2014.03.26

아웃룩 고수가 되기 위한 5가지 팁

Preston Gralla | Computerworld
아웃룩(Outlook)을 최대한 활용하고 싶다면? 빠르게 이를 가능하게 해 줄 팁 다섯 가지를 준비했다. 이 모든 팁들은 아웃룩 2013에 대한 것이지만, 사용자의 아웃룩 버전에 따라 다른 버전에서도 통하는 내용들이다.

귀찮은 메시지 스레드 무시하기
우리 모두 다 이 기능의 피해자다. 끝나지 않는 메일 스레드를 훑는 것은 정말 재미없고 중요하지도 않은 일이다.

더 이상 그러지 말라. 아웃룩에서 스레드를 간편히 없애버릴 수 있는데, 기존 메시지뿐 아니라 스레드 상에 올라온 새 메시지까지도 다 포함된다. 그렇게 하려면 귀찮은 스레드 내에서 메시지를 하이라이트하고 홈(Home) 탭을 클릭하고 ‘무시’선택하라. 작은 화면이 뜨면서 그 대화를 삭제하고 미래 메시지도 그렇게 할지를 묻는다. ‘대화 무시’하기 클릭하면 스레드가 사라진다.

중복 메시지 정리하기
여러 사람과 연관된 대부분의 장문 메시지 스레드는 메시지 중 많은 수가 이전 메시지를 포함하고 있고, 여러 사람으로부터 여러 사람에게 가기 때문에 메시지가 너저분해져 읽기도 어려워 시간낭비와 혼란을 초래한다.

정리라는 아주 편리한 아웃룩 기능이 있다. 메시지 스레드를 훑어보고 스레드안에 여러 이메일이 포함된 중복 메시지를 찾고 이를 삭제한다. 그래서 읽기 더 쉬워지고, 원하는 메시지를 더 빨리 찾을 수 있으며, 스토리지 공간이 절약된다.

이를 사용하려면 대화상의 메시지를 하이라이트하고 홈 탭을 클릭하고 정리를 클릭하라. 드롭다운 메뉴가 세가지 옵션으로 표시된다: 대화 정리, 폴더 정리, 폴더와 하위폴더 정리. 아래는 각각의 기능에 대한 설명이다.

• 대화 정리: 대화내역에서 중복 메시지 삭제한다.
• 폴더 정리: 현재 폴더를 살펴보고 중복 메시지를 찾아 모두 삭제한다.
• 폴더와 하위 폴더 정리: 현재 폴더의 메시지뿐 아니라 그 하위폴더도 삭제한다.

받은 편지함 변경하기
받은 편지함의 모습이 별로라면? 추가 세로줄을 더하거나, 이를 빼고, 다양한 판들을 맞춤 설정하고 싶다면? 아웃룩에서는 이런 변경이 놀랄 만큼 쉽다.

리본상의 보기(View)를 클릭하고 보기 변경을 선택하라. 선택할 수 있는 다양한 보기 옵션이 있는데, 여기에는 이메일 미리보기에 최적인 보기 설정, 단일 판만을 사용하는 설정, 그리고 필자가 사용하는 가장 적은 공간에 가장 많은 정보를 집어넣은 컴팩트 설정 등이 있다.

하지만 이것뿐만 아니다. 원하는 모든 것을 바꿀 수 있다. 그러려면 리본상에서 보기를 클릭하고 보기 변경(Change View) 대신 보기 설정을 선택하라. 여기에서 표시할 칼럼, 이메일을 분류하는 방법, 폰트 변경 등이 가능하다.

보기 탭 상의 모든 옵션들을 살펴보는 것이 좋다. 훨씬 더 많은 것들을 바꿀 수 있게 될 것이다. 보기 설정을 변경한 후, 이를 저장할 수 있다. 보기 변경을 선택하고 > 현재보기를 새로운 보기로 저장을 선택하면 그걸로 완료된다.

소셜 네트워크에 연결하기
이메일은 점점 더 이상 다른 이들과의 전자 커뮤니케이션 중심에서 벗어나고 있다. 페이스북같은 소셜 네트워크들이 이메일만큼 혹은 그보다 더 중요해졌다. 다 좋은 이야기지만 여기에 문제도 있다. 소셜 네트워크의 중요도 상승은 아웃룩으로 소셜 네트워크를 지속적으로 관리해야 하고, 하루 종일 이들 사이를 계속 오고 가야 함을 의미한다.



