클라우드 오피스

MS 오피스를 더 강력하게 보완하는 실력파 협업 툴 5종

Howard Wen | Computerworld 2018.10.17
비즈니스 세계에서 협업 툴은 넘쳐난다. 마이크로소프트 오피스를 매일 이용하는 사람이라면, 오피스 애플리케이션용 협업을 강화하는 툴이 있었으면 할 것이다. 이 글에서 소개하는 웹 앱은 브라우저에서 독립적으로 작용하기도 하지만, 이들을 마이크로소프트 오피스 온라인이나 오피스 365와 연동해 워크플로우에 협업 기능을 추가할 수 있다.

따라서 마이크로소프트 서비스 계정이나 오피스 365 로그인이 필요하다. 아울러 아래의 웹 툴도 대다수가 서비스를 이용하려면 무료 계정을 등록해야 한다.

드롭박스(Dropbox)
통합: 워드 온라인, 엑셀 온라인, 파워포인트 온라인
목적: 공동 편집 작업

마이크로소프트 오피스 2016에서는 여러 사람이 동시에 워드 및 파워포인트로 파일을 열람하고 편집할 수 있지만(그리고 나중에는 오피스 365 가입자의 경우 엑셀까지), 이는 원드라이브, 원드라이브 포 비즈니스, 또는 쉐어포인트에 저장된 파일로 한정된다. 그러나 드롭박스 이용자라면 드롭박스에 저장된 오피스 문서에서 실시간 협업 에디팅 기능을 이용할 수 있다. 실제 편집은 문서에 맞는 오피스 온라인 앱을 통해 이루어진다. 즉, 워드 온라인, 엑셀 온라인, 파워포인트 온라인이다.

드롭박스 폴더를 공유하도록 설정하면 해당 폴더에 저장된 워드 문서, 엑셀 스프레드시트, 파워포인트 프레젠테이션을 여러 사람이 동시에 작업할 수 있다. 드롭박스에서 파일을 미리보기하고 드롭박스 화면의 우상단의 열기(Open) 버튼을 클릭한다. 드롭다운 메뉴가 나타나면 마이크로소프트 [워드/엑셀/파워포인트] 온라인을 선택한다. 파일이 브라우저를 통해 해당 오피스 온라인 앱에서 열릴 것이다. 협업자에게 동일한 과정을 이행하도록 요청해 모두가 오피스 온라인에서 동시에 문서를 열도록 한다.

 


한 문서에서 다른 사람들과 협업 중일 때, 자신의 이름과 협업 중인 다른 사람의 이름이 오피스 온라인 앱의 윈도우 상단에 표시된다. 사람들은 다른 사람이 수행하는 편집을 실시간으로 본다. 모든 변경은 드롭박스 파일에 자동으로 저장된다.

이 협업 에디팅 기능이 지원하는 오피스 파일 포맷은. docx, .pptx, .xlsx이다. 드롭박스에서 오피스 온라인 파일을 새로 생성할 수도 있다. 우측에 있는 창의 ‘새 파일 만들기(Create new file)’ 링크를 클릭하고, 드롭다운 메뉴에서 워드 문서, 엑셀 워크북, 또는 파워포인트 프레젠테이션을 선택한다.

이들 기능은 무료 및 유료 요금제와 함께 개인 및 기업 고객에 제공된다(일반적으로 유료 요금제는 더 많은 클라우드 스토리지 용량을 제공하고, 개인은 월 10달러에서, 기업은 이용자당 월 15달러에서 시작한다). 드롭박스 개인 계정에 저장된 파일을 편집하려면 모든 협업자가 마이크로소프트 계정을 가지고 있어야 하고(오피스 온라인을 이용하기 위해), 오피스 365 라이선스는 필요 없다. 드롭박스 비즈니스 계정에 저장된 파일을 편집하려면 모든 협업자가 엔터프라이즈 마이크로소프트 계정과 오피스 온라인 편집 라이선스를 가지고 있어야 한다.

