2012.08.14

지메일∙구글 캘린더 활용 팁 10선

Kristin Burnham | CIO
지메일과 구글 캘린더를 얼마나 완벽하고 효율적으로 활용하고 있는가? 원격 로그아웃이나 키보드 단축키 등 구글의 웹 기반 애플리케이션을 자신의 편의에 맞춰 조정할 수 있게 해 주고 시간 활용의 효율성을 증대 시켜 줄 10개의 팁을 소개한다. 
 
1. 하루의 일정을 이메일로
일상 속으로 뛰어들기 전 자신의 하루를 훑어보고 싶은가? 구글 캘린더가 오늘 당신을 기다리는 약속과 미팅들을 이메일로 보내 줄 것이다. 이메일은 보통 현지 시각 오전 5시에 발송된다.
 
하루 일정 알림을 설정하려면 우선 해당 캘린더 옆의 드롭 다운 메뉴를 클릭해 ‘알림'을 선택하라. 다음으로 ‘알림 수신 방법'에서 하루 일정 메뉴 옆의 ‘이메일’을 선택한 뒤 ‘저장’을 누르면, 설정이 완료될 것이다.
 
2. 지메일 원격 로그아웃
여러 대의 기기를 활용하고 있고, 때론 공유 기기를 통해서도 지메일 서비스를 활용하고 있다. 그런데 실수로 로그아웃 하는 것을 잊고 자리를 비우게 됐다면? 이 역시 원격으로 처리가 가능하다. 
 
메일 보관함에서 스크롤을 최하단으로 내려보자. 오른쪽에서 마지막 계정 활동이 시간과 위치 정보와 함께 확인 될 것이다. 여기에서 ‘세부정보'를 클릭하면 현재 다른 위치에서 열려있는 지메일 계정 관련 정보가 제공된다. 
 
이 팝업 페이지는 사용의 지메일 계정이 다른 위치에서 열려있는 지에 대한 정보뿐 아니라 계정의 최근 활동들(접속이 브라우저나 모바일, 혹은 POP3 등 어떤 환경에서 이루어 졌는 지의 정보를 포함해)과 접속 IP 주소 역시 보여준다. 여기에서 ‘다른 모든 세션에서 로그아웃'을 클릭하면 접속 된 기기들에서의 로그아웃을 시행할 수 있다. 
 
3. 오프라인으로 구글 캘린더 접속하기
인터넷 연결이 되지 않는 곳으로 여행을 떠나는 중이더라도, 캘린더에 접속할 수 있다. 오프라인 기능을 사용하려면 우선 구글 크롬(Google Chrome) 브라우저가 다운로드 되어있어야 한다. 
 
크롬 브라우저에서 캘린더에 접속하고 설정 메뉴를 선택해 ‘오프라인'을 클릭해보자. 크롬 웹 스토어(Chrome Web Store)로 연결 되며 구글 캘린더 웹 애플리케이션 설치를 진행할 수 있을 것이다.
 
설치가 완료되면 새 탭이 열리고 구글 캘린더 웹 애플리케이션 아이콘이 생성될 것이다. 이 아이콘을 클릭하면 구글 캘린더로 이동할 수 있다. 그리고 이제는 ‘오프라인’ 메뉴 옆에 녹색 체크마크가 표시될 것이다. 이는 캘린더가 동기화 되었으며 오프라인으로 사용할 준비가 되었음을 나타낸다. 캘린더가 동기화 중일 때에는 녹색 아이콘이 회전하는 모양으로 표시될 것이다.
 
4. 부재 중임을 알리자
모든 것을 내려놓고 휴가를 떠나고 싶은가? 지메일의 ‘부재중 자동 응답' 기능을 활용하면, 자리를 비운 사이 이메일을 보내온 이들에게 자동으로 답장을 할 수 있을 것이다. 
 
