2018.08.27

“본사와 현장의 협업 증진 공신” 한 유통업체의 G 스위트 도입 사례

Matthew Finnegan | Computerworld
브랜드 운동화 및 스포츠 의류 전문 리테일 업체인 피니쉬 라인(Finish Line)이 불과 두 달 만에 수천 명의 직원들을 마이크로소프트 오피스에서 G 스위트(G Suite)로 이전시키는 데 성공했다. G 스위트로의 이전은 직장 내 협업 강화를 위한 메이저 프로젝트의 일환이었다.

인디애나 주에 위치한 피니쉬 라인은 본사 경영진과 미국전역에 위치한 1,000여 개 매장 판매직원들을 포함하여 총 1만 4,000명의 직원들이 근무하고 있다.

피니쉬 라인의 기술 및 운영 솔루션 부대표 워렌 레너드에 따르면, 지금까지는 피니쉬 라인의 직원 간 커뮤니케이션이 파편화, 고립화 되어 있어 업무 처리에 필요한 정보에 액세스 하려면 낡은 인트라넷에 의존하는 방법 밖에 없었다.

그동안 줄곧 마이크로소프트 솔루션을 이용해 오던 피니쉬 라인은 최근 들어 구글로 완전히 노선을 전환했다. 지메일, 구글 독스, 구글 시트와 같은 생산성 앱에서부터 행아웃 챗(Hangouts Chat)과 미팅(Meet)같은 콜라보레이션 플랫폼까지 다양한 구글 솔루션을 도입하였다. 그 결과 경영팀 간 커뮤니케이션이 개선된 것은 물론이고 매장 내 직원들의 협업과 커뮤니케이션 역시 훨씬 수월해 졌다. “구글 솔루션을 도입한 지 겨우 2년 정도가 지났을 뿐이지만, 지금까지 구글 드라이브에는 약 200만 건 이상의 파일이 업로드 되었으며 공유하는 문서의 수만 해도 10만 개 가까이 된다”고 레너드는 말했다.

구글로의 이전은 럼앱스(LumApps) 배치와 비슷한 시기에 이루어졌다. 럼앱스는 클라우드 기반 소셜 인트라넷 플랫폼으로써 G 스위트와 긴밀하게 연계되어 있다. 럼앱스 플랫폼은 또한 피니쉬 라인의 직원 정보 포탈인 ‘피니쉬 라인 커넥트(Finish Line Connect)’의 기반이기도 하다.

G 스위트와 럼앱스 도입을 통해 경영 팀 및 매장 직원들 사이의 이메일 교환을 90%가까이 줄여주었다. “피니쉬 라인 커넥트의 도입률이 어마어마하다. 자그마치 200만 건의 커넥션이 이루어지고 있다. 또한 구글 행아웃 미팅을 이용하여 회의와 협업을 하는 직원들도 무척 많다”고 레너드는 말했다.

451리서치의 시니어 애널리스트 라울 카스타논-마티네즈(Raul Castanon-Martinez)는 피니쉬 라인의 사례가 고립되고 파편화 된 직원들 간 커뮤니케이션을 클라우드 애플리케이션을 활용하여 되살려 낸 좋은 예라고 평가했다. “피니쉬 라인의 사례는 경영진과 매장 내 직원들 간 협업을 활성화 하기 위해 이들이 넘어야 했던 장애물 때문에 더욱 흥미로운 경우다. … G 스위트 같은 클라우드 태생의 협업 솔루션이 가지는 장점을 잘 보여 준다”고 말했다.

그는 또한 피니쉬 라인이 G 스위트를 도입하면서 획득하게 된 장점들은 충분히 다른 기업들에서도 적용될 만한 것들이라고 말한다. 직원들의 근무 위치가 한 곳에 집중되어 있던지, 아니면 여러 위치에 분산되어 있던지 관계 없이 말이다. “피니쉬 라인의 경우 최전선에서 근무하는 직원들의 업무 특성이나, 그로 인하여 중앙의 경영진과 의사 소통함에 있어 발생하는 문제점들 모두가 G 스위트와 잘 맞는 경우였다”고 그는 말했다.



