2019.07.16

“새로운 협업의 중심” 허들룸을 위한 화상회의의 조건

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일하는 방식이 달라지고 있다는 것을 가장 가까이서 느낄 수 있는 공간이 있다. 바로 허들룸(Huddle Room)이라 부르는 소규모 회의실이다. 최근 사무실 인테리어의 유행이 개방형 공간으로 바뀌면서 허들룸 수요가 크게 늘고 있다. 탁 트인 사무실은 아무래도 집중을 방해하는 것들이 많다 보니 회의나 협업에 몰입할 수 있는 공간이 필요하기 때문이다. 이런 이유로 사무실을 칸으로 나누어 쓰던 시절에 유행하던 대규모 회의실보다 허들룸 수요가 늘고 있다. 

허들룸은 단순한 회의실이 아니다. 사내와 사외 연결이 매끄럽게 이루어지는 독립적인 업무 공간으로 자연스럽게 협업 분위기를 만든다. 허들룸은 우리가 알고 있던 회의실이란 공간을 다르게 해석한다. 보통 회의는 정해진 참석자, 일정, 주제에 맞추어서 한다. 허들룸은 갑자기 회의가 필요할 때 격식 없이 한자리에 모여 이야기를 나눌 수 있는 곳이다. 개방형 사무실을 오가며 동료와 이야기를 나누다가 아이디어가 떠오르면 허들룸에 들어가 더 깊이 있게 논의할 수 있는 그런 장소다. 회의하다 외부에 있는 파트너와 연결이 필요하면 화상으로 연결할 수도 있다. 이처럼 허들룸은 자유롭게 이용하는 모임 공간이자 협업의 장소로 회의실의 용도를 넓힌다. 



이런 공간적인 특성을 살리려면 허들룸은 몇 가지 기술적 전제 조건을 만족해야 한다. 일반 회의실은 PC, 프로젝터, 대형 TV, 음성 및 화상 회의 장치 등을 갖추고 있다. 허들룸은 3~6명 정도 소수 인원이 들어가 협업을 하는 공간이다 보니 많은 장치를 설치하기 어렵다. 이런 이유로 허들룸에 설치하는 화상 회의 솔루션으로 Polycom Studio같이 설치와 사용이 간편한 것을 선호한다. 

허들룸 이용자에게 진정한 편의성을 제공하기 위해서는 맥이나 윈도우가 설치된 노트북 USB 포트에 화상 회의 장치를 연결해 바로 쓰는 것만으로는 부족하다. 허들룸에서는 일정에 없는 회의가 자연스럽게 열린다. 모두 노트북을 지참하고 시간에 맞춰 참석하는 그런 회의가 아니다. 즉석에서 회의가 열리고 평소 사용하던 협업 도구로 이야기를 끌고 갈 수 있어야 한다. 이런 일이 가능하려면 마이크로소프트 팀즈, 스카이프, 줌, 고투미팅, 구글 행아웃, 시스코 웹액스 등 널리 쓰이는 클라우드 기반 협업 플랫폼과 아무런 불편없이 연결할 수 있어야 한다. 화상 회의 장치를 연결하고, TV를 연결하고, 협업 플랫폼을 실행해 제대로 되는지 살피느라 시간을 써야 한다면 허들룸과 일반 회의실은 다를 것이 없다. 

노트북 웹캠을 써도 충분하지 않을까? 이런 의문을 품을 수 있다. 하지만 경험자는 이미 알고 있다. 4~6명 정도가 허둘룸에 들어가 노트북 웹캠을 이용해 화상 회의를 하면 상대방 목소리도 잘 안 들리고, 노트북 근처 사람만 영상에 나와 원활한 회의 진행이 어렵다. 비즈니스 용도로 쓰려면 사용이 간편한 USB 기반 플러그 앤 플레이 솔루션도 고가의 화상 회의 솔루션이 제공하는 기본기를 갖추어야 한다. 허들룸을 위한 비즈니스 화상 회의 솔루션이 협업을 제대로 지원하려면 화각과 줌 배율 같은 비디오 측면의 성능과 품질은 기본이다. 여기에 주변 소음 걱정 없이 또렷이 목소리를 전달할 수 있는 오디오 품질과 상대방이 표정과 몸짓으로 전하는 메시지까지 이해할 수 있도록 자동으로 말하는 사람을 식별해 보여줄 수 있는 기능과 중앙집중적인 관리 기능이 더해져야 한다. 이런 기술이 반영되어 있지 않다면 사용자는 웹캠과 큰 차이를 느끼지 못한다. 
 

