오피스ㆍ협업

아웃룩 편지병합 완전정복 2편 : 주소록을 엑셀에서 설정 및 관리하기

JD Sartain | PCWorld 2015.07.06


4. 이 필드와 필드의 데이터를 삭제하려며 Ctrl 키를 누른 상태에서 Home 필드 위 알파벳 문자를 클릭한다. Home 필드 열을 모두를 선택했다면, 커서를 선택한 컬럼의 알파벳 문자나 컬럼 위로 가져가 오른쪽 클릭을 한 후, 드롭다운 메뉴에서 삭제를 선택하거나, 리본 메뉴에서 삭제 >시트 열 삭제를 선택한다. 스프레드시트의 최상단 행에서 불러온 필드를 확인할 수 있다. 또 동일한 방법으로 발송 리스트에서 불필요한 필드 일부 또는 전부를 삭제할 수 있다.



5. 엑셀의 필드 이름과 아웃룩의 필드 이름이 정확히 일치하지 않을 수 있다. 아웃룩에서 데이터를 내보내기 전 원하는 필드 이름을 지정할 수 있기 때문이다. 필드 이름이 길면 골치 아프다. 공간을 많이 차지하고, 타이핑에 시간을 낭비할 수 있기 때문이다. 그러니 필드 이름을 줄인다.

예를 들어, Business Postal Code(사업장 우편번호)와 Business Street(사업장 주소)를 각각 bZipCode와 bStreet로 바꾼다. 이렇게 필드/컬럼 이름을 바꿔야 하는 이유가 또 있다. 머징을 할 때 필드/컬럼 이름에서 스페이스, 인용 부호, 생략 부호, 연결 부호를 사용할 수 없는 워드 버전이 있기 때문이다.

주: 오피스 2013의 워드는 필드명 사이의 공간을 밑줄로 대체한다.

6. 다음은 각 필드의 데이터를 확인할 수 있게 열의 폭을 조정한다. 가장 쉽고 효율적인 방법은 전체 스프레드시트를 선택한 후, 홈 탭의 셀 섹션에서 서실 > 열 너비 자동 조정을 클릭하는 방법이다. 그러면 1초만에 열 너비가 조정된다. 이때 각 열의 너비는 가장 길이가 긴 레코드에 맞춰 조정된다.

주: 이것이 각 주소의 기본적인 데이터가 들어있는 '마스터' 데이터베이스이다. 마스터 데이터베이스에는 고객/클라이언트, 메일링 목록 레코드가 들어있다. 각 주소가 고유 레코드이다. 이 고유 레코드를 통해 마스터와 슬레이브 데이터베이스가 연결된다. 그러나 (Robert Smith, Robert J Smith, Rob Smith 등 개인의 정보 입력 형태에 따라)이름이 다를 수 있다. 따라서 많은 데이터베이스 관리자들이 오류를 줄이기 위해 각 클라이언트/주소에 고유 ID 번호를 지정한다.

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