아웃룩 2013은 이런 문제 해결에 도움을 준다. 아웃룩에서 페이스북과 링크드인 등의 소셜 네트워크를 연결할 수 있다. 파일 탭을 클릭하고, 계정 설정을 클릭한 후 드롭다운 목록에서 소셜 네트워크 계정을 선택하라. 페이스북, 링크드인, 셰어포인트(Sharepoint) 등의 목록이 나올 것이다. 여기에서 아웃룩을 연결하고 싶은 네트워크를 선택하라.

연결하고 싶은 각각의 소셜 네트워크 옆의 상자를 체크하고 로그인과 연결을 위한 화면상 지침을 따르라. 그러면 아웃룩이 연결된 데이터을 불러오고, 이를 아웃룩 연락처로 보고 관리하게 될 것이다. 게다가 아웃룩 안에서 바로 그들 활동에 대한 업데이트도 볼 수 있게 될 것이다.

메시지 헤더 줄이고 펼치기
아마 인식하지는 못했겠지만, 화면을 많이 차지하는 기존의 방법으로 보거나 좀 더 간편하게 볼 수 있게 메시지 제목을 줄이거나 펼칠 수 있다. 어떤 사람들은 헤더(수신자 주소가 입력되는 부분)가 큰 설정을 좋아하고, 어떤 사람들은 작은걸 좋아하기도 하며, 어떤 사람들은 중간 크기를 좋아한다.



어떤 유형을 선호하는 것에 상관없이 이 팁은 사용자를 위한 것이다. 간단히 헤더의 우측 끝에 작은 화살표를 클릭하고 보기 설정들을 교체하라. 전통적인 확장된 보기 설정이라면 아래 화살표를 클릭해 작은 헤더로 변경할 수 있고, 작은 헤더 보기 설정상에서는 위 화살표를 클릭해 확장된 보기 설정으로 변경 가능하다.

작게 보기 화면에서는 메시지 수신인 전체를 볼 수는 없다. 하지만 전부가 표시되지 않는다 해도 얼마나 많은 추가 수신자가 있는지를 표시해준다. 예를 들어, 2명이 추가로 메시지를 받을 경우 +2같은 식으로 옆에 표시된다. 이들 메시지 목록을 다 보려면 그 수를 클릭하면 모든 수신인 목록을 볼 수 있다.

두 가지 보기 설정을 오고 가지 못한다면, 2013 버전이 업데이트가 제대로 되지 않았다는 뜻이다. 이 기능을 사용하려면 꼭 업데이트를 완료해두자. editor@itworld.co.kr


2014.03.26

아웃룩 고수가 되기 위한 5가지 팁

Preston Gralla | Computerworld
아웃룩(Outlook)을 최대한 활용하고 싶다면? 빠르게 이를 가능하게 해 줄 팁 다섯 가지를 준비했다. 이 모든 팁들은 아웃룩 2013에 대한 것이지만, 사용자의 아웃룩 버전에 따라 다른 버전에서도 통하는 내용들이다.

귀찮은 메시지 스레드 무시하기
우리 모두 다 이 기능의 피해자다. 끝나지 않는 메일 스레드를 훑는 것은 정말 재미없고 중요하지도 않은 일이다.

더 이상 그러지 말라. 아웃룩에서 스레드를 간편히 없애버릴 수 있는데, 기존 메시지뿐 아니라 스레드 상에 올라온 새 메시지까지도 다 포함된다. 그렇게 하려면 귀찮은 스레드 내에서 메시지를 하이라이트하고 홈(Home) 탭을 클릭하고 ‘무시’선택하라. 작은 화면이 뜨면서 그 대화를 삭제하고 미래 메시지도 그렇게 할지를 묻는다. ‘대화 무시’하기 클릭하면 스레드가 사라진다.

중복 메시지 정리하기
여러 사람과 연관된 대부분의 장문 메시지 스레드는 메시지 중 많은 수가 이전 메시지를 포함하고 있고, 여러 사람으로부터 여러 사람에게 가기 때문에 메시지가 너저분해져 읽기도 어려워 시간낭비와 혼란을 초래한다.

정리라는 아주 편리한 아웃룩 기능이 있다. 메시지 스레드를 훑어보고 스레드안에 여러 이메일이 포함된 중복 메시지를 찾고 이를 삭제한다. 그래서 읽기 더 쉬워지고, 원하는 메시지를 더 빨리 찾을 수 있으며, 스토리지 공간이 절약된다.

이를 사용하려면 대화상의 메시지를 하이라이트하고 홈 탭을 클릭하고 정리를 클릭하라. 드롭다운 메뉴가 세가지 옵션으로 표시된다: 대화 정리, 폴더 정리, 폴더와 하위폴더 정리. 아래는 각각의 기능에 대한 설명이다.

