생산성 향상을 위한 10가지 구글 앱스 팁과 트릭

1. 하루 일정을 받는 방법 하루를 시작하기 전에 오늘 일정을 간략히 보고 싶은가? 구글 캘린더는 모든 일정과 회의 내용이 담긴 이메일을 매일 받아볼 수 있는 옵션을 제공한다. 이메일은 보통 현지 시간으로 오전 5시를 전후해 전송된다. 일정을 수신하려면 캘린더 옆의 펼침 메뉴를 클릭하고 “알림”을 선택한다. 알림 수신방법 부분에서 “하루 일정” 옆의 이메일 확인란을 선택한 다음 “저장”을 클릭한다.

2. 원격으로 지메일에서 로그아웃하는 방법 여러 대의 컴퓨터나 기기를 사용해 지메일에 로그인하다가 로그아웃하는 것을 잊은 경우 원격으로 로그아웃이 가능하다. 편지함의 맨 아래로 스크롤하면 계정의 마지막 활동에 대한 시간과 위치 정보를 볼 수 있다. 여기서 “세부정보”를 클릭하면 계정이 다른 위치에서 열린 상태인지 여부를 볼 수 있다.

3. 오프라인에서 구글 캘린더를 이용하는 방법 여행 중 인터넷 접속이 불가능한 환경에서도 캘린더에 접근할 수 있다. 오프라인을 활성화하려면 구글 크롬 브라우저를 다운로드해야 한다. 기어 아이콘을 클릭하고 펼침 메뉴에서 “오프라인”을 선택한다. 크롬 웹 스토어에서 구글 캘린더 웹 애플리케이션을 설치할 것인지 묻는 메시지가 표시된다. 아이콘을 클릭해서 구글 캘린더로 이동하면 “오프라인” 옆에 체크 표시가 있는 녹색 아이콘을 볼 수 있다. 이 표시는 캘린더가 동기화되었으며 오프라인에서 사용할 준비가 되었음을 의미한다. 캘린더 동기화가 끝나지 않은 경우 녹색 아이콘이 빙글빙글 회전한다.

4. 휴가 중 다른 사람에게 알리는 방법 휴가를 떠난다면 지메일의 부재중 자동응답 기능을 통해 휴가 기간에 받은 이메일에 대해 자동으로 답변을 보낼 수 있다. 이 기능을 사용하려면 기어 아이콘을 클릭한 다음 “환경설정”을 클릭한다. “기본설정” 탭 아래에 보면 “부재중 자동응답 기능”을 찾을 수 있다. G메일 계정으로 오는 이메일에 대한 답변의 제목과 본문을 입력하고 휴가 기간을 설정한 다음 “변경사항 저장”을 클릭하면 된다.

5. 캘린더 시간 범위를 설정하는 방법 보통 새벽 3시에 별다른 일정이 없다면(잠자는 것을 빼고) “이른 아침 및 밤 시간대 숨기기” 기능을 통해 원하는 시간 범위 내의 이벤트만 볼 수 있다. 캘린더 화면에서 기어 아이콘을 클릭한 다음 “실험실”을 클릭하고 “이른 아침 및 밤 시간대 숨기기”를 찾아 옆에 있는 “사용”을 클릭한 다음 “저장”을 클릭한다. 주 캘린더 화면의 시간이 표시된 열에서 이제 회색 막대를 볼 수 있다. 위의 회색 막대를 클릭해서 끌어서 원하는 시작 시간에 놓고 아래쪽 막대를 끌어서 원하는 끝 시간에 놓으면 된다.

6. 채팅 기록 남기지 않기 지메일의 채팅 기능을 사용하면 대화 내용이 자동으로 지메일 채팅 기록 또는 연락처 기록에 저장된다. 대화 내용이 저장되지 않도록 설정할 수 있다. 채팅 창 상단의 더보기 펼침 메뉴를 클릭하고, “채팅 내용 저장 안함”을 선택한다. 단, 채팅하는 상대방이 자신의 G메일 설정에서 채팅 내용을 저장하도록 선택해둔 경우도 있음을 유의하자.

7. SMS를 통해 구글 캘린더에 이벤트를 추가하는 방법 회의 일정을 잡는 것을 깜박했거나 인터넷 접속이 어려운 경우라도 걱정할 필요 없다. 휴대폰을 통해 간단히 이벤트를 추가할 수 있다. 컴퓨터에서 구글 캘린더 계정에 로그인한 다음 화면 우측 상단의 기어 아이콘을 클릭하고 “설정”을 선택한다. 그 다음 “모바일 설정” 탭을 클릭하고 정보를 입력한다. 휴대폰으로 확인 코드가 전송되면 이 코드를 입력하고 “설정 마침”을 클릭한다. 설정이 완료되면 GVENT(48368)로 캘린더 이벤트 정보를 문자로 보낼 수 있다(예를 들어 “치과 예약 1:00am, 4월 20일). 확인 문자 메시지가 오고 해당 이벤트가 캘린더에 표시된다.

8. 이메일에 여러 개의 첨부 파일을 신속하게 추가하는 방법 지금 보내려는 이메일에 첨부 파일이 여러 개인 경우 하나씩 파일을 선택해서 업로드하는 것보다 더 간단한 방법이 있다. 같은 폴더에 있는 여러 파일을 보내려는 경우 Ctrl 키(맥의 경우 Command 키)를 누른 채로 첨부하려는 각 파일을 클릭한다. 아니면 Shift 키를 누른 채로 연속된 파일 그룹을 선택하는 방법도 있다. 또 다른 방법은 폴더 또는 바탕 화면에서 바로 파일 아이콘을 클릭해서 “파일 첨부” 부분으로 끌어다 놓는 것이다. 이렇게 하면 파일 첨부 부분이 흰색으로 바뀌면서 “여기에 파일 놓기. 첨부 파일로 추가하기”라는 메시지가 표시된다.

9. 연락처에 대한 추가 정보 보기 지메일에서 메시지의 오른쪽에 있는 사용자 위젯에는 지메일로 연락하는 사람들에 대한 정보가 표시된다. 연락처의 이름을 클릭하면 이름, 이메일 주소 또는 직업 등의 정보와 구글+의 최근 글 중에서 볼 수 있는 글(G메일에서 바로 +1 가능), 최근 내게 보낸 이메일, 구글 캘린더(나와 캘린더를 공유한 경우에만), 그리고 서로 공유한 구글 문서 등이 표시된다.

10. 일정 자동 거부 휴가를 떠날 계획이거나 선약이 있는 경우 구글 캘린더 실험실에 있는 “자동으로 일정 거부”라는 유용한 기능을 활용하면 된다. 이 기능을 켜려면 화면 우측 상단의 기어 아이콘을 클릭하고 “실험실”을 선택한 다음 이 옵션 옆의 “사용”을 클릭하고 페이지 하단의 “저장”을 클릭하면 된다. 이 기능을 통해 일정에 응할 수 없는 시간을 캘린더에서 차단할 수 있다. 누군가가 이 시간에 포함되는 이벤트 초대장을 보내면 구글 캘린더에서 자동으로 거부한다.