MS 팀즈 ‘파워 유저’를 위한 15가지 팁

팀즈 알림 관리하기

8. 중요한 채널은 팔로우 하라

특정 채널에서 무슨 일이 일어나고 있는지 계속 추적해야 한다면, 새로운 활동이 있을 때마다 알림을 받는 것을 선택할 수 있다. 이렇게 하려면 팀즈 열에서 커서를 채널 이름 위로 이동하고 오른쪽에 있는 3점 아이콘을 클릭한 다음 열리는 메뉴에서 ‘채널 알림’을 클릭하면 된다.

‘채널 알림 설정’ 화면이 나타난다. 여기서 새로운 메시지가 채널에 게시될 때마다 알림을 받을지 또는 팀원이 채널을 언급할 때마다 알림을 받을지 여부를 설정할 수 있다. 알림을 켜면 ‘배너 및 피드’에서 또는 ‘피드에만 표시’를 통해서만 알림을 받고 싶은지를 지정할 수 있다.
 

9. 다른 알림을 조정하라

기본적으로 팀즈는 배너, 피드 및 이메일을 포함한 다양한 방법을 사용하여 @mentions, 채팅 메시지, 좋아요 및 반응, 팀원 자격변경 등 많은 이벤트에 대한 알림을 전송한다. 수신하는 알림 수를 줄이고, 알아야 할 몇 가지 알림만 켜 두고, 수신되는 알림 유형을 조정하는 것이 좋을 수 있다.

이렇게 하려면 팀즈 앱의 오른쪽 상단에 있는 프로필 사진 또는 아이콘을 클릭한 다음 열리는 메뉴에서 ‘설정’을 클릭한다. 설정 화면에서 ‘알림’을 누른다. 

이렇게 하면 알림 받을 수 있는 긴 활동 목록(멘션, 메시지, 기타 등)이 있는 화면이 열리고 ‘배너 및 전자메일’, ‘배너’, ‘피드에만 표시’, ‘끔’ 등 각 항목에 대해 수신하고자 하는 알림 유형을 선택할 수 있다.
 

몇몇 아이템에는 다양한 옵션이 있다. 예를 들어 모든 유형의 알림에 대해 알림 소리를 듣도록 선택할 수 있고, 통화, 멘션 및 채팅 메시지에 대해서만 알림 소리를 듣도록 선택할 수도 있으며, 아무것도 알림 되지 않게 ‘끄기’ 할 수도 있다. 그리고 ‘최대한 빨리’, ‘10분마다’, ‘1시간 마다’, ‘8시간 마다’, ‘매일’ 놓친 활동을 이메일로 보내도록 하거나 절대로 보내지 않게 ‘끔’을 고를 수 있다.

도움이 되는 알림 대 방해가 되는 알림의 적절한 균형을 찾기 위해 다양한 설정을 시도해야 할 수도 있지만, 일단 파악한 후에는 조정해 놓고 기뻐하게 될 것이다.
 

팀즈로 문서 공유하기

10. 중요한 문서는 채널의 탭에 추가하라

채널에는 메인 창의 상단을 따라 탭이 있다. 기본적으로 (대화 메시지 및 기타 활동을 보여주는) ‘채팅’과 (채널에 업로드 된 모든 파일에 대한) ‘파일’ 탭이 표시된다. 팀에 중요한 문서가 있는 경우, 해당 문서를 표시하는 탭을 추가하여 채널의 모든 구성원이 편리하게 사용할 수 있도록 할 수 있다.

마이크로소프트 오피스 문서(엑셀, 파워포인트 또는 워드 파일) 또는 PDF를 탭으로 추가하려면 먼저 ‘파일’ 탭을 눌러 업로드를 한다. 업로드한 후 채널 상단에 있는 탭의 오른쪽에 있는 +를 클릭한다. 패널이 열리고, 이를 통해 검색하고 선택할 수 있는 다양한 웹 앱이 표시된다. 탭으로 설정하고자 하는 문서를 여는 데 사용할 앱을 클릭한다(예: 엑셀 파일에는 엑셀).

그 다음에 또 다른 패널이 열린다. ‘탭 이름’ 아래에 이 새 탭의 이름을 입력한다. 그런 다음, 탭으로 설정하고자 하는 문서를 클릭한 후 ‘저장’ 버튼을 누른다.

지정한 이름으로 된 새로운 탭이 채널 상단에 추가될 것이다. 이것을 클릭하면 이 탭으로 전환되어 해당 문서를 볼 수 있다. 오피스 문서일 경우, 팀즈 창 안쪽에 앱(워드, 엑셀 등)의 미니 버전 안에서 디스플레이 될 것이다.
 

이 문서의 탭에서 팀원과 채팅을 시작하려면 오른쪽 상단 모서리에 있는 코멘트 아이콘을 누른다.웹 링크, 유튜브 동영상 또는 어도비 크리에이티브 클라우드나 트렐로와 같은 웹 앱을 보여주는 탭을 추가할 수도 있다.
 

