2015.09.24

리뷰 | "협업 기능 강화한 " 윈도우용 오피스 2016

Preston Gralla | Computerworld
마이크로소프트가 새로 출시한 오피스 2016에 모토를 정했다면 아마도 오래된 격언인 “우리는 한 팀이다(There is no I in team)”일 것이다. 23일 공개된 오피스 제품군은 상당히 유용한 협업 및 팀워크 기능을 제공해 여러 사람이 함께 일하는 데 필요한 도구로 자리매김할 것으로 보인다.

혼자 일하는 사람이라면 오피스 2013과 오피스 2016 설치형 제품의 큰 차이점을 느끼지 못할 것이다. 그렇다고 해서 꼭 나쁜 것만은 아니다. 이미 그 자체만으로도 많은 기능을 제공하기에 더 많은 것을 제공하려다 사용성에 치명적인 ‘독’이 될 수 있다.

마이크로소프트는 얼마나 성공적으로 협업 기능을 추가했을까? 그리고 오피스의 핵심에 추가된 다른 기능은 얼마나 유용할까? 오늘 리뷰에서는 이 부분을 살펴보고자 한다.

오피스 365 가입자들은오피스 365 포탈에 로그인하고 다운로드 설명에 따라 구독 프로그램의 하나로 오피스 2016을 다운로드할 수 있다. 지금 다운로드하지 않는 소비자 및 기업 가입자들은 10월에 자동으로 업데이트되며 기업 고객들은 내년 초에 자동 업데이트가 제공된다. 또한, 오피스 2016은 개별 구매가 가능하다 (자세한 내용은 "살펴보기" 박스 참조).

공유와 공유
특히 워드는 사람들이 서로의 문서를 검토할 수 있는 훌륭한 생산성 도구 기능을 통합했다. 필자는 변경 추적, 마크업(Markup), 검토 기능이 문서 검토의 기준이라고 생각했다. 글쓰기로 밥을 먹고 사는 사람으로서 이런 기능 없이는 작업이 불가능할 것이다.

하지만 이전의 오피스 버전에는 사람들이 인터넷에 연결돼 있기만 하면 문서를 작성할 수 있는 실시간 협업 기능이 빠져있었다. 이 모든 것이 오피스 2016에서 바뀌었다. 이제 문서가 원드라이브(OneDrive), 기업용 원드라이브(OneDrive for Business), 쉐어포인트 온라인(SharePoint Online)에 저장되어 있기만 하면 다른 사람들과 실시간으로 간편하게 협업할 수 있다. 현재 실시간 협업은 워드, 파워포인트, 원노트 문서에만 적용되지만, 조만간 엑셀에도 이 기능이 적용될 것이다. 이 실시간 협업 기능은 가정용 및 기업용 오피스 2016 모두에서 사용할 수 있다. 단, 기업 사용자는 홈 버전에는 없는 일부 추가 기능을 사용할 수 있으며, 이 부분에 대해서는 따로 설명하도록 하겠다.

새로운 공유(Share) 패널이 협업을 위한 명령 센터다. 오피스 문서의 우측 상단에 위치한 공유 아이콘을 클릭하면 표시된다. 여기에서는 다른 사람과 현재 문서를 공유하는 초대를 발송하거나 이전에 문서를 공유하고 작업한 사람을 찾을 수 있다. ‘초대하기(Invite People)’ 상자에 이메일 주소를 입력하고 드롭다운 메뉴에서 ‘편집 가능(Can edit)’ 또는 ‘읽기 가능(Can view)’을 선택한다. 기업 네트워크에서 기업용 오피스 2016을 사용하는 경우 주소록 아이콘을 클릭하여 동료의 이메일 주소를 선택할 수도 있다. 그리고 공유를 클릭한다.


다른 사람들과 문서를 작성하는 경우 문서에서 다른 사람들이 작업하는 위치에 컬러 커서가 표시된다. 각 사람은 자신만의 컬러를 갖는다. 다른 사람들이 텍스트를 삭제, 편집, 추가할 때 실시간으로 확인할 수 있다. 다른 사람들도 마찬가지이다. 창 하부에는 문서에 편집 권한이 있는 사람들의 목록이 표시된다. 현재 문서에 접근한 사람들은 아이콘 옆에 컬러 바가 표시된다. 이 바는 문서 내에서 커서가 이동할 때 보이는 컬러와 같다.