이 기능을 활성화하고 싶다면 우측 드롭 다운 메뉴에서 ‘환경설정'을 선택해보자. ‘기본설정' 탭에서 스크롤을 내리면 ‘부재중 자동응답 기능'을 찾을 수 있다. 이 곳에서 자동 답장 전송을 원하는 이들을 지정하고 전송할 메시지와 해당 기능을 활성화 할 기간을 설정한 뒤 ‘변경 사항 저장'을 클릭하면 모든 준비는 끝난다. 이제 마음 놓고 여행을 떠나보자. 
 
(어느 상황에나 마찬가지겠지만 이 설정을 적용할 때에도 보안 문제에 신경을 쓰도록 하자. 선택의 문제이겠지만 당신의 ‘부재'를 당신과 당신의 지메일 계정을 아는 이들에게만 알리도록 설정하는 것이 ‘텅 빈 집과 사무실'을 조금이라도 안전하게 보호하는데 도움이 될 것임을 기억하자.)
 
5. 맞춤형 캘린더 시간대
새벽 3시에 (잠 자는 것 이외에) 별 다른 스케줄이 없다면, 구글 캘린더 실험실을 방문해보자. 이 곳에서 ‘이른 아침 및 밤 시간대 숨기기’ 설정을 적용하면, 본인이 활동하는 시간대의 일정 만을 보다 편리하게 확인할 수 있을 것이다.
 
‘실험실’은 캘린더 창 우측의 설정 아이콘을 선택해 접속이 가능하다. 실험실에서 ‘이른 아침 및 밤 시간대 숨기기' 기능을 찾아 ‘사용'을 선택하고 ‘저장'을 누르면 모든 설정을 끝난다.
 
캘린더 창으로 돌아가면 시간이 표시되는 영역에 회색 막대가 생성될 것이다. 시간 범위를 설정하려면, 먼저 상단의 막대를 클릭해 원하는 시작 시간까지 드래그하고, 다음으로 하단의 막대 역시 원하는 종료 시간까지 드래그하면 된다.
 


2012.08.14

지메일∙구글 캘린더 활용 팁 10선

Kristin Burnham | CIO
지메일과 구글 캘린더를 얼마나 완벽하고 효율적으로 활용하고 있는가? 원격 로그아웃이나 키보드 단축키 등 구글의 웹 기반 애플리케이션을 자신의 편의에 맞춰 조정할 수 있게 해 주고 시간 활용의 효율성을 증대 시켜 줄 10개의 팁을 소개한다. 
 
1. 하루의 일정을 이메일로
일상 속으로 뛰어들기 전 자신의 하루를 훑어보고 싶은가? 구글 캘린더가 오늘 당신을 기다리는 약속과 미팅들을 이메일로 보내 줄 것이다. 이메일은 보통 현지 시각 오전 5시에 발송된다.
 
하루 일정 알림을 설정하려면 우선 해당 캘린더 옆의 드롭 다운 메뉴를 클릭해 ‘알림'을 선택하라. 다음으로 ‘알림 수신 방법'에서 하루 일정 메뉴 옆의 ‘이메일’을 선택한 뒤 ‘저장’을 누르면, 설정이 완료될 것이다.
 
2. 지메일 원격 로그아웃
여러 대의 기기를 활용하고 있고, 때론 공유 기기를 통해서도 지메일 서비스를 활용하고 있다. 그런데 실수로 로그아웃 하는 것을 잊고 자리를 비우게 됐다면? 이 역시 원격으로 처리가 가능하다. 
 
메일 보관함에서 스크롤을 최하단으로 내려보자. 오른쪽에서 마지막 계정 활동이 시간과 위치 정보와 함께 확인 될 것이다. 여기에서 ‘세부정보'를 클릭하면 현재 다른 위치에서 열려있는 지메일 계정 관련 정보가 제공된다. 
 
