직장인을 위한 13가지 에버노트 팁

채용 후보자 관리하기 만 컨설팅(Mann Consulting) 대표인 해롤드 만은 에버노트를 사용해서 채용 후보자를 관리한다. 후보자의 링크드인 프로필에서 정보와 사진을 가져와 에버노트에 추가하면 채용 과정에서 각 후보자를 쉽게 구분할 수 있다. 또한, 후보자의 에버노트 항목에 관련 메모도 덧붙인다. 한 가지 불만은 “에버노트로 복사”하기 기능을 사용할 수 없을 때는 수동으로 입력해야 한다는 것이다. 만은 이메일을 통해 에버노트 계정으로 바로 정보를 전송할 수 있는 기능은 “매우 유용하다”고 전했다.

방문한 장소 추적하기 코미디언이자 배우, 성우인 댄 네이난은 iOS 플레이스미(PlaceMe) 앱을 에버노트에 연결해서 방문한 장소를 자동으로 추적하고 에버노트 노트북에 방문한 장소에 관한 기록을 생성한다. 네이난은 업무차 해외여행을 자주 하는 편인데, 이용한 항공편에 대해 질문을 받는 경우나 단골고객 마일리지를 받기 위한 증명 자료가 필요할 때, 또는 렌터카 요금이 잘못 정산된 경우 등에 에버노트 기록이 유용하다고 전했다. 또한, 네이난은 인터넷 연결이 가능하다면 어디서나 볼 수 있도록 웃긴 이야기를 에버노트에 모두 적어둔다고 덧붙였다.

받은 편지함 정리하기 메츠거 알비 퍼블릭 릴레이션(Metzger Albee Public Relations) 대표인 도일 알비는 에버노트는 “받은 편지함의 새 편지 0”을 가능하게 해주는 유일한 수단이라며 “받은 편지함에 이메일을 그냥 방치하지 않고 회신하고 삭제하거나 적절한 날짜에 알림을 설정해 에버노트에 저장한다. 에버노트는 첨부 파일까지 모두 관리하므로 며칠 후에도 쉽게 기억할 수 있다. 이메일 받은 편지함이 메시지로 가득 차서 앞서 받은 메일이 파묻혀 잊히는 경우도 없다”고 말했다. 알비는 약 1년 동안 이렇게 에버노트를 활용해왔으며 결과에 만족한다고 전했다. 지메일 역시 이메일 관리를 위한 편리한 플러그인이 많이 있지마는 알비는 애플 맥 OS X 메일 앱에는 에버메일(EverMail)을 사용한다.

경쟁사 동향 살피기 인포섹 인스티튜트(InfoSec Institute)의 인바운드 마케팅 전문가인 라이언 페이는 에버노트를 사용해 경쟁사의 이메일을 추적하고 보관한다. 페이는 추적하려는 경쟁사별로 전용 지메일 계정을 만들고 이 이메일 주소를 사용해 경쟁사 메일링 리스트에 가입한다. 지메일 필터를 설정해서 수신 메시지를 자동으로 보관하고 읽은 메일로 표시한다. 또한, 웹 서비스인 If This Then That(IFTTT)을 사용해서 각 보관된 메시지에 대해 지정된 노트북에 자동으로 새 에버노트 노트를 생성한다. 페이는 “이렇게 하면 경쟁사의 이메일 마케팅 동향을 파악하고 그에 따라 전략을 조정할 수 있다”고 말했다.

전화 통화 기록하기 트리베카 모바일(Tribeca Mobile)의 공동 창업자인 닉 쿠마르에 따르면 트리베카 모바일은 에버노트에 통합되는 모바일 앱 콜스마트(CallSmart)를 개발했다. 전화 중 또는 전화를 끊은 직후 통화에 대한 생각을 간단히 메모하고 작업 목록이나 미리 알림을 생성할 수 있는 옵션이 작은 창 형태로 표시된다. 콜스마트 노트는 에버노트에 자동으로 저장된다.

영화 촬영 관리하기 영화 제작자이자 버디트럭(Buddytruk) 마케팅 책임자인 C.J. 존슨은 단편 SF 영화 “제네시스(Genesis)”를 만들면서 제작의 모든 단계에서 에버노트를 사용했다. 존슨은 “에버노트는 저예산 영화를 계획할 때 완벽한 도구”라며 “대본 읽기부터 스토리보드 그리기, 필요한 소품 목록 만들기에 이르기까지 영화를 만들면서 에버노트의 모든 기능을 활용했다”고 말했다. 존슨은 에버노트를 통해 아이디어와 메모를 정리해두고 iOS 기기에서 촬영 목록과 대본 노트를 본다. 존슨은 “엑셀, 워드 또는 다른 프로그램을 사용할 필요가 전혀 없다. 한 곳에 필요한 정보를 모두 모아둘 수 있다”고 말했다.

일대일 회의 노트 공유하기 클릭 헬스 앤 센세이 랩스(Klick Health and Sensei Labs)의 이사이자 “더 디코디드 컴퍼니(The Decoded Company)”의 저자인 제이 골드맨에 따르면 에버노트는 팀원들과의 주별 일대일 회의와 관련된 메모를 작성, 정리, 공유하기에 이상적인 도구다. 골드맨은 팀원들을 위한 노트 템플릿이 포함된 공유 노트북을 만들었다. 템플릿에는 예를 들어 지난주에 이어 업데이트된 소식, 현재 주에 진행 중인 일, 잠재적인 장애물, 목표, 쟁점, 피드백과 같은 회의 주제가 목록화되어 있다. 매주 골드맨과 팀원들은 각기 자신의 일대일 회의에 대해 템플릿을 바탕으로 새 노트를 만든다. 이 회의 노트 아이디어는 닐슨 노먼 그룹(Nielsen Norman Group)이 선정한 세계 최고의 인트라넷 중 하나인 이 회사의 인트라넷에도 통합됐다.

