넘버스
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7. 커서를 홈 위치로 옮긴다. 즉 A1으로 간다(또는 Ctrl+Home). 홈 탭의 셀 섹션에서 삽입 > 시트 열 삽입을 선택한다. 그리고 셀 A1에 IDnum이라는 필드 이름을 입력한다. 셀 A2와 A3에는 각각 101와 102를 입력한다. 두 셀을 선택한다. 그리고 커서를 셀 A2의 우측 하단에 위치한 작은 녹색 상자 위로 가져간다(커서가 플러스 부호로 바뀜). 마우스 왼쪽 버튼을 누른 상태에서 데이터베이스의 마지막 레코드까지 플러스 부호를 끌고 간 후, 버튼을 놓는다. 그러면 컬럼이 101, 102, 103, 104 순으로 연속된 숫자로 채워진다. 클라이언트에 ID 번호를 지정한 것이다.
주: 관계형 데이터베이스의 경우, 별도 시트나 파일에 추가 필드를 배치할 수 있다. 이때에는 ID 번호 같은 고유 필드가 필요하다. 이에 관해서는 다음 기사에서 다루겠다. 이번 예제에서는 '마스터' 스프레드시트에 발송 리스트의 추가 필드를 추가시킨다. 이 발송 데이터베이스에는 3가지 '맞춤' 필드가 있다. Expertise(전문성), Innovations(혁신), Fees(비용)이다.
8. 새 필드를 추가하려면, Ctrl+Home을 클릭해 커서를 셀 A1으로 옮긴다. 그리고 End 키를 누른 후, 오른쪽 화살표 키를 두 번 누른다. 그러면 커서가 데이터베이스 끝의 첫 번째 비어있는 컬럼으로 이동한다(여기에서는 컬럼 L). L1과 M1, N1에 Expertise, Innovations, Fees라는 필드 이름을 입력한다. 그리고 각 열에 해당되는 데이터를 입력한다.
9. 다음은 병합한 편지와 봉투가 미국 우정국의 대량 메일 할인 기준에 부합하도록 우편번호로 데이터베이스를 정렬한다.
10. 이제 편지와 병합할 준비가 완료됐다. 다음 기사에서는 엑셀 데이터베이스와 마이크로소프트 워드 편지를 병합하는 방법을 소개한다. editor@itworld.co.kr
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