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이메일을 클라우드로 옮기는 방법: 7가지 팁

Shane O'Neill | CIO 2011.03.31
사실 이메일은 클라우드로 옮기기 가장 간편한 앱 중 하나라고 할 수 있다. 그러나 일부 CIO들은 마이크로소프트, IBM, 구글같은 제3자 클라우드 기반 이메일 공급업체들로 이메일을 옮기는 것을 꺼리고 있다.
 
포레스터 리서치가 최근 조사한 결과에 따르면, 934개 중소기업 및 대기업 경영진의 절반 가량은 이메일 호스팅 도입에 관심이 없다고 대답했다.
 
그러나 IT인프라의 일부를 클라우드로 옮겨 비용을 절감해야 한다는 압력이 커지고 있다. 응답자의 51%는 이메일을 계속 내부적으로 유지하겠다고 대답했다. 그렇다면 46%는 다음해 이메일을 클라우드로 옮길 계획을 갖고 있거나, 아니면 최소한 이를 바라고는 있을까?
 
포레스터의 애널리스트들은 '클라우드 기반 이메일을 통해 성과를 도출한 기업들로부터 배우는 교훈'이라는 보고서 작성을 위해 많은 기업의 IT 담당자들을 인터뷰해 클라우드 기반 이메일 시스템으로의 이전 계획과 시행에 따른 팁을 얻었다. 여기에는 각각 마이크로소프트와 구글의 고객들인 제약업계의 거인인 글락소스미스클라인과 페어차일드반도체가 포함되어 있다.
 
기업들이 가장 먼저 해야 할 일은 클라우드를 위한 준비가 되어 있는지 파악하는 것이다. 일부 기업들은 규제 준수와 법률적 이유로 내부적으로 이메일을 보유해야만 할 수도 있다. 그러니 먼저 이메일 환경을 꼼꼼히 살펴보기로 하자. 포레스터는 다음과 같은 평가 프로세스를 밟을 것을 권장한다.
 
직원들의 니즈를 분석: 메일박스는 얼마나 커야 하는가? 사용자 별로 시스템 차이가 있어 이전이 달라질 수 있는가? 복구 요건이 모두 동일한가?
-  애플리케이션 통합 요건 도식화: 직원들만 기업의 이메일 플랫폼을 사용하는 건 아니다. 메일을 기반으로 하는 CRM, 재무, 여타 비즈니스 애플리케이션들도 워크플로를 위해 이메일에 의존하곤 한다.
-  상대 비용 분석: 포레스터 리서치에 따르면, 많은 기업들이 이메일 서비스에 비용이 얼마나 드는지 알지 못하거나, 이를 과소평가하고 있다. 클라우드 호스팅 비용은 한층 투명하다. 공급업체들이 사용 정도, 월별 비용을 제시해 쉽게 비교할 수 있도록 해주기 때문이다.
-  규제 및 여타 보안 요건 분석: 이메일 저장과 접근 관리를  규정하고 있는 HIPAA나 FISMA 같은 법적 규제들을 따라야 하는 경우도 있을 수 있다. 또 보안요건을 엄격하게 준수해야만 한다면, 이메일을 클라우드 기반으로 이전할 수 없다.
 
이메일을 클라우드로 이전할 수 있는지 판단했다면, 이젠 이전을 준비해야 한다. 다음은 포레스터가 다양한 SMB와 대기업들을 인터뷰 해 밝혀낸 이전 계획과 관련된 팁들이다.
 
1. 디렉토리 정리
내부 이메일을 클라우드 환경으로 옮길 때는 '집을 정리'해야 한다. 낡은 기록과 오래된 도메인의 액티브 디렉토리를 정리해야 한다는 이야기다. 포레스터와 인터뷰를 한 금융 서비스 기업의 관계자 한 명은 이와 관련해, "엉망진창인 기존 데이터를 공급업체로까지 가져가 복제하고 싶지 않을 것"이라고 간단 명료하게 설명했다.
 
2. 대역 요건 측정
이메일을 클라우드 서비스로 옮기면 인터넷 트래픽이 늘어난다. 따라서 필요한 대역을 확장할 필요가 있는지 고려해야 한다. 이와 관련, 마이크로소프트, 구글, IBM 같은 클라우드 공급업체는 모두 예상 대역에 대한 정보와 가이드를 제공하고 있다.
 
이번 보고서 작성에 참여한 애널리스트 크리스토퍼 보세는 "마이크로소프트의 경우, 100명의 헤비 아웃룻 유저마다 37KB/sec, 미디엄 아웃룩 웹 액세스 유저의 경우 85KB/sec가 필요하다”고 권장했다.
 

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