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글로벌 칼럼 | MS 오피스를 버리고 구글 앱스로 갈아타기 전 유의사항은?
이번 주 필자는 3,000명 규모의 한 기업의 IT 담당자와 이야기를 나눴는데, 그는 자체 이메일 인프라를 구글 앱스로 전환하는 방안을 검토하고 있다는 말을 했다. 비용이나 IT 인력이 부족한 학교나 비영리기관에서 주로 구글 앱스를 사용한다는 것을 알고 있는 나로서는 놀라지 않을 수 없었다. 결과적으로는 구글 앱스에 대해 다시 한 번 생각하게 됐다.
기업용 구글 앱스 제품군은 브라우저 기반의 다양한 도구를 제공하는데, 사용자를 위한 커뮤니케이션이나 협업 도구나 IT 관리자를 위한 관리 도구가 바로 여기에 해당한다. 구글은 자사의 제품군을 다음과 같은 4가지 영역으로 나누었다.
- 커뮤니케이션 : 이메일 서비스인 지메일, 음성 및 화상회의용 행아웃, 개인 및 팀별 스케줄 관리를 위한 구글 캘린더, 소셜 네트워킹을 위한 구글플러스(Google+)
- 스토리지 : 모든 기기 사이에서의 데이터 저장, 공유, 동기화를 위한 온라인 클라우드 스토리지인 구글 드라이브(Google Drive)
- 협업 : 워드 작업을 위한 구글 문서(Google Docs), 스프레드시트 작성을 위한 구글 스프레드시트(Google Sheets), 온라인 설문조사와 서식 작성을 위한 구글 양식(Google Forms), 프레젠테이션을 위한 구글 슬라이드(Google Slides), 팀별 웹사이트를 구축할 수 있는 구글 사이트(Google Sites)
- 관리 : 비즈니스 제어 및 보안 설정을 위한 관리자(Admin), 기업 데이터 유지를 위한 구글 볼트(Google Vault)
겉보기에는 구글이 기업이 필요로 하는 기능을 전부 제공하는 것처럼 보이겠지만, 사실 사용성 측면에서 봤을 때 협업 도구는 투박한 편이다. 그러나 이는 모든 온라인 앱에서 발견되는 공통점이라고 생각하므로, 필자는 가능하다면 컴퓨터에 설치할 수 있는 애플리케이션에서 작업하는 것을 선호한다.
구글 앱스는 상당히 괜찮은 기능을 갖췄는데, 반면 관리자 입장에서는 오피스 365와 비교해봤을 때 자신이 원하는 것을 정확하게 실행하지 못할 수도 있다. 물론 그만큼 오피스 365의 경우 관리자 대시보드의 초기 설정은 쉽더라도, 익스체인지 관리자 센터(Exchange Admin Center)나 셰어포인트 관리자 센터로 옮겨가기가 상당히 까다로운 편이다.
구글의 가격 정책은 마이크로소프트보다 저렴한 편이다. 베이직 패키지에서는 사용자당 매달 5달러만 지불하면 되며, 구글 볼트 아카이빙과 무한대 스토리지를 포함해 모든 부가 기능이 탑재된 버전은 사용자당 매달 10달러가 청구된다.
어떤 이는 사용자 경험을 구글 앱스 제품군의 가장 훌륭한 점이라고 언급할 수 있다. 지인은 내게 “지메일 인터페이스는 기술을 실제로 사용하는 최종 사용자에 더욱 친화적이다”고 말했다. 물론 그간 오피스 제품군으로 작업해온 엔터프라이즈 사용자라면, 기존의 사용자 경험을 계승한 오피스 365를 사용하는 데 무리가 없다.
한편, 구글 앱스가 프라이버시를 침해한다는 논란이 있기도 했다. 구글이 사용자에게 적절한 광고를 노출하기 위해 지메일 계정의 모든 메일을 훔쳐본다는 것이다. 마이크로소프트는 최소한 비즈니스 고객을 대상으로 이와 같은 일을 저지르지 않았다고 자랑하곤 했다. 이후, 구글 앱스는 광고 게재용 정보 읽기 옵션을 끌 수 있는 관리자 도구를 제공하고 있으며, 2014년 초 구글은 그 어떤 비즈니스 이메일도 더 이상 스캔하지 않고, 광고 또한 제공하지 않겠다고 밝히기도 했다.
앞에서 언급했던 것처럼 필자가 가장 중요하게 생각하는 것은 ‘기능성’이다. 오피스 365는 사용자와 관리자 모두에게 다채로운 기능을 제공하는데, 이것은 구글 앱스와 비교하면 타의 추종을 불허할 정도다. 또한, 마이크로소프트 생산성 제품은 정말 잘 만들어졌다.
업무 효율성, 다양한 부가 기능, 관리자에게 더 많은 기능 제어 설정 등을 최우선으로 고려한다면 오피스 365로 전환하는 것을 추천한다. 그러나 규모가 작은 기업이라면 심플한 인터페이스와 사용성, 저렴한 라이선스 비용을 갖춘 구글 앱스가 더 낫다.
그 어떤 경우라도 구글 앱스인지, 오피스 365인지 인프라를 전환하기 전에 그 정당성을 반드시 먼저 확인하고, 테스트하는 것이 중요하다. editor@itworld.co.kr
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