2019.05.27

“문서 저장 도대체 어디에?” MS 비즈니스용 원드라이브와 셰어포인트 FAQ

Gregg Keizer | Computerworld
기업 사용자가 오피스 365에 대해 갖는 의문은 많지만 그 중에서도 가장 많은 것은 “과연 어디에 파일을 저장해야 하는가?”다.
 
기업용 오피스 365 구독에는 두 가지 저장 경로가 있다. 하나는 비즈니스용 원드라이브에서 관리하는 개인 저장 공간, 다른 하나는 셰어포인트의 공용(덜 불안한 용어로는 협업용) 문서 라이브러리와 해당 팀 사이트다.
 
모든 경우에 맞는 한 가지 답은 없다. 문서 또는 파일이 어딘가에 있고 그 곳의 위치를 기억할 수만 있다면 아무 문제가 없다.
 
그러나 이 답으로는 충분하지 않다. 오피스 365에 관한 가장 큰 질문, “이 문서는 어디에 저장하는가?”와 거기서 파생되는 여러 다른 질문에 대한 답을 정리해 보았다.
 
비즈니스용 원드라이브란 무엇인가? 원드라이브는 각각의 상용 오피스 365 라이선스에 할당되는 사용자별 온라인 저장 공간이며, 디바이스와 클라우드 간의 파일 동기화를 제어하는 애플리케이션 및 스토리지를 관리하는 서비스의 이름이기도 하다.
 
(원드라이브는 구내 셰어포인트 서버에도 포함되어 제공되지만 대다수 사용자는 오피스 365를 통한 원드라이브 저장 공간을 사용한다.)
 
각 오피스 365 구독자에게는 1TB의 원드라이브 저장 공간이 제공된다.
 
셰어포인트 팀 라이브러리란? 원드라이브와 마찬가지로 라이브러리 역시 문서와 기타 파일을 저장하는 온라인 저장 공간이다. 셰어포인트 라이브러리 “팀”은 원드라이브와 달리 문서를 공유하고 새 문서를 만드는 과정에서 협업하기 위한 목적으로 설계됐다.
 
셰어포인트 스토리지에는 제한이 있지만(셰어포인트 사이트별 25TB) 많은 고객에게 이 정도의 데이터 저장 공간은 사실상 무한대의 라이브러리라고 볼 수 있다(개별이 아닌 전체적으로).
 
팀 라이브러리를 제공하는 상위 서비스인 셰어포인트 온라인은 대부분의(전체는 아님) 상용 오피스 365 요금에 포함되고 별도 구매도 가능하며 셰어포인트 서버 형태로 온프레미스의 쌍둥이가 존재한다 (작년 가을에 나온 버전 2019가 최신 버전이다).
 
비즈니스용 원드라이브와 셰어포인트 라이브러리는 하나의 같은 줄기로 보인다. 서로 이름만 다를 뿐 동일한 것 아닌가? 둘 다 클라우드 스토리지라는 점은 같다. 또한 보통 오피스 365 라이선스를 통해 제공된다는 점도 같다.
 
셰어포인트(2001년)가 원드라이브(2007년)보다 수 년 전에 출시됐고, 원드라이브는 드롭박스처럼 사용하기 쉬운 온라인 스토리지 서비스의 인기에 부응하기 위해 만들어졌지만, 둘 사이에는 겹치는 부분이 꽤 많다. (사람들이 문서를 어디에 저장해야 하는지 묻는 이유가 여기에 있다. 마이크로소프트가 제공하는 장소가 한 개면 그런 질문을 하는 사람도 없을 것이다.)
 
이 겹치는 부분에 대해 몇 가지 짚고 넘어갈 점이 있다. 첫째, 비즈니스용 원드라이브는 셰어포인트 라이브러리와 같은 핵심 셰어포인트 기술에 의존한다. 많은 측면에서 비즈니스용 원드라이브는 셰어포인트 내에 미리 마련된 특수한 폴더라고 볼 수 있다. 둘째, 마이크로소프트가 그동안 부지런히 업데이트하고 기능을 추가한 결과 이제 비즈니스용 원드라이브도 셰어포인트 라이브러리의 협업 및 공유 기능을 대부분 제공한다.

즉, 둘은 많은 공통점이 있다. 하지만 완전히 같다고 할 수는 없다.
 
