2016.08.08

한시가 급할 때 시간을 절약하는 엑셀 정리 꿀팁 5가지

JD Sartain | PCWorld
코 앞으로 다가 온 마감 상황에서 엑셀 작업에 가장 필요한 것은 바로 속도다. 작업 속도를 올려 주는 다섯 가지의 소위 ‘꿀팁’들을 소개한다.

1. FORMULATEXT()는 공식에 노트를 덧붙인다
만약 동료들과 스프레드시트를 공유한다면 이 공식이 무슨 역할을 하는지, 공식 카피까지 준비해 메모를 남기는 것이 좋다. 일부 조직에서는 공유 시트에서의 메모를 필수 정례화하기도 한다. 특히 프로그래머나 애널리스트 집단에서 그렇다.

FORMULATEXT()와 +N 기능은 스프레드시트 문서에 대한 빠른 답변으로 기능한다. 커서를 공식의 열 옆으로 가져가라. 만약 그 셀 열에 추가 데이터가 들어있으면 또 다른 열을 삽입하거나(스프레드시트 작업이나 인쇄에는 숨길 수 있음) 별도의 “FORMULATEXT” 매트릭스를 원래 스프레드시트 옆에 생성할 수도 있다.

아래 스프레드시트는 A1부터 D15까지 차지하고 있다. 커서를 E5로 옮기고 FORMULATEXT() 기능을 공식> 기능 라이브러리> 찾기 & 레퍼런스로 가서 선택하라. 기능 대화상자의 참조 영역에 셀 주소 D5를 입력하거나 그냥 OK를 클릭해도 된다. 실제 공식의 텍스트 버전이 셀 E5에 인쇄됨을 알 수 있다.


2. N() 기능 : 노트를 추가하는 또 다른 방법
이 공식은 예시에서 이름 그대로 바로 파악할 수 있어 추가로 설명이 필요하지 않을 것이다. 하지만 만약 길고 복잡한 공식이면 그 공식의 역할에 대해 +N에 D5 안 공식 끝 괄호에 설명을 입력할 수 있다. (주의: E5의 참조 마지막에 입력하지 않는다)


커서를 D5로 다시 옮기고(공식 편집을 위해) 기능키 F2를 누른다. 그리고 +N(“설명 내용”)을 공식 마지막에 입력하라(공간 없이). 원한다면 공식을 D15와 E15에 복사해 붙여넣기 할 수 있다.

3. 대소문자 실수를 수정하는 공식
전체 문단을 실수로 대문자로 입력하는 사고를 냈다면? 워드에서의 해결법은 간단한 단축키 (Shift+F3를 정확한 대소문자 표시가 될 때까지 반복)다. 엑셀에서도 단순 기능으로 변경할 수 있다. UPPER() 기능은 모든 글자를 대문자로 바꾼다. LOWER() 기능은 전부 소문자로 바꾼다.

깜짝 퀴즈. 그러면 대문자, 소문자, 혹은 두 가지가 섞여 있는 문자열을 제목(Title), 이름(Name), 문장(Sentence)이라는 문자형으로 바꿀 수 있을까? 엑셀의 언어로 답하면 프로퍼(Proper) 문자형 PROPER()다.

아래 샘플 스프레드시트에서 이름은 다양한 대문자, 소문자, 적절한 문자 포맷으로 입력되어 있다. 프로퍼 기능을 활용해 이 이름의 오자를 수정할 수 있다. 커서를 셀 B4로 옮기고, 공식 > 공식 라이브러리 > 텍스트를 클릭한다. 다음 텍스트 드롭다운에서 프로퍼(Proper)를 선택한다.

그러면 함수 인수(Function Argument) 대화상자가 나타날 것이다. 텍스트 영역에서 함수를 입력하거나 셀 A4를 가리키고 ‘확인’을 클릭한다. B4부터 B10까지 복사하고, 프로퍼 기능이 모든 오자를 수정했는지 확인한다.

