‘안전하고 쉽고 다재다능’ 사용자가 추천하는 라인웍스 특징과 기능 BEST 5

라인웍스를 오랫동안 사용한 고객사들은 처음에는 잘 모르다가 사용하면서 만족도가 높아진 기능이 많다고 평가한다. 시간이 지나면서 IT 관리자나 직원들에게 기대치 이상의 좋은 평가를 받게 되는 경우다. 오래 사용할수록 진가를 발휘하는 라인웍스의 추천 기능을 소개한다.

보안, 보안, 보안

빌링 관련 업무를 하는 라인웍스 고객 A사는 업무 특성상 내부 정보 유출 방지와 모니터링, 감사 등에 높은 우선순위를 두고 우선 메일 시스템에 라인웍스를 선택했다. 메신저로는 보안으로 유명한 외산 개인 메신저를 사용 중이었는데, 라인웍스를 사용해보니 메일 시스템뿐만 아니라 메신저 역시 보안성과 사용성 면에서 기존 외산 메신저를 대체하기에 충분하다고 판단했다. 경영진은 바로 기존 메신저 사용을 중단하고 메신저까지 라인웍스로 사용하기로 결정했다. 이로써 A사는 직원들의 모든 커뮤니케이션 과정에서 보안성을 획득하게 됐다.
 

도입 단계를 단축시키는 익숙한 사용성

라인웍스의 가장 큰 강점은 직관적이라는 점이다. B2C 서비스인 네이버와 라인에 디자인과 사용성에 뿌리를 두고 있는 만큼, 엔드유저들이 사용하기도 매우 쉽다. 라인웍스를 도입한 IT 관리자들은 “일단 시스템 세팅이 끝나면 기본 기능 교육 및 전파의 부담이 없다”고 입을 모아 말한다. 직원들이 알아서 쓸 수 있으니 그 시간에 심화 기능을 전파하거나, 무엇을 더 지원할지 고민하게 된다는 것이다.

B사는 직원 혁신을 위해 2년 전 외산 협업 툴을 도입했었다. 그러나 설치율이 너무 낮고 IT부서에서 교육을 지속해도 사용률이 좀처럼 올라가지 않았다. 원인을 파악해보니 서비스가 너무 어려운 게 문제였다. 도입 실패로 결론을 내고 직원들이 쉽게 쓸 수 있으면서도 만족할 만한 기능과 성능을 제공하는 협업 툴을 모색했다. 첫 번째 툴의 실패 때문에 몇 차례에 걸쳐 시범 도입을 해 나가면서 직원 대상 협업 툴 만족도 조사를 한 결과 라인웍스가 1위를 차지했다. 현재 B사 IT 관리 부서는 확산 교육 대신 라인웍스에 다양한 직원 지원 챗봇을 개발해 서비스 중이다. 

한편, C사는 메시지 기능 중 설문 조사 기능을 호평한다. 메시지로 바로 설문을 요청할 수 있고, 응답은 물론 결과까지 바로 확인할 수 있어 이전 설문 도구에 비해 응답률이 90% 이상 향상됐다. 업계 상황상 비교적 뒤늦게 협업 툴을 도입한 C사는 라인웍스 도입으로 본사와 지사 간 커뮤니케이션 속도가 굉장히 빨라졌다는 점도 라인웍스의 도입 효과로 평가하고 있다.
 

작은 조직부터 대기업까지 모두 커버하는 조직도

국내 기업에서 협업 툴을 선택할 때는 조직도 기능을 지원하는지 반드시 살펴봐야 한다. 외산 협업 툴에 가장 부족한 점 중 하나인데, 국내 기업의 조직 문화상 직급이나 직책의 구분이 필요하고 이것이 소통 도구에 반영될 필요가 있기 때문이다. 몇 해 전 직책이나 직급 없이 수평적인 조직 문화가 유행했던 적이 있지만, 지금은 두 세 단계, 혹은 그 이상의 직급, 직책 체계가 다시 늘고 있다. 

협업 툴은 이렇게 변화무쌍한 조직 변화에 대응할 수 있는 기능이 있어야 한다. 라인웍스는 오랫동안 네이버 직원들이 실제 사용하며 발전시켜 온 제품이므로 어떤 상황에도 적용이 가능하다. 소규모 벤처 형태는 물론, 대규모 그룹사까지 여러 형태를 다뤄본 경험이 녹아 있다.