문서들의 버전 관리 문제
피니쉬 라인의 프로젝트를 가능케 했던 주요 동력은 다름 아닌 직원들 간의 협업과 의사소통을 개선하고자 하는 열망이었다. 이는 과거 피니쉬 라인이 골머리를 앓았던 이슈이기도 하다. 레너드는 “처음 피니쉬 라인에 입사했을 때는, 여느 기업이 그렇듯이 피니쉬 라인 역시 직원 간 협력에 애를 먹고 있다는 사실이 자명했다. 그 당시에는 우리가 꽤 잘 하고 있다고 생각했는지도 모르지만, 사실 많은 문제가 있었다”고 말했다.

협업에 문제가 있다는 사실은 여러 가지 정황에서 드러났다. 이메일 오용이나, 이메일을 마치 스토리지 플랫폼처럼 활용하는 예가 관찰되었고, 불필요할 정도로 많은 문서를 인쇄하고 이를 미팅 때마다 무의미하게 뿌려 결국은 재활용 쓰레기통으로 직행하게 되는 일이 빈번했다.

협업 프로세스 역시 대단히 복잡하고 비효율적이었다. 문서 하나를 가지고 협업하는 직원들 간에 이메일이 6~70통씩 오가기도 했다. 그 결과 레너드가 “버전 룰렛(version roulette)”이라 일컫는 현상까지 발생하였다. 한 문서에 대한 카피본이 여러가지 인데 이들 중 어떤 것이 정식 버전인지 아무도 모르는 것이다. 게다가 잘못하면 수 시간, 혹은 수 일씩 시간을 낭비하게 만드는 프로세스의 비효율성 문제도 있었다. 그는 “얼마 아닌 것 같아도, 이런 사소한 것들이 기업 전체에 걸쳐 발생한다면 대단히 심각한 문제를 초래한다”고 말했다.

구글 계정 사용하며 독자 노선 걷게 된 디지털 팀
피니쉬 라인은 사내 협업 및 커뮤니케이션 시스템을 개선을 목표로 하고, 낡은 ATG 버전 5 인트라넷(ATG version 5 intranet) 교체에 대한 논의에 포커스를 맞추었다. 인트라넷 시스템 교체와 더불어 피니쉬 라인에서 가장 빠른 성장세를 보이고 있는 디지털 팀을 위하여 G 스위트를 도입해야 한다는 필요도 제기되었다. 디지털 팀은 “독자 노선”을 취하는 쪽으로 가닥을 잡고, 개인 지메일 계정을 만들어 커뮤니케이션 및 문서 생성에 활용했다.

레너드는 “디지털 팀은 우리의 형편 없는 협업에 염증을 느끼고 있었다. 파일 서버에 있는 파일에 액세스 하려고만 해도 시간이 무한정 걸리곤 했다”고 말했다.

이처럼 레너드가 디지털 팀에게 마이크로소프트 툴 사용을 강제하지 않는 가운데, 보안 팀에서는 기업 데이터를 개인 계정에서 공유한다는 것에 대해 깜짝 놀랐다.. 결국 한시적인 타협안은 컴플라이언스 및 관리자 기능이 있는 유료 G 스위트 계정을 구매하는 것이었다.

이 때 까지만 해도 모두가 피니쉬 라인이 궁극적으로는 오피스 365로 이전해 갈 것이며 마이크로소프트의 셰어포인트에 기반한 인트라넷을 구축할 것이라고 짐작하고 있었다. 그러나 G 스위트 통합 파트너 오닉스(Onix)와의 대화를 통해 전사적인 G 스위트 도입의 가능성이 열렸다. 또한, ATG에서 럼앱스로의 이전 가능성에 대한 이야기도 오갔다.

레너드는 “RFP가 없었다. 우리는 기업 내 협업 강화의 필요성에 완전히 설득되고 말았다. 결국 구글 및 럼앱스로의 이전을 승인 받기 위해 리더십 팀을 설득하게 되었다”고 레너드는 말했다.

기업 내 협업에 초점 맞춘 비즈니스 케이스
결국 피니쉬 라인의 CEO도 G 스위트와 럼앱스 이전 계획, 그리고 그러한 이전이 가져다 줄 협업 및 커뮤니케이션 측면에서의 장점에 완전히 설득 당하게 되었다고 레너드는 말했다.

