이번 프로젝트를 수주한 한국EMC는 올해 1월부터 7월까지 약 7개월에 걸쳐, 보안 강화 및 문서 자산화의 중요도가 높은 연구개발 부서를 우선적으로 개인 문서중앙화 시스템을 오픈했으며, SK하이닉스에서 기존에 사용하고 있던 EMC의 스토리지 및 백업 솔루션과 더불어 점진적인 하드웨어 시스템 확장을 통해 내년 초까지 전사적으로 확대 적용해 나갈 계획이다.
SK하이닉스는 2008년부터 문서 관리 시스템을 사용하고 있었으나, 급속하게 변화하는 시장에 적절히 대응하기 위한 문서보존 정책(DRP: Document Retention Policy)의 개선이 필요했다.
이에 SK하이닉스는 EMC 다큐멘텀(Documentum) 솔루션을 도입해 문서를 생성하는 시작단계부터 자동적으로 중앙화 시스템에 저장 관리하도록 하고 사용자 편의성 향상을 위해 윈도우 탐색기 기반의 문서 저장 패턴을 적용했다. 또한 문서의 활용도를 높이기 위해 전문 검색 엔진을 적용, 문서 내용을 인덱싱 처리해 포털 사이트에서 제공하는 지식검색 방식을 그대로 사용했다. 뿐만 아니라, 기밀 문서 유출에 따른 제도 마련 및 대외 소송에 효과적으로 대응하기 위한 일환으로 중앙 서버에 대한 문서보존 및 컴플라이언스 정책도 새롭게 적용했다.
SK하이닉스 관계자는 “본 프로젝트는 개인PC에서 저장 관리해오던 문서 업무를 문서중앙화 시스템에 반영하는 것으로, 사용자 편의성 강화를 위한 기능 개선과 새롭게 변경된 문서 업무 패턴에 사용자가 빠르게 적응할 수 있도록 유도하는 변화관리가 주된 고려 사항이었다”며, “문서의 효율적 관리를 위해 EMC 다큐멘텀을 도입함으로써, 사용자 편의성을 기반으로 문서 관리 패턴이 상당히 변화했으며, 문서 활용도를 높여 업무 효율성이 크게 향상됐다”라고 밝혔다. editor@itworld.co.kr