비즈니스용 원드라이브에는 어떤 때 저장하는가? 문서를 임시로, 또는 영구적으로 비공개로 유지하거나, 공유하는 대상이 최대 한두 명인 경우다.
 
좀 투박하지만 기억하기 쉬운 가이드라인은 “문서나 파일이 ‘내 것’이라면 원드라이브에 저장하라”는 것이다.
 
그 이유는? 원드라이브에 저장되는 파일은 기본적으로 비공개이기 때문이다. 물론 원드라이브에서도 문서 공유가 가능하지만 개별 파일 또는 폴더에 대한 권한을 부여하려면 문서에 액세스할 사람을 선택하고 필요한 액세스 권한(읽기 및 인쇄 전용 또는 편집 권한)을 지정하는 작업이 필요하다.
 
그 자체로 번거롭고, 공유할 사람의 수가 늘어나면 시간 낭비와 실수도 불가피하게 발생하게 된다.
 
그러면 셰어포인트에 파일을 저장하는 것은 어떤 경우인가? 가장 간단한 답은, ‘문서가 나 혼자가 아닌 조직 내의 그룹에 속한 경우’다.
 
즉, 한두 명 정도가 아닌 다수의 사람들이 보고 편집해야 하는 파일 및 문서라면 셰어포인트에 저장해야 한다.
 
셰어포인트를 생각할 때는 ‘라이브러리’라는 단어를 떠올리면 된다. 책 한 권으로 도서관(라이브러리)이 되지는 않고, 문서 하나로 공유 저장소가 되지는 않는다. 여러 사람(예를 들어 특정 프로젝트에서 협업하는 워크그룹 팀)이 파일 및 문서 모음을 사용해야 한다면 셰어포인트에 저장해야 한다.
 
이유는? 선택의 여지가 없다. 개인용인 원드라이브와 달리(이름부터 ‘원(One)’임) 셰어포인트는 기업/회사의 자원이다. 내가 아닌 다른 누군가가 권한을 관리할 가능성이 높다. 이 사람이 직원의 셰어포인트 사이트, 즉 라이브러리와 문서에 대한 액세스 권한을 결정한다. 또한 협업을 위해서든, 검토 절차에 따라 자동으로 문서를 이동하는 워크플로우를 위해서든, 대부분의 경우 경영진이 셰어포인트에 저장해야 하는 대상에 대한 규칙을 정해 놓는다.
 
작업 중인 초안은 어디에 저장해야 하는가? 비즈니스용 원드라이브에 저장하면 된다. 회사 워크플로에 따라 동료나 관리자의 서명이 필요한 경우라 해도 마찬가지다.
 
초안 과정이 더 진행되면 이제 공유, 공동 편집 등을 위해 영구적인 셰어포인트 라이브러리로 옮긴다.
 
비즈니스용 원드라이브에서 셰어포인트 라이브러리로 문서를 옮기려면 어떻게 해야 하는가? 간단하다. 원드라이브에서 파일(또는 폴더 전체)을 선택한 다음 메뉴 표시줄 또는 세로 생략 부호를 클릭하면 나타나는 팝업 메뉴에서 “이동 위치”를 선택한다. 확인 팝업 창에 표시되는 셰어포인트 라이브러리 중에서 목적지를 선택한다. 여기에 없을 경우 “사이트 찾아보기”를 클릭해서 적절한 라이브러리를 찾는다.
 
새 프로젝트에 포함되는 문서는 어디에 저장해야 하는가? 프로젝트의 셰어포인트 라이브러리가 있다면 거기 저장하고, 없는 경우 프로젝트를 위한 새 라이브러리를 만들어(해당 권한이 있어야 함) 문서를 저장한다.
 
프로젝트에 아직 전용 라이브러리가 없고 직접 라이브러리를 만드는 데 필요한 권한도 없다면 표준 문서 라이브러리에 문서를 저장한다. 이후 관리자나 프로젝트 관리자가 라이브러리를 만들면 적절한 라이브러리로 옮기면 된다.
 
팀 채널에서 파일을 공유하면 어디에 저장되는가? 팀의 셰어포인트 폴더에 저장된다. 각 채널 상단의 “파일” 탭에서 찾을 수 있다.
 
