오피스ㆍ협업 / 웹서비스

지메일 라벨로 받은 편지함을 체계적으로 정리하는 방법

JR Raphael | Computerworld 2019.11.08
매일 이메일을 받는다. 그것도 아주 많은 이메일을 받는다. 복잡한 머리가 더 복잡해지는 많은 메일, 관리 가능한 수준을 넘는 많은 메일을 받는다. 그렇지 않은가? (머리가 덜 복잡한 사람을 포함)우리 모두 관련된 문제라고 생각한다. 단언하지만, 사실 그렇게 해결이 어려운 문제가 아니다.

지메일에는 메시지를 더 효율적으로 쉽게 관리할 수 있도록 도와주는 도구들이 탑재되어 있다. 일부는 우리에게 익숙한 (아웃룩 같은)더 전통적인 이메일 클라이언트와 조금 다르다. 그러나 약간의 시간을 투자해 작동 방식을 조사하면, 그 효과성에 놀랄 것이다.

대표적인 도구가 지메일의 라벨 시스템이다. 처음에는 낯선 개념 때문에 혼동이 될 것이다. 조금 더 전형적인 폴더 기반 받은 편지함에 익숙하다면 특히 더 그럴 것이다. 그러나 비밀 한 가지를 알려주겠다. 사실 어떻게 보면 라벨은 폴더나 다름없다. 그러나 폴더 기능은 라벨이 갖고 있는 강력한 받은 편지함 기능의 일부에 불과하다.

라벨에 중심을 둔 이메일 관리 방법 9가지를 소개한다. 지메일 라벨을 새롭게 조명할 그런 방법들이다.
 

1. 지메일 라벨을 이메일을 분류하는 ‘슈퍼 폴더’처럼 활용한다.

첫째, 가장 기본적인 지메일 라벨 활용 방법이다. 라벨을 폴더로 생각하는 것이 좋다. 그러나 접근법을 바꾸는 것이 중요하다. 메시지를 라벨 안으로 집어넣지 말고, 라벨을 메시지 안으로 집어넣는다.

이 미묘해 보이는 차이가 아주 큰 차이를 만든다. 폴더와 다르게, 메시지에 하나의 라벨만 적용하지 않아도 된다. 원하는 만큼 많은 라벨을 적용할 수 있다. 그러면 각각 적용한 다른 라벨과 함께 이메일에 적용되어, 각각 독립적인 라벨로 기능한다.
 
ⓒ JR RAPHAEL/IDG

회사 웹사이트에 대한 통계를 이메일로 받는다고 가정하자. 구글 애널리틱스가 보낸 메일에 ‘웹 리포트’라는 라벨을 적용한다. 그런데 구글 애널리틱스로부터 개인 웹사이트에 대한 통계도 이메일로 받고 있다. 이 개인 웹사이트에 대한 보고서 메일에도 ‘웹 리포트’ 라벨을 적용한다. 그런 후 각 메시지에 ‘업무’, ‘개인’이라는 두 번째 라벨을 추가해 두 종류를 구분할 수 있다.

가장 쉽게 라벨을 생성하는 방법은 메시지를 확인하거나, 메시지 목록에서 메시지를 선택할 때 표시되는 화면 맨 위에 위치한 도구모음의 라벨 아이콘을 클릭한 후, 이 라벨에 원하는 이름을 입력하는 방법이다. 완료되면 엔터를 누른다. 그러면 지메일이 라벨을 생성해 메시지에 적용한다. 다음 번에 라벨 명령을 클릭하면, 새로 생성한 라벨이 옵션 중 하나로 표시된다.
 
ⓒ JR RAPHAEL/IDG


2. 보관을 하면서 라벨을 적용해 단계를 줄인다.

기억하면 간편한 명령이다. 메시지에 라벨을 추가하고, 동시에 이 메시지를 받은 편지함에서 없애려면 지메일의 이동 옵션을 사용한다. 라벨 아이콘 왼쪽에 위치한 폴더 안에 화살표가 표시된 아이콘을 클릭하면 된다. 그러면 한 번의 클릭으로 모든 단계가 처리된다.


3. 이메일을 작성하면서 라벨을 적용한다.

수신 메시지에만 지메일 라벨을 적용할 수 있는 것이 아니다. 작성하는 새 메시지에도 미리 라벨을 적용, 그 이메일과 관련된 답장을 적절히 분류해 보관할 수 있다.

지메일의 새 메시지 작성 창에서 점 3개 메뉴 아이콘을 눌러 ‘라벨’을 찾는다. 그런 후 새 라벨을 만들거나, 기존 라벨을 선택해 라벨을 적용하면 된다.
 