그는 또한 협업 프로젝트에 대한 자금을 제공 받는 것이 쉽지 않은 일임을 강조했다. “사람들에게 협업의 중요성을 유려하게 설명하기란 쉽지 않다. 공급망이나 ERP, 머천다이징 시스템 같은 것들에 대해서는 모두가 중요하게 생각한다(그리고 실제로 중요한 것들이기도 하다). 왜냐하면 이것들은 어떻게 비즈니스를 구축하고, 수익과 이윤을 증가시킬 것인지와 같은 중요 질문들과 바로 맞닿아 있기 때문이다.

“반면 협업과 같은 문제를 꺼내는 데 ‘적당한’ 시점은 없다.”

비록 비용 절감을 위해 내린 결정은 아니었지만, 결과적으로 G 스위트로의 이전은 마이크로소프트 기업 협약과 비교해 봤을 때 “막대한” 비용 절감 효과가 있었다고 레너드는 말했다. 마이크로소프트 기업 협약은 G 스위트로의 이전 논의가 있었던 시점에서 1년 뒤, 그러니까 2016년 말에 종료될 예정이었다. 뿐만 아니라 오피스 365로 이전할 경우 지출도 상당히 증가할 터였다.

레너드는 “알고 보니 G 스위트로의 이전은 상당한 비용 절감 효과도 있었다. 그리하여 우리는 G 스위트로의 이전 계획을 세우게 되었다. 회사 전체가 엔드-투-엔드로 G 스위트로 이전하는 데에는 두 달이 걸렸다”고 레너드는 말했다. 회사의 최고 중역들 역시 G스위트로의 이전에 만장 일치로 찬성했다.

G 스위트로의 이전
이 프로젝트는 커뮤니케이션, HR, 인적자원 개발, 그리고 조달 팀 등 비즈니스의 보다 넓은 영역의 협조와 승인을 필요로 하는 대규모 프로젝트였다.

특히 G 스위트로의 이전에서 가장 중요한 부분이 바로 변화 관리였다. “우리의 성공은 상당 부분이 마케팅 역량 덕분이었다. G 스위트로의 이전은 아무도 모르게, 조용히 이루어진 것이 전혀 아니었다”고 그는 말했다.

그러나 모든 사용자들이 G 스위트로의 이전을 반긴 것은 아니었다. “그 시점에서 우려를 표현한 이들도 분명 있었다. ‘지금까지 줄곧 엑셀만 써 왔는데, 이제 와서 구글 시트를 쓰라는 말이냐’라며 반발한 이도 있었다.”

하지만 MS에서 구글로의 이전 자체는 상당히 간단했다.

메일과 캘린더 전환은 “매끄럽게” 이루어졌다고 그는 표현했다. 워드 파일을 구글 독스로 전환할 때에는 몇 가지 문제가 발생했지만 말이다.

하지만 보다 까다로운 작업들도 있었다. “파워포인트를 슬라이드로 전환할 때 막힘 없이 전환이 되는 것들도 있었지만 호환이 잘 안 되는 것들도 있었다. 그런 부분들을 일일이 작업해야 했다. 솔직히 말해, 엑셀에서 구글 시트로의 전환은 그렇게 어렵지 않았다. 결국 이전하는 대상이 얼마나 복잡한가에 따라 달렸다. 수식 같은 것은 양호했지만, 피벗 테이블(pivot table) 같은 것들은 이전이 쉽지 않았다.”

G 스위트로 이전했다고 해서 앞으로 피니쉬 라인에서 마이크로소프트 오피스를 전혀 쓰지 않게 되는 것은 아니다. “마이크로소프트 오피스로부터의 완전한 탈출은 아주 천천히 이루어 질 것이다. 여전히 (오피스를 사용하는) 외부 기관들과도 커뮤니케이션 해야 하고, 구글 솔루션을 사용하지 않는 직원들도 있을 것이기 때문이다”고 레너드는 말했다.

451 리서치의 카스타논-마티네즈는 적어도 기술적인 측면에서 봤을 때 대규모 이전이 막힘 없이 이루어 질 정도로 G 스위트가 충분히 성숙했다고 말한다. 메이저 프로젝트에 있어서는 조직 측면(그리고 인적 측면)에서의 문제가 훨씬 더 큰 장애물이 되곤 한다.

