2020.06.29

안드로이드 구글 문서에 숨은 편리한 기능 6가지

JR Raphael | Computerworld
이동 생산성에 소박한 워드 프로세서보다 더 중요한 앱은 거의 없다. 필자의 인생에서 그동안 이런저런 장치로 구글 문서(Google Docs)를 들여다보며 보낸 시간을 다 합하면 꼬박 7년은 될 것이다. 지금도 그 시간은 매일 몇 분씩 늘어나고 있다.

글자로 꽉 찬 그 하얀 화면을 들여다보는 것은 필요하기에 어쩔 수 없지만, 적어도 구글 문서 안에서 보내는 매 순간을 헛되지 않게 만드는 방법은 배울 수 있다. 특히 구글 문서 안드로이드 앱에서는 기가 막히게 좋은 시간 절약 기능이 숨어 있어서 찾아 쓰기만 하면 된다.

그러한 고급 바로 가기 및 옵션을 기억해 두었다가, 다음에 본인의 장치에서 구글 문서를 사용할 일이 있을 때 잘 활용하도록 하자.
 

편리한 구글 문서 기능 1 : 앱 내 멀티태스킹

가장 좋은 기능을 가장 먼저 소개하겠다. 이 기능은 못 보고 넘어가기 쉬운데 사용자가 스마트폰에서 일하는 방식을 바꿔 놓을 잠재력을 지니고 있기 때문이다. 바로 찾기 기능이다. 필자 역시 늘 잊어버리고 사용하지 않고 있다가 그 결과 얼마나 손해를 보고 있는지 주기적으로 깨닫는 옵션 가운데 하나다.

탐색 기능의 기본 핵심은 현재 작성 중인 주제에 대해 구글 문서 앱을 떠나지 않고도 검색할 수 있다는 점이다. 문서를 편집하는 동안에 구글 문서 우측 상단 구석에 있는 점 세 개 모양의 메뉴 아이콘을 누르고 찾기를 선택하기만 하면 문서 내 발견된 용어와 관련된 이미지와 제안 주제가 표시된다.
 
ⓒ JR

그 중 아무 주제나 누르면 더 자세한 내용이 표시되고 해당 주제에 대한 웹 검색 결과도 살펴볼 수 있다. 검색 결과는 현재 작업 중인 문서 위에 오버레이로 즉시 뜬다. 번거롭게 다른 앱으로 옮겨가거나 투박하게 화면 분할 설정을 하지 않고도 그 똑같은 방식으로 웹 페이지 전체를 볼 수도 있다.
 
ⓒ JR

문서에 복사해서 인용하고 싶은 텍스트가 보일 경우, 강조표시만 하면 ‘삽입’ 옵션이 뜨고 한번 누르면 텍스트가 삽입된다.
 
ⓒ JR

이미지도 똑같은 방법으로 복사할 수 있다.
 
ⓒ JR

제시된 용어가 찾던 것과 다른 경우에도 탐색 기능을 열어 무엇이든 원하는 것을 검색할 수 있다. 앱 내부에서 바로 웹을 둘러보고 정보를 본인 문서에 직접 가져올 수도 있는 간편한 방법이다.

아주 편리하지 않은가?
 

편리한 구글 문서 기능 2 : 더욱 똑똑한 문서 정리

스마트폰으로 복잡한 문서를 다루려면 매우 번거로울 수 있다. 주어진 문서에서 읽고 편집하고 작업해야 할 정보 부분을 찾기 위해 끝도 없이 화면을 스크롤하느라 시간을 낭비하고 싶은 사람이 누가 있겠는가? 

필자는 당연히 그러고 싶지 않다. 앞으로 그럴 일을 없애려면 구글 문서에 숨어 있는 개요 옵션을 기억해 두었다가 사용한다면 된다. 실제로 머리글 형식의 텍스트 또는 그냥 굵게 표시된 섹션 제목 등 어떤 종류라도 머리글이 있는 문서를 보거나 편집하는 도중에 점 세 개 모양의 메뉴 아이콘을 누른 다음 ‘문서 개요’를 선택한다.
 
ⓒ JR

이제 한번 누르는 것만으로 문서의 어느 부분으로나 이동할 수 있다.


편리한 구글 문서 기능 3 : 더욱 수월한 워드 통합

마이크로소프트 편집 생태계를 선호하는 고객이나 동료 또는 심지어 사촌과 작업할 때 그 간극을 메우기 위해 많은 일을 할 필요가 없다. 문서 안드로이드 앱으로는 이미 워드 파일을 열 수 있으며 사용자는 별도의 작업 없이 파일을 편집할 수 있기 때문이다. 스위치를 간단히 한번 켜는 것으로도 쉽게 .DOCX 형식의 파일을 새로 만들 수 있다.

만든 파일을 찾으려면 실제 문서에서 나와서 기본 문서 화면으로 들어가야 한다. 그 화면의 상단에 검색 상자가 있는데 그 밑에 모든 문서가 나열되어 있다. 그 화면 좌측 상단 구석에 있는 세 줄 모양의 메뉴 아이콘을 누른 후 그 기본 메뉴의 설정 부분으로 이동하면 필요한 스위치가 보일 것이다.
 
ⓒ JR

그 스위치를 ‘작동’ 위치로 젖힌 후 기본 문서 화면에서 빠져나온다. 다음에 우측 하단 구석의 둥근 플러스 아이콘을 누르면 ‘새로운 워드 파일’이 기본 ‘새로운 문서 파일’ 명령 바로 위에 옵션으로 표시된다.

기존의 문서 파일을 .DOCX 형식으로 저장하고 싶다면 그것도 가능하다. 문서 편집 중에 점 세 개 모양 메뉴 아이콘을 누르고 ‘공유 및 내보내기’를 선택한 다음 ‘다른 이름으로 저장’과 ‘워드(.docx)’ 옵션을 각각 선택하면 된다.
 
ⓒ JR

또한 파일을 PDF 형식으로 저장할 수도 있고 같