참고: 팀 내의 1:1 또는 그룹 채팅에서 공유하는 경우 파일은 비즈니스용 원드라이브 폴더에 저장된다.
 
자칫 혼란스러울 수 있지만 비즈니스용 원드라이브는 아주 적은 수의 사람들과 공유하는 곳, 셰어포인트는 그룹 전체와 공유하는 곳이라고 생각하면 기억하기 쉽다.
 
(앞으로 이 혼란이 가중될 수 있다. 마이크로소프트가 개인용 원드라이브 저장 공간(오피스 365에 제공되는 비즈니스용 원드라이브와는 다름)을 팀즈과 연결하는 안을 추진 중이기 때문이다.)
 
오피스 365 그룹을 사용해서 하나의 편지함과 캘린더를 공유할 수 있는 사람들을 신속하게 모집한다. 이 그룹을 위한 파일(예를 들어 이메일에 첨부된 파일)은 어디에 저장해야 하는가? 이 경우 저장이 필요 없다. 문서를 첨부하면 수신자는 자기만의 복사본을 받기 때문이다. 다만 이 문서를 그룹의 모든 사람과 공유하려면 그룹의 셰어포인트 문서 라이브러리에 업로드해서 게시해야 한다.
 
두 명이 전부인 작은 부서다. 문서를 어디에 저장해야 하는가? 예를 들어 개인당 연간 요금이 150달러인 오피스365 비즈니스 프리미엄 같은 더 고급인 오피스 365 요금제를 사용하고 비즈니스용 원드라이브와 셰어포인트가 모두 있다 해도, 두 명이라면 마이크로소프트는 “원드라이브를 사용해서 파일을 직접 공유할 것”을 권장한다.
 
이런 경우 셰어포인트와 문서 라이브러리는 과하다.
 
작은 기업이지만 직원이 여러 명 있는 경우 마이크로소프트는 비즈니스용 원드라이브와 셰어포인트를 함께 사용할 것을 권장한다.
 
비즈니스용 원드라이브에 저장하는 편이 가장 적합한 다른 시나리오는?
  • 적절한 셰어포인트 라이브러리가 없는 경우. 나중에 원드라이브에서 문서를 복사하거나 옮길 수 있다.
  • 파일 또는 문서에 액세스할 수 있는 사람을 직접 통제하고자 하는 경우
  • 문서 또는 파일이 프로젝트인 경우, 캘린더나 인트라넷 사이트와 같은 보조 도구가 필요 없다.
  • 여러 기기를 사용해서 문서를 작성하는 경우. 원드라이브의 동기화 기능으로 원드라이브가 설치된 모든 디바이스에서 손쉽게 액세스할 수 있다. (원드라이브는 셰어포인트 라이브러리도 동기화할 수 있지만 직원이 다루기에는 원드라이브가 훨씬 더 쉽다.)
  • 이 문서를 한두 번만 공유하거나 아주 짧은 시간 동안만 공유하는 경우

셰어포인트에 저장하는 편이 가장 적합한 다른 시나리오는? 다음과 같은 경우가 해당된다.
  • 문서를 다른 사람에게 할당하는 체크인 워크플로가 있는 경우(비즈니스용 원드라이브에도 이 기능이 있지만 전사적 정책에는 셰어포인트가 더 낫다.)
  • 조직의 모든 사람이 읽어야 하는 문서를 게시할 경우
  • 문서가 고객이나 파트너와 같은 외부인에게 제공되는 경우
  • 문서 또는 파일에 대한 액세스 권한을 다른 사람(관리자, IT 조직 등)이 결정해도 무관한 경우
  • 조직에서 문서 및 파일을 중앙 저장소에 두고자 하는 경우(중앙 저장소가 바로 셰어포인트임)
 
원드라이브 대 셰어포인트 문서 라이브러리에 대해 꼭 기억해야 할 한 가지는?
단어만 기억하면 된다.
  • 아무리 생각해도 모르겠으면 문서의 목적지를 생각해 보라.
  • 비공개 문서라면 원드라이브가 비공개로 유지해 준다.
  • 공용 문서라면 셰어포인트가 적합하다.



