것은 단축키다. 특히 Ctrl+x, Ctrl+v 보다 쉽게 사용할 수 있는 단축키인 F2가 있다. 자르고 싶은 부분을 드래그해서 선택한 다음 F2를 누르고 붙여넣을 곳을 클릭한 다음 엔터를 누르면 그 자리에 붙여진다.

Shift+방향키를 눌러 텍스트를 선택하는 단축키나, 선택한 텍스트에 하이퍼링크를 삽입하는 Ctrl+K나 밑줄을 표시하는 Atl+Shift+W 같은 단축키 등을 익혀 두면, 빠르게 타이핑을 하는 도중에 키보드에서 손을 떼 마우스를 사용할 필요가 없어 작업 시간을 절약해준다. 
 
워드 외에 문서 작업의 대안으로 많이 사용되는 것이 구글 문서다. 지메일 계정만 있으면 누구든 무료로 사용할 수 있고 무거운 애플리케이션을 설치하지 않아도 웹 브라우저로 바로 문서 작업을 할 수 있어 널리 활용되고 있다. 

무엇보다 구글 문서의 최고 장점은 실시간 문서 협업이다. 워드 역시 이 기능을 제공하지만 기능이 제한된 온라인 버전을 사용하거나 오피스 365 유료 구독 모델을 사용해야 하기 때문에 구버전 워드 사용자들은 협업에 제약이 있다. 
 
구글 문서에도 여러 숨은 기능들이 있어 알아 두면 더 편하게 문서 작업이 가능하다. 웹 브라우저에서 사용하는 만큼 산만한 작업 환경이 되기 쉬운데, 디스트랙션 프리 모두(Distraction Free Mode) 같은 크롬 브라우저를 사용하면 보다 집중력 있는 환경을 갖출 수 있다. 

또한, 자주 사용하는 문구를 단축어로 지정해 빠르게 입력할 수 있는 기능이 있다. 예를 들어, ‘구팁’이라고 입력하고 스페이스바를 누르면 ‘구글 문서 팁’으로 자동 변환되게 할 수 있는데, 도구 > 환경설정에서 ‘자동 교정’ 메뉴로 들어가면 된다.
 
기호를 입력해야 할 때 삽입 > 특수문자를 클릭하면 기호를 그려서 찾는 흥미로운 기능도 있다. 기호의 범주를 알지 못해도 마우스로 모양만 그리면 빠르게 찾아 입력할 수 있어 문서작업 속도를 높일 수 있다.

깔끔하고 보기 좋은 문서는 빠른 타이핑이 만들어 주지 않는다. 어쩌면 너무 쉬워서 간과했을 마이크로소프트 워드와 구글 문서가 제공하는 편리한 기능들을 한 번쯤 다시 살펴보고 손에 익힌다면, 훨씬 빠르고 효율적으로 문서 작업이 가능할 것이다. editor@itworld.co.kr
 
 Tags 토픽브리핑 MS워드 구글문서 워드프로세싱 문서편집
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