문서를 공유 받은 사람이 반드시 오피스 2016을 사용할 필요가 없다는 사실이 마음에 든다. 이들은 office.com에서 제공되는 무료 웹 버전의 오피스를 이용해 협업할 수 있다. 공유된 문서의 링크만 전송하면 링크를 클릭하여 오피스의 웹 버전으로 열 수 있다.


그리고 협업은 편집 창 외에도 적용된다. 현재 문서에서 작업 중인 사람의 아이콘을 클릭하면 기업용 스카이프(Skype for Business) 텍스트 메시지, 기업용 스카이프 통화, 기업용 스카이프 화상채팅 또는 이메일 등을 포함하여 그들에게 연락을 취할 수 있는 다양한 방법이 표시된 화면이 표시된다. 이를 통해 문서를 작업하면서 그들과 대화 또는 문자 메시지 또는 실시간으로 원하지 않는 경우 이메일)를 교환할 수 있어서 협업이 더 쉬워진다.


이런 식으로 다른 사람들과 협업할 때 특히 쉬웠다. 하지만 그렇다고 해서 개인적으로 유용했던 것은 아니었다. 필자는 주로 혼자 작업하는 부류이기에 이 기능을 자주 사용하지는 않을 것 같다. 하지만 다른 사람들과의 실시간 협업이 필요한 사람들에게는 매우 유용할 것이다.

한 가지 염두에 두어야 할 것은 인터넷 연결 신호 세기가 협업 기능을 사용하는 데 있어서 중요한 역할을 감당할 것이라는 점이다. 이를 시험하기 위해 와이파이(Wi-Fi)를 통해 라우터(Router)에 연결된 노트북과 이더넷(Ethernet) 케이블을 통해 연결된 데스크톱 기기로 국내의 다른 사람과 문서를 협업했다. 다른 사람이 문서를 변경하면 무선으로 연결된 노트북에는 즉각적으로 표시되지 않았지만, 데스크톱에는 바로 표시됐다. 이것은 오피스의 문제가 아니라 가끔 불안정해지는 네트워크의 특성 때문이다. 여기에서 얻을 수 있는 교훈은 와이파이, 네트워크 연결, 인터넷과 관련된 다른 것들과 마찬가지로 작은 문제와 랙이 존재할 수 있다는 점이다.



2015.09.24

리뷰 | "협업 기능 강화한 " 윈도우용 오피스 2016

Preston Gralla | Computerworld
마이크로소프트가 새로 출시한 오피스 2016에 모토를 정했다면 아마도 오래된 격언인 “우리는 한 팀이다(There is no I in team)”일 것이다. 23일 공개된 오피스 제품군은 상당히 유용한 협업 및 팀워크 기능을 제공해 여러 사람이 함께 일하는 데 필요한 도구로 자리매김할 것으로 보인다.

혼자 일하는 사람이라면 오피스 2013과 오피스 2016 설치형 제품의 큰 차이점을 느끼지 못할 것이다. 그렇다고 해서 꼭 나쁜 것만은 아니다. 이미 그 자체만으로도 많은 기능을 제공하기에 더 많은 것을 제공하려다 사용성에 치명적인 ‘독’이 될 수 있다.

마이크로소프트는 얼마나 성공적으로 협업 기능을 추가했을까? 그리고 오피스의 핵심에 추가된 다른 기능은 얼마나 유용할까? 오늘 리뷰에서는 이 부분을 살펴보고자 한다.

오피스 365 가입자들은오피스 365 포탈에 로그인하고 다운로드 설명에 따라 구독 프로그램의 하나로 오피스 2016을 다운로드할 수 있다. 지금 다운로드하지 않는 소비자 및 기업 가입자들은 10월에 자동으로 업데이트되며 기업 고객들은 내년 초에 자동 업데이트가 제공된다. 또한, 오피스 2016은 개별 구매가 가능하다 (자세한 내용은 "살펴보기" 박스 참조).

공유와 공유
특히 워드는 사람들이 서로의 문서를 검토할 수 있는 훌륭한 생산성 도구 기능을 통합했다. 필자는 변경 추적, 마크업(Markup), 검토 기능이 문서 검토의 기준이라고 생각했다. 글쓰기로 밥을 먹고 사는 사람으로서 이런 기능 없이는 작업이 불가능할 것이다.