ⓒ JR RAPHAEL/IDG


4. 라벨 목록을 정리한다.

메시지에 라벨을 적용했다. 다음에 할 일은 무엇일까? 라벨을 탐색해 원하는 메시지, 필요한 메시지를 찾을 수 있다. 지메일은 왼쪽 사이드바에 (알파벳 순으로)라벨 목록을 표시한다. 화면 맨 위 왼쪽의 줄 3개 모양의 아이콘을 클릭하거나 탭 해 사이드바를 축소하거나 확장할 수 있다. 그리고 여기에 목록으로 나열된 라벨 중 하나를 클릭해 관련된 메시지를 모두 확인할 수 있다.

기본 설정된 상태에서 이 라벨 목록이 꽤 엉망일 수 있다. 이 경우, 정리를 하자.

• 먼저, 라벨 목록이 있는 줄에 아래 화살표와 함께 ‘더 보기’가 있을 것이다. 이것을 클릭하면, 확장이 되어 기존 라벨 목록이 완전히 표시된다.

• 각 라벨 옆의 점 3개 메뉴 아이콘을 클릭한다(점 3개 아이콘은 마우스를 라벨 위로 이동했을 때 표시). 원할 경우, 각 라벨에 색상을 지정한다. 시각적으로 더 확실히 구별되도록 만드는 방법이다. 또 받은 편지함에서 어느 정도 강조가 된다(선택한 색상에 따라 달라짐).

• 이 점 3개 메뉴에서 ‘라벨 목록에 적용’ 항목을 찾는다. 라벨을 항상 라벨 목록에 표시할지, 계속해서 ‘더 보기’ 밑에 숨길지, 또는 해당 라벨에 읽지 않은 메시지가 있을 때만 목록에 표시할지 판단한다. 불필요한 클러터가 적게 표시될 수록 실제 자주 사용하는 라벨을 더 쉽게 찾을 수 있다.

• 다음은 ‘메시지 목록에 적용’ 항목을 본다. 그리고 메시지에 라벨을 추가할 때 라벨이 옵션으로 표시되도록 만들지 생각한다. 자주 메시지에 적용하는 라벨이 아니라면, 숨겨서 클러터를 줄이고, 효율성을 높이는 것이 좋다.
 

5. 관련 라벨을 그룹으로 묶는다.

라벨을 정리하면서, 더 광범위한 범주 안에 포함되는 하위 라벨을 만드는 것이 나을지 생각한다. 예를 들어, ‘비용 정산 보고서 아래 ‘직원’, ‘프리랜서’, ‘출장’이라는 하위 라벨을 만들 수 있다.

라벨 이름 옆의 점 3개 아이콘을 클릭해 하위 라벨을 만들 수 있다. 아이콘을 클릭했을 때 표시되는 ‘하위 라벨 추가’를 선택하면 된다.
 
ⓒ JR RAPHAEL/IDG

다소 혼동되겠지만, 하위 라벨과 상위 라벨은 관련이 있지만 별개로 처리된다. 예를 들어, 메시지에 ‘직원’이라는 라벨을 적용하면, ‘비용 정산 보고서/직원’ 라벨로 표시된다. 그러나 왼쪽 라벨 목록에서 ‘비용 정산 보고서’를 클릭하면 표시되지 않는다. 여기에서 ‘직원’을 클릭해야 표시가 된다. 상위 라벨과 하위 라벨 모두로 표시되도록 만들려면, 메시지에 2개의 라벨을 적용해야 한다.
 

6. 더 ‘스마트'한 검색에 라벨을 사용한다.

지메일 라벨은 탐색에만 사용할 수 있는 것이 아니다. 좁혀 검색을 하는 변수로 사용할 수 있다. 더 쉽게 필요한 메시지를 찾을 수 있는 방법이다. 라벨을 검색 ‘변수’로 포함시키려면, 사이트 맨 위 지메일 검색창을 클릭한 후 ‘label:work’ 형식으로 입력을 한다. 라벨 이름은 실제 존재하는 라벨이다. 그리고 원하는 다른 단어나 변수를 입력한다.

팀 쿡의 시카고 출장 동안 출장 비용 정산 보고서를 찾는다고 가정하자. 검색창에 label:travel from:tcook@apple.com chicago라고 입력할 수 있다. 라벨을 포함시키면 더 좁혀서 검색을 할 수 있다. 즉, 다른 목적에서 시카고(Chicago)가 언급된 메시지를 건너뛰어, 더 효율적으로 필요한 메시지를 찾을 수 있다.