마이스터태스크(MeisterTask)
통합
: 마이크로소프트 팀 및 아웃룩
목적: 프로젝트 작업 관리

팀 프로젝트를 운영할 때 마이크로소프트 플래너(Planner)의 대안을 고려하고 싶다면, 마이스터태스크(MeisterTask)가 있다. 이 칸반(Kanban) 스타일의 툴은 팀원에게 배정할 수 있는 일련의 작업들로 구성된 프로젝트를 생성할 수 있다. 색상 카드로 채워진 대시보드를 통해 모든 것을 감독한다. 카드 상의 각 작업에는 체크리스트 항목, 마감 시한, 파일 첨부, 팀과의 대화가 포함될 수 있다. 마이스터태스크는 웹 브라우저를 통해 이용할 수 있고, 안드로이드, iOS, 맥OS, 윈도우용 앱으로 이용할 수도 있다.

 


오피스 365 비즈니스 또는 에듀케이션 이용자 계정으로 마이스터태스크에 로그인 할 수 있다. 그곳으로부터 마이스터태스크를 팀즈의 탭으로 추가해 마이스터태스크 프로젝트를 마이크로소프트 팀즈와 통합할 수 있다. 그 후 팀즈 대화를 활용하며 프로젝트와 작업을 관리할 수 있다.

아울러 이메일을 작업으로 변환할 수 있는 아웃룩용 마이스터태스크 애드-인도 있다. 기본적으로, 이메일 제목란과 본문이 작업 이름 및 설명으로 사용되지만, 이는 언제든지 편집될 수 있다. 이 애드-인은 윈도우의 경우 아웃룩 2013 또는 이후 버전, 맥의 경우 아웃룩 2016 또는 이후 버전, 아웃룩 온라인, 그리고 iOS 및 안드로이드용 아웃룩 모바일에서 이용할 수 있다.

마이스터태스크의 무료 버전은 팀원을 무제한으로 추가할 수 있고, 프로젝트 및 작업도 무제한으로 생성할 수 있다. 마이스터태스크를 2개 앱과만 통합할 수 있고, 작업에 첨부되는 파일은 20MB를 넘을 수 없다.

유료 서비스는 앱과 무제한으로 통합할 수 있고, 작업에 첨부되는 파일 크기가 200 MB로 늘어나고, 팀 생산성을 추적하는 인사이트 등의 비즈니스 툴, 검색이 가능한 작업 아카이브, 기술 지원을 포함한다. 프로 요금제는 이용자당 월 8.25 달러, 비즈니스 요금제는 이용자당 월 20.75달러이고, 엔터프라이즈 요금제는 회사의 특수한 니즈에 따라 가격이 책정된다.

로우쉐어(RowShare)
통합: 엑셀
목적: 협업 프로젝트 표

소프트플루언트(SoftFluent)의 로우쉐어(RowShare)는 표 형식으로 프로젝트를 생성하고 조직하는 웹 앱이다. 하나의 표는 하나의 프로젝트를 나타내고, 표 안의 행(row)은 하나의 작업을 나타낸다. 작업 행에 상응하는 열(columns)에는 작업 담당자, 작업 감독자, 마감 시한, 진행 현황, 협업자의 코멘트나 메모, 그리고 첨부 파일을 (연관 문서 또는 이미지) 나열할 수 있다.

표 전체를 공유할 수도 있고, 또는 담당 작업을 표시한 행만을, 또는 팀에 할당된 행만을 따로 공유할 수도 있다. 협업자는 표에 있는 자신의 행만 편집할 수 있고, 다른 행은 편집할 수 없다. 코멘트나 메모는 별개의 창으로 열리고, 그곳에 저장된다.

 


마이크로소프트 서비스 계정으로 로우쉐어에 로그인하면 이를 즉시 사용할 수 있다. 공백의 표로부터 시작하거나 템플릿을 이용하거나 엑셀 파일을 가져와 로우쉐어에서 수정할 수 있다. 로우쉐어에서 표를 이용해 엑셀 스프레드시트를 생성할 수도 있다. 이를 로우쉐어 계정으로 동기화할 경우 협업자들과 윈도우용 엑셀에서 해당 스프레드시트에 대해 상호작용할 수 있다.

개인용 로우쉐어 무료 버전은 2,000개 행을 가진 표가 5개까지 허용되고, 사진 및 첨부 파일은 3MB로 제한되고, 표는 100MB로 제한된다. 유료 요금제는 비즈니스와(이용자당 월 6달러에서 시작) 엔터프라이즈(커스텀 가격) 두 종류가 있다. 여기서는 더 많은 표, 더 많은 행, 더 큰 파일 및 표 크기가 추가되고, 재피어(Zapier)를 통한 다른 앱과의 통합, 그리고 여타 비즈니스 기능이 제공된다.