이 팝업 페이지는 사용의 지메일 계정이 다른 위치에서 열려있는 지에 대한 정보뿐 아니라 계정의 최근 활동들(접속이 브라우저나 모바일, 혹은 POP3 등 어떤 환경에서 이루어 졌는 지의 정보를 포함해)과 접속 IP 주소 역시 보여준다. 여기에서 ‘다른 모든 세션에서 로그아웃'을 클릭하면 접속 된 기기들에서의 로그아웃을 시행할 수 있다. 
 
3. 오프라인으로 구글 캘린더 접속하기
인터넷 연결이 되지 않는 곳으로 여행을 떠나는 중이더라도, 캘린더에 접속할 수 있다. 오프라인 기능을 사용하려면 우선 구글 크롬(Google Chrome) 브라우저가 다운로드 되어있어야 한다. 
 
크롬 브라우저에서 캘린더에 접속하고 설정 메뉴를 선택해 ‘오프라인'을 클릭해보자. 크롬 웹 스토어(Chrome Web Store)로 연결 되며 구글 캘린더 웹 애플리케이션 설치를 진행할 수 있을 것이다.
 
설치가 완료되면 새 탭이 열리고 구글 캘린더 웹 애플리케이션 아이콘이 생성될 것이다. 이 아이콘을 클릭하면 구글 캘린더로 이동할 수 있다. 그리고 이제는 ‘오프라인’ 메뉴 옆에 녹색 체크마크가 표시될 것이다. 이는 캘린더가 동기화 되었으며 오프라인으로 사용할 준비가 되었음을 나타낸다. 캘린더가 동기화 중일 때에는 녹색 아이콘이 회전하는 모양으로 표시될 것이다.
 
4. 부재 중임을 알리자
모든 것을 내려놓고 휴가를 떠나고 싶은가? 지메일의 ‘부재중 자동 응답' 기능을 활용하면, 자리를 비운 사이 이메일을 보내온 이들에게 자동으로 답장을 할 수 있을 것이다. 
 
이 기능을 활성화하고 싶다면 우측 드롭 다운 메뉴에서 ‘환경설정'을 선택해보자. ‘기본설정' 탭에서 스크롤을 내리면 ‘부재중 자동응답 기능'을 찾을 수 있다. 이 곳에서 자동 답장 전송을 원하는 이들을 지정하고 전송할 메시지와 해당 기능을 활성화 할 기간을 설정한 뒤 ‘변경 사항 저장'을 클릭하면 모든 준비는 끝난다. 이제 마음 놓고 여행을 떠나보자. 
 
(어느 상황에나 마찬가지겠지만 이 설정을 적용할 때에도 보안 문제에 신경을 쓰도록 하자. 선택의 문제이겠지만 당신의 ‘부재'를 당신과 당신의 지메일 계정을 아는 이들에게만 알리도록 설정하는 것이 ‘텅 빈 집과 사무실'을 조금이라도 안전하게 보호하는데 도움이 될 것임을 기억하자.)
 
5. 맞춤형 캘린더 시간대
새벽 3시에 (잠 자는 것 이외에) 별 다른 스케줄이 없다면, 구글 캘린더 실험실을 방문해보자. 이 곳에서 ‘이른 아침 및 밤 시간대 숨기기’ 설정을 적용하면, 본인이 활동하는 시간대의 일정 만을 보다 편리하게 확인할 수 있을 것이다.
 
‘실험실’은 캘린더 창 우측의 설정 아이콘을 선택해 접속이 가능하다. 실험실에서 ‘이른 아침 및 밤 시간대 숨기기' 기능을 찾아 ‘사용'을 선택하고 ‘저장'을 누르면 모든 설정을 끝난다.
 
캘린더 창으로 돌아가면 시간이 표시되는 영역에 회색 막대가 생성될 것이다. 시간 범위를 설정하려면, 먼저 상단의 막대를 클릭해 원하는 시작 시간까지 드래그하고, 다음으로 하단의 막대 역시 원하는 종료 시간까지 드래그하면 된다.
 


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