2011.05.03

‘페이퍼리스 오피스’ 구현 가이드

Joe Kissell | Macworld

주위를 한 번 둘러보기 바란다. 책상과 키보드 주변이 이런저런 종이 문서들로 어지럽혀져 있지는 않은가? 디지털 문서를 찾는 것처럼 종이 문서를 쉽게 찾아 이용하고 싶다는 소망도 있었을 법하다. 이런 난잡함에 질렸든, 업무를 좀 더 현대화 하고 싶어하는 것이든, 종이 없는 미래를 위한 방법을 생각해볼 때다.

 

필자는 2007년 '종이 없는 사무실'이라는 기사에서 종이 문서를 스캐닝 해 PDF 파일로 변환해 쉽게 검색할 수 있는 방법에 대해 소개한 적이 있다.  이후 종이 없는 사무 환경에 대한 관심은 꾸준히 커져갔다. 또 사용자들이 이를 위해 이용할 수 있는 하드웨어와 소프트웨어 제품도 늘어갔다. 종이 없는 사무 공간을 위해 활용할 수 있는 새로운 툴과 기법들에 대해 소개해보고자 한다.

 

종이 없는 사무실

종이 없는 사무 공간을 바라는 이유 중 하나는 정리정돈을 위해서다. 그러나 사실 종이 문서들을 전자 문서로 바꿨을 때 가장 큰 혜택은 검색이 가능하다는 것이다. 이렇게 하면 폴더에 문서를 넣어 파일 상자에 끝도 없이 보관해 둘 필요가 없다. 또 어떤 문서이든 쉽게 공유를 할 수 있고, 긴급 상황을 대비해 이를 백업해 둘 수 있다. 언제든지 데이터를 이용할 수 있게 되는 것이다.

 

여기서 핵심은 검색이 가능한 PDF 파일이다. 종이 문서를 비트맵 이미지화 하고, 여기에 검색과 선택이 가능한 문자열을 겹 씌우는 기술을 이용한 형식이다.  스캔한 문서는 원본 종이 문서와 똑같은 모양을 하고 있다. 그러나 워드 프로세서를 이용해 만든 PDF라면 문서와의 대화가 가능하다는데 차이가 있다.

 

스캔한 이미지를 검색이 가능한 PDF로 바꿔주는 애플리케이션은 무궁 무진하다. 처리 속도가 빠른 스캐너와 이들 소프트웨어를 이용하기 바란다. 필요 없는 종이 문서들을 재활용 하거나 찢어 버릴 수 있다. 정말 필요한 원본만 보관해두면 된다.

 

개시 절차

종이 문서를 스캔하는 것은 과정의 일부에 불과하다. 필자는 다음의 과정을 따라보라고 권장하고 싶다:

 

유입되는 종이 문서의 수를 줄여야 한다. 종이 우편물의 수부터 줄인다. 그리고 고객이나 벤더들에게 전자 인보이싱이나 지불 방식을 채택해 줄 것을 요청한다. 또 은행 명세서나 각종 공과금 청구서 등을 전자 파일로 받아볼 수 있도록 신청한다.

 

외부로 나가는 문서의 수 또한 줄여야 한다. 문서를 인쇄하는 습관을 바꾸기 위해서다. 대신 PDF 형식으로 문서를 저장하도록 한다. 그리고 자신이 좋아하는 디지털 장치에 파일들을 복사해 가지고 다니면 된다. 참고로 프린트 기능을 제공하는 모든 OS X용 애플리케이션은 PDF 문서를 만들 수 있다. 'File'과 'Print' 메뉴를 선택하면 인쇄 대화 상자 왼쪽 하단에 메뉴 창이 뜨는데, 여기서 'Save As PDF'를 선택하면 된다. 팩스 대신 인터넷 팩스 서비스를 이용할 수도 있다.  

