아웃소싱 인보이스에 숨겨진 9가지 절약법

실수는 일어나는 법이며 상황은 변하기 마련이다. 하지만 아웃소싱 고객들이 그들의 인보이스(invoice)를 원래 계약서와 비교하며 점검하는 경우는 아직 드물다. 아웃소싱 컨설턴트 애덤 스트리히먼과 마크 러크만은 많은 사람들이 수천 혹은 수십만 달러를 뻔히 보이는 곳에서 놓치고 있다고 조언하고 있다. 했다. 동전 한 푼도 중요한 요즘, 아웃소싱 서비스에 대해 회계 감사를 실시하는 것은 좋은 선택이다.

아웃소싱 컨설턴트 회사인 산다 파트너즈의 창립자 스트리히먼은 “인보이스에서 오류와 SLA 등 일반적인 검토를 하는 것 외에도, 공급업체들에게 책임이 있는 것들과 그들이 재정적으로 실수한 부분들 등이 없는지 많은 부분을 살펴봐야 한다”라며, “공급 업체들이 제공하지 않은 서비스, 그리고 넘치게 부과되는 는 비용을 파악하기 위해서다”라고 말했다.

아웃소싱 인보이스는 수십 장에 달할 정도로 복잡할 수 있다. 게다가 많은 경우, 고객 기업과 서비스 업체의 개별 담당자들만이 그 내용을 이해하고 있다. 어느 누구도 그 계약서가 이런 요금 청구를 실제로 허용하는지, 또는 이런 문구가 정말 관계가 있는지 묻지 않는다. 불필요한 조항들이 계속해서 추가될 수 있는 것이다.

다른 기관을 통해 본격적인 회계 감사를 실시하는 것은 비용이 꽤 든다. 하지만 스스로 내부 감사를 수행할 수도 있다. 회의실을 예약하고 인보이스 내용을 모르는 IT 간부에게 한 줄씩 설명해 줄 수 있는, 계약서를 가장 잘 아는 사람을 호출하라. 아마 임원들은 인보이스의 복잡함에 대해 놀랄 것이다. 그 내용 중 10%는 굉장히 많은 설명이 필요할 것이며, 5%는 결코 이해시키지 못 할 것이다.

스트리히먼은 “이런 방법으로 인보이스의 전체 계약 금액 중 적어도 1% 이상을 절약할 수 있을 것”이라고 말했다. 최소한 필요하지 않은 사항들에 대해, 이런 요금이 정당한지 아닌지 공급업체와 이야기를 나눌 수 있다. 산다 파트너즈와 함께 일하는 개인 아웃소싱 컨설턴트 러크만은 고객들 가운데 매년 수천 달러에서 많게는 60만 달러 이상을 절약하는 사람들을 보아왔다고 말했다.

물론 감사 결과를 들고 서비스 공급업체를 찾아갔을 때, 그들이 반겨줄 것이라고 기대하면 안 된다. 업체에서는 방어적인 태도를 취할 수 있다. 몇몇은 기존 요금을 지키려고 할 것이다. 하지만 결국 공급업체들은 받아들일 가능성이 높다. 여기 아웃소싱 인보이스에 있는 9가지 주요 실수들을 모아보았다.

1. 시설 임대

만약 공급 업체에게 시설을 임대하였다면, 그들의 의무와 책임을 다시 한번 점검해보라. 많은 경우에 업체가 해야 하는 일인데도, 고객들이 데이터센터를 관리하곤 한다. 절약할 수 있는 잠재적인 금액은 설비 규모에 따라 증가한다.

2. 비밀의 해외 직원

대부분의 아웃소싱 공급업체들이 그들의 일을 인건비가 싼 곳으로 이전시키고 있다는 것은 공공연한 비밀이다. 이들은 조용히 해외에서 업무를 처리한 다음 남은 이익을 챙기고 있다.

데이터베이스 관리 업무를 업체들이 인도에서 3만 달러로 일을 시키는 동안, 당신은 IT 서비스 계약에 따라 10만달러를 지불하고 있을 지도 모른다.

당신의 업무에 관해 일하는 모든 국외 직원들의 리스트를 요청한 다음, 해외 영업 증가로 인한 비용 절감이 있었는지 과거 인보이스들을 검토한다. 또한 해외 영업에 관한 조항을 계약서에서 살펴본다.

3. COLA

COLA(Cost-of-Living Adjustments)는 인플레이션을 반영해 보수를 조정하는 것을 의미한다. 스트리히먼에 따르면 부적절한 인플레이션 계산이 드물긴 하지만 큰 영향을 줄 수 있다.

