2017.05.23

엑셀 2016 완전 정복 2탄 “개선된 협업 기능”

Preston Gralla | Computerworld

미디어의 관심은 온통 마이크로소프트 윈도우에 집중되지만 실제 업무를 처리해야 할 때 사용자에게 중요한 것은 윈도우에서 실행되는 애플리케이션이다. 그리고 스프레드시트 애플리케이션이라면 대부분 엑셀을 의미한다.

현재 버전은 엑셀 2016으로, 전체 오피스 제품군이 업그레이드된 2015년에 출시된 버전이다. 그러나 최신 버전으로 업그레이드했더라도 엑셀 2016에 구현된 유용한 기능들을 모른 채 그냥 사용하는 사람이 많다. ‘엑셀 2016 완전 정복’ 시리즈에서는 그런 부분들을 살펴본다.

사용 중인 엑셀 2016이 독립적인 소프트웨어로 구매한 버전인지, 오피스 365의 일부인지는 신경 쓸 필요 없다. 여기 소개하는 모든 팁은 엑셀 2016 버전에 관계없이 적용된다.

리본 메뉴, 입력 상자, 스마트 조회, 새로운 차트 유형을 알아본 1탄에 이어, 개선된 협업 관련 기능을 살펴본다.

• 엑셀 2016 완전 정복 1탄 “입력 상자, 스마트 조회, 새로운 차트 등” 

부족하지만 개선된 협업
2015년 말 오피스 2016이 출시될 당시 마이크로소프트가 가장 대대적으로 내세운 새로운 기능은 어디에 있든 인터넷 연결만 되면 동시에 문서 작업이 가능한 실시간 협업이었다. 라이브로 다른 사람들과 협업할 경우 문서에 접근할 수 있는 모든 사용자가 동시에 그 문서로 작업할 수 있고, 모두가 다른 사람의 편집 내용을 볼 수 있다.

그러나 이 라이브 협업에서 엑셀은 빠졌다. 이 기능은 워드, 파워포인트, 원노트에만 구현됐고, 마이크로소프트는 시점은 확실치 않지만 언젠가 엑셀에도 협업 기능이 구현될 것이라고만 말했다.

엑셀 데스크톱 버전에는 마이크로소프트가 말한 그 시점은 아직 오지 않았다. 2017년 3월에 나온 엑셀 클라이언트 베타 버전에는 실시간 협업 기능이 포함되어 있지만 정식 버전에 구현될 시점은 불확실하다. 이 기능이 정식 버전에 포함되면 사용 방법을 다룰 예정이다.

한편, 웹 기반의 엑셀 버전에서는 라이브 협업이 가능하다. 여기서는 그 방법을 살펴본다. 데스크톱 버전을 사용한 협업의 경우 단순 공유(Simple Sharing)라는, 불편하지만 어느 정도 가능한 방법이 있다. 이 방법에 대해서는 웹 기반 엑셀 버전을 사용해 협업하는 방법을 설명한 후 살펴보도록 하자.

엑셀 온라인을 사용한 협업
엑셀 온라인 버전을 사용해서 협업하려면 공유하려는 파일이 원드라이브, 셰어포인트 또는 드롭박스에 있어야 한다. 먼저 office.com의 엑셀 온라인으로 이동한 다음 마이크로소프트 ID를 사용해 로그인하고 엑셀 버튼을 클릭한다. 엑셀이 실행되면 공유할 파일을 연다.

그 다음 화면 오른쪽 상단의 공유 버튼을 클릭한다. 화면이 뜨면 공유할 사람의 이메일 주소를 입력한다. 두 명 이상과 공유하려면 이메일 주소를 여러 개 입력한다. 필요한 경우 메모를 입력하고 공유를 클릭한다. 문서를 공유하는 상대방은 기본적으로 문서를 편집할 수 있다. 그러나 공유 버튼 아래의 “받는 사람이 편집할 수 있음” 링크를 클릭하지 않고 드롭다운 목록에서 “받는 사람은 볼 수만 있음”을 선택하면 읽기 전용 접근 권한을 부여할 수 있다.

마치면 팝업 화면을 통해 이메일을 받는 사람과 문서 편집 또는 읽기 전용 권한을 확인하는 단계가 진행된다. 이 화면에서 “초대” 링크를 클릭해서 공유 이메일을 더 보낼 수도 있다. 모두 마치면 닫기를 클릭한다.