 

OCR을 이용한다. 출장을 갔을 때 명함이나 브로셔, 이런저런 인쇄물을 수집해 가지고 오는 대신, 스마트폰 등에서 이미지를 캡처해 OCR을 수행할 수 있는 iOS 앱을 이용한다. 이런 앱으로는 독스캐너(DocScanner ;1달러)와 프리즈모(Prizmo;10달러) 등을 들 수 있다.

 

스캐너 선택

수백 또는 수천 장의 종이 문서를 디지털 문서로 바꾸려고 한다면, 아주 속도가 빠른 스캐너가 필요하다.

 

사진 스캔에는 평판 스캐너가 좋다. 그리고 올인온 장치(프린터, 스캐너, 복사기, 팩스가 통합된 장치)는 공간을 줄여준다. 그러나 많은 문서를 스캐닝할 때는 둘 모두 이상적이라고 하기 힘들다. 문서 스캐너를 살필때 가장 중요한 부분은 양면 스캔을 빠르게 할 수 있느냐, 넉넉한 공간의 자동 문서 공급기(ADF)를 갖추고 있느냐, 사용하기 쉬운 OCR 기능이 들어 있는 소프트웨어를 번들로 제공하느냐 등이다.

 

미화 300달러에서 500달러 사이에서 이런 제품을 구입할 수 있다. 후지쯔의 스캔스냅(ScanSnap) 모델을 비롯해 캐논과 엡손, 니트 컴퍼니(Neat Company), 비져니어(Visioneer), 제록스 등에서 관련 제품을 출시하고 있다.

 

OCR 소프트웨어

사실상 모든 문서 스캐너들이 OCR 소프트웨어를 번들로 제공하고 있다. 예를 들어, 후지쯔의 스캔스냅과 엡슨의 워크포스 프로(WorkForce Pro) 스캐너에는 애비 파인리더(ABBY FineREader)가, 니트사의 스캐너에는 니트웍스(NeatWorks) 소프트웨어가 번들로 딸려온다. 그러나 번들 제품에는 없는 특별한 기능이 필요한 경우도 있다. 외국어 지원이나, 한층 첨단의 PDF 편집 기능 같은 것이다. 이럴 때는 OCR 소프트웨어를 별개로 구입해야 한다.

 

최근 사용하기 간편한 새로운 애플리케이션들이 다수 등장했다. 필자는 'Take Control of Your Paperless Office)'라는 이북을 저술하면서 18종의 OS X용 OCR 프로그램을 조사했다. 다음은 맥을 사용하는 필자가 입장에서 가장 낫다고 판단한 3종의 소프트웨어이다:

 

* 애비 파인리더 익스프레스. 스캐너 제조사 중 이 소프트웨어를 번들로 제공하는 곳이 몇 곳 있다. 그러나 US 100달러짜리 풀 버전은 한층 강력한 기능을 갖추고 있다. 예를 들어 이미지 편집 기능이 들어 있고, 171개 언어를 지원한다.

 

* 데본씽크 프로 오피스(DEVONthink Pro Office). 데본테크놀러지(DEVONtechnologies)의 이 US 150달러짜리 문서 관리 소프트웨어는 OCR 소프트웨어일뿐 아니라, 후지쯔의 스캔스냅 스캐너와 통합해 쓰면서 문서를 검색하고, 문서를 검색 가능한 PDF로 변환해 주고, 버튼 하나로 문서 데이터베이스에 저장을 할 수 있도록 해준다.

 

* PDFpen. 미화 60달러짜리 PDF 편집 및 주석(annotation) 툴은 OCR뿐 아니라 애플 스크립트를 지원한다.

 

데본씽크 프로 오피스는 언어 선택을 비롯해 다양한 설정 기능을 지원한다.

 

스크립트

사실상 모든 스캐너 소프트웨어는, 원하는 폴더에 스캔한 문서를 다양한 형식으로 저장할 수 있다. 그러나 이것만으로 검색 가능한 PDF를 만들 수 있는 것은 아니다. 이미지를 OCR 소프트웨어로 처리해야 한다. 일부 스캐너에는 OCR 기능이 내장되어 있기도 하다. 예를 들어, 후지쓰의 스캔스냅 매니저 소프트웨어는 내장된 애미 파인리더를 이용해 자동으로 검색 가능한 PDF를 만들 수 있다. 또 스캔한 문서를 데본씽크 프로 오피스로 보내, OCR을 수행할 수 있다.