• 대화 정리: 대화내역에서 중복 메시지 삭제한다.
• 폴더 정리: 현재 폴더를 살펴보고 중복 메시지를 찾아 모두 삭제한다.
• 폴더와 하위 폴더 정리: 현재 폴더의 메시지뿐 아니라 그 하위폴더도 삭제한다.

받은 편지함 변경하기
받은 편지함의 모습이 별로라면? 추가 세로줄을 더하거나, 이를 빼고, 다양한 판들을 맞춤 설정하고 싶다면? 아웃룩에서는 이런 변경이 놀랄 만큼 쉽다.

리본상의 보기(View)를 클릭하고 보기 변경을 선택하라. 선택할 수 있는 다양한 보기 옵션이 있는데, 여기에는 이메일 미리보기에 최적인 보기 설정, 단일 판만을 사용하는 설정, 그리고 필자가 사용하는 가장 적은 공간에 가장 많은 정보를 집어넣은 컴팩트 설정 등이 있다.

하지만 이것뿐만 아니다. 원하는 모든 것을 바꿀 수 있다. 그러려면 리본상에서 보기를 클릭하고 보기 변경(Change View) 대신 보기 설정을 선택하라. 여기에서 표시할 칼럼, 이메일을 분류하는 방법, 폰트 변경 등이 가능하다.

보기 탭 상의 모든 옵션들을 살펴보는 것이 좋다. 훨씬 더 많은 것들을 바꿀 수 있게 될 것이다. 보기 설정을 변경한 후, 이를 저장할 수 있다. 보기 변경을 선택하고 > 현재보기를 새로운 보기로 저장을 선택하면 그걸로 완료된다.

소셜 네트워크에 연결하기
이메일은 점점 더 이상 다른 이들과의 전자 커뮤니케이션 중심에서 벗어나고 있다. 페이스북같은 소셜 네트워크들이 이메일만큼 혹은 그보다 더 중요해졌다. 다 좋은 이야기지만 여기에 문제도 있다. 소셜 네트워크의 중요도 상승은 아웃룩으로 소셜 네트워크를 지속적으로 관리해야 하고, 하루 종일 이들 사이를 계속 오고 가야 함을 의미한다.



아웃룩 2013은 이런 문제 해결에 도움을 준다. 아웃룩에서 페이스북과 링크드인 등의 소셜 네트워크를 연결할 수 있다. 파일 탭을 클릭하고, 계정 설정을 클릭한 후 드롭다운 목록에서 소셜 네트워크 계정을 선택하라. 페이스북, 링크드인, 셰어포인트(Sharepoint) 등의 목록이 나올 것이다. 여기에서 아웃룩을 연결하고 싶은 네트워크를 선택하라.

연결하고 싶은 각각의 소셜 네트워크 옆의 상자를 체크하고 로그인과 연결을 위한 화면상 지침을 따르라. 그러면 아웃룩이 연결된 데이터을 불러오고, 이를 아웃룩 연락처로 보고 관리하게 될 것이다. 게다가 아웃룩 안에서 바로 그들 활동에 대한 업데이트도 볼 수 있게 될 것이다.

메시지 헤더 줄이고 펼치기
아마 인식하지는 못했겠지만, 화면을 많이 차지하는 기존의 방법으로 보거나 좀 더 간편하게 볼 수 있게 메시지 제목을 줄이거나 펼칠 수 있다. 어떤 사람들은 헤더(수신자 주소가 입력되는 부분)가 큰 설정을 좋아하고, 어떤 사람들은 작은걸 좋아하기도 하며, 어떤 사람들은 중간 크기를 좋아한다.



어떤 유형을 선호하는 것에 상관없이 이 팁은 사용자를 위한 것이다. 간단히 헤더의 우측 끝에 작은 화살표를 클릭하고 보기 설정들을 교체하라. 전통적인 확장된 보기 설정이라면 아래 화살표를 클릭해 작은 헤더로 변경할 수 있고, 작은 헤더 보기 설정상에서는 위 화살표를 클릭해 확장된 보기 설정으로 변경 가능하다.

작게 보기 화면에서는 메시지 수신인 전체를 볼 수는 없다. 하지만 전부가 표시되지 않는다 해도 얼마나 많은 추가 수신자가 있는지를 표시해준다. 예를 들어, 2명이 추가로 메시지를 받을 경우 +2같은 식으로 옆에 표시된다. 이들 메시지 목록을 다 보려면 그 수를 클릭하면 모든 수신인 목록을 볼 수 있다.

두 가지 보기 설정을 오고 가지 못한다면, 2013 버전이 업데이트가 제대로 되지 않았다는 뜻이다. 이 기능을 사용하려면 꼭 업데이트를 완료해두자. editor@itworld.co.kr


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