2019.06.27

“소통의 차이가 만드는 생산성 혁신” 주 52시간 근무제에 대처하는 자세

BrandPost Sponsored by LINE WORKS
웍스모바일 | 웍스모바일
주 52시간 근무제가 시행된 지 1년, 7월부터는 적용 예외 업종이었던 21개 업종, 1,000여 개 사업장으로 확대 시행된다. 

주 52시간 근무제를 이미 시행하고 있는 기업이나 앞으로 시행해야 할 기업 모두에게 가장 큰 화두는 업무 생산성 향상이다. 제도적으로 한정된 근무 시간 안에 지금과 같은 수준, 더 나아가서 더 많은 일을 처리할 수 있어야 하기 때문이다. 업무 방식을 그대로 둔 채 제도만 따르는 것은 불가능에 가까우며, 결국, 기업의 생산성 혁신은 ‘배수의 진’이다.

업무 생산성 혁신을 위해 무엇 보다 풀어야 할 과제는 낭비되는 시간을 없애는 것이다. 2016년 말 일본 비즈니스 메일 협회의 실태조사에 따르면, 일본 직장인은 업무 메일을 하루 평균 12통 정도 보내며, 55통 정도 받는다. 한 통의 이메일을 쓰는 데 걸리는 시간은 평균 7분으로, 환산하면 하루 업무 시간의 21%를 메일 작성에만 사용하는 셈이다. 미국의 직장인도 별반 다르지 않다. 맥킨지 글로벌 연구소의 연구 결과에 따르면, 하루 평균 2시간을 메일을 읽는 데 소비하는데, 이 중 업무 관련성이 높은 것은 27%에 불과하다. 

유연 근무제나 휴가, 휴직으로 인한 공백 역시 풀어야 할 숙제다. 한국경제연구원이 대기업 144개를 대상으로 조사한 결과, 남성의 육아휴직도 점차 늘어나고 있으며(13.6% -> 16.2%), 출산 및 육아 지원 제도에 따른 업무 공백과 업무 부담 증가를 우려(54.2%)하는 현장의 목소리도 늘고 있다. 
 

52시간 근무제 시행 1년… 변함이 없는 업무 현장

낭비되는 업무 시간을 줄이고 업무 공백을 최소화하기 위해서 지난 1년간 많은 기업들은 근무 시간 관리제나 모바일 시스템 구축, 보고자료 간소화, 스탠딩 회의 등 업무 생산성 혁신을 위해 다양한 시도를 했다. 하지만 실제 직원들이 피부로 느끼는 차이는 크지 않아 보인다.

노동연구소 조사 결과 주 52시간 제도 시행 후 업무 집중도가 향상됐다는 의견(28.9%)보다 제도 개선 이전과 별 다른 차이를 못 느끼겠다는 의견(42.2%)이 더 많은 것으로 나타났다. 업무 생산성 향상이라는 본질적인 접근없이 제도를 따라가는데 급급하다 보니 여전히 현장에는 관성적인 업무 방식이 남아있기 때문으로 풀이된다. 실제로 많은 직원들이 암묵적으로 근무 종료 기록 후에 업무를 계속하거나, 휴식 시간을 길게 입력해 업무 시간을 확보하는 등 업무 방식의 변화 없이 시간만 맞추는 일이 흔히 벌어지고 있다. 

한때 우리나라보다 훨씬 더 높은 노동 강도로 유명했던 일본은 현재 주 40시간 근무제를 도입 중이며, 4월부터는 연장 근무 시간을 월 45시간으로 제한하는 제도가 추가됐다. 일본 기업들은 이렇게 짧은 근무제에 적응할 수 있었던 배경으로 “신속하며 끊이지 않는 소통과 정보 공유를 통한 근로자의 업무 집중도 향상”을 꼽는다. 
 

삿포로 맥주 – 개인용 메신저와 업무용 메신저의 연동, “신속한 고객 소통과 보안 모두 잡아”

삿포로 맥주 주식회사의 영업 사원들은 과거에 점주들과는 전화나 문자 메시지로 소통하고, 내부 직원들과는 이메일이나 스카이프로 연락했다. 이 때문에 신속한 소통이 이뤄지지 않아 직원들의 불만이 많았고, 다수의 점주가 사용하는 개인용 메신저를 업무에 사용하자는 목소리가 있었다.