한편 허들룸의 경우 컨퍼런스 콜을 위한 별도의 장치를 두기 쉽지 않다. 기업 측면에서 보면 대형 회의실은 몇 개 되지 않으니 관련 장비를 설치해 운영하는 데 부담이 없다. 허들룸처럼 숫자가 많은 작은 회의실의 경우는 사정이 다르다. 가능하면 장치를 적게 설치하는 것이 비용과 관리 측면에서 유리하다. 허들룸을 위한 화상 회의 솔루션은 이런 기업의 사정도 수용할 수 있어야 한다. Polycom Studio의 경우 화상이 아니라 음성만 전달하는 컨퍼런스 콜 장치처럼 사용할 수도 있다. 화상을 띄우지 않고 음성으로 컨퍼런스 콜을 하고 싶으면, 회의 참석자의 스마트폰과 Polycom Studio를 블루투스로 연결해 전화기를 스피커폰으로 쓸 수 있다. 
 
 
살펴본 바와 같이 개방형 사무실 열풍 속에서 그 수가 늘고 있는 허들룸은 회의의 개념과 방식을 바꾸고 있다. 그리고 기업은 허들룸이란 새로운 협업 공간에 적합한 툴 찾기에 분주하다. 허들룸과 이 공간을 채울 협업 툴에 대한 관심은 앞으로 더 커질 것이다. 프로스트 앤 설리반의 예측처럼 기업의 업무 공간은 협업을 지향하는 쪽으로 바뀌고 있으며, 기업은 앞으로 쉽고 편하게 협업을 할 수 있는 다용도 공간인 허들룸의 숫자를 지속해서 늘려갈 것이다. 그리고 허들룸은 화상 회의가 이루어지는 주요 장소가 될 것이다. 


2019.07.16

“새로운 협업의 중심” 허들룸을 위한 화상회의의 조건

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일하는 방식이 달라지고 있다는 것을 가장 가까이서 느낄 수 있는 공간이 있다. 바로 허들룸(Huddle Room)이라 부르는 소규모 회의실이다. 최근 사무실 인테리어의 유행이 개방형 공간으로 바뀌면서 허들룸 수요가 크게 늘고 있다. 탁 트인 사무실은 아무래도 집중을 방해하는 것들이 많다 보니 회의나 협업에 몰입할 수 있는 공간이 필요하기 때문이다. 이런 이유로 사무실을 칸으로 나누어 쓰던 시절에 유행하던 대규모 회의실보다 허들룸 수요가 늘고 있다. 

허들룸은 단순한 회의실이 아니다. 사내와 사외 연결이 매끄럽게 이루어지는 독립적인 업무 공간으로 자연스럽게 협업 분위기를 만든다. 허들룸은 우리가 알고 있던 회의실이란 공간을 다르게 해석한다. 보통 회의는 정해진 참석자, 일정, 주제에 맞추어서 한다. 허들룸은 갑자기 회의가 필요할 때 격식 없이 한자리에 모여 이야기를 나눌 수 있는 곳이다. 개방형 사무실을 오가며 동료와 이야기를 나누다가 아이디어가 떠오르면 허들룸에 들어가 더 깊이 있게 논의할 수 있는 그런 장소다. 회의하다 외부에 있는 파트너와 연결이 필요하면 화상으로 연결할 수도 있다. 이처럼 허들룸은 자유롭게 이용하는 모임 공간이자 협업의 장소로 회의실의 용도를 넓힌다. 



이런 공간적인 특성을 살리려면 허들룸은 몇 가지 기술적 전제 조건을 만족해야 한다. 일반 회의실은 PC, 프로젝터, 대형 TV, 음성 및 화상 회의 장치 등을 갖추고 있다. 허들룸은 3~6명 정도 소수 인원이 들어가 협업을 하는 공간이다 보니 많은 장치를 설치하기 어렵다. 이런 이유로 허들룸에 설치하는 화상 회의 솔루션으로 Polycom Studio같이 설치와 사용이 간편한 것을 선호한다. 