 

하지만 스캐너 소프트웨어가 처리하지 않은 PDF만을 저장하는 경우도 있고, OCR 애플리케이션에서 PDF를 열 수는 있지만 문자를 인식하지 못하는 경우도 있다. 이런 경우, 최선의 방법은 맥PC의 경우 애플스크립트 폴더 액션을 이용해 스캔한 원본 문서를 열어 OCR 프로세스를 시작하는 것이다.

 

필자는 애크로뱃 스탠다드 7; 애크로뱃 프로 7, 8, 9, X; ‘PDFpen’, ‘PDFpenPro’, ‘Readiris Pro’에 쓸 수 있는 스크립트를 만들었다. 여기의 링크에서 스크립트를 다운로드 받아, ‘Read Me’ 파일에 들어있는 지시대로 설정을 해 사용하기 바란다.

 

PDF 관리

검색 가능한 PDF를 만들고 나면, 폴더에 이를 저장해 두고, 'Finder'의 'Spotlight'를 이용해 콘텐트를 검색할 수 있다. 어찌됐건 PDF 관리에 특화된 몇 개 프로그램이 있다. 이 프로그램을 이용하면 파인더보다 한층 탄력적인 방식으로 문서를 범주화해 정리할 수 있다.

 

데본씽크 프로 오피스가 대표적이다. 베어 본스 소프트웨어(Bare Bones Software)의 미화 39달러짜리 요짐보(Yojimbo), C-커맨드 소프트웨어(C-Command Software)의 미화 40달러짜리 이글파일(EagleFile), 아이어닉 소프트웨어(Ironic Software)의 미화 39달러짜리 옙(Yep)도 이런 소프트웨어다. editor@idg.co.kr



2011.05.03

‘페이퍼리스 오피스’ 구현 가이드

Joe Kissell | Macworld

주위를 한 번 둘러보기 바란다. 책상과 키보드 주변이 이런저런 종이 문서들로 어지럽혀져 있지는 않은가? 디지털 문서를 찾는 것처럼 종이 문서를 쉽게 찾아 이용하고 싶다는 소망도 있었을 법하다. 이런 난잡함에 질렸든, 업무를 좀 더 현대화 하고 싶어하는 것이든, 종이 없는 미래를 위한 방법을 생각해볼 때다.

 

필자는 2007년 '종이 없는 사무실'이라는 기사에서 종이 문서를 스캐닝 해 PDF 파일로 변환해 쉽게 검색할 수 있는 방법에 대해 소개한 적이 있다.  이후 종이 없는 사무 환경에 대한 관심은 꾸준히 커져갔다. 또 사용자들이 이를 위해 이용할 수 있는 하드웨어와 소프트웨어 제품도 늘어갔다. 종이 없는 사무 공간을 위해 활용할 수 있는 새로운 툴과 기법들에 대해 소개해보고자 한다.

 

종이 없는 사무실

종이 없는 사무 공간을 바라는 이유 중 하나는 정리정돈을 위해서다. 그러나 사실 종이 문서들을 전자 문서로 바꿨을 때 가장 큰 혜택은 검색이 가능하다는 것이다. 이렇게 하면 폴더에 문서를 넣어 파일 상자에 끝도 없이 보관해 둘 필요가 없다. 또 어떤 문서이든 쉽게 공유를 할 수 있고, 긴급 상황을 대비해 이를 백업해 둘 수 있다. 언제든지 데이터를 이용할 수 있게 되는 것이다.

 

여기서 핵심은 검색이 가능한 PDF 파일이다. 종이 문서를 비트맵 이미지화 하고, 여기에 검색과 선택이 가능한 문자열을 겹 씌우는 기술을 이용한 형식이다.  스캔한 문서는 원본 종이 문서와 똑같은 모양을 하고 있다. 그러나 워드 프로세서를 이용해 만든 PDF라면 문서와의 대화가 가능하다는데 차이가 있다.