“생각보다 기술적인 문제는 자주 제기되지는 않는다. 사용자들 그리고 IT직원들이 큰 어려움 없이 이전할 수 있도록 구글에서 충분히 신경 써서 솔루션을 제작했기 때문일 것이라고 생각한다”고 레너드는 말했다.

“변화 관리와, 마이크로소프트의 데스크톱 생산성 툴에 익숙해져 있던 직원들에게 새로운 솔루션에 익숙해질 수 있도록 하는 것이 가장 어려운 해결 과제가 될 것이다.”

장점
구글 스위트로의 이전이 완전히 끝난 지금, 피니쉬 라인에는 3,000 개의 구글 메일함이 설치되어 있으며 모든 매장 내 직원들 역시 구글 계정과 피니쉬 라인 커넥트 인트라넷에 액세스 할 수 있다. 예전에는 매장 별로 이메일 주소를 하나씩 배정했지만, 이제는 매장 매니저 한 명 한 명당 각자 자신의 이메일 주소를 부여 받게 되었다.

G 스위트로 이전 후 가장 큰 장점은 매장 직원들과 중앙의 의사 결정자들 간에 연결이 가능해 졌다는 것이다. “우리는 전국에 1천여 곳의 매장을 운영하고 있으며 각 매장마다 매니저와 직원들이 상주하고 있다. 매장 운영 팀에서는 여러 가지 이메일이나 문서를 작성해야 할 일이 많다. 그런데 구글로 이전하기 전까지는 그러한 작업에 들어가는 시간과 노력이 지금과 비교되지 않을 만큼 엄청났다. 매장 운영팀에서 주고 받는 이메일은 90% 가 줄어들었다. 그것 하나만으로도 엄청난 효율성 증가에 대한 증거가 될 것이다.”

(매장 활동 기획서 등을 포함하여) 인쇄하는 문서 수도 감소했다. 피니쉬 라인에서는 해마다 수백 만 페이지에 달하는 문서를 출력 했었는데 이는 연간 144그루의 나무를 베는 것과 동일하다.
리스크 감소 측면에서도 장점이 뚜렷했다. “로컬 시스템에 저장된 파일들에 대해 더 이상 걱정할 필요가 없으며, 버전 관리에 신경 쓸 필요가 없다는 점에서 효율성 증가에 상당한 공헌을 했다고 할 수 있다.”

G 스위트로의 이전을 마친 피니쉬 라인은 이제 더 다양한 구글 서비스를 도입하기에 바쁘다. 경영진 미팅 룸에는 구글의 잼보드(Jamboard) 화이트보드를 설치했으며, 픽셀북과 크롬북 역시 곧 도입할 예정이다.

한편 피니쉬 라인의 직원 포탈인 피니쉬 라인 커넥트는 더 많은 정보 공유를 장려하기 위하여 새로운 부서별 페이지를 제작 중에 있다.

부족한 점도 있겠지만, 이전 프로젝트는 피니쉬 라인의 협업과 정보 공유에 활기를 불어 넣었다. “막힘 없이 원활하게 이루어지는 미팅과 마찰 없는 작업 환경이 큰 장점이다. 이제는 스스로를 ‘협력적 조직’이라 불러도 부끄럽지 않을 것 같다”고 레너드는 말했다.

피니쉬 라인의 이전 프로젝트는 IT가 현장 직원들을 어떻게 지원할 수 있는지를 보여준 모범적 사례라고 카스타논-마티네즈는 평가했다.

“이 시나리오는 앞으로 일터가 어떻게 바뀌어 갈 것인지를 잘 보여준다. IT는 이제 다양한 위치에서 일하는 직원들을 지원해야 할 것이다. 단순히 기업 리소스(애플리케이션, 데이터베이스, 파일 등)에 액세스를 제공하는 것을 넘어서서 직원들이 보다 수월하게 협업할 수 있도록 돕는 역할을 하게 될 것”이라고 그는 말했다.

