엑셀 2016 완전 정복 2탄 “개선된 협업 기능”

데스크톱 엑셀 버전을 사용한 단순 공유
2016년 3월, 엑셀 데스크톱 버전에 단순 공유라는 기능이 추가되자 몇몇 사람들은 엑셀을 위한 라이브 협업 기능이 마침내 구현된 것으로 생각했다. 그러나 아니다. 이 기능은 엑셀 2007부터 존재했던 공유 기능을 좀더 쉽게 사용하기 위한 방편을 제공할 뿐이다. 엑셀의 공유 기능은 항상 불편했다. 엑셀 2016의 단순 공유 기능도 그 불편함을 크게 해소하지는 못한다. 그래도 다른 사람과 함께 스프레드시트 작업을 하는 경우가 많은 사람이라면 시도는 해보자.

먼저 공유할 통합 문서를 준비해야 한다. (엑셀 표가 포함된 통합 문서는 공유할 수 없으며, 공유 통합 문서에서 가능한 서식과 기능에도 여러 가지 제약이 있다.)

다른 사람과 공유하려는 통합 문서의 리본에서 검토를 클릭한 다음 통합 문서 공유를 클릭하고, 표시되는 화면의 편집 탭에서 “여러 사용자가 동시에 변경할 수 있으며 통합 문서 병합도 가능” 확인란을 선택한다. 그 다음 고급 탭에서 다른 사람의 편집 내용을 추적하고 처리할 방법을 선택한다. 예를 들어 문서의 변경 내용 이력을 얼마나 오래 유지할지 등을 정하면 된다. 모두 마치면 확인을 클릭한다.

이제 다른 사람과 통합 문서를 공유하고 다른 사람이 변경한 내용을 보고 어떤 부분을 유지하고 어떤 부분을 버릴지 결정할 수 있다. 이 중에서 새로운 기능은 없다. 모두 이전 버전의 엑셀부터 있던 기능이다. 다만 단순 공유를 통해 파일을 다른 사람이 접근할 수 있는 클라우드에 저장한 다음 공유하는 방법으로 파일 자체를 더 쉽게 공유할 수 있게 되었을 뿐이다.

단순 공유를 사용하려면 먼저 파일을 원드라이브, 비즈니스용 원드라이브 또는 셰어포인트 계정에 저장해야 한다(단순 공유는 이 세 가지 서비스만 지원함). 파일 > 다른 이름으로 저장을 클릭하고 적절한 원드라이브 또는 셰어포인트 계정을 선택하면 된다.

그 다음 통합 문서의 오른쪽 상단에 표시되는 공유 아이콘을 클릭한다. 공유 창이 오른쪽에 열린다. 이 공유 창은 워드, 파워포인트, 원노트에서 협업에 사용되는 공유 창과 똑같이 생겼기 때문에 이 창을 보고 엑셀이 실시간 협업 기능을 제공한다고 착각하는 경우도 있다. 차이점은 엑셀의 경우 이 창은 다름 사람의 문서 접근을 허용하는 기능만 제공한다는 것이다. 실시간 협업 기능은 없다.

공유 창 맨 위의 “초대” 상자에 문서를 공유할 사람의 이메일 주소를 입력하거나 공책 아이콘을 클릭해서 연락처 목록에서 초대할 사람을 검색한다. 상자에 주소를 입력하면 협업 상대방의 문서 편집을 허용할지 또는 보기만 허용할지 선택하는 드롭다운 메뉴가 표시된다. 드롭다운 아래에 문서를 공유하는 상대방에게 보낼 메시지도 입력할 수 있다. 마치면 공유 버튼을 클릭한다.

사용자별로 다른 편집/보기 권한을 할당할 수 있지만 이를 위해서는 각기 따로 이메일을 보내야 한다. 보내는 각 개별 이메일에서 편집 또는 보기를 선택하면 그 이메일에 포함된 모든 사람에게 해당 설정이 적용된다. 따라서 사용자별로 다른 권한을 할당하려면 이메일 하나에 모두 넣지 말고 따로 이메일을 보내야 한다.



파일 링크가 포함된 이메일이 지정된 사람에게 전송된다. 여기까지가 단순 공유가 부가적으로 제공하는 기능이다. 아래에 설명하겠지만 이 이메일을 보낸 다음에는 2016 버전 이전부터 있던 엑셀의 공유 기능을 똑같이 사용하면 된다.

파일을 공유할 대상으로 지정된 사람은 이메일의 파일 아이콘을 클릭해서 파일을 열 수 있다. 워크시트를 볼 수 있지만 내용을 변경하려면 그 파일을 연 폴더에 사본을 저장해야 한다. 이 사람들에게 원본은 읽기 전용이다.

협업 참가자는 자신의 워크시트 사본에서 원하는 변경 작업을 수행하고 저장한다. 그러면 원본 워크시트를 열어 그 사용자의 사본에 적용된 변경 내용을 원본 워크시트에 병합할 수 있다. 그러나 이를 위해서는 다음 단계를 먼저 수행해야 한다.

1. 화면 왼쪽 상단의 빠른 액세스 도구 모음에서 빠른 실행 도구 모음 사용자 지정 아이콘을 클릭한다. 왼쪽에서 네 번째 아이콘이다(위에 가로 선이 있는 아래쪽 화살표). 표시되는 화면에서 명령 더 보기를 클릭한다.

2. 표시되는 화면에서 “다음에서 명령 선택” 드롭다운 상자로 이동해 “모든 명령”을 선택한다.

3. 목록을 스크롤해서 통합 문서 비교 및 병합을 선택하고 화면 가운데의 추가 버튼을 클릭한다.

4. 화면 맨 아래의 확인 버튼을 클릭한다.

이제 통합 문서 비교 및 병합 아이콘이 빠른 액세스 도구 모음에 원 모양으로 표시된다.

공유한 원본 워크시트에서 통합 문서 비교 및 병합 아이콘을 클릭한다. “현재 통합 문서로 병합할 파일 선택” 대화 상자가 나타나면 상대방이 작업한 통합 문서의 사본을 클릭한다. 그 다음 확인을 클릭한다. 다른 사람이 통합 문서에 수행한 모든 변경 작업이 그 사람의 이름과 함께 원본 통합 문서에 표시된다. 이 상태에서 변경 내용을 유지할지 여부를 결정할 수 있다.

공유 통합 문서 사용과 병합에 대한 자세한 내용은 마이크로소프트의 “윈도우용 엑셀 2016에서 공유 통합 문서를 사용해 협업하기” 문서를 참고하라. 참고로 이 공유 통합 문서 기능은 엑셀 2016의 새로운 기능이 아니다. 공유 창을 사용해 통합 문서를 공유하는 방법 자체만 바뀌었을 뿐이다.

엑셀 데스크톱 버전의 공유 기능은 단순 공유를 사용하더라도 몹시 불편하다. 마이크로소프트가 실시간 협업 기능을 현재 베타 단계로 시험 중이라는 사실이 그나마 위안이 된다. 이 기능이 안정화되어 엑셀 2016 사용자에게 공식적으로 제공될 날을 손꼽아 기다리는 중이다.

엑셀 2016 완전 정복 3탄에서는 소소하지만 유용한 새로운 기능과 단축키를 알아본다. editor@itworld.co.kr