이 ‘문서의 순환 고리’ 도표는 조직에서 비즈니스용 원드라이브와 셰어포인트를 함께 사용할 수 있는 방법을 시작적으로 가장 잘 표현한 것이다. editor@itworld.co.kr

 


2019.05.27

“문서 저장 도대체 어디에?” MS 비즈니스용 원드라이브와 셰어포인트 FAQ

Gregg Keizer | Computerworld
기업 사용자가 오피스 365에 대해 갖는 의문은 많지만 그 중에서도 가장 많은 것은 “과연 어디에 파일을 저장해야 하는가?”다.
 
기업용 오피스 365 구독에는 두 가지 저장 경로가 있다. 하나는 비즈니스용 원드라이브에서 관리하는 개인 저장 공간, 다른 하나는 셰어포인트의 공용(덜 불안한 용어로는 협업용) 문서 라이브러리와 해당 팀 사이트다.
 
모든 경우에 맞는 한 가지 답은 없다. 문서 또는 파일이 어딘가에 있고 그 곳의 위치를 기억할 수만 있다면 아무 문제가 없다.
 
그러나 이 답으로는 충분하지 않다. 오피스 365에 관한 가장 큰 질문, “이 문서는 어디에 저장하는가?”와 거기서 파생되는 여러 다른 질문에 대한 답을 정리해 보았다.
 
비즈니스용 원드라이브란 무엇인가? 원드라이브는 각각의 상용 오피스 365 라이선스에 할당되는 사용자별 온라인 저장 공간이며, 디바이스와 클라우드 간의 파일 동기화를 제어하는 애플리케이션 및 스토리지를 관리하는 서비스의 이름이기도 하다.
 
(원드라이브는 구내 셰어포인트 서버에도 포함되어 제공되지만 대다수 사용자는 오피스 365를 통한 원드라이브 저장 공간을 사용한다.)
 
각 오피스 365 구독자에게는 1TB의 원드라이브 저장 공간이 제공된다.
 
셰어포인트 팀 라이브러리란? 원드라이브와 마찬가지로 라이브러리 역시 문서와 기타 파일을 저장하는 온라인 저장 공간이다. 셰어포인트 라이브러리 “팀”은 원드라이브와 달리 문서를 공유하고 새 문서를 만드는 과정에서 협업하기 위한 목적으로 설계됐다.
 
셰어포인트 스토리지에는 제한이 있지만(셰어포인트 사이트별 25TB) 많은 고객에게 이 정도의 데이터 저장 공간은 사실상 무한대의 라이브러리라고 볼 수 있다(개별이 아닌 전체적으로).
 
팀 라이브러리를 제공하는 상위 서비스인 셰어포인트 온라인은 대부분의(전체는 아님) 상용 오피스 365 요금에 포함되고 별도 구매도 가능하며 셰어포인트 서버 형태로 온프레미스의 쌍둥이가 존재한다 (작년 가을에 나온 버전 2019가 최신 버전이다).
 
비즈니스용 원드라이브와 셰어포인트 라이브러리는 하나의 같은 줄기로 보인다. 서로 이름만 다를 뿐 동일한 것 아닌가? 둘 다 클라우드 스토리지라는 점은 같다. 또한 보통 오피스 365 라이선스를 통해 제공된다는 점도 같다.
 
셰어포인트(2001년)가 원드라이브(2007년)보다 수 년 전에 출시됐고, 원드라이브는 드롭박스처럼 사용하기 쉬운 온라인 스토리지 서비스의 인기에 부응하기 위해 만들어졌지만, 둘 사이에는 겹치는 부분이 꽤 많다. (사람들이 문서를 어디에 저장해야 하는지 묻는 이유가 여기에 있다. 마이크로소프트가 제공하는 장소가 한 개면 그런 질문을 하는 사람도 없을 것이다.)
 
이 겹치는 부분에 대해 몇 가지 짚고 넘어갈 점이 있다. 첫째, 비즈니스용 원드라이브는 셰어포인트 라이브러리와 같은 핵심 셰어포인트 기술에 의존한다. 많은 측면에서 비즈니스용 원드라이브는 셰어포인트 내에 미리 마련된 특수한 폴더라고 볼 수 있다. 둘째, 마이크로소프트가 그동안 부지런히 업데이트하고 기능을 추가한 결과 이제 비즈니스용 원드라이브도 셰어포인트 라이브러리의 협업 및 공유 기능을 대부분 제공한다.

즉, 둘은 많은 공통점이 있다. 하지만 완전히 같다고 할 수는 없다.
 