하지만 개인용 메신저는 정보 유출 등 보안 측면에 문제가 있다고 판단, 개인용 메신저와 연동이 가능한 업무용 메신저인 라인웍스를 도입했다. 그 결과 재고가 부족하다는 도소매 점주의 연락에 빠른 대응이 가능해졌고, 손쉽게 사진으로 소통함으로써 이메일이나 문자보다 발주 실수가 감소했다. 서류 작업이 줄어들면서 담당 직원들의 업무 시간 효율화에도 큰 도움이 되었다. 

또한, 메신저 그룹에 포함되어 있는 영업 사원들에게 자연스럽게 정보 공유가 이루어지면서 업무 공백이 감소했고, 영업 정보를 공유하기 위한 수평적인 메신저 그룹방이 자발적으로 만들어지기도 했다. 

삿포로 맥주는 집중 근무 시간이 없는 슈퍼플렉스 타임 제도를 도입했는데, 라인웍스 메신저를 통해 근태 공유가 잘 이루어져서 관리자의 추가 노력 없이도 제도가 잘 자리 잡을 수 있었다. 
 
라인웍스와 LINE 메신저간의 연동 대화 (좌: 라인웍스, 우: LINE) ©Works Mobile


도쿄해상화재보험 – 내근 직원의 체질 개선으로 고객 접점 강화

일본의 보험업계 1위인 도쿄해상화재보험은 보험 가입 예상 고객 감소에 대비해 직원들의 고객 접점을 늘리는 전략을 고민해 왔다. 생산성 혁신을 통해 불필요한 업무 시간을 줄여 그 시간을 고객을 만나는 데 할애할 수 있도록 프로세스와 IT 환경을 개선했다. 그 결과 내근 직원들이 유휴 시간을 활용해 영업에 참여하도록 독려할 수 있었다.

특히, 대부분의 커뮤니케이션에 라인웍스를 활용해, 메일이나 보고를 위한 문서 작업을 획기적으로 줄였는데, 업무량 절감 수준이 사원 기준 약 30%, 대리점 기준 약 50% 이상으로 나타났다. 특히, 사무직만 주로 맡아왔던 여성 직원들이 적극적으로 영업 활동에 참여하고 커리어 향상을 위한 더 많은 기회를 갖게 됐다는 점도 눈에 띄는 결과다. 도쿄해상의 여성 직원은 전체의 절반인 8,000명 수준인데, 이들 중 영업직이 2008년에는 120명에 불과했지만 현재는 1,700명으로 증가했다. 8명이던 여성 리더도 202명으로 증가했다.
 
게시판 기능이 있는 라인웍스 홈 서비스와 메신저의 새 글 알림 ©Works Mobile


미츠이스미토모 해상 – 라인웍스 도입 후 연간 64만 시간의 업무 감축

같은 보험 업체인 일본 미츠이스미토모 해상의 경우, 2017년부터 7시 퇴근을 규칙으로 하고, 야근은 사전 신청제로 제한을 두었다. 이에 따라 회사 차원에서 일하는 방법에 대한 근본적인 재검토를 통해 회의 시간 단축 등의 실행 방안이 나왔고, 이메일보다 원활하게 소통할 수 있는 업무용 메신저를 도입했다. 

사용 편의성과 함께 중요하게 고려했던 요소는 정보 보안이다. 관리자가 로그 감사나 필요한 기능을 제어할 수 있는지를 검토해 라인웍스를 단계적으로 도입하게 됐다. 업무 시간 외의 메시지 전송을 금지하도록 라인웍스 역시 퇴근 시간에 맞춰 로그아웃하도록 했다. 유연근무제도 시행하고 있어 재택 근무자와의 편리한 소통도 중요했는데, 라인웍스의 음성 통화 기능으로 단절 없이 업무가 가능했다.

그 결과 도입 반년 만에 직원의 76%가 라인웍스를 활용하게 되었으며, 직원들의 만족도 조사 결과 약 80%가 업무 효율화에 도움, 70% 이상이 커뮤니케이션 활성화에 도움이 되었다고 답했다. 또한, 라인웍스 도입으로 인한 업무 감축 시간을 추산한 결과 전 사원이 연간 63만 8,400시간을 절감한 것으로 나타났다.
 