기본적인 단계는 비슷하지만 엑셀 온라인에서 문서를 공유하는 과정은 사용자마다 약간 다를 수 있다. 편집 담당자가 위 단계를 테스트했을 때는 공유 버튼을 클릭할 때 바로 팝업 화면이 나오지 않고, 다른 사용자와 공유 메뉴 옵션을 선택해야 나왔다. 또한 이메일 초대를 보내기 전에 이 첫 화면에서 “편집할 수 있음” 또는 “볼 수만 있음”을 선택할 수 있었다. 더 많은 사람을 초대하기 위해 공유 버튼을 다시 클릭하고 이 과정을 반복했다.

이제 엑셀이 사용자가 협업 대상으로 지정한 모든 사람에게 이메일을 보낸다. 받는 사람이 “OneDrive에서 보기” 버튼을 클릭하면 스프레드시트가 열린다. 이 시점에서 스프레드시트를 볼 수는 있지만 편집은 할 수 없다. 편집하려면 통합 문서 편집을 클릭하고 브라우저에서 편집을 선택해야 한다. 그러면 브라우저 창에서 바로 문서 편집이 가능하다.

문서를 사용하는 모든 사람은 다른 사람의 변경 내용을 실시간으로 볼 수 있다. 각 사용자의 존재는 컬러 커서를 통해 표시되는데, 커서의 색은 사용자마다 다르다. 어느 한 사람이 셀에 데이터를 입력하거나 차트를 만드는 등 작업을 하면 다른 모든 사람에게 즉시 그 작업 내용이 표시된다.

문서를 사용하는 모든 사람은 다른 사람의 변경 내용을 실시간으로 볼 수 있다. 각 사용자의 존재는 컬러 커서를 통해 표시되는데, 커서의 색은 사용자마다 다르다. 클릭하면 확대

화면 오른쪽 상단에는 문서에서 협업하는 모든 사람의 목록이 표시된다. 이름을 클릭하면 현재 그 사람이 작업 중인 셀의 위치를 볼 수 있다(예: G11). 또한 다른 사람의 컬러 커서 위로 마우스를 이동하면 그 사람의 이름을 볼 수 있다.

채팅 기능은 없지만 화면 오른쪽 상단의 스카이프 아이콘을 클릭하면 스카이프를 사용하는 사용자끼리 대화할 수 있다.



2017.05.23

엑셀 2016 완전 정복 2탄 “개선된 협업 기능”

Preston Gralla | Computerworld

미디어의 관심은 온통 마이크로소프트 윈도우에 집중되지만 실제 업무를 처리해야 할 때 사용자에게 중요한 것은 윈도우에서 실행되는 애플리케이션이다. 그리고 스프레드시트 애플리케이션이라면 대부분 엑셀을 의미한다.

현재 버전은 엑셀 2016으로, 전체 오피스 제품군이 업그레이드된 2015년에 출시된 버전이다. 그러나 최신 버전으로 업그레이드했더라도 엑셀 2016에 구현된 유용한 기능들을 모른 채 그냥 사용하는 사람이 많다. ‘엑셀 2016 완전 정복’ 시리즈에서는 그런 부분들을 살펴본다.

사용 중인 엑셀 2016이 독립적인 소프트웨어로 구매한 버전인지, 오피스 365의 일부인지는 신경 쓸 필요 없다. 여기 소개하는 모든 팁은 엑셀 2016 버전에 관계없이 적용된다.

리본 메뉴, 입력 상자, 스마트 조회, 새로운 차트 유형을 알아본 1탄에 이어, 개선된 협업 관련 기능을 살펴본다.

• 엑셀 2016 완전 정복 1탄 “입력 상자, 스마트 조회, 새로운 차트 등” 

부족하지만 개선된 협업
2015년 말 오피스 2016이 출시될 당시 마이크로소프트가 가장 대대적으로 내세운 새로운 기능은 어디에 있든 인터넷 연결만 되면 동시에 문서 작업이 가능한 실시간 협업이었다. 라이브로 다른 사람들과 협업할 경우 문서에 접근할 수 있는 모든 사용자가 동시에 그 문서로 작업할 수 있고, 모두가 다른 사람의 편집 내용을 볼 수 있다.

그러나 이 라이브 협업에서 엑셀은 빠졌다. 이 기능은 워드, 파워포인트, 원노트에만 구현됐고, 마이크로소프트는 시점은 확실치 않지만 언젠가 엑셀에도 협업 기능이 구현될 것이라고만 말했다.