하지만 이전의 오피스 버전에는 사람들이 인터넷에 연결돼 있기만 하면 문서를 작성할 수 있는 실시간 협업 기능이 빠져있었다. 이 모든 것이 오피스 2016에서 바뀌었다. 이제 문서가 원드라이브(OneDrive), 기업용 원드라이브(OneDrive for Business), 쉐어포인트 온라인(SharePoint Online)에 저장되어 있기만 하면 다른 사람들과 실시간으로 간편하게 협업할 수 있다. 현재 실시간 협업은 워드, 파워포인트, 원노트 문서에만 적용되지만, 조만간 엑셀에도 이 기능이 적용될 것이다. 이 실시간 협업 기능은 가정용 및 기업용 오피스 2016 모두에서 사용할 수 있다. 단, 기업 사용자는 홈 버전에는 없는 일부 추가 기능을 사용할 수 있으며, 이 부분에 대해서는 따로 설명하도록 하겠다.

새로운 공유(Share) 패널이 협업을 위한 명령 센터다. 오피스 문서의 우측 상단에 위치한 공유 아이콘을 클릭하면 표시된다. 여기에서는 다른 사람과 현재 문서를 공유하는 초대를 발송하거나 이전에 문서를 공유하고 작업한 사람을 찾을 수 있다. ‘초대하기(Invite People)’ 상자에 이메일 주소를 입력하고 드롭다운 메뉴에서 ‘편집 가능(Can edit)’ 또는 ‘읽기 가능(Can view)’을 선택한다. 기업 네트워크에서 기업용 오피스 2016을 사용하는 경우 주소록 아이콘을 클릭하여 동료의 이메일 주소를 선택할 수도 있다. 그리고 공유를 클릭한다.


다른 사람들과 문서를 작성하는 경우 문서에서 다른 사람들이 작업하는 위치에 컬러 커서가 표시된다. 각 사람은 자신만의 컬러를 갖는다. 다른 사람들이 텍스트를 삭제, 편집, 추가할 때 실시간으로 확인할 수 있다. 다른 사람들도 마찬가지이다. 창 하부에는 문서에 편집 권한이 있는 사람들의 목록이 표시된다. 현재 문서에 접근한 사람들은 아이콘 옆에 컬러 바가 표시된다. 이 바는 문서 내에서 커서가 이동할 때 보이는 컬러와 같다.

문서를 공유 받은 사람이 반드시 오피스 2016을 사용할 필요가 없다는 사실이 마음에 든다. 이들은 office.com에서 제공되는 무료 웹 버전의 오피스를 이용해 협업할 수 있다. 공유된 문서의 링크만 전송하면 링크를 클릭하여 오피스의 웹 버전으로 열 수 있다.


그리고 협업은 편집 창 외에도 적용된다. 현재 문서에서 작업 중인 사람의 아이콘을 클릭하면 기업용 스카이프(Skype for Business) 텍스트 메시지, 기업용 스카이프 통화, 기업용 스카이프 화상채팅 또는 이메일 등을 포함하여 그들에게 연락을 취할 수 있는 다양한 방법이 표시된 화면이 표시된다. 이를 통해 문서를 작업하면서 그들과 대화 또는 문자 메시지 또는 실시간으로 원하지 않는 경우 이메일)를 교환할 수 있어서 협업이 더 쉬워진다.


이런 식으로 다른 사람들과 협업할 때 특히 쉬웠다. 하지만 그렇다고 해서 개인적으로 유용했던 것은 아니었다. 필자는 주로 혼자 작업하는 부류이기에 이 기능을 자주 사용하지는 않을 것 같다. 하지만 다른 사람들과의 실시간 협업이 필요한 사람들에게는 매우 유용할 것이다.

한 가지 염두에 두어야 할 것은 인터넷 연결 신호 세기가 협업 기능을 사용하는 데 있어서 중요한 역할을 감당할 것이라는 점이다. 이를 시험하기 위해 와이파이(Wi-Fi)를 통해 라우터(Router)에 연결된 노트북과 이더넷(Ethernet) 케이블을 통해 연결된 데스크톱 기기로 국내의 다른 사람과 문서를 협업했다. 다른 사람이 문서를 변경하면 무선으로 연결된 노트북에는 즉각적으로 표시되지 않았지만, 데스크톱에는 바로 표시됐다. 이것은 오피스의 문제가 아니라 가끔 불안정해지는 네트워크의 특성 때문이다. 여기에서 얻을 수 있는 교훈은 와이파이, 네트워크 연결, 인터넷과 관련된 다른 것들과 마찬가지로 작은 문제와 랙이 존재할 수 있다는 점이다.



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