‘정보 전달 통로’ 구성하기 그린레인 서치 마케팅(Greenlane Search Marketing)의 고객 관리 담당자인 조나단 네퍼는 에버노트를 사용해서 고객별 “정보 전달 통로’를 구성한다. 네퍼는 그린레인의 에버노트 이메일 주소 또는 IFTTT 레시피를 사용해서 경고, 알림, RSS 피드 업데이트, 트윗, 기사 제보(HARO: Help-a-Reporter-Out) 쿼리, 소셜 미디어 분석(토크워커(Talkwalker)) 및 기타 콘텐트를 적절한 에버노트 노트북으로 전달한다. 모든 정보를 하나의 중앙 위치에 저장함으로써 관련된 새 소식을 손쉽게 종합하고 고객과 공유할 수 있다. 다만 네퍼는 처음 레시피를 설정하는 데 많은 시간이 소요된다고 설명한다.

기본 이미지 라이브러리 만들기 유저블 테크(Usable Tech Co.) CEO이자 에버노트 비즈니스 인증 컨설턴트인 린제이 C. 홈즈는 디지털 마케팅 업무에서 이미지를 자주 사용한다. 홈즈는 에버노트를 통해 방대한 기본 이미지, 오디오 파일, 사진 등의 콘텐트를 모았다. 홈즈는 용이한 검색을 위해 각 요소에 키워드 태그를 달고, 팀원들과 이 콘텐츠를 공유해서 고객용 자료를 만들 때 손쉽게 추가할 수 있도록 했다. 또한, 홈즈는 에버노트와 통합되는 익스펜시파이(Expensify)를 사용해서 영수증과 지출 보고서를 정리하며, 워크 챗(Work Chat) 기능을 통해 공유된 노트북에 대해 고객과 소통한다.

자주 보는 노트에 접근하기 벨로 프로젝트(Velo Project)의 공동 창업자이자 에버노트 비즈니스 인증 컨설턴트인 스콧 J. 피터슨은 이사회 의장이다. 피터슨이 자주 보는 문서는 5~6가지로, 여기에는 위원회 업무 목록과 달력, 인명부 등이 포함된다. 피터슨은 이러한 문서에 신속하게 접근하기 위해 에버노트 목차를 만들었다. 이 목차는 에버노트 노트 목록 최상단에 생성되므로 손쉽게 접근할 수 있다.

이벤트 정보 정리하기 힐러리스(Hillary’s) 대표인 힐러리 페더는 과거에는 산업 전시회에 참가하면서 다양한 아이패드 앱을 사용해 회의와 대화 내용을 입력하고 전시 제품 사진을 촬영했다. 그 결과 정보가 여기저기 분산되고 찾기 어려웠다. 김은 에버노트를 사용해서 제품 사진을 촬영하고 관련 메모를 작성하고 명함을 스캔하고, 음성 녹음도 덧붙인다. 그리고 이 모든 자료를 한곳에 보관한다. 페더는 에버노트 인터페이스는 “장황하고 직관적이지 않으므로” 적응하는 데 시간이 걸리지만, 전시회에서 신속하게 정보를 수집하는 것이 자신의 업무에 매우 중요하므로 그 시간을 투자한 가치는 충분하다고 말했다.

블로그 쓰기 ASV 랩스(ASV Labs) 대표 모 아로라는 블로그를 쓰기 위해 에버노트와 맥 앱인 블로고(Blogo)를 모두 사용한다. 아로라는 “블로고 앱을 사용해서 새 블로그 포스트를 쓰기 시작하고, 스마트폰의 에버노트 앱을 사용해서 다듬고, 다시 맥을 사용할 때 게시할 수 있다. 아주 유용한 도구”라고 말했다. 아로라는 에버노트와 통합되는 블로그 및 웹 사이트 도구인 Postach.io로 추천한다. 아로라는 “에버노트에서 원하는 대로 쓰고 서식을 적용하고 이미지를 추가한 다음 노트에 ‘게시됨’ 태그를 붙이기만 하면 새 블로그 포스트가 게시된다. 이러한 도구들은 에버노트를 다양한 플랫폼에서 사용 가능한 완벽하게 동기화되는 데이터베이스로 활용할 수 있게 해준다”고 말했다.

포스트-잇 노트를 사용한 브레인스토밍 언테더드 위드 에버노트(Untethered With Evernote)의 저자이자 에버노트 비즈니스 인증 컨설턴트인 크리스티 윌리스는 고객을 위한 기획이나 브레인스토밍 세션을 이끄는 경우가 많다. 세션 동안 참가자들은 포스트-잇 노트에 아이디어를 적고 이를 보드나 플립차트에 붙인다. 윌리스는 “예전에는 각 세션 뒤에 모든 아이디어를 다 입력하려면 몇 시간씩 걸렸다”고 말했다. 지금은 에버노트 안드로이드 및 iOS 앱 카메라 노트 기능을 사용해서 각 포스트-잇 노트의 사진을 촬영한다. 에버노트는 손으로 쓴 노트를 검색 가능한 텍스트로 변환해준다. 이 텍스트를 고객과 손쉽게 공유할 수 있으므로 고객은 브레인스토밍 아이디어 기록뿐만 아니라 최종 기획안 기록도 갖게 된다.