여기서 필요한 것이 아웃룩 정리 팁이다. 5 가지 간단한 방법으로 받은 편지함을 더 편리하게 이용하면서 시간을 크게 절약할 수 있다.
받은 편지함을 폴더로 정리하기
받은 편지함에 이메일을 쌓아 두는 것이 간단해 보이지만, 무언가를 찾기 위해 수동으로 검색하다 보면 생각이 바뀔 것이다. 대신 메시지를 회사 또는 이메일과 관련된 맞춤형 폴더로 옮겨보자. 마치 문서 보관함을 사용하는 것과 같다.맞춤형 폴더는 생성, 관리, 검색이 쉽고 디스크 용량 또는 시스템 관리자가 설정한 한계 외에 용량 또는 개수에 제한이 없다. 단, 조심해야 할 것이 있다. 폴더가 너무 많으면 아웃룩의 반응 속도가 느려질 수 있다. 따라서 수십 개에 불과한 문서를 위해 문서 보관함에 폴더를 만들 필요는 없다. 각 고객 또는 기업별로 폴더를 생성하거나 제목/내용(세금, 영수증, 출장 등)별로 만들고, 자주 이용하지 않는 이메일을 기타 폴더로 통합하는 것도 좋다. 맞춤형 폴더를 만드는 방법은 다음과 같다.
- 아웃룩의 좌측 내비게이션 창에서 개인용 폴더 옵션을 마우스로 우클릭하고 드롭다운 목록에서 새 폴더를 선택한다. 또는 폴더 탭을 열고 ‘새로 만들기’ 그룹에서 새 폴더 버튼을 클릭할 수도 있다.
- 입력 상자에 회의 등 폴더 이름을 입력하고 엔터를 누른다. 생각이 바뀌거나 오자가 발견되면 새 폴더를 마우스로 우클릭하고 폴더 이름 바꾸기 또는 폴더 삭제를 선택한다. 또한 우클릭 메뉴를 통해 즐겨찾기 섹션으로 이동, 복사, 추가도 할 수 있다. 동작 그룹에서 원하는 버튼을 선택하는 것도 가능하다.
- 리본 메뉴의 기타 모든 폴더 옵션을 파악한다. 폴더를 관리하기 위해 검색, 분류, 보관, 지금 규칙 실행, 모두 읽은 상태로 표시, 모두 삭제 등의 기능을 사용할 수 있다.
카테고리를 생성하고 할당하기
카테고리는 활성화된 받은 편지함에서 이메일을 정리하는 데 도움이 된다. 보류, 만료, 완료 등 각 이메일의 상태를 신속하게 판단할 수 있고, 카테고리별로 분류도 가능하다. 일주일에 한 번만 이메일을 관리해도, 카테고리별로 분류하고 모든 ‘완료’된 이메일을 신속하게 찾아 해당 폴더로 옮길 수 있다.- 새로운 카테고리를 생성하려면 카테고리 행의 투명한 사각형 상자를 우클릭하고 드롭다운 목록에서 ‘모든 카테고리’를 선택한다. 컬러 카테고리 대화상자에서 새로 만들기 버튼을 클릭한다. 카테고리의 이름을 ‘새로운 카테고리 추가’ 대화상자에 입력한다.
- 컬러 입력란 옆의 아래쪽 화살표를 클릭하고 카테고리의 색상을 선택한다. 그 후 단축키 입력란 옆의 아래쪽 화살표를 클릭하고 카테고리의 단축키(CTRL+F2~F12)를 선택한다. 이 키는 아웃룩에서 다른 기능에 사용하지 않기 때문에 카테고리 단축키로 쓸 수 있다.
- 대화상자에서 확인을 클릭한 후 컬러 카테고리 대화상자에서 확인을 다시 클릭하면 목록에 새로운 카테고리가 추가된다. 참고로, 선택할 수 있는 색상은 25가지만 단축키는 11개이므로 가장 자주 사용하는 카테고리에 단축키를 설정하는 것이 좋다.