이제 커서를 셀 C4로 옮기고 Lower 기능을 입력하는데, 같은 텍스트 드롭다운 메뉴에서 찾거나 직접 셀 C4: =LOWER(B4)를 입력하고 엔터를 누른다.

커서를 D4로 옮기고 어퍼(Upper) 공식을 셀에 입력한다. 또는, =UPPER(B4)를 쓰고 엔터를 눌러도 된다. 셀 C4와 D4를 C15와 D15까지 복사한다. 이제 각각 목록에서 각각의 이름이 적절히 표시되게 된다. 이 기능들이 불러오기 되거나 복사된 텍스트에서도 작동한다는 점을 유의하라.

대소문자 기능 UPPER(), LOWER(), AND PROPER()을 활용해 대소문자 입력 오류를 수정하라.

4. 행과 열을 재배치 할 때는 행열 바꾸기 기능
모든 고급 사용자들은 엑셀 필드가 열에 배치되고, 기록은 행에 위치함을 알고 있다. 하지만 가끔 이를 혼동한 초보자들이 만든 스프레드시트를 받기도 한다. 물론 모든 데이터를 재입력하는 것은 말도 안되고, 한 열씩 복사/붙여넣기 하는 것도 어이없는 일이다. 작은 스프레드시트상에서는 큰 일이 아닐 수 있지만 40행에 200열 스프레드시트를 재조정하려면 이 팁을 활용하자.

행열 바꾸기를 하려는 데이터 매트릭스를 반전시키고(예시에서 A1부터 F6) 복사를 선택하라. 커서를 새로운 목표 위치로 이동시킨다. 홈 > 클립보드에서 붙여넣기 > 특수 붙여넣기를 클릭한다. 특수 붙여넣기 대화상자에서 행열 바꾸기를 체크하고 확인을 클릭한다. 간단하게 정리됐다. 데이터가 새 위치로 이동하고 행과 열이 바뀌었다.


5. 자동 채우기로 더 시간을 아껴라
시리즈 데이터를 처리하더라도 자동 채우기(Autofill)을 활용해 항상 똑같은 것들을 입력하고 재입력하는 것을 피해야 한다. 연속된 숫자 알파벳, 햇수, 요일 등을 말한다.

1. 셀 A3에 한 주의 요일을 입력한다.
2. 셀의 우측 하단 모서리로 커서를 주변에 검은색 십자가가 나올 때까지 가져간다.
3. 수평으로 혹은 수직으로 클릭하고 끌어와서 콘텐츠를 덮어 복사한다.
드래그하면서 커서를 따라가는 태그를 확인하라. 태그 내 정보는 시리즈의 다음 아이템에 따라 변화한다(이 사례에서는 한 주의 다음 요일).



4. 마우스 왼쪽 버튼에서 손을 뗄 때 자동 채우기 옵션 아이콘이 표시된다(검은색 십자가 겹쳐서). 아래쪽 화살표를 클릭하고 다음 같이 가능한 옵션을 확인하라.
• 셀 복사
• 시리즈 채우기
• 포매팅만 채우기
• 포매팅 없이 채우기
• 플래시 채우기

만약 선택되어있지 않다면 시리즈 채우기(Fill Series) 버튼을 클릭한다. 시리즈는 (연속 순으로) 당신이 커서 끌어오기를 멈추는 곳까지 표시한다.


주의사항 : 만약 자동 채우기 옵션 아이콘이 검은 십자가 끌어오기를 멈출 때 나타나지 않으면 파일 > 옵션 > 고급을 선택한다. 자르기, 복사하기, 붙여넣기 섹션까지 스크롤 다운한다. 그러면 라디오 버튼으로 다음 세 가지 옵션이 나타난다.


• 콘텐츠를 붙여넣었을 때 붙여넣기 옵션 버튼 보이기
• 삽입 옵션 버튼 보이기
• 삽입 객체들을 패런트 셀로 자르기, 붙여넣기, 분류하기

첫 번째와 두 번째 버튼이 모두 확실히 체크됐는지 확인하자. 세 번째 버튼은 옵션이다. editor@itworld.co.kr 


2016.08.08

한시가 급할 때 시간을 절약하는 엑셀 정리 꿀팁 5가지

JD Sartain | PCWorld
코 앞으로 다가 온 마감 상황에서 엑셀 작업에 가장 필요한 것은 바로 속도다. 작업 속도를 올려 주는 다섯 가지의 소위 ‘꿀팁’들을 소개한다.