피니쉬 라인의 경우 최전방 직원들을 지원하는 것이었지만, 조직에 따라서는 원격 근무하는 근로자들이나 모바일 근로자들 혹은 도급업자들을 지원하는 것이 될 수도 있다. “IT의 과제는 전 직원들에게 근무 위치에 관계 없이 동일한 경험을 제공하는 ‘가상’ 업무 환경을 제공하는 것이다.” editor@itworld.co.kr
 


2018.08.27

“본사와 현장의 협업 증진 공신” 한 유통업체의 G 스위트 도입 사례

Matthew Finnegan | Computerworld
브랜드 운동화 및 스포츠 의류 전문 리테일 업체인 피니쉬 라인(Finish Line)이 불과 두 달 만에 수천 명의 직원들을 마이크로소프트 오피스에서 G 스위트(G Suite)로 이전시키는 데 성공했다. G 스위트로의 이전은 직장 내 협업 강화를 위한 메이저 프로젝트의 일환이었다.

인디애나 주에 위치한 피니쉬 라인은 본사 경영진과 미국전역에 위치한 1,000여 개 매장 판매직원들을 포함하여 총 1만 4,000명의 직원들이 근무하고 있다.

피니쉬 라인의 기술 및 운영 솔루션 부대표 워렌 레너드에 따르면, 지금까지는 피니쉬 라인의 직원 간 커뮤니케이션이 파편화, 고립화 되어 있어 업무 처리에 필요한 정보에 액세스 하려면 낡은 인트라넷에 의존하는 방법 밖에 없었다.

그동안 줄곧 마이크로소프트 솔루션을 이용해 오던 피니쉬 라인은 최근 들어 구글로 완전히 노선을 전환했다. 지메일, 구글 독스, 구글 시트와 같은 생산성 앱에서부터 행아웃 챗(Hangouts Chat)과 미팅(Meet)같은 콜라보레이션 플랫폼까지 다양한 구글 솔루션을 도입하였다. 그 결과 경영팀 간 커뮤니케이션이 개선된 것은 물론이고 매장 내 직원들의 협업과 커뮤니케이션 역시 훨씬 수월해 졌다. “구글 솔루션을 도입한 지 겨우 2년 정도가 지났을 뿐이지만, 지금까지 구글 드라이브에는 약 200만 건 이상의 파일이 업로드 되었으며 공유하는 문서의 수만 해도 10만 개 가까이 된다”고 레너드는 말했다.

구글로의 이전은 럼앱스(LumApps) 배치와 비슷한 시기에 이루어졌다. 럼앱스는 클라우드 기반 소셜 인트라넷 플랫폼으로써 G 스위트와 긴밀하게 연계되어 있다. 럼앱스 플랫폼은 또한 피니쉬 라인의 직원 정보 포탈인 ‘피니쉬 라인 커넥트(Finish Line Connect)’의 기반이기도 하다.

G 스위트와 럼앱스 도입을 통해 경영 팀 및 매장 직원들 사이의 이메일 교환을 90%가까이 줄여주었다. “피니쉬 라인 커넥트의 도입률이 어마어마하다. 자그마치 200만 건의 커넥션이 이루어지고 있다. 또한 구글 행아웃 미팅을 이용하여 회의와 협업을 하는 직원들도 무척 많다”고 레너드는 말했다.

451리서치의 시니어 애널리스트 라울 카스타논-마티네즈(Raul Castanon-Martinez)는 피니쉬 라인의 사례가 고립되고 파편화 된 직원들 간 커뮤니케이션을 클라우드 애플리케이션을 활용하여 되살려 낸 좋은 예라고 평가했다. “피니쉬 라인의 사례는 경영진과 매장 내 직원들 간 협업을 활성화 하기 위해 이들이 넘어야 했던 장애물 때문에 더욱 흥미로운 경우다. … G 스위트 같은 클라우드 태생의 협업 솔루션이 가지는 장점을 잘 보여 준다”고 말했다.

그는 또한 피니쉬 라인이 G 스위트를 도입하면서 획득하게 된 장점들은 충분히 다른 기업들에서도 적용될 만한 것들이라고 말한다. 직원들의 근무 위치가 한 곳에 집중되어 있던지, 아니면 여러 위치에 분산되어 있던지 관계 없이 말이다. “피니쉬 라인의 경우 최전선에서 근무하는 직원들의 업무 특성이나, 그로 인하여 중앙의 경영진과 의사 소통함에 있어 발생하는 문제점들 모두가 G 스위트와 잘 맞는 경우였다”고 그는 말했다.