비즈니스용 원드라이브에는 어떤 때 저장하는가? 문서를 임시로, 또는 영구적으로 비공개로 유지하거나, 공유하는 대상이 최대 한두 명인 경우다.
 
좀 투박하지만 기억하기 쉬운 가이드라인은 “문서나 파일이 ‘내 것’이라면 원드라이브에 저장하라”는 것이다.
 
그 이유는? 원드라이브에 저장되는 파일은 기본적으로 비공개이기 때문이다. 물론 원드라이브에서도 문서 공유가 가능하지만 개별 파일 또는 폴더에 대한 권한을 부여하려면 문서에 액세스할 사람을 선택하고 필요한 액세스 권한(읽기 및 인쇄 전용 또는 편집 권한)을 지정하는 작업이 필요하다.
 
그 자체로 번거롭고, 공유할 사람의 수가 늘어나면 시간 낭비와 실수도 불가피하게 발생하게 된다.
 
그러면 셰어포인트에 파일을 저장하는 것은 어떤 경우인가? 가장 간단한 답은, ‘문서가 나 혼자가 아닌 조직 내의 그룹에 속한 경우’다.
 
즉, 한두 명 정도가 아닌 다수의 사람들이 보고 편집해야 하는 파일 및 문서라면 셰어포인트에 저장해야 한다.
 
셰어포인트를 생각할 때는 ‘라이브러리’라는 단어를 떠올리면 된다. 책 한 권으로 도서관(라이브러리)이 되지는 않고, 문서 하나로 공유 저장소가 되지는 않는다. 여러 사람(예를 들어 특정 프로젝트에서 협업하는 워크그룹 팀)이 파일 및 문서 모음을 사용해야 한다면 셰어포인트에 저장해야 한다.
 
이유는? 선택의 여지가 없다. 개인용인 원드라이브와 달리(이름부터 ‘원(One)’임) 셰어포인트는 기업/회사의 자원이다. 내가 아닌 다른 누군가가 권한을 관리할 가능성이 높다. 이 사람이 직원의 셰어포인트 사이트, 즉 라이브러리와 문서에 대한 액세스 권한을 결정한다. 또한 협업을 위해서든, 검토 절차에 따라 자동으로 문서를 이동하는 워크플로우를 위해서든, 대부분의 경우 경영진이 셰어포인트에 저장해야 하는 대상에 대한 규칙을 정해 놓는다.
 
작업 중인 초안은 어디에 저장해야 하는가? 비즈니스용 원드라이브에 저장하면 된다. 회사 워크플로에 따라 동료나 관리자의 서명이 필요한 경우라 해도 마찬가지다.
 
초안 과정이 더 진행되면 이제 공유, 공동 편집 등을 위해 영구적인 셰어포인트 라이브러리로 옮긴다.
 
비즈니스용 원드라이브에서 셰어포인트 라이브러리로 문서를 옮기려면 어떻게 해야 하는가? 간단하다. 원드라이브에서 파일(또는 폴더 전체)을 선택한 다음 메뉴 표시줄 또는 세로 생략 부호를 클릭하면 나타나는 팝업 메뉴에서 “이동 위치”를 선택한다. 확인 팝업 창에 표시되는 셰어포인트 라이브러리 중에서 목적지를 선택한다. 여기에 없을 경우 “사이트 찾아보기”를 클릭해서 적절한 라이브러리를 찾는다.
 
새 프로젝트에 포함되는 문서는 어디에 저장해야 하는가? 프로젝트의 셰어포인트 라이브러리가 있다면 거기 저장하고, 없는 경우 프로젝트를 위한 새 라이브러리를 만들어(해당 권한이 있어야 함) 문서를 저장한다.
 
프로젝트에 아직 전용 라이브러리가 없고 직접 라이브러리를 만드는 데 필요한 권한도 없다면 표준 문서 라이브러리에 문서를 저장한다. 이후 관리자나 프로젝트 관리자가 라이브러리를 만들면 적절한 라이브러리로 옮기면 된다.
 
팀 채널에서 파일을 공유하면 어디에 저장되는가? 팀의 셰어포인트 폴더에 저장된다. 각 채널 상단의 “파일” 탭에서 찾을 수 있다.
 