11. 셰어포인트(SharePoint)를 사용하여 파일을 보관하거나 공유하라

많은 기업이 셰어포인트를 안전한 파일 스토리지 및 협업 플랫폼으로 활용하고 있다. 좋은 소식은 그것이 팀즈와 매우 잘 통합되어 있다는 점이다. 모든 채널에서 파일 탭을 클릭하여 셰어포인트를 통해 팀원과 파일을 공유하거나 채널에 이미 공유된 셰어포인트 파일에 액세스할 수 있다.

파일을 파일탭에 업로드하면 해당 파일은 팀의 채널에 해당하는 폴더 구조 내에서 팀의 셰어포인트 사이트에 자동으로 저장된다. 셰어포인트 사이트로 이동하려면 파일 탭의 상단 도구 모음에 있는 ‘셰어포인트에서 열기’ 버튼을 클릭하면 된다. (이 옵션을 보려면 3점 아이콘을 클릭해야 할 수도 있다.)

팀원은 오피스 온라인 또는 오피스 데스크톱 앱을 사용하여 채널에 공유된 파일에 대해 협업할 수 있다.
 

기타 유용한 팀즈 팁

12. 다른 사람들을 팀원으로 초대하기

마이크로소프트 팀즈를 사용하면 자신의 팀원들과 채팅하는 것에 국한되지 않으며, 아웃룩 계정으로 회사의 어느 누구에게든 게스트 액세스 권한을 제공하여 채팅, 문서 공유 등을 할 수 있다. (시험해보자. 사원명을 검색하여 찾거나 채팅을 시작할 수 있다.)

사실, 게스트 액세스는 조직 내의 액세스에만 국한되지 않는다. 마이크로소프트 계정을 가진 사람은 누구나 초대할 수 있다. 조직 외부에서 사용자를 추가할 때 해당 사용자를 프로젝트에 대한 채팅에 포함시키고, 해당 사용자를 채널에 태그하고, 이메일을 보내지 않고도 워드 문서를 공유할 수 있다.
 

13. 채널로 이메일 전달하기

몇몇 작은 스타트업들은 이메일을 건너뛰고 오직 채팅만 사용하지만, 기업세계에 있는 우리들 대부분은 이메일에 의존한다. 다행히 아웃룩의 채널로 이메일 메시지를 전달할 수 있다.

채널 이름 옆에 있는 3점 아이콘을 클릭하고 ‘이메일 주소 가져오기’를 선택하면 채널에 대한 이메일 주소가 생성된다. 복사하면 해당 주소를 사용하여 워드 문서, 메시지 또는 채널에 추가할 모든 내용을 전달할 수 있다. 그것은 실용적인 해결책이다.

이메일 전송을 채널 또는 컨트롤로 전송하는 것을 중지하려면 채널의 3점 아이콘을 클릭하고 ‘이메일 주소 다시 가져오기’를 선택한 다음 ‘고급’ 링크를 클릭한다. 기본적으로 링크를 가진 모든 사용자는 채널로 이메일을 보낼 수 있지만, 하나 이상의 도메인을 채우는 옵션을 사용하여 ‘이 팀의 구성원만’ 또는 ‘이러한 도메인에서 보낸 이메일만’으로 변경할 수 있다. 채널에 대한 추가 이메일을 방지하려면 ‘전자메일 주소 제거’를 클릭한다. 
 

14. 단순한 작업관리를 마이크로소프트 플래너와 통합하기

슬랙이나 다른 경쟁제품에 비해 팀즈가 가진 장점 중 한 가지는 팀즈 내에서 마이크로소프트 플래너와 같은 오피스 365 앱을 사용할 수 있다는 것이다. (슬랙도 수천 가지의 연동을 제공하지만 오피스앱은 팀즈에서 처음부터 통합되어 있었다.) 

소규모 팀을 위한 업무 관리 도구인 플래너는 그다지 강력하지는 않지만, 쉽게 업무를 추적하고 팀즈에서 참조할 수 있는 좋은 방법이다. 게다가 서드파티 프로젝트 관리 툴이 필요하지 않다. 한 번의 클릭으로 더 쉽게 액세스할 수 있도록 모든 채널에서 플래너 앱에 대한 탭을 만들 수 있다(자세한 내용은 10번을 참조하라). 여기서 업무를 신속하게 추가 및 할당하거나 보드, 차트 또는 예약 보기에서 프로젝트의 대시보드를 볼 수 있다.
 

15. 키보드 단축키 활용

팀즈 앱의 스레드에 응답하려면 키보드에서 R 키를 누르기만 하면 된다는 사실을 알고 있었는가? 아니면 윈도우에서 Ctrl-O(맥에서는 ⌘-O)를 눌러 메시지에 파일을 빠르게 첨부할 수 있다는 것을 알고 있었는가? 윈도우에서 Ctrl-.(Ctrl 키 및 마침표 키)를 누르거나 맥에서 ⌘-.(커맨드(Command) 및 마침표)를 누르면 팀즈에서 사용할 수 있는 키보드상의 모든 단축키를 볼 수 있다. editor@itworld.co.kr