허들룸 이용자에게 진정한 편의성을 제공하기 위해서는 맥이나 윈도우가 설치된 노트북 USB 포트에 화상 회의 장치를 연결해 바로 쓰는 것만으로는 부족하다. 허들룸에서는 일정에 없는 회의가 자연스럽게 열린다. 모두 노트북을 지참하고 시간에 맞춰 참석하는 그런 회의가 아니다. 즉석에서 회의가 열리고 평소 사용하던 협업 도구로 이야기를 끌고 갈 수 있어야 한다. 이런 일이 가능하려면 마이크로소프트 팀즈, 스카이프, 줌, 고투미팅, 구글 행아웃, 시스코 웹액스 등 널리 쓰이는 클라우드 기반 협업 플랫폼과 아무런 불편없이 연결할 수 있어야 한다. 화상 회의 장치를 연결하고, TV를 연결하고, 협업 플랫폼을 실행해 제대로 되는지 살피느라 시간을 써야 한다면 허들룸과 일반 회의실은 다를 것이 없다. 

노트북 웹캠을 써도 충분하지 않을까? 이런 의문을 품을 수 있다. 하지만 경험자는 이미 알고 있다. 4~6명 정도가 허둘룸에 들어가 노트북 웹캠을 이용해 화상 회의를 하면 상대방 목소리도 잘 안 들리고, 노트북 근처 사람만 영상에 나와 원활한 회의 진행이 어렵다. 비즈니스 용도로 쓰려면 사용이 간편한 USB 기반 플러그 앤 플레이 솔루션도 고가의 화상 회의 솔루션이 제공하는 기본기를 갖추어야 한다. 허들룸을 위한 비즈니스 화상 회의 솔루션이 협업을 제대로 지원하려면 화각과 줌 배율 같은 비디오 측면의 성능과 품질은 기본이다. 여기에 주변 소음 걱정 없이 또렷이 목소리를 전달할 수 있는 오디오 품질과 상대방이 표정과 몸짓으로 전하는 메시지까지 이해할 수 있도록 자동으로 말하는 사람을 식별해 보여줄 수 있는 기능과 중앙집중적인 관리 기능이 더해져야 한다. 이런 기술이 반영되어 있지 않다면 사용자는 웹캠과 큰 차이를 느끼지 못한다. 
 

한편 허들룸의 경우 컨퍼런스 콜을 위한 별도의 장치를 두기 쉽지 않다. 기업 측면에서 보면 대형 회의실은 몇 개 되지 않으니 관련 장비를 설치해 운영하는 데 부담이 없다. 허들룸처럼 숫자가 많은 작은 회의실의 경우는 사정이 다르다. 가능하면 장치를 적게 설치하는 것이 비용과 관리 측면에서 유리하다. 허들룸을 위한 화상 회의 솔루션은 이런 기업의 사정도 수용할 수 있어야 한다. Polycom Studio의 경우 화상이 아니라 음성만 전달하는 컨퍼런스 콜 장치처럼 사용할 수도 있다. 화상을 띄우지 않고 음성으로 컨퍼런스 콜을 하고 싶으면, 회의 참석자의 스마트폰과 Polycom Studio를 블루투스로 연결해 전화기를 스피커폰으로 쓸 수 있다. 
 
 
살펴본 바와 같이 개방형 사무실 열풍 속에서 그 수가 늘고 있는 허들룸은 회의의 개념과 방식을 바꾸고 있다. 그리고 기업은 허들룸이란 새로운 협업 공간에 적합한 툴 찾기에 분주하다. 허들룸과 이 공간을 채울 협업 툴에 대한 관심은 앞으로 더 커질 것이다. 프로스트 앤 설리반의 예측처럼 기업의 업무 공간은 협업을 지향하는 쪽으로 바뀌고 있으며, 기업은 앞으로 쉽고 편하게 협업을 할 수 있는 다용도 공간인 허들룸의 숫자를 지속해서 늘려갈 것이다. 그리고 허들룸은 화상 회의가 이루어지는 주요 장소가 될 것이다. 


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