업체들은 인플레이션에 따라 그들의 받을 금액을 증가시키는데, 지난 2009년의 COLA는 실제로 감소했었다. COLA가 적절하게 계산되었는지, 인보이스가 매달 그 조정을 반영하는지 확인하라. 만일 업체들에게 공간을 빌려주고 있다면, 그 임대 계약도 COLA 안에 포함되어 있다. 인플레이션에 따라 임대 비용도 실제 증가했는지 확인하라. 수천 달러가 거기에 숨어있을 수 있다.

4. 시간당 임금

스트리히먼은 “우리가 찾은 문제점에는 부적절한 임금 계산도 다수 존재하곤 했었다”라고 말했다. 업체들이 계산한 노동 시간은 대부분 정확하다. 하지만 그 시간들이 계약에 따라 적절한 일에 소모된 것인지, 그리고 적절한 시급이 정해진 것인지 잘 고려되지 않는다는 점이 문제다.

과거의 인보이스들을 살펴보고 계약서 상의 시간당 임금과 인보이스의 금액을 비교해보라. 특히 COLA를 적용하는 것을 잊지 않아야 한다. 업체에서 수행하는 프로젝트에는 두 종류가 있다. 한 달에서 6개월 정도의 단기, 그리고 6개월 이상의 장기 프로젝트이다. 혹시 장기 프로젝트에 대해 단기 프로젝트 임금 수준을 적용하지는 않았는가?

아웃소싱 업체에서는 35~75% 정도 되는 기업 마진에다가 직원 봉급과 성과급을 더한 금액을 청구한다. 하지만 프로젝트를 질질 끌게 되면 단기적인 필요로 뽑았던 직원이 장기적인 수익원으로 작동할 수 있는 셈이다. 그런 바가지에 속으면 안된다.

그리고 항상 공급업체의 비용을 다른 대행 회사들의 금액을 비교하라. “이같은 방법으로 20~30% 정도 절감할 수 있는 경우를 자주 보았다”라고 러크만은 이야기했다.

5. N-1 하드웨어와 소프트웨어

최신 직전 버전을 의미하는 전문 용어인 N-1이라는 단어를 기억하자. 계약에서 아웃소싱 업체가 N-1 수준으로 하드웨어와 소프트웨어를 유지해야 한다는 조항이 있다면 비용절감의 기회가 남아있다.

오래된 것들은 고장 나기 쉽고 유지비도 많이 들기 때문에, 고객들은 오래된 소프트웨어나 하드웨어를 원치 않는다. 고객들은 또한 새 제품은 실제 시장에서 테스트되지 않았기 때문에, 모든 하드웨어와 소프트웨어가 최신 버전이기를 원치도 않는다.

문제는 대부분 업체들이 소프트웨어를 N-2나 N-3으로 유지하지 않는다는 것이다. 업체들은 유지비가 지불되는 N-1으로 맞추곤 한다. 결과적으로 고객들은 여러 번 서비스 중단을 겪게 되며, 다양한 버전으로 업그레이드하기 위한 큰 비용을 지불하게 된다. 대부분 업체들은 또 N-1 유지를 위해 비싼 부품들을 청구하곤 한다. 물론 지나치게 오래된 소프트웨어와 하드웨어도 역시 많은 유지비가 들 수 있다.

6. 책임 분장표

많은 IT서비스 계약은 하나 이상의 책임 분장표(responsibility matrices)를 포함하고 있다. 각각의 사항에 대해 업체가 그걸 지키고 있는지 살펴보라. 스트리히먼은 많은 업체들이 실제 의무의 50% 이하만 수행하고 있다고 말했다. 아마도 전혀 이해 가지 않는 사항들도 있을 것이기에 추가적인 조사를 준비해야 할 수도 있다.

7. 재고품

스트리히먼과 러크만은 소프트웨어에 대한 감사는 항상 필요하다고 이야기했다. 그들은 최근 사용하지도 않는 프로그램에 대해 40만 달러를 지불하고 있는 한 고객을 발견했다고 전했다.

8. 추가 경비

업체들이 발생 시 청구하는 비용인, 그리고 다시 살펴보지도 않는 “추가 경비”라는 항목이 있다. 어떤 것들은 사전 승인이 필요한 것들이다. 가장 경비가 큰 인보이스부터 시작해서 그것이 사용되었다면 무엇을 위한 것이며, 그리고 이미 존재하는 다른 제품이나 서비스가 있지는 않았는지 검토하라.

9. 하드웨어와 소프트웨어 관리

어떤 항목으로 유지비가 지불되고 있는지 살펴보아라. 그리고 업체가 그 일을 계속 권유했다거나, 스스로 부풀리지는 않았는지 점검하라. 많은 경우 당신은 IT 서비스 업체가 청구하는 비용의 1/3에서 절반 정도의 비용으로 써드파티 관리 서비스를 이용할 수 있다. editor@idg.co.kr