문서들의 버전 관리 문제
피니쉬 라인의 프로젝트를 가능케 했던 주요 동력은 다름 아닌 직원들 간의 협업과 의사소통을 개선하고자 하는 열망이었다. 이는 과거 피니쉬 라인이 골머리를 앓았던 이슈이기도 하다. 레너드는 “처음 피니쉬 라인에 입사했을 때는, 여느 기업이 그렇듯이 피니쉬 라인 역시 직원 간 협력에 애를 먹고 있다는 사실이 자명했다. 그 당시에는 우리가 꽤 잘 하고 있다고 생각했는지도 모르지만, 사실 많은 문제가 있었다”고 말했다.

협업에 문제가 있다는 사실은 여러 가지 정황에서 드러났다. 이메일 오용이나, 이메일을 마치 스토리지 플랫폼처럼 활용하는 예가 관찰되었고, 불필요할 정도로 많은 문서를 인쇄하고 이를 미팅 때마다 무의미하게 뿌려 결국은 재활용 쓰레기통으로 직행하게 되는 일이 빈번했다.

협업 프로세스 역시 대단히 복잡하고 비효율적이었다. 문서 하나를 가지고 협업하는 직원들 간에 이메일이 6~70통씩 오가기도 했다. 그 결과 레너드가 “버전 룰렛(version roulette)”이라 일컫는 현상까지 발생하였다. 한 문서에 대한 카피본이 여러가지 인데 이들 중 어떤 것이 정식 버전인지 아무도 모르는 것이다. 게다가 잘못하면 수 시간, 혹은 수 일씩 시간을 낭비하게 만드는 프로세스의 비효율성 문제도 있었다. 그는 “얼마 아닌 것 같아도, 이런 사소한 것들이 기업 전체에 걸쳐 발생한다면 대단히 심각한 문제를 초래한다”고 말했다.

구글 계정 사용하며 독자 노선 걷게 된 디지털 팀
피니쉬 라인은 사내 협업 및 커뮤니케이션 시스템을 개선을 목표로 하고, 낡은 ATG 버전 5 인트라넷(ATG version 5 intranet) 교체에 대한 논의에 포커스를 맞추었다. 인트라넷 시스템 교체와 더불어 피니쉬 라인에서 가장 빠른 성장세를 보이고 있는 디지털 팀을 위하여 G 스위트를 도입해야 한다는 필요도 제기되었다. 디지털 팀은 “독자 노선”을 취하는 쪽으로 가닥을 잡고, 개인 지메일 계정을 만들어 커뮤니케이션 및 문서 생성에 활용했다.

레너드는 “디지털 팀은 우리의 형편 없는 협업에 염증을 느끼고 있었다. 파일 서버에 있는 파일에 액세스 하려고만 해도 시간이 무한정 걸리곤 했다”고 말했다.

이처럼 레너드가 디지털 팀에게 마이크로소프트 툴 사용을 강제하지 않는 가운데, 보안 팀에서는 기업 데이터를 개인 계정에서 공유한다는 것에 대해 깜짝 놀랐다.. 결국 한시적인 타협안은 컴플라이언스 및 관리자 기능이 있는 유료 G 스위트 계정을 구매하는 것이었다.

이 때 까지만 해도 모두가 피니쉬 라인이 궁극적으로는 오피스 365로 이전해 갈 것이며 마이크로소프트의 셰어포인트에 기반한 인트라넷을 구축할 것이라고 짐작하고 있었다. 그러나 G 스위트 통합 파트너 오닉스(Onix)와의 대화를 통해 전사적인 G 스위트 도입의 가능성이 열렸다. 또한, ATG에서 럼앱스로의 이전 가능성에 대한 이야기도 오갔다.

레너드는 “RFP가 없었다. 우리는 기업 내 협업 강화의 필요성에 완전히 설득되고 말았다. 결국 구글 및 럼앱스로의 이전을 승인 받기 위해 리더십 팀을 설득하게 되었다”고 레너드는 말했다.

기업 내 협업에 초점 맞춘 비즈니스 케이스
결국 피니쉬 라인의 CEO도 G 스위트와 럼앱스 이전 계획, 그리고 그러한 이전이 가져다 줄 협업 및 커뮤니케이션 측면에서의 장점에 완전히 설득 당하게 되었다고 레너드는 말했다.