참고: 팀 내의 1:1 또는 그룹 채팅에서 공유하는 경우 파일은 비즈니스용 원드라이브 폴더에 저장된다.
 
자칫 혼란스러울 수 있지만 비즈니스용 원드라이브는 아주 적은 수의 사람들과 공유하는 곳, 셰어포인트는 그룹 전체와 공유하는 곳이라고 생각하면 기억하기 쉽다.
 
(앞으로 이 혼란이 가중될 수 있다. 마이크로소프트가 개인용 원드라이브 저장 공간(오피스 365에 제공되는 비즈니스용 원드라이브와는 다름)을 팀즈과 연결하는 안을 추진 중이기 때문이다.)
 
오피스 365 그룹을 사용해서 하나의 편지함과 캘린더를 공유할 수 있는 사람들을 신속하게 모집한다. 이 그룹을 위한 파일(예를 들어 이메일에 첨부된 파일)은 어디에 저장해야 하는가? 이 경우 저장이 필요 없다. 문서를 첨부하면 수신자는 자기만의 복사본을 받기 때문이다. 다만 이 문서를 그룹의 모든 사람과 공유하려면 그룹의 셰어포인트 문서 라이브러리에 업로드해서 게시해야 한다.
 
두 명이 전부인 작은 부서다. 문서를 어디에 저장해야 하는가? 예를 들어 개인당 연간 요금이 150달러인 오피스365 비즈니스 프리미엄 같은 더 고급인 오피스 365 요금제를 사용하고 비즈니스용 원드라이브와 셰어포인트가 모두 있다 해도, 두 명이라면 마이크로소프트는 “원드라이브를 사용해서 파일을 직접 공유할 것”을 권장한다.
 
이런 경우 셰어포인트와 문서 라이브러리는 과하다.
 
작은 기업이지만 직원이 여러 명 있는 경우 마이크로소프트는 비즈니스용 원드라이브와 셰어포인트를 함께 사용할 것을 권장한다.
 
비즈니스용 원드라이브에 저장하는 편이 가장 적합한 다른 시나리오는?
  • 적절한 셰어포인트 라이브러리가 없는 경우. 나중에 원드라이브에서 문서를 복사하거나 옮길 수 있다.
  • 파일 또는 문서에 액세스할 수 있는 사람을 직접 통제하고자 하는 경우
  • 문서 또는 파일이 프로젝트인 경우, 캘린더나 인트라넷 사이트와 같은 보조 도구가 필요 없다.
  • 여러 기기를 사용해서 문서를 작성하는 경우. 원드라이브의 동기화 기능으로 원드라이브가 설치된 모든 디바이스에서 손쉽게 액세스할 수 있다. (원드라이브는 셰어포인트 라이브러리도 동기화할 수 있지만 직원이 다루기에는 원드라이브가 훨씬 더 쉽다.)
  • 이 문서를 한두 번만 공유하거나 아주 짧은 시간 동안만 공유하는 경우

셰어포인트에 저장하는 편이 가장 적합한 다른 시나리오는? 다음과 같은 경우가 해당된다.
  • 문서를 다른 사람에게 할당하는 체크인 워크플로가 있는 경우(비즈니스용 원드라이브에도 이 기능이 있지만 전사적 정책에는 셰어포인트가 더 낫다.)
  • 조직의 모든 사람이 읽어야 하는 문서를 게시할 경우
  • 문서가 고객이나 파트너와 같은 외부인에게 제공되는 경우
  • 문서 또는 파일에 대한 액세스 권한을 다른 사람(관리자, IT 조직 등)이 결정해도 무관한 경우
  • 조직에서 문서 및 파일을 중앙 저장소에 두고자 하는 경우(중앙 저장소가 바로 셰어포인트임)
 
원드라이브 대 셰어포인트 문서 라이브러리에 대해 꼭 기억해야 할 한 가지는?
단어만 기억하면 된다.
  • 아무리 생각해도 모르겠으면 문서의 목적지를 생각해 보라.
  • 비공개 문서라면 원드라이브가 비공개로 유지해 준다.
  • 공용 문서라면 셰어포인트가 적합하다.



이 ‘문서의 순환 고리’ 도표는 조직에서 비즈니스용 원드라이브와 셰어포인트를 함께 사용할 수 있는 방법을 시작적으로 가장 잘 표현한 것이다. editor@itworld.co.kr

 


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