1. FORMULATEXT()는 공식에 노트를 덧붙인다
만약 동료들과 스프레드시트를 공유한다면 이 공식이 무슨 역할을 하는지, 공식 카피까지 준비해 메모를 남기는 것이 좋다. 일부 조직에서는 공유 시트에서의 메모를 필수 정례화하기도 한다. 특히 프로그래머나 애널리스트 집단에서 그렇다.

FORMULATEXT()와 +N 기능은 스프레드시트 문서에 대한 빠른 답변으로 기능한다. 커서를 공식의 열 옆으로 가져가라. 만약 그 셀 열에 추가 데이터가 들어있으면 또 다른 열을 삽입하거나(스프레드시트 작업이나 인쇄에는 숨길 수 있음) 별도의 “FORMULATEXT” 매트릭스를 원래 스프레드시트 옆에 생성할 수도 있다.

아래 스프레드시트는 A1부터 D15까지 차지하고 있다. 커서를 E5로 옮기고 FORMULATEXT() 기능을 공식> 기능 라이브러리> 찾기 & 레퍼런스로 가서 선택하라. 기능 대화상자의 참조 영역에 셀 주소 D5를 입력하거나 그냥 OK를 클릭해도 된다. 실제 공식의 텍스트 버전이 셀 E5에 인쇄됨을 알 수 있다.


2. N() 기능 : 노트를 추가하는 또 다른 방법
이 공식은 예시에서 이름 그대로 바로 파악할 수 있어 추가로 설명이 필요하지 않을 것이다. 하지만 만약 길고 복잡한 공식이면 그 공식의 역할에 대해 +N에 D5 안 공식 끝 괄호에 설명을 입력할 수 있다. (주의: E5의 참조 마지막에 입력하지 않는다)


커서를 D5로 다시 옮기고(공식 편집을 위해) 기능키 F2를 누른다. 그리고 +N(“설명 내용”)을 공식 마지막에 입력하라(공간 없이). 원한다면 공식을 D15와 E15에 복사해 붙여넣기 할 수 있다.

3. 대소문자 실수를 수정하는 공식
전체 문단을 실수로 대문자로 입력하는 사고를 냈다면? 워드에서의 해결법은 간단한 단축키 (Shift+F3를 정확한 대소문자 표시가 될 때까지 반복)다. 엑셀에서도 단순 기능으로 변경할 수 있다. UPPER() 기능은 모든 글자를 대문자로 바꾼다. LOWER() 기능은 전부 소문자로 바꾼다.

깜짝 퀴즈. 그러면 대문자, 소문자, 혹은 두 가지가 섞여 있는 문자열을 제목(Title), 이름(Name), 문장(Sentence)이라는 문자형으로 바꿀 수 있을까? 엑셀의 언어로 답하면 프로퍼(Proper) 문자형 PROPER()다.

아래 샘플 스프레드시트에서 이름은 다양한 대문자, 소문자, 적절한 문자 포맷으로 입력되어 있다. 프로퍼 기능을 활용해 이 이름의 오자를 수정할 수 있다. 커서를 셀 B4로 옮기고, 공식 > 공식 라이브러리 > 텍스트를 클릭한다. 다음 텍스트 드롭다운에서 프로퍼(Proper)를 선택한다.

그러면 함수 인수(Function Argument) 대화상자가 나타날 것이다. 텍스트 영역에서 함수를 입력하거나 셀 A4를 가리키고 ‘확인’을 클릭한다. B4부터 B10까지 복사하고, 프로퍼 기능이 모든 오자를 수정했는지 확인한다.

