5일 전

'일단 습관 되면 가장 좋아할 기능'… 지메일·아웃룩 '다시 알림' 사용법

Jared Newman | PCWorld
나른한 선잠(snoozing)에서 이제 일어날 때다. 물론 지메일, 아웃룩, 그리고 몇몇 최신 이메일 앱에 내장된 다시 알림(Snooze) 기능을 말하는 것이다. 이메일에서 ‘다시 알림’을 이용하면 지정한 날짜, 시간이 될 때까지 받은 편지함에서 숨길 수 있다.
 
ⓒ Jared Newman / IDG

이메일 '다시 알림' 개념은 지난 10년 정도 존재해왔고 2018년부터 지메일도 지원하기 시작했지만, 많은 이가 이 기능을 잘 쓰지 않고, 심지어 있는지 모르는 경우도 있다. 받은 편지함에 있는 일종의 알림으로 사용하는 이들은, 다시 알림을 마치 답장하지 않는 것이 더 좋은 이메일을 위한 지연 전략처럼 생각하기 쉽다. 이런 모든 사용자를 위해 다시 알림 사용법을 정리했다.
 

다시 알림의 기초

지메일이나 아웃룩의 웹 버전에서 다시 알림을 쉽게 사용할 수 있다. 아날로그 시계 아이콘을 찾기만 하면 된다. 문서를 읽는 동안 개별 전자 메일 위에 있거나 메시지를 선택하는 동안 받은 편지함 위에 있는 것이 보일 것이다. 메시지를 마우스 오른쪽 클릭하고 팝업 메뉴에서 다시 알림을 선택하거나 지메일의 메시지 위에 마우스를 올려놓으면 오른쪽에 다시 알림 아이콘이 나타난다. 지메일은 또한 다시 알림을 위한 키보드 단축키도 지원한다. 메시지를 보면서 B를 누르면 된다.

스마트폰에서는 조금 더 어렵다. 지메일과 아웃룩 모두에서 메시지의 오른쪽 위 모서리의 '...'을 누르면 다시 알림 옵션을 찾을 수 있다. 또한 설정 > 스와이프 동작/옵션으로 이동해 받은 편지함의 아무 메시지나 스와이프하면 다시 알림을 설정할 수 있다.

지메일이나 아웃룩을 안 쓰는 경우는 어떨까. 애플 메일, 야후 또는 AOL과 같은 다른 업체는 이 기능을 지원하지 않는다. 이때는 이 기능을 지원하는 다른 앱을 쓰면 되는데, 스파크, 뉴튼, 아웃룩 앱 등이 있다. 예를 들어 아웃룩에서 애플 메일 계정을 등록해 사용하면 다시 알림 기능을 사용할 수 있다. 반대로 지메일이나 아웃룩을 메일 공급자로 사용해도 애플의 iOS 메일 앱은 다시 알림을 지원하지 않는다.
 
ⓒ Jared Newman / IDG
 

다시 알림 사용법

이제는 이 기능을 사용하는 방법을 다양하게 생각해보자. 필자는 단지 미루기 위한 목적으로 다시 알림을 사용하지 않는다. 대부분의 이메일은 아카이브된 메시지까지 삭제하는 등 확실하게 정리하는 것이 좋다. 한 가지 예외가 있다면 스마트폰을 쓰는 경우다. 필자는 제대로 된 키보드가 달린 책상으로 돌아올 때까지는 이메일을 다시 알림 한다.

이렇게 이메일을 다시 알림 하면 아무도 답장하지 않는 불상사를 피하기 위해 해당 이메일은 받은 편지함으로 다시 보내진다. 수신자가 응답하면 받은 편지함이 정리된 상태로 유지될 수 있도록 설정한 모든 다시 알림이 취소된다. 물론 지메일은 자체 넛지(nudge) 기능을 통해 자동으로 팔로우업 항목을 제안한다. 하지만 다시 알림 기능을 이용하면 추가 조치가 필요한 메시지와 타이밍을 완벽하게 제어하는 것이 가능하다.

다시 알림은 특히 팬데믹으로 화상회의가 늘어 다양한 줌 링크를 다루고 있는 요즘은 더 유용하다. 필요할 때 약속 정보를 다시 보여주는 좋은 방법이다. 실제로 필자는 다양한 줌 초대장이 받은 편지함을 어지럽히게 하는 대신 매 회의 직전까지 다시 알림 한다. 또한 다가오는 마감일을 상기시키기 위해, 혹은 여행 당일 일정을 다시 보는 용도로도 쓰임새가 좋다.