 

스캔한 이미지를 검색이 가능한 PDF로 바꿔주는 애플리케이션은 무궁 무진하다. 처리 속도가 빠른 스캐너와 이들 소프트웨어를 이용하기 바란다. 필요 없는 종이 문서들을 재활용 하거나 찢어 버릴 수 있다. 정말 필요한 원본만 보관해두면 된다.

 

개시 절차

종이 문서를 스캔하는 것은 과정의 일부에 불과하다. 필자는 다음의 과정을 따라보라고 권장하고 싶다:

 

유입되는 종이 문서의 수를 줄여야 한다. 종이 우편물의 수부터 줄인다. 그리고 고객이나 벤더들에게 전자 인보이싱이나 지불 방식을 채택해 줄 것을 요청한다. 또 은행 명세서나 각종 공과금 청구서 등을 전자 파일로 받아볼 수 있도록 신청한다.

 

외부로 나가는 문서의 수 또한 줄여야 한다. 문서를 인쇄하는 습관을 바꾸기 위해서다. 대신 PDF 형식으로 문서를 저장하도록 한다. 그리고 자신이 좋아하는 디지털 장치에 파일들을 복사해 가지고 다니면 된다. 참고로 프린트 기능을 제공하는 모든 OS X용 애플리케이션은 PDF 문서를 만들 수 있다. 'File'과 'Print' 메뉴를 선택하면 인쇄 대화 상자 왼쪽 하단에 메뉴 창이 뜨는데, 여기서 'Save As PDF'를 선택하면 된다. 팩스 대신 인터넷 팩스 서비스를 이용할 수도 있다.  

 

OCR을 이용한다. 출장을 갔을 때 명함이나 브로셔, 이런저런 인쇄물을 수집해 가지고 오는 대신, 스마트폰 등에서 이미지를 캡처해 OCR을 수행할 수 있는 iOS 앱을 이용한다. 이런 앱으로는 독스캐너(DocScanner ;1달러)와 프리즈모(Prizmo;10달러) 등을 들 수 있다.

 

스캐너 선택

수백 또는 수천 장의 종이 문서를 디지털 문서로 바꾸려고 한다면, 아주 속도가 빠른 스캐너가 필요하다.

 

사진 스캔에는 평판 스캐너가 좋다. 그리고 올인온 장치(프린터, 스캐너, 복사기, 팩스가 통합된 장치)는 공간을 줄여준다. 그러나 많은 문서를 스캐닝할 때는 둘 모두 이상적이라고 하기 힘들다. 문서 스캐너를 살필때 가장 중요한 부분은 양면 스캔을 빠르게 할 수 있느냐, 넉넉한 공간의 자동 문서 공급기(ADF)를 갖추고 있느냐, 사용하기 쉬운 OCR 기능이 들어 있는 소프트웨어를 번들로 제공하느냐 등이다.

 

미화 300달러에서 500달러 사이에서 이런 제품을 구입할 수 있다. 후지쯔의 스캔스냅(ScanSnap) 모델을 비롯해 캐논과 엡손, 니트 컴퍼니(Neat Company), 비져니어(Visioneer), 제록스 등에서 관련 제품을 출시하고 있다.

 

OCR 소프트웨어

사실상 모든 문서 스캐너들이 OCR 소프트웨어를 번들로 제공하고 있다. 예를 들어, 후지쯔의 스캔스냅과 엡슨의 워크포스 프로(WorkForce Pro) 스캐너에는 애비 파인리더(ABBY FineREader)가, 니트사의 스캐너에는 니트웍스(NeatWorks) 소프트웨어가 번들로 딸려온다. 그러나 번들 제품에는 없는 특별한 기능이 필요한 경우도 있다. 외국어 지원이나, 한층 첨단의 PDF 편집 기능 같은 것이다. 이럴 때는 OCR 소프트웨어를 별개로 구입해야 한다.