- 이메일에 카테고리를 적용하려면 이메일을 선택한 후, 카테고리 행의 아무 곳이나 우클릭해 드롭다운 목록에서 카테고리를 선택하면 된다. 또한, 이메일은 하나 이상의 카테고리를 가질 수 있다. 카테고리를 제거하려면 선택한 이메일을 카테고리 행에서 아무 곳이나 우클릭하고 드롭다운 목록에서 모든 카테고리 삭제를 클릭한다. 그러면 선택한 이메일에 적용된 모든 카테고리가 삭제된다. 다른 이메일에는 영향을 끼치지 않는다.
퀵 스텝 사용하기
퀵 스텝(Quick Steps)은 복수의 이메일을 특정 폴더로 이동하거나 삭제, 복사, 전달하는 등 여러 작업을 한 번 클릭으로 자동화하는 기능이다. 단일 발신인에서 여러 개 이메일을 수신하는 경우 더 유용하다.일단 퀵 스텝을 이용해 작업을 자동화하면, 이메일을 클릭하고 퀵 스텝 메뉴에서 자동화된 작업을 클릭하면 된다. 또한 원하는 작업을 단축키로 할당할 수도 있다(다시 한번 강조하지만, 9개 단축키만을 사용할 수 있으므로 신중하게 선택해야 한다). 새로운 퀵 스텝을 만드는 방법은 다음과 같다.
- 홈 탭에서 ‘퀵 스텝’ 그룹의 아래쪽 화살표를 클릭하고 목록에서 새로 만들기를 클릭하거나, 첫 번째 목록에서 새로운 퀵 스텝을 선택하고 두 번째 목록에서 사용자 정의를 선택한다. 퀵 스텝 편집 대화 상자에서 이름 입력란에 작업 이름을 입력한다.
- 동작 선택을 클릭하고 아래쪽 화살표를 선택한 후, ‘폴더로 이동’ 드롭다운 목록에서 하나를 선택한다. ‘폴더로 이동’ 동작 아래 '폴더 선택’ 목록에서 대상 폴더를 선택한다.
- 이제 마침을 클릭하거나, 동작 추가 버튼과 동작 선택 버튼을 다시 클릭해 ‘읽은 것으로 표시’ 등의 두 번째 자동화된 작업을 선택한다. 옵션 창에서 단축키 입력란을 클릭하고 CTRL+SHIFT+1~9까지 목록에서 키를 선택한다. 그 후 툴팁 텍스트 상자에서 툴팁을 입력한다. 이제 마침을 클릭하면 끝난다.
- 이번 예제에서는 벤더가 전송한 이메일을 클릭한 후 (목록에서 Vendors를 선택한다) 이메일이 읽은 것으로 표시되고 Vendors 폴더로 이동하는 작업이 한 번에 처리된다. 별도로 정의한 단축키를 이용할 수도 있지만 키보드 단축키는 오직 글자 키 위의 숫자키로만 사용할 수 있다. 숫자 키패드 위의 숫자는 인식하지 않는다.
이메일 템플릿 이용하기
수신인의 이름과 이메일 주소를 제외한 나머지는 같은 이메일을 수십 명 또는 그 이상에 자주 보낼 일이 있다면 이메일 템플릿이 매우 유용하다.- 보낸 편지함 폴더에서 원하는 형식 서신 타입 이메일 중 하나를 고른다. 이 이메일을 자신에게 전달한 후 수신인 이름, 이메일 주소, 기업 등의 정보를 편집한다. 그리고 파일 > 다른 이름으로 저장을 클릭하고 파일명을 입력한 후 아웃룩 템플릿을 파일 포맷으로 선택한다.
- 이제 파일 탭의 ‘새로 만들기’ 그룹에서 새로운 항목 > 더 보기 > 형식 선택을 선택한 후, 아래쪽 화살표를 클릭해 형식 목록을 확인한다. 파일 시스템에서 사용자 템플릿을 선택한 후 목록에서 저장한 이메일 템플릿을 선택, 열기를 클릭한다. 자신만의 인사말을 더하고 이메일 주소를 넣은 후 보내기만 클릭하면 된다.