더 좁혀서 검색을 할 수 있다. label:travel label:work 등 복수의 특정 라벨이 포함된 메시지를 검색할 수 있다. 이 경우, 두 라벨이 모두 적용된 메시지가 목록으로 표시될 것이다.
 

7. 지메일이 기본 제공하는 라벨을 잊지 않는다.

지메일은 메시지 보관 장소 가운데 상당수를 라벨로 처리한다. 자신이 만든 라벨은 물론 이런 라벨로 검색을 할 수도 있다. 다음이 여기에 해당된다.

• label:inbox
• label:unread
• label:promotions
• label:social
• label:starred
• label:muted

이런 라벨들을 기억하면, 향후 더 효과적으로 검색을 할 수 있다.
 

8. 지메일이 자신 대신 라벨을 적용하도록 만든다.

정말 흥미로운 기능이다. 수동으로 메시지에 라벨을 적용하는 대신, 지메일이 사용자를 대신해 메시지를 분류해 처리하도록 훈련을 시킬 수 있다.

먼저 특정 라벨로 분류할 수 있는 수신 메시지에 포함된 요소들을 생각한다. 보낸 사람의 이메일 주소, 도메인 이름, 제목의 특정 단어나 구, 메시지가 발송된 주소가 여기에 해당될 수 있다.

필자의 경우, 시의적이고 중요한 메시지가 많은 편집장의 이메일에 자동으로 붉은색의 VIP 라벨이 적용된다. 또 주소가 quickbooks@notification.intuit.com이고, (회계 소프트웨어에서 생성된 인보이스 사본의 명칭인)’Invoice from JR Raphael’이라는 제목이 있는 메시지에 녹색의 ‘인보이스’ 라벨이 적용된다. 나중에 읽을 수 있도록 기사를 받은 편지함에 직접 저장할 때 사용하는 서비스의 도메인인 emailthis.me라는 도메인 주소에서 발송된 메시지에는 푸른색의 ‘저장된 기사’ 라벨이 적용된다.

라벨과 필터를 조합하면 받은 편지함을 체계적으로 정리할 수 있다. JR RAPHAEL/IDG

VIP 라벨이 적용된 메시지의 경우, 계속해서 주요 받은 편지함에 보관된다. 그러나 나머지는 시선이 덜 가는 장소에 보관된다. (기록 유지 목적에서 보관하며, 메일이 올때마다 매번 확인할 필요가 없는)인보이스 사본, (시간이 있을 때 읽는 우선순위가 낮은 것들을 보관하는 받은 편지함의 ‘포럼’ 탭으로 이동하는)저장된 기사가 여기에 해당된다.

라벨에 적용할 요소들을 결정했다. 라벨이 적용된 다음의 동작은 어떻게 해야 가능해질까? 이런 마법을 발생시키는 도구가 지메일 필터이다. 지메일 필터 사용법은 별도의 기사 < How-To: 지메일에서 “차단보다 더 강한 삭제” 필터 만들기> 를 참고하면 된다.
 

9. 라벨이 알림을 제한하도록 만든다.

받은 편지함에 새 메시지가 도착할 때마다 알림이 울리면 방해가 될 것이다. 이 경우, 극단적으로 아예 이메일 알림을 받지 않는 방법에 의지하기보다는, 지메일 라벨로 메시지 알림을 관리하는 방법을 사용할 수 있다.

알림을 수신할 필요가 있는 라벨을 선택한다. 그런 후 해당 라벨이 적용된 메시지만 알림이 발송되도록 만든다. 라벨에 기반을 둔 알림이 데스크톱 컴퓨터와 모바일 장치 모두에서 작동하도록 설정할 수도 있다 (안드로이드를 사용하는 경우에 해당된다. 아이폰의 경우, 이런 종류의 맞춤 설정이 허용되지 않는다.).

라벨 활용법에 대한 ‘교육’이 끝났다. 이제 직접 해보기 바란다. 라벨로 이메일을 체계적으로 관리해 사용하기 바란다. editor@itworld.co.kr
 

회사명 : 한국IDG | 제호: ITWorld | 주소 : 서울시 중구 세종대로 23, 4층 우)04512
| 등록번호 : 서울 아00743 등록발행일자 : 2009년 01월 19일

발행인 : 박형미 | 편집인 : 박재곤 | 청소년보호책임자 : 한정규
| 사업자 등록번호 : 214-87-22467 Tel : 02-558-6950

Copyright © 2024 International Data Group. All rights reserved.