라인웍스 메신저의 읽은 멤버 확인 기능 ©Works Mobile


아이테크 한큐한신 – 라인웍스를 통한 유연근무제 연착륙 

오사카와 교토, 고베 철도를 운행하는 한큐한신 주식회사의 계열사인 아이테크 한큐한신 주식회사는 직원들이 장소나 시간에 구애받지 않고 일할 수 있도록 유연근무제와 모바일 업무 환경을 도입했다. 이 과정에서 커뮤니케이션이 무엇보다 중요했는데, 라인웍스를 도입해 지속적인 소통을 가능하게 했다.

그 결과 조기 퇴근한 직원들은 메신저를 통해 퇴근 후의 상황을 파악할 수 있고, 단축 근무 중인 직원들은 팀원들과의 대면 시간이 줄어도 그룹 대화방에서의 대화를 통해 팀워크를 잃지 않을 수 있었다고 전했다.

관리자 역시 팀원과의 그룹 대화방에서 자연스럽게 업무 진행 상황을 확인할 수 있어 별도의 보고 회의가 줄었다고 전했다. 특히, 임원들에게 정식 보고 전 진행 상황을 속보로 전달, 정식 보고시 불필요한 배경 설명이 필요 없어져 의사결정이 보다 빨라졌다는 점을 높이 평가했다.
 
라인웍스 대화방에 올린 파일을 별도로 볼 수 있는 폴더 기능 ©Works Mobile

삿포로 맥주, 도쿄해상화재보험, 미츠이스미토모 해상, 아이테크 한큐한신의 사례는 편의성과 보안을 모두 고려한 커뮤니케이션 툴로 소통과 의사 결정의 속도를 높이고 불필요한 업무를 과감히 줄임으로써 더욱 치열해지는 경쟁 환경 속에서 살아남을 수 있다는 교훈을 준다.

편의성만 생각해 카카오톡과 같은 개인용 메신저를 사용한다면 업무와 사적인 대화가 혼재되어 보안에 치명적인 영향을 주고, 업무 집중도도 높일 수 없다. 최종 보고를 위해 이메일로 주고받으며 _Final.ppt, _Final02.ppt로 이어지는 문서 작업은 소중한 업무 시간을 낭비하도록 만드는 요인이다. 이런 비효율성을 타개하지 않는 한, 결코 주 52시간 근무제에서 생존할 수 없을 것이다. 
 
©Works Mobile

 


2019.06.27

“소통의 차이가 만드는 생산성 혁신” 주 52시간 근무제에 대처하는 자세

BrandPost Sponsored by LINE WORKS
웍스모바일 | 웍스모바일
주 52시간 근무제가 시행된 지 1년, 7월부터는 적용 예외 업종이었던 21개 업종, 1,000여 개 사업장으로 확대 시행된다. 

주 52시간 근무제를 이미 시행하고 있는 기업이나 앞으로 시행해야 할 기업 모두에게 가장 큰 화두는 업무 생산성 향상이다. 제도적으로 한정된 근무 시간 안에 지금과 같은 수준, 더 나아가서 더 많은 일을 처리할 수 있어야 하기 때문이다. 업무 방식을 그대로 둔 채 제도만 따르는 것은 불가능에 가까우며, 결국, 기업의 생산성 혁신은 ‘배수의 진’이다.

업무 생산성 혁신을 위해 무엇 보다 풀어야 할 과제는 낭비되는 시간을 없애는 것이다. 2016년 말 일본 비즈니스 메일 협회의 실태조사에 따르면, 일본 직장인은 업무 메일을 하루 평균 12통 정도 보내며, 55통 정도 받는다. 한 통의 이메일을 쓰는 데 걸리는 시간은 평균 7분으로, 환산하면 하루 업무 시간의 21%를 메일 작성에만 사용하는 셈이다. 미국의 직장인도 별반 다르지 않다. 맥킨지 글로벌 연구소의 연구 결과에 따르면, 하루 평균 2시간을 메일을 읽는 데 소비하는데, 이 중 업무 관련성이 높은 것은 27%에 불과하다. 

유연 근무제나 휴가, 휴직으로 인한 공백 역시 풀어야 할 숙제다. 한국경제연구원이 대기업 144개를 대상으로 조사한 결과, 남성의 육아휴직도 점차 늘어나고 있으며(13.6% -> 16.2%), 출산 및 육아 지원 제도에 따른 업무 공백과 업무 부담 증가를 우려(54.2%)하는 현장의 목소리도 늘고 있다. 
 