그는 또한 협업 프로젝트에 대한 자금을 제공 받는 것이 쉽지 않은 일임을 강조했다. “사람들에게 협업의 중요성을 유려하게 설명하기란 쉽지 않다. 공급망이나 ERP, 머천다이징 시스템 같은 것들에 대해서는 모두가 중요하게 생각한다(그리고 실제로 중요한 것들이기도 하다). 왜냐하면 이것들은 어떻게 비즈니스를 구축하고, 수익과 이윤을 증가시킬 것인지와 같은 중요 질문들과 바로 맞닿아 있기 때문이다.

“반면 협업과 같은 문제를 꺼내는 데 ‘적당한’ 시점은 없다.”

비록 비용 절감을 위해 내린 결정은 아니었지만, 결과적으로 G 스위트로의 이전은 마이크로소프트 기업 협약과 비교해 봤을 때 “막대한” 비용 절감 효과가 있었다고 레너드는 말했다. 마이크로소프트 기업 협약은 G 스위트로의 이전 논의가 있었던 시점에서 1년 뒤, 그러니까 2016년 말에 종료될 예정이었다. 뿐만 아니라 오피스 365로 이전할 경우 지출도 상당히 증가할 터였다.

레너드는 “알고 보니 G 스위트로의 이전은 상당한 비용 절감 효과도 있었다. 그리하여 우리는 G 스위트로의 이전 계획을 세우게 되었다. 회사 전체가 엔드-투-엔드로 G 스위트로 이전하는 데에는 두 달이 걸렸다”고 레너드는 말했다. 회사의 최고 중역들 역시 G스위트로의 이전에 만장 일치로 찬성했다.

G 스위트로의 이전
이 프로젝트는 커뮤니케이션, HR, 인적자원 개발, 그리고 조달 팀 등 비즈니스의 보다 넓은 영역의 협조와 승인을 필요로 하는 대규모 프로젝트였다.

특히 G 스위트로의 이전에서 가장 중요한 부분이 바로 변화 관리였다. “우리의 성공은 상당 부분이 마케팅 역량 덕분이었다. G 스위트로의 이전은 아무도 모르게, 조용히 이루어진 것이 전혀 아니었다”고 그는 말했다.

그러나 모든 사용자들이 G 스위트로의 이전을 반긴 것은 아니었다. “그 시점에서 우려를 표현한 이들도 분명 있었다. ‘지금까지 줄곧 엑셀만 써 왔는데, 이제 와서 구글 시트를 쓰라는 말이냐’라며 반발한 이도 있었다.”

하지만 MS에서 구글로의 이전 자체는 상당히 간단했다.

메일과 캘린더 전환은 “매끄럽게” 이루어졌다고 그는 표현했다. 워드 파일을 구글 독스로 전환할 때에는 몇 가지 문제가 발생했지만 말이다.

하지만 보다 까다로운 작업들도 있었다. “파워포인트를 슬라이드로 전환할 때 막힘 없이 전환이 되는 것들도 있었지만 호환이 잘 안 되는 것들도 있었다. 그런 부분들을 일일이 작업해야 했다. 솔직히 말해, 엑셀에서 구글 시트로의 전환은 그렇게 어렵지 않았다. 결국 이전하는 대상이 얼마나 복잡한가에 따라 달렸다. 수식 같은 것은 양호했지만, 피벗 테이블(pivot table) 같은 것들은 이전이 쉽지 않았다.”

G 스위트로 이전했다고 해서 앞으로 피니쉬 라인에서 마이크로소프트 오피스를 전혀 쓰지 않게 되는 것은 아니다. “마이크로소프트 오피스로부터의 완전한 탈출은 아주 천천히 이루어 질 것이다. 여전히 (오피스를 사용하는) 외부 기관들과도 커뮤니케이션 해야 하고, 구글 솔루션을 사용하지 않는 직원들도 있을 것이기 때문이다”고 레너드는 말했다.

451 리서치의 카스타논-마티네즈는 적어도 기술적인 측면에서 봤을 때 대규모 이전이 막힘 없이 이루어 질 정도로 G 스위트가 충분히 성숙했다고 말한다. 메이저 프로젝트에 있어서는 조직 측면(그리고 인적 측면)에서의 문제가 훨씬 더 큰 장애물이 되곤 한다.