엑셀 데스크톱 버전에는 마이크로소프트가 말한 그 시점은 아직 오지 않았다. 2017년 3월에 나온 엑셀 클라이언트 베타 버전에는 실시간 협업 기능이 포함되어 있지만 정식 버전에 구현될 시점은 불확실하다. 이 기능이 정식 버전에 포함되면 사용 방법을 다룰 예정이다.

한편, 웹 기반의 엑셀 버전에서는 라이브 협업이 가능하다. 여기서는 그 방법을 살펴본다. 데스크톱 버전을 사용한 협업의 경우 단순 공유(Simple Sharing)라는, 불편하지만 어느 정도 가능한 방법이 있다. 이 방법에 대해서는 웹 기반 엑셀 버전을 사용해 협업하는 방법을 설명한 후 살펴보도록 하자.

엑셀 온라인을 사용한 협업
엑셀 온라인 버전을 사용해서 협업하려면 공유하려는 파일이 원드라이브, 셰어포인트 또는 드롭박스에 있어야 한다. 먼저 office.com의 엑셀 온라인으로 이동한 다음 마이크로소프트 ID를 사용해 로그인하고 엑셀 버튼을 클릭한다. 엑셀이 실행되면 공유할 파일을 연다.

그 다음 화면 오른쪽 상단의 공유 버튼을 클릭한다. 화면이 뜨면 공유할 사람의 이메일 주소를 입력한다. 두 명 이상과 공유하려면 이메일 주소를 여러 개 입력한다. 필요한 경우 메모를 입력하고 공유를 클릭한다. 문서를 공유하는 상대방은 기본적으로 문서를 편집할 수 있다. 그러나 공유 버튼 아래의 “받는 사람이 편집할 수 있음” 링크를 클릭하지 않고 드롭다운 목록에서 “받는 사람은 볼 수만 있음”을 선택하면 읽기 전용 접근 권한을 부여할 수 있다.

마치면 팝업 화면을 통해 이메일을 받는 사람과 문서 편집 또는 읽기 전용 권한을 확인하는 단계가 진행된다. 이 화면에서 “초대” 링크를 클릭해서 공유 이메일을 더 보낼 수도 있다. 모두 마치면 닫기를 클릭한다.

기본적인 단계는 비슷하지만 엑셀 온라인에서 문서를 공유하는 과정은 사용자마다 약간 다를 수 있다. 편집 담당자가 위 단계를 테스트했을 때는 공유 버튼을 클릭할 때 바로 팝업 화면이 나오지 않고, 다른 사용자와 공유 메뉴 옵션을 선택해야 나왔다. 또한 이메일 초대를 보내기 전에 이 첫 화면에서 “편집할 수 있음” 또는 “볼 수만 있음”을 선택할 수 있었다. 더 많은 사람을 초대하기 위해 공유 버튼을 다시 클릭하고 이 과정을 반복했다.

이제 엑셀이 사용자가 협업 대상으로 지정한 모든 사람에게 이메일을 보낸다. 받는 사람이 “OneDrive에서 보기” 버튼을 클릭하면 스프레드시트가 열린다. 이 시점에서 스프레드시트를 볼 수는 있지만 편집은 할 수 없다. 편집하려면 통합 문서 편집을 클릭하고 브라우저에서 편집을 선택해야 한다. 그러면 브라우저 창에서 바로 문서 편집이 가능하다.

문서를 사용하는 모든 사람은 다른 사람의 변경 내용을 실시간으로 볼 수 있다. 각 사용자의 존재는 컬러 커서를 통해 표시되는데, 커서의 색은 사용자마다 다르다. 어느 한 사람이 셀에 데이터를 입력하거나 차트를 만드는 등 작업을 하면 다른 모든 사람에게 즉시 그 작업 내용이 표시된다.

문서를 사용하는 모든 사람은 다른 사람의 변경 내용을 실시간으로 볼 수 있다. 각 사용자의 존재는 컬러 커서를 통해 표시되는데, 커서의 색은 사용자마다 다르다. 클릭하면 확대

화면 오른쪽 상단에는 문서에서 협업하는 모든 사람의 목록이 표시된다. 이름을 클릭하면 현재 그 사람이 작업 중인 셀의 위치를 볼 수 있다(예: G11). 또한 다른 사람의 컬러 커서 위로 마우스를 이동하면 그 사람의 이름을 볼 수 있다.

채팅 기능은 없지만 화면 오른쪽 상단의 스카이프 아이콘을 클릭하면 스카이프를 사용하는 사용자끼리 대화할 수 있다.



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