52시간 근무제 시행 1년… 변함이 없는 업무 현장

낭비되는 업무 시간을 줄이고 업무 공백을 최소화하기 위해서 지난 1년간 많은 기업들은 근무 시간 관리제나 모바일 시스템 구축, 보고자료 간소화, 스탠딩 회의 등 업무 생산성 혁신을 위해 다양한 시도를 했다. 하지만 실제 직원들이 피부로 느끼는 차이는 크지 않아 보인다.

노동연구소 조사 결과 주 52시간 제도 시행 후 업무 집중도가 향상됐다는 의견(28.9%)보다 제도 개선 이전과 별 다른 차이를 못 느끼겠다는 의견(42.2%)이 더 많은 것으로 나타났다. 업무 생산성 향상이라는 본질적인 접근없이 제도를 따라가는데 급급하다 보니 여전히 현장에는 관성적인 업무 방식이 남아있기 때문으로 풀이된다. 실제로 많은 직원들이 암묵적으로 근무 종료 기록 후에 업무를 계속하거나, 휴식 시간을 길게 입력해 업무 시간을 확보하는 등 업무 방식의 변화 없이 시간만 맞추는 일이 흔히 벌어지고 있다. 

한때 우리나라보다 훨씬 더 높은 노동 강도로 유명했던 일본은 현재 주 40시간 근무제를 도입 중이며, 4월부터는 연장 근무 시간을 월 45시간으로 제한하는 제도가 추가됐다. 일본 기업들은 이렇게 짧은 근무제에 적응할 수 있었던 배경으로 “신속하며 끊이지 않는 소통과 정보 공유를 통한 근로자의 업무 집중도 향상”을 꼽는다. 
 

삿포로 맥주 – 개인용 메신저와 업무용 메신저의 연동, “신속한 고객 소통과 보안 모두 잡아”

삿포로 맥주 주식회사의 영업 사원들은 과거에 점주들과는 전화나 문자 메시지로 소통하고, 내부 직원들과는 이메일이나 스카이프로 연락했다. 이 때문에 신속한 소통이 이뤄지지 않아 직원들의 불만이 많았고, 다수의 점주가 사용하는 개인용 메신저를 업무에 사용하자는 목소리가 있었다.

하지만 개인용 메신저는 정보 유출 등 보안 측면에 문제가 있다고 판단, 개인용 메신저와 연동이 가능한 업무용 메신저인 라인웍스를 도입했다. 그 결과 재고가 부족하다는 도소매 점주의 연락에 빠른 대응이 가능해졌고, 손쉽게 사진으로 소통함으로써 이메일이나 문자보다 발주 실수가 감소했다. 서류 작업이 줄어들면서 담당 직원들의 업무 시간 효율화에도 큰 도움이 되었다. 

또한, 메신저 그룹에 포함되어 있는 영업 사원들에게 자연스럽게 정보 공유가 이루어지면서 업무 공백이 감소했고, 영업 정보를 공유하기 위한 수평적인 메신저 그룹방이 자발적으로 만들어지기도 했다. 

삿포로 맥주는 집중 근무 시간이 없는 슈퍼플렉스 타임 제도를 도입했는데, 라인웍스 메신저를 통해 근태 공유가 잘 이루어져서 관리자의 추가 노력 없이도 제도가 잘 자리 잡을 수 있었다. 
 
라인웍스와 LINE 메신저간의 연동 대화 (좌: 라인웍스, 우: LINE) ©Works Mobile


도쿄해상화재보험 – 내근 직원의 체질 개선으로 고객 접점 강화

일본의 보험업계 1위인 도쿄해상화재보험은 보험 가입 예상 고객 감소에 대비해 직원들의 고객 접점을 늘리는 전략을 고민해 왔다. 생산성 혁신을 통해 불필요한 업무 시간을 줄여 그 시간을 고객을 만나는 데 할애할 수 있도록 프로세스와 IT 환경을 개선했다. 그 결과 내근 직원들이 유휴 시간을 활용해 영업에 참여하도록 독려할 수 있었다.

특히, 대부분의 커뮤니케이션에 라인웍스를 활용해, 메일이나 보고를 위한 문서 작업을 획기적으로 줄였는데, 업무량 절감 수준이 사원 기준 약 30%, 대리점 기준 약 50% 이상으로 나타났다. 특히, 사무직만 주로 맡아왔던 여성 직원들이 적극적으로 영업 활동에 참여하고 커리어 향상을 위한 더 많은 기회를 갖게 됐다는 점도 눈에 띄는 결과다. 도쿄해상의 여성 직원은 전체의 절반인 8,000명 수준인데, 이들 중 영업직이 2008년에는 120명에 불과했지만 현재는 1,700명으로 증가했다. 8명이던 여성 리더도 202명으로 증가했다.
 