조건부 서식 규칙 이용하기
많은 사람이 조건부 서식 규칙을 만들 수 있다는 것을 몰랐을 것이다. 기본적으로 수신한 이메일에 자동으로 추가할 수 있는 몇 가지 맞춤형 속성으로 특정 이메일을 더 눈에 띄게 할 수 있다. 예를 들어, 고급 보기 설정의 ‘조건부 서식’ 섹션에서 정의한 규칙 또는 조건에 따라 밑줄, 두껍게, 이탤릭체 등 폰트 속성과 색상을 변경할 수 있다.- 파일 탭의 ‘현재 보기’ 그룹에서 ‘보기 설정’을 선택한다. 조건부 서식 버튼을 클릭한 후 조건부 서식 대화상자에서 추가 버튼을 클릭하고 규칙/조건의 기능을 나타내는 이름을 입력한다. 예제에서는 편집장이 보낸 이메일이 눈에 잘 띄도록 편집장을 입력했다.
- 폰트 버튼을 클릭해 해당 장면의 서식을 정의한다. 즉, 폰트 이름, 색상, 밑줄이나 삭제표시 등의 속성을 정의한다 (두껍게 혹은 이탤릭체의 경우, 장면의 일환으로 이런 속성을 제공하는 폰트를 선택한다). 마치면 확인을 클릭한다.
- 다음으로 조건 버튼을 클릭하고 조건을 정의한다. 예를 들어, 이메일 또는 제목 줄, 보낸 사람 또는 받는 사람 이메일 주소, 이메일에서 자신의 이메일 주소가 표시되는 곳(받는 사람, 보낸 사람, 참조 등), 일반 시간 또는 날짜(오늘, 어제, 지난주, 지난달 등)에서 특정 단어를 선택할 수 있다. 선택을 마치면 확인을 클릭한다.
- 대화상자가 닫히면 조건부 서식 대화상자에서 확인을 클릭한 후 고급 보기 설정 대화상자에서 확인을 다시 클릭한다. 이번 예제를 기준으로 이제 편집장 또는 북커버스플러스(BookCoversPlus)로부터 이메일을 받을 때마다 이메일이 자주색의 스텐실 폰트로 표시된다.
editor@itworld.co.kr
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Surfshark
“유료 VPN, 분명한 가치 있다” VPN 선택 가이드
ⓒ Surfshark VPN(가상 사설 네트워크, Virtual Private Network)은 인터넷 사용자에게 개인 정보 보호와 보안을 제공하는 중요한 도구로 널리 인정받고 있다. VPN은 공공 와이파이 환경에서도 데이터를 안전하게 전송할 수 있고, 개인 정보를 보호하는 데 도움을 준다. VPN 서비스의 수요가 증가하는 것도 같은 이유에서다. 동시에 유료와 무료 중 어떤 VPN을 선택해야 할지 많은 관심을 가지고 살펴보는 사용자가 많다. 가장 먼저 사용자의 관심을 끄는 것은 별도의 예산 부담이 없는 무료 VPN이지만, 그만큼의 한계도 있다. 무료 VPN, 정말 괜찮을까? 무료 VPN 서비스는 편리하고 경제적 부담도 없지만 고려할 점이 아예 없는 것은 아니다. 보안 우려 대부분의 무료 VPN 서비스는 유료 서비스에 비해 보안 수준이 낮을 수 있다. 일부 무료 VPN은 사용자 데이터를 수집해 광고주나 서드파티 업체에 판매하는 경우도 있다. 이러한 상황에서 개인 정보가 유출될 우려가 있다. 속도와 대역폭 제한 무료 VPN 서비스는 종종 속도와 대역폭에 제한을 생긴다. 따라서 사용자는 느린 인터넷 속도를 경험할 수 있으며, 높은 대역폭이 필요한 작업을 수행하는 데 제약을 받을 수 있다. 서비스 제한 무료 VPN 서비스는 종종 서버 위치가 적거나 특정 서비스 또는 웹사이트에 액세스하지 못하는 경우가 생긴다. 