태스크 인 어 박스(Task In a Box)
통합
: 마이크로소프트 팀즈, 아웃룩, 엑셀, 쉐어포인트
목적: 회의 및 작업 관리

회의 일정을 잡고, 의제를 정하고 추적하고, 문서를 공유하고, 회의 활동을 배정하고자 할 때에는 이를 전체적으로 관리하는 태스크 인 어 박스(Task in a Box)를 이용할 수 있다. 회의 중에는 회의 진행을 추적하고 활동 항목을 배정하는데 이용할 수 있다. 회의 후에는 팀원과의 후속 활동에 유용하다. 즉, 회의록을 공유하고, 배정 작업을 추적하고, 진행 상황을 업데이트하고, 질문하고, 피드백을 제공한다.

오피스 365 계정을 통해 태스크 인 어 박스에 등록할 수 있다. 태스크 인 어 박스는 웹 앱으로서 독립적으로 작용한다. 아울러 안드로이드, iOS, 맥OS, 윈도우 용 앱 역시 이용할 수 있다. 태스크 인 어 박스 포 팀즈 애드-인(Tasks in a Box for Teams add-in)을 다운로드 하여 마이크로소프트 팀즈 채널에 탭으로 추가해 이를 오피스 365에 통합할 수 있다.

 


일단 팀즈에 추가되면 오피스 365 캘린더와 회의가 동기화되고, 팀원은 팀즈에서 회의록과 현황 업데이트를 열람할 수 있다. 이메일을 태스크 인 어 박스 작업(Tasks in a Box tasks)으로 변환하는 별개의 아웃룩 애드-인도 있다.

태스크 인 어 박스는 여러 요금제를 제공한다. 무료 요금제는 회의, 작업, 프로젝트, 회의 참여자를 무제한으로 허용하지만, 회의를 조직하거나 프로젝트에 참여하는 팀원은 5명으로 한정된다. 스타터(Starter), 프로(Pro), 엔터프라이즈(Enterprise) 요금제는 이러한 제한이 없다. 무료 계정으로 태스크 인 어 박스 회의 및 프로젝트를 마이크로소프트 팀즈와 통합할 수 있다. 엑셀로 내보내기 하거나 쉐어포인트 작업 리스트와 동기화하려면 유료 요금제에 가입해야 한다.

스타터 요금제는 이용자당 월 5.25달러, 프로는 이용자당 월 6.75달러이고, 엔터프라이즈는 회사의 특수한 니즈에 따라 가격이 책정된다.

조호 커넥트(Zoho Connect)
통합
: 오피스 365 캘린더 및 작업
목적: 채팅 기반 협업

마이크로소프트 팀즈가 별로라면 조호 커넥트(Zoho Connect)를 사용할 수 있다. 팀즈, 슬랙, 여타 경쟁 앱과 마찬가지로, 조호 커넥트는 채팅을 중심으로 하는 협업 공간이다. 사람들이 메시지를 게시하는 페이스북 스타일의 피드가 있다. 다른 툴로는 팀이 대화할 수 있고, 파일 및 여타 정보를 공유할 수 있는 그룹(groups)이 있고, 채널(channels)은 특정 프로젝트 또는 주제를 전문적으로 다루는 실시간 채팅 룸이다. 아울러 공유 이벤트 캘린더 및 팀 작업 관리를 위한 작업 보드도 있다.

 


조호 커넥트는 오피스 365와 통합되는, 조호 상표 하의 여러 비즈니스 클라우드 앱 가운데 하나이다. 오피스 365 계정으로 ‘조호닷컴(Zoho.com)’에 로그인할 수 있고, 그 후 오피스 365 캘린더를 조호 커넥트와 동기화하여 오피스 365 작업을 조호 커넥트로 가져올 수 있다.

조호 커넥트 무료 버전은 협업 니즈가 소규모이거나 중간 규모인 경우 무난하다. 10개의 작업 보드, 15개 채널, 14 개 그룹을 제공한다. 엔터프라이즈 요금제는 이러한 제한이 없다. 가격은 조호 커넥트를 이용하는 직원 수에 따라 책정되고, 25~100명의 이용자에 대해 이용자당 월 1달러에서 시작한다(이용자 추가 및 연간 결제 시 할인). editor@itworld.co.kr   

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