오피스ㆍ협업

[오피스 팁] 공동으로 MS 워드 문서 만들기

Helen Bradley | PCWorld 2012.07.12
변경 내용 추적 표시를 문서와 함께 저장하기
 
문서를 저장할 때에는 언제나 그 안에 포함된 변경 내용에 주의하라.
 
문서를 저장할 때에도 변경 내용 추적 기록과 그 표시들은 문서 속에 남아있게 된다. 좋은 기능이지만 때론 이로 인해 재앙이 발생할 수도 있다. 예를 들어 문서의 ‘검토용 보기’ 옵션을 최종본으로 설정해 둔 경우를 가정해보자. 사용자의 눈에는 변경 내용들이 반영된 문서가 보여질 테지만, 이를 다른 곳들에 배포할 때에는 사용자가 애써 편집한 내용들이 담겨지지 않게 될 것이다. 혹 이러한 배포가 공공을 대상으로 이뤄진다면? 그 문제는 한 명의 망신으로 끝나는 것이 아닌 회사 전체에 타격을 주게 될 것이다. 이런 상황이 벌어져도 괜찮은가? 실제로 많은 기업과 정치인들이 이러한 실수로 망신을 당한 적이 있다. 우리 모두 주의를 기울이도록 하자.
 
변경 내용이 포함된 채 문서가 저장되고 공유되는 것을 피하기 위해 워드의 설정을 변경해 프로그램이 실수를 알려주도록 설정해야 할 것이다. 이 기능은 기본적으로 설정되어 있진 않지만 다행히 별도 설정은 그다지 어렵지 않다. 파일 > Word 옵션 > 보안 센터 > 보안 센터 설정에 접속해 ‘변경 내용이나 메모가 포함된 파일을 인쇄하거나 저장하거나 보내기 전에 경고 표시’ 체크박스를 활성화 시켜 보자. 이후 당신이 저장하려는 어떤 문서에건 그 안에 변경 내용이 있을 경우에는, 워드가 알람을 보내 줄 것이다. 
 
문서 내 변경 내용의 개별적인 검토
 
확인하길 원하는 검토자들의 변경 내용만을 선택하면 다른 검토자들의 변경 내용은 일시적으로 스크린에 표시되지 않는다.
 
문서의 편집자가 여러 명일 경우 각 편집자가 적용한 변경 내용들은 각기 다른 색상과 스타일로 표시될 것이다. 그리고 ‘변경 내용 표시’ 옵션의 설정을 변경하면 각 편집자가 적용한 삽입 및 삭제 내용을 개별적으로 검토할 수도 있다. 검토 > 변경 내용 표시 > 검토자를 클릭해보자. 이 영역에서는 확인하고자 하는 검토자의 이름에만 체크박스를 선택함으로써 다른 검토자들의 변경 내용을 임의적으로 숨기는 기능이 지원된다. 
 
변경 내용 추적의 강제 적용
 
워드에 제공되는 변경 추적 강제 적용 기능은 모든 변경 내용들을 기록하고 다른 이들이 임의로 기능을 해지하는 상황을 막아 준다.
 
때론 워드에 변경 내용 추적 기능을 강제로 설정하고 다른 이들이 이를 해제하지 못하도록 해 문서의 변경 내용들이 자동적으로 추적되도록 할 필요가 있을 것이다. 검토 > 문서 보호 > 서식 및 편집 제한을 클릭하면 생성되는 작업 창에서 해당 기능의 적용이 가능하다. 이 영역에서 ‘이 문서에서 편집을 허용할 유형’ 메뉴의 체크박스를 클릭하고 생성되는 드롭 다운 리스트에서 ‘변경 내용’을 선택해보자. 그리고 ‘예, 문서 보호를 적용합니다’를 클릭하면 설정의 적용이 시작된다. 원할 경우에는 비밀 번호의 적용 역시 가능하다. 이 경우 비밀번호를 입력하지 않으면 아무도 해당 설정을 원래대로 되돌릴 수 없게 된다. 이제 사용자와 동료들이 검토하고 편집하는, 그리고 저장하는 문서 상의 모든 내용은 자동적으로 문서와 함께 저장될 것이다. 
 
변경 내용 추적은 다른 이들과의 협업을 진행하는데 많은 도움을 줄 것이다. 이 툴을 통해 모든 공동 작업자는 안전하게 문서를 변경/편집하고 그 내용들을 보다 편리하고 직관적으로 검토할 수 있게 될 것이다. editor@itworld.co.kr

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