라인웍스 조직도는 최대 9단계까지 만들 수 있다. 겸직이나 TF, 때로는 그룹사 이동을 위해 구성원 정보를 선택적으로 업로드, 다운로드할 수 있고, 100명까지의 조직원 일괄 추가 수정도 어드민에서 가능하다. 무엇보다도 이런 기능이 라이트나 베이직 등 상품 구분 없이 동일하게 제공된다.

이렇게 만들어진 조직도는 라인웍스 어디서든 사용할 수 있으면서도 개인 주소록과 뒤섞이지 않아 직원들 간의 프라이버시를 지켜준다. 개인 메신저에 등록되거나 SNS 친구로 추천되는 상황을 겪지 않도록 해주는 것이다.
   

쉬운 보안 설정 도우미 ‘권한 설정 템플릿’

라인웍스는 고용 형태 등 특정한 구성원들을 묶어 정하고 이들이 접근할 수 있는 서비스나 권한을 미리 정해 놓는 ‘권한 템플릿’을 만들 수 있다. 예를 들어, 특정한 직원들에게는 드라이브 접근 권한을 주지 말아야 한다면 ‘드라이브 접근 권한 제한’이라는 템플릿을 만들고 해당하는 직원들에게 이 권한을 설정하면 된다. 현재 라인웍스는 모바일앱의 사용 여부, 홈, 메시지 등 서비스 별 사용 여부, 파일 다운로드 제한 여부 등의 권한 설정 기능을 제공하고 있다.

또한, 특정 부서원들에게 중요 문서의 사외 열람 권한을 주지 않으려면 이 권한 템플릿을 활용해 ‘모바일 앱 파일 다운로드 제한’을 걸면 된다. 실제 이 기능을 활용해 사내에서만 문서 열람을 할 수 있도록 하는 기업 사례가 있다. 모바일 앱에서 메일 내용이나 메시지는 확인할 수 있지만, 첨부 문서를 열람하거나 다운로드는 할 수 없어 외부 유출을 막을 수 있다.
 
기본으로 제공되는 MDM
개인 디바이스를 업무에 활용하는 BYOD(Bring On Your Device) 트렌드는 해킹 등 환경적인 이슈, 데이터 액세스 권한 관리 등 IT 관리자에게 많은 고민거리를 제공하고 있다. 그 중 가장 큰 리스크는 모바일 기기의 분실이다. 해결책 중 하나는 MDM(Mobile Device Management) 기능을 사용해 원격으로 디바이스를 제어할 수 있도록 하는 것인데, 라인웍스는 MDM을 기본 기능으로 제공한다. 사전에 회사가 이미 보유한 MDM이 있다면, 이를 연동해서 사용하는 옵션도 제공한다. 직원들이 자신의 단말에 있는 라인웍스에서 MDM을 활성화시키면, 기기 분실 시 시스템 관리자가 대화 내용을 포함한 모바일 앱 데이터를 모두 삭제하고 비밀번호를 강제 변경하거나 기기를 초기화할 수 있다. 물론, 이 기능을 사용하기 위해서는 직원들로부터 디바이스 식별번호 수집 및 권한 사용 등 관련 법률과 회사의 내부 규정, 보안 정책에 의해 합법적으로 사용된다는 사전 동의가 필요하다.
 
이런 기능들이 라인웍스 고유의 기능은 아니다. 또한, 3~4년 전 라인웍스를 처음 선택했던 고객들에게는 그렇게 매력적이지 않은 기능이었을 수도 있다. 하지만 직원들의 모바일 사용이 더욱 늘어나 분실과 보안이 IT 부서에서 더 중요한 문제가 되면서, 혹은 회사의 조직 체계가 더 복잡해지면서 IT 관리자가 새삼스럽게 발견한 기능일 수도 있다. 이런 점에서 협업 툴 도입 시 중요한 포인트 중 하나는 이 협업 툴이 우리 조직의 향후 변화를 담을 만큼의 그릇인지를 판단하는 것이라고 하겠다.