마지막으로 예약된 이메일과 함께 다시 알림을 사용할 수 있다. 지메일에서 이메일을 예약하려면 웹에서 보내기 단추 옆에 있는 아래쪽 화살표를 누르거나 모바일 기기의 오른쪽 상단 모서리에 있는 '...'을 누른다. 메시지를 예약하면 배달 시간 직전까지 다시 알림 된다. 이렇게 하면 그 이메일은 받은 편지함으로 돌아오며, 전송되기 전에 변경 사항을 검토할 수 있는 마지막 기회를 가질 수 있다. 단, 먼저 취소하지 않으면 메시지는 여전히 전송된다는 것만 기억하면 된다.
 

다시 알림 사용을 위해 지메일 최적화하기

지메일과 아웃룩은 기본적으로 같은 방식으로 다시 알림을 처리한다. 즉, 메시지를 받은 편지함으로 돌려보내도록 미리 설정된 시간을 선택하거나 별도의 사용자 지정 날짜와 시간을 선택할 수 있다. 만약 지메일의 사전 설정 다시 알림 시간을 변경하려면 모바일 앱은 설정 > 이메일 주소 > 다시 알림 설정을 하면 된다. 웹의 구글 킵에서도 기본 알림 시간을 설정할 수 있으며, 이 시간이 지메일에서는 다시 알림 시간이 된다.

다만, 이상한 것이 한 가지 있다. 오후(Afternoon) 슬롯에 어떤 다시 알림 시간을 설정하든 지메일의 웹 버전에 나타나지 않는다는 점이다. 만약 일과가 끝날 무렵 이메일에 답하는 것을 선호한다면, 오전 다시 알림 시간을 늦추거나 저녁 다시 알림 시간을 더 앞당길 필요가 있다. 지메일 관련 팁이 하나 더 있다. 중요한 이메일을 다시 알림 하기 전에 읽지 않은 이메일로 먼저 표시하는 것이 좋다. 이렇게 하면 받은 편지함으로 돌아갈 때 다시 굵게 표시된다(아웃룩에서는 자동으로 그렇게 된다).

물론, 애초에 다시 알림 사용을 기억하는 것이 최선이다. 하지만 일단 습관이 되면 가장 좋아하는 이메일 기능이 될 수도 있다. editor@itworld.co.kr


5일 전

'일단 습관 되면 가장 좋아할 기능'… 지메일·아웃룩 '다시 알림' 사용법

Jared Newman | PCWorld
나른한 선잠(snoozing)에서 이제 일어날 때다. 물론 지메일, 아웃룩, 그리고 몇몇 최신 이메일 앱에 내장된 다시 알림(Snooze) 기능을 말하는 것이다. 이메일에서 ‘다시 알림’을 이용하면 지정한 날짜, 시간이 될 때까지 받은 편지함에서 숨길 수 있다.
 
ⓒ Jared Newman / IDG

이메일 '다시 알림' 개념은 지난 10년 정도 존재해왔고 2018년부터 지메일도 지원하기 시작했지만, 많은 이가 이 기능을 잘 쓰지 않고, 심지어 있는지 모르는 경우도 있다. 받은 편지함에 있는 일종의 알림으로 사용하는 이들은, 다시 알림을 마치 답장하지 않는 것이 더 좋은 이메일을 위한 지연 전략처럼 생각하기 쉽다. 이런 모든 사용자를 위해 다시 알림 사용법을 정리했다.
 

다시 알림의 기초

지메일이나 아웃룩의 웹 버전에서 다시 알림을 쉽게 사용할 수 있다. 아날로그 시계 아이콘을 찾기만 하면 된다. 문서를 읽는 동안 개별 전자 메일 위에 있거나 메시지를 선택하는 동안 받은 편지함 위에 있는 것이 보일 것이다. 메시지를 마우스 오른쪽 클릭하고 팝업 메뉴에서 다시 알림을 선택하거나 지메일의 메시지 위에 마우스를 올려놓으면 오른쪽에 다시 알림 아이콘이 나타난다. 지메일은 또한 다시 알림을 위한 키보드 단축키도 지원한다. 메시지를 보면서 B를 누르면 된다.

스마트폰에서는 조금 더 어렵다. 지메일과 아웃룩 모두에서 메시지의 오른쪽 위 모서리의 '...'을 누르면 다시 알림 옵션을 찾을 수 있다. 또한 설정 > 스와이프 동작/옵션으로 이동해 받은 편지함의 아무 메시지나 스와이프하면 다시 알림을 설정할 수 있다.