“생각보다 기술적인 문제는 자주 제기되지는 않는다. 사용자들 그리고 IT직원들이 큰 어려움 없이 이전할 수 있도록 구글에서 충분히 신경 써서 솔루션을 제작했기 때문일 것이라고 생각한다”고 레너드는 말했다.

“변화 관리와, 마이크로소프트의 데스크톱 생산성 툴에 익숙해져 있던 직원들에게 새로운 솔루션에 익숙해질 수 있도록 하는 것이 가장 어려운 해결 과제가 될 것이다.”

장점
구글 스위트로의 이전이 완전히 끝난 지금, 피니쉬 라인에는 3,000 개의 구글 메일함이 설치되어 있으며 모든 매장 내 직원들 역시 구글 계정과 피니쉬 라인 커넥트 인트라넷에 액세스 할 수 있다. 예전에는 매장 별로 이메일 주소를 하나씩 배정했지만, 이제는 매장 매니저 한 명 한 명당 각자 자신의 이메일 주소를 부여 받게 되었다.

G 스위트로 이전 후 가장 큰 장점은 매장 직원들과 중앙의 의사 결정자들 간에 연결이 가능해 졌다는 것이다. “우리는 전국에 1천여 곳의 매장을 운영하고 있으며 각 매장마다 매니저와 직원들이 상주하고 있다. 매장 운영 팀에서는 여러 가지 이메일이나 문서를 작성해야 할 일이 많다. 그런데 구글로 이전하기 전까지는 그러한 작업에 들어가는 시간과 노력이 지금과 비교되지 않을 만큼 엄청났다. 매장 운영팀에서 주고 받는 이메일은 90% 가 줄어들었다. 그것 하나만으로도 엄청난 효율성 증가에 대한 증거가 될 것이다.”

(매장 활동 기획서 등을 포함하여) 인쇄하는 문서 수도 감소했다. 피니쉬 라인에서는 해마다 수백 만 페이지에 달하는 문서를 출력 했었는데 이는 연간 144그루의 나무를 베는 것과 동일하다.
리스크 감소 측면에서도 장점이 뚜렷했다. “로컬 시스템에 저장된 파일들에 대해 더 이상 걱정할 필요가 없으며, 버전 관리에 신경 쓸 필요가 없다는 점에서 효율성 증가에 상당한 공헌을 했다고 할 수 있다.”

G 스위트로의 이전을 마친 피니쉬 라인은 이제 더 다양한 구글 서비스를 도입하기에 바쁘다. 경영진 미팅 룸에는 구글의 잼보드(Jamboard) 화이트보드를 설치했으며, 픽셀북과 크롬북 역시 곧 도입할 예정이다.

한편 피니쉬 라인의 직원 포탈인 피니쉬 라인 커넥트는 더 많은 정보 공유를 장려하기 위하여 새로운 부서별 페이지를 제작 중에 있다.

부족한 점도 있겠지만, 이전 프로젝트는 피니쉬 라인의 협업과 정보 공유에 활기를 불어 넣었다. “막힘 없이 원활하게 이루어지는 미팅과 마찰 없는 작업 환경이 큰 장점이다. 이제는 스스로를 ‘협력적 조직’이라 불러도 부끄럽지 않을 것 같다”고 레너드는 말했다.

피니쉬 라인의 이전 프로젝트는 IT가 현장 직원들을 어떻게 지원할 수 있는지를 보여준 모범적 사례라고 카스타논-마티네즈는 평가했다.

“이 시나리오는 앞으로 일터가 어떻게 바뀌어 갈 것인지를 잘 보여준다. IT는 이제 다양한 위치에서 일하는 직원들을 지원해야 할 것이다. 단순히 기업 리소스(애플리케이션, 데이터베이스, 파일 등)에 액세스를 제공하는 것을 넘어서서 직원들이 보다 수월하게 협업할 수 있도록 돕는 역할을 하게 될 것”이라고 그는 말했다.

피니쉬 라인의 경우 최전방 직원들을 지원하는 것이었지만, 조직에 따라서는 원격 근무하는 근로자들이나 모바일 근로자들 혹은 도급업자들을 지원하는 것이 될 수도 있다. “IT의 과제는 전 직원들에게 근무 위치에 관계 없이 동일한 경험을 제공하는 ‘가상’ 업무 환경을 제공하는 것이다.” editor@itworld.co.kr
 


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