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마이크로소프트 오피스가 여전히 업무 환경에서는 많이 사용되고 있음에도 불구하고, 미묘하게 변화해 가고 있다. 포레스터 리서치에 따르면, 점점 더 많은 회사들이 저렴한 웹 기반 애플리케이션을 오피스를 보완하기 위해서 사용하고 있다는 것. 다른 말로 하면, 둘 중에 하나만 사용하는 것이 아니라 병행해 가면서 사용한다는 의미이다.
왜 지금일까?
보고서에서는 ‘차세대 오피스 생산성’이라고 명명하면서, 구글, 조호, 싱크프리(ThinkFree) 등의 오피스 파일 형식은 향상되고 있다고 지적했다. 또한, 모바일, 클라우드, 소셜 네트워킹, 협업 등으로 기술이 이전되고 있다는 점도 IT 부서가 업무의 일부를 클라우드 기반의 생산성 툴로 옮겨갈 기회가 생겼음을 의미한다.
115명의 중소기업 및 일반 기업의 IT 의사 결정권자를 대상으로 진행한 포레스터의 설문조사에서, 57%가 오피스의 대안을 “마이크로소프트 오피스와 함께 사용할 보완용 애플리케이션”으로 보고 있다고 답했으며, 49%는 “업무상 필요한 특별한 부분에 특화된 애플리케이션”으로 보고 있다고 답했다.
이번 보고서에 참여한 포레스터 분석가인 쉐리 맥리쉬는 “우리의 연구는 대부분의 정보 근로자들이 정기적으로 콘텐츠를 만들어 내거나 고급 기능을 사용하지 않는다는 것을 알아냈다. 또한 75% 이상이 어떻게든 대안 제품을 이용할 수 있는 것으로 나타났다”라고 전했다.
회사가 구글 앱스(Google Apps)나 오픈 오피스, 싱크프리, 조호 앱스 같은 오피스 대안 툴을 사용하는 것은 필요에 따라 다르다. 하나의 제품으로 모든 것에 맞추고자 한다면, 전사적으로 익스체인지, 쉐어포인트, 오피스의 라이선스를 받아서 사용할 것이다. 반면, 목적별로 다르게 사용하고자 한다면, 사용자의 요구에 맞춰서 오피스와 웹 애플리케이션을 같이 이용할 수 있다.
후자 같은 목적별 접근에는 업무상의 필요에 대한 깊은 이해가 필요하지만, 라이선스 비용을 아낌으로써 비용을 크게 절감할 수 있다.
맥리쉬는 “여기서 발생하는 가장 큰 문제점은 새로운 툴로 전환하지 않으려는 사용자들의 저항이다. 따라서, 기업 문화를 이해하고 위에서부터 도입하고, 전환 계획을 세워 업무 생산성에 영향을 받지 않도록 해야 한다”라고 전했다.
이에 따라, 포레스터는 마이크로소프트 오피스와 웹 애플리케이션을 겸해서 사용하기 위한 팁을 제안했다.
“이제는 필요 없는 문서들”… 스토리지를 절약하라
만약에 대부분의 오피스 문서에 수정을 하지 않을 것이라고 생각한다면, 이 콘텐츠를 현재의 형식이나 PDF로 변환을 해서 저장하고, 검색이 용이하게 하는 접근이 필요하다. 오피스와 함께 사용할 수 있는 온라인 애플리케이션을 이용해 새로운 콘텐츠를 만들면, 시간이 지날수록 파일 저장이나 보관에 대한 필요가 줄어든다.
맥리쉬는 “많은 업체들이 대량의 오피스 문서를 만들고 이것을 없애지 않는다”라면서, “전체 오피스 기능이 필요하지 않은 사람들이 온라인 애플리케이션을 이용하면, 궁극적으로 스토리지 비용을 줄이고 검색을 용이하게 할 수 있다”라고 말했다.
직원들의 업무를 분화해 오피스 필요 여부를 결정하라
이메일 비용을 낮추는 것은 온라인 애플리케이션을 이용해야 하는 또 다른 큰 이유이다.
어떤 직원이 오피스의 전체 기능, 특히 이메일과 관련한 기능이 필요 없는지 파악하기 위해서는 직원들의 업무를 분화해볼 필요가 있다.
회사는 특정 오피스 툴에 대한 실질적 사용과 필요에 따라서 업무 분화를 규정할 수 있다. 이 시나리오에서 오피스를 사용하지 않을 경우 결과에 대해서 완벽히 평가할 필요가 있다.
콘텐츠 생산 방식의 변화를 이해하라
오피스 문서가 여전히 많이 사용되고 있지만, 포레스터는 두 가지 측면에서 이 상황이 변화해 가고 있음을 목격했다. 첫째, 콘텐츠 생산에 있어서 위키나 블로그 같은 온라인 협업 툴은 오피스 문서도구에만 의존하지 않는다. Acrobat.com과 IBM의 로터스라이브(LotusLive)가 대표적인 예가 될 수 있다.
둘째로 맥리쉬는 회사들이 마이크로소프트 워드처럼 보이게 할 때 사용할 수 있도록 HR, 고객 커뮤니케이션과 같은 분야에 특화된 콘텐츠 관리 시스템을 찾을 수 있다고 지적했다.
“e형식이나 온라인 문서들을 사용하는 콘텐츠 생산 툴이 점점 더 많아지고 있다”라면서, “이런 현상은 장기적으로 오피스에게 위협이 될 수 있다. 하지만 이제 회사들은 누가 오피스가 필요하고 누가 필요 없는지를 언제 파악하느냐를 고려하고 있다”라고 덧붙였다. soneill@cxo.com
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