 

최근 사용하기 간편한 새로운 애플리케이션들이 다수 등장했다. 필자는 'Take Control of Your Paperless Office)'라는 이북을 저술하면서 18종의 OS X용 OCR 프로그램을 조사했다. 다음은 맥을 사용하는 필자가 입장에서 가장 낫다고 판단한 3종의 소프트웨어이다:

 

* 애비 파인리더 익스프레스. 스캐너 제조사 중 이 소프트웨어를 번들로 제공하는 곳이 몇 곳 있다. 그러나 US 100달러짜리 풀 버전은 한층 강력한 기능을 갖추고 있다. 예를 들어 이미지 편집 기능이 들어 있고, 171개 언어를 지원한다.

 

* 데본씽크 프로 오피스(DEVONthink Pro Office). 데본테크놀러지(DEVONtechnologies)의 이 US 150달러짜리 문서 관리 소프트웨어는 OCR 소프트웨어일뿐 아니라, 후지쯔의 스캔스냅 스캐너와 통합해 쓰면서 문서를 검색하고, 문서를 검색 가능한 PDF로 변환해 주고, 버튼 하나로 문서 데이터베이스에 저장을 할 수 있도록 해준다.

 

* PDFpen. 미화 60달러짜리 PDF 편집 및 주석(annotation) 툴은 OCR뿐 아니라 애플 스크립트를 지원한다.

 

데본씽크 프로 오피스는 언어 선택을 비롯해 다양한 설정 기능을 지원한다.

 

스크립트

사실상 모든 스캐너 소프트웨어는, 원하는 폴더에 스캔한 문서를 다양한 형식으로 저장할 수 있다. 그러나 이것만으로 검색 가능한 PDF를 만들 수 있는 것은 아니다. 이미지를 OCR 소프트웨어로 처리해야 한다. 일부 스캐너에는 OCR 기능이 내장되어 있기도 하다. 예를 들어, 후지쓰의 스캔스냅 매니저 소프트웨어는 내장된 애미 파인리더를 이용해 자동으로 검색 가능한 PDF를 만들 수 있다. 또 스캔한 문서를 데본씽크 프로 오피스로 보내, OCR을 수행할 수 있다.

 

하지만 스캐너 소프트웨어가 처리하지 않은 PDF만을 저장하는 경우도 있고, OCR 애플리케이션에서 PDF를 열 수는 있지만 문자를 인식하지 못하는 경우도 있다. 이런 경우, 최선의 방법은 맥PC의 경우 애플스크립트 폴더 액션을 이용해 스캔한 원본 문서를 열어 OCR 프로세스를 시작하는 것이다.

 

필자는 애크로뱃 스탠다드 7; 애크로뱃 프로 7, 8, 9, X; ‘PDFpen’, ‘PDFpenPro’, ‘Readiris Pro’에 쓸 수 있는 스크립트를 만들었다. 여기의 링크에서 스크립트를 다운로드 받아, ‘Read Me’ 파일에 들어있는 지시대로 설정을 해 사용하기 바란다.

 

PDF 관리

검색 가능한 PDF를 만들고 나면, 폴더에 이를 저장해 두고, 'Finder'의 'Spotlight'를 이용해 콘텐트를 검색할 수 있다. 어찌됐건 PDF 관리에 특화된 몇 개 프로그램이 있다. 이 프로그램을 이용하면 파인더보다 한층 탄력적인 방식으로 문서를 범주화해 정리할 수 있다.

 

데본씽크 프로 오피스가 대표적이다. 베어 본스 소프트웨어(Bare Bones Software)의 미화 39달러짜리 요짐보(Yojimbo), C-커맨드 소프트웨어(C-Command Software)의 미화 40달러짜리 이글파일(EagleFile), 아이어닉 소프트웨어(Ironic Software)의 미화 39달러짜리 옙(Yep)도 이런 소프트웨어다. editor@idg.co.kr



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