이제 커서를 셀 C4로 옮기고 Lower 기능을 입력하는데, 같은 텍스트 드롭다운 메뉴에서 찾거나 직접 셀 C4: =LOWER(B4)를 입력하고 엔터를 누른다.

커서를 D4로 옮기고 어퍼(Upper) 공식을 셀에 입력한다. 또는, =UPPER(B4)를 쓰고 엔터를 눌러도 된다. 셀 C4와 D4를 C15와 D15까지 복사한다. 이제 각각 목록에서 각각의 이름이 적절히 표시되게 된다. 이 기능들이 불러오기 되거나 복사된 텍스트에서도 작동한다는 점을 유의하라.

대소문자 기능 UPPER(), LOWER(), AND PROPER()을 활용해 대소문자 입력 오류를 수정하라.

4. 행과 열을 재배치 할 때는 행열 바꾸기 기능
모든 고급 사용자들은 엑셀 필드가 열에 배치되고, 기록은 행에 위치함을 알고 있다. 하지만 가끔 이를 혼동한 초보자들이 만든 스프레드시트를 받기도 한다. 물론 모든 데이터를 재입력하는 것은 말도 안되고, 한 열씩 복사/붙여넣기 하는 것도 어이없는 일이다. 작은 스프레드시트상에서는 큰 일이 아닐 수 있지만 40행에 200열 스프레드시트를 재조정하려면 이 팁을 활용하자.

행열 바꾸기를 하려는 데이터 매트릭스를 반전시키고(예시에서 A1부터 F6) 복사를 선택하라. 커서를 새로운 목표 위치로 이동시킨다. 홈 > 클립보드에서 붙여넣기 > 특수 붙여넣기를 클릭한다. 특수 붙여넣기 대화상자에서 행열 바꾸기를 체크하고 확인을 클릭한다. 간단하게 정리됐다. 데이터가 새 위치로 이동하고 행과 열이 바뀌었다.


5. 자동 채우기로 더 시간을 아껴라
시리즈 데이터를 처리하더라도 자동 채우기(Autofill)을 활용해 항상 똑같은 것들을 입력하고 재입력하는 것을 피해야 한다. 연속된 숫자 알파벳, 햇수, 요일 등을 말한다.

1. 셀 A3에 한 주의 요일을 입력한다.
2. 셀의 우측 하단 모서리로 커서를 주변에 검은색 십자가가 나올 때까지 가져간다.
3. 수평으로 혹은 수직으로 클릭하고 끌어와서 콘텐츠를 덮어 복사한다.
드래그하면서 커서를 따라가는 태그를 확인하라. 태그 내 정보는 시리즈의 다음 아이템에 따라 변화한다(이 사례에서는 한 주의 다음 요일).



4. 마우스 왼쪽 버튼에서 손을 뗄 때 자동 채우기 옵션 아이콘이 표시된다(검은색 십자가 겹쳐서). 아래쪽 화살표를 클릭하고 다음 같이 가능한 옵션을 확인하라.
• 셀 복사
• 시리즈 채우기
• 포매팅만 채우기
• 포매팅 없이 채우기
• 플래시 채우기

만약 선택되어있지 않다면 시리즈 채우기(Fill Series) 버튼을 클릭한다. 시리즈는 (연속 순으로) 당신이 커서 끌어오기를 멈추는 곳까지 표시한다.


주의사항 : 만약 자동 채우기 옵션 아이콘이 검은 십자가 끌어오기를 멈출 때 나타나지 않으면 파일 > 옵션 > 고급을 선택한다. 자르기, 복사하기, 붙여넣기 섹션까지 스크롤 다운한다. 그러면 라디오 버튼으로 다음 세 가지 옵션이 나타난다.


• 콘텐츠를 붙여넣었을 때 붙여넣기 옵션 버튼 보이기
• 삽입 옵션 버튼 보이기
• 삽입 객체들을 패런트 셀로 자르기, 붙여넣기, 분류하기

첫 번째와 두 번째 버튼이 모두 확실히 체크됐는지 확인하자. 세 번째 버튼은 옵션이다. editor@itworld.co.kr 


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