게시판 기능이 있는 라인웍스 홈 서비스와 메신저의 새 글 알림 ©Works Mobile


미츠이스미토모 해상 – 라인웍스 도입 후 연간 64만 시간의 업무 감축

같은 보험 업체인 일본 미츠이스미토모 해상의 경우, 2017년부터 7시 퇴근을 규칙으로 하고, 야근은 사전 신청제로 제한을 두었다. 이에 따라 회사 차원에서 일하는 방법에 대한 근본적인 재검토를 통해 회의 시간 단축 등의 실행 방안이 나왔고, 이메일보다 원활하게 소통할 수 있는 업무용 메신저를 도입했다. 

사용 편의성과 함께 중요하게 고려했던 요소는 정보 보안이다. 관리자가 로그 감사나 필요한 기능을 제어할 수 있는지를 검토해 라인웍스를 단계적으로 도입하게 됐다. 업무 시간 외의 메시지 전송을 금지하도록 라인웍스 역시 퇴근 시간에 맞춰 로그아웃하도록 했다. 유연근무제도 시행하고 있어 재택 근무자와의 편리한 소통도 중요했는데, 라인웍스의 음성 통화 기능으로 단절 없이 업무가 가능했다.

그 결과 도입 반년 만에 직원의 76%가 라인웍스를 활용하게 되었으며, 직원들의 만족도 조사 결과 약 80%가 업무 효율화에 도움, 70% 이상이 커뮤니케이션 활성화에 도움이 되었다고 답했다. 또한, 라인웍스 도입으로 인한 업무 감축 시간을 추산한 결과 전 사원이 연간 63만 8,400시간을 절감한 것으로 나타났다.
 
라인웍스 메신저의 읽은 멤버 확인 기능 ©Works Mobile


아이테크 한큐한신 – 라인웍스를 통한 유연근무제 연착륙 

오사카와 교토, 고베 철도를 운행하는 한큐한신 주식회사의 계열사인 아이테크 한큐한신 주식회사는 직원들이 장소나 시간에 구애받지 않고 일할 수 있도록 유연근무제와 모바일 업무 환경을 도입했다. 이 과정에서 커뮤니케이션이 무엇보다 중요했는데, 라인웍스를 도입해 지속적인 소통을 가능하게 했다.

그 결과 조기 퇴근한 직원들은 메신저를 통해 퇴근 후의 상황을 파악할 수 있고, 단축 근무 중인 직원들은 팀원들과의 대면 시간이 줄어도 그룹 대화방에서의 대화를 통해 팀워크를 잃지 않을 수 있었다고 전했다.

관리자 역시 팀원과의 그룹 대화방에서 자연스럽게 업무 진행 상황을 확인할 수 있어 별도의 보고 회의가 줄었다고 전했다. 특히, 임원들에게 정식 보고 전 진행 상황을 속보로 전달, 정식 보고시 불필요한 배경 설명이 필요 없어져 의사결정이 보다 빨라졌다는 점을 높이 평가했다.
 
라인웍스 대화방에 올린 파일을 별도로 볼 수 있는 폴더 기능 ©Works Mobile

삿포로 맥주, 도쿄해상화재보험, 미츠이스미토모 해상, 아이테크 한큐한신의 사례는 편의성과 보안을 모두 고려한 커뮤니케이션 툴로 소통과 의사 결정의 속도를 높이고 불필요한 업무를 과감히 줄임으로써 더욱 치열해지는 경쟁 환경 속에서 살아남을 수 있다는 교훈을 준다.

편의성만 생각해 카카오톡과 같은 개인용 메신저를 사용한다면 업무와 사적인 대화가 혼재되어 보안에 치명적인 영향을 주고, 업무 집중도도 높일 수 없다. 최종 보고를 위해 이메일로 주고받으며 _Final.ppt, _Final02.ppt로 이어지는 문서 작업은 소중한 업무 시간을 낭비하도록 만드는 요인이다. 이런 비효율성을 타개하지 않는 한, 결코 주 52시간 근무제에서 생존할 수 없을 것이다. 
 
©Works Mobile

 


X