또한 사용자 수가 늘어나 서버 부하가 증가하면 서비스의 안정성이 저하될 수 있다. 광고 및 추적 위험 일부 무료 VPN은 광고를 삽입하거나 사용자의 온라인 활동을 추적하여 광고주에게 판매할 수 있다. 이 경우 사용자가 광고를 보아야 하거나 개인 정보를 노출해야 할 수도 있다. 제한된 기능 무료 VPN은 유료 버전에 비해 기능이 제한될 수 있다. 예를 들어, 특정 프로토콜이나 고급 보안 기능을 지원하지 않는 경우가 그렇다. 유료 VPN의 필요성 최근 유행하는 로맨스 스캠은 인터넷 사기의 일종으로, 온라인 데이트나 소셜 미디어를 통해 가짜 프로필을 만들어 상대를 속이는 행위다. 이러한 상황에서 VPN은 사용자가 안전한 연결을 유지하고 사기 행위를 방지하는 데 도움이 된다. VPN을 통해 사용자는 상대방의 신원을 확인하고 의심스러운 활동을 감지할 수 있다. 서프샤크 VPN은 구독 요금제 가입 후 7일간의 무료 체험을 제공하고 있다. ⓒ Surfshark 그 외에도 유료 VPN만의 강점을 적극 이용해야 하는 이유는 다음 3가지로 요약할 수 있다. 보안 강화 해외 여행객이 증가함에 따라 공공 와이파이를 사용하는 경우가 늘어나고 있다. 그러나 공공 와이파이는 보안이 취약해 개인 정보를 노출할 위험이 있다. 따라서 VPN을 사용하여 데이터를 암호화하고 개인 정보를 보호하는 것이 중요하다. 서프샤크 VPN은 사용자의 개인 정보를 안전하게 유지하고 해킹을 방지하는 데 유용하다. 개인정보 보호 인터넷 사용자의 검색 기록과 콘텐츠 소비 패턴은 플랫폼에 의해 추적될 수 있다. VPN을 사용하면 사용자의 IP 주소와 로그를 숨길 수 있으며, 개인 정보를 보호할 수 있다. 또한 VPN은 사용자의 위치를 숨기고 인터넷 활동을 익명으로 유지하는 데 도움이 된다. 지역 제한 해제 해외 여행 중에도 한국에서 송금이 필요한 경우가 생길 수 있다. 그러나 IP가 해외 주소이므로 은행 앱에 접근하는 것이 제한될 수 있다. VPN을 사용하면 지역 제한을 해제해 해외에서도 한국 인터넷 서비스를 이용할 수 있다. 따라서 해외에서도 안전하고 편리하게 인터넷을 이용할 수 있다. 빠르고 안전한 유료 VPN, 서프샤크 VPN ⓒ Surfshark 뛰어난 보안 서프샤크 VPN은 강력한 암호화 기술을 사용하여 사용자의 인터넷 연결을 안전하게 보호한다. 이는 사용자의 개인 정보와 데이터를 보호하고 외부 공격으로부터 사용자를 보호하는 데 도움이 된다. 다양한 서버 위치 서프샤크 VPN은 전 세계 곳곳에 여러 서버가 위치하고 있어, 사용자가 지역 제한된 콘텐츠에 액세스할 수 있다. 해외에서도 로컬 콘텐츠에 손쉽게 접근할 수 있음은 물론이다. 속도와 대역폭 서프샤크 VPN은 빠른 속도와 무제한 대역폭을 제공하여 사용자가 원활한 인터넷 경험을 누릴 수 있도록 지원한다. 온라인 게임, 스트리밍, 다운로드 등 대역폭이 필요한 활동에 이상적이다. 다양한 플랫폼 지원 서프샤크 VPN은 다양한 플랫폼 및 디바이스에서 사용할 수 있다. 윈도우, 맥OS, iOS, 안드로이드 등 다양한 운영체제 및 디바이스에서 호환되어 사용자가 어디서나 안전한 인터넷을 즐길 수 있다. 디바이스 무제한 연결 서프샤크 VPN은 무제한 연결을 제공하여 사용자가 필요할 때 언제든지 디바이스의 갯수에 상관없이 VPN을 사용할 수 있다.