지메일이나 아웃룩을 안 쓰는 경우는 어떨까. 애플 메일, 야후 또는 AOL과 같은 다른 업체는 이 기능을 지원하지 않는다. 이때는 이 기능을 지원하는 다른 앱을 쓰면 되는데, 스파크, 뉴튼, 아웃룩 앱 등이 있다. 예를 들어 아웃룩에서 애플 메일 계정을 등록해 사용하면 다시 알림 기능을 사용할 수 있다. 반대로 지메일이나 아웃룩을 메일 공급자로 사용해도 애플의 iOS 메일 앱은 다시 알림을 지원하지 않는다.
 
ⓒ Jared Newman / IDG
 

다시 알림 사용법

이제는 이 기능을 사용하는 방법을 다양하게 생각해보자. 필자는 단지 미루기 위한 목적으로 다시 알림을 사용하지 않는다. 대부분의 이메일은 아카이브된 메시지까지 삭제하는 등 확실하게 정리하는 것이 좋다. 한 가지 예외가 있다면 스마트폰을 쓰는 경우다. 필자는 제대로 된 키보드가 달린 책상으로 돌아올 때까지는 이메일을 다시 알림 한다.

이렇게 이메일을 다시 알림 하면 아무도 답장하지 않는 불상사를 피하기 위해 해당 이메일은 받은 편지함으로 다시 보내진다. 수신자가 응답하면 받은 편지함이 정리된 상태로 유지될 수 있도록 설정한 모든 다시 알림이 취소된다. 물론 지메일은 자체 넛지(nudge) 기능을 통해 자동으로 팔로우업 항목을 제안한다. 하지만 다시 알림 기능을 이용하면 추가 조치가 필요한 메시지와 타이밍을 완벽하게 제어하는 것이 가능하다.

다시 알림은 특히 팬데믹으로 화상회의가 늘어 다양한 줌 링크를 다루고 있는 요즘은 더 유용하다. 필요할 때 약속 정보를 다시 보여주는 좋은 방법이다. 실제로 필자는 다양한 줌 초대장이 받은 편지함을 어지럽히게 하는 대신 매 회의 직전까지 다시 알림 한다. 또한 다가오는 마감일을 상기시키기 위해, 혹은 여행 당일 일정을 다시 보는 용도로도 쓰임새가 좋다.

마지막으로 예약된 이메일과 함께 다시 알림을 사용할 수 있다. 지메일에서 이메일을 예약하려면 웹에서 보내기 단추 옆에 있는 아래쪽 화살표를 누르거나 모바일 기기의 오른쪽 상단 모서리에 있는 '...'을 누른다. 메시지를 예약하면 배달 시간 직전까지 다시 알림 된다. 이렇게 하면 그 이메일은 받은 편지함으로 돌아오며, 전송되기 전에 변경 사항을 검토할 수 있는 마지막 기회를 가질 수 있다. 단, 먼저 취소하지 않으면 메시지는 여전히 전송된다는 것만 기억하면 된다.
 

다시 알림 사용을 위해 지메일 최적화하기

지메일과 아웃룩은 기본적으로 같은 방식으로 다시 알림을 처리한다. 즉, 메시지를 받은 편지함으로 돌려보내도록 미리 설정된 시간을 선택하거나 별도의 사용자 지정 날짜와 시간을 선택할 수 있다. 만약 지메일의 사전 설정 다시 알림 시간을 변경하려면 모바일 앱은 설정 > 이메일 주소 > 다시 알림 설정을 하면 된다. 웹의 구글 킵에서도 기본 알림 시간을 설정할 수 있으며, 이 시간이 지메일에서는 다시 알림 시간이 된다.

다만, 이상한 것이 한 가지 있다. 오후(Afternoon) 슬롯에 어떤 다시 알림 시간을 설정하든 지메일의 웹 버전에 나타나지 않는다는 점이다. 만약 일과가 끝날 무렵 이메일에 답하는 것을 선호한다면, 오전 다시 알림 시간을 늦추거나 저녁 다시 알림 시간을 더 앞당길 필요가 있다. 지메일 관련 팁이 하나 더 있다. 중요한 이메일을 다시 알림 하기 전에 읽지 않은 이메일로 먼저 표시하는 것이 좋다. 이렇게 하면 받은 편지함으로 돌아갈 때 다시 굵게 표시된다(아웃룩에서는 자동으로 그렇게 된다).

물론, 애초에 다시 알림 사용을 기억하는 것이 최선이다. 하지만 일단 습관이 되면 가장 좋아하는 이메일 기능이 될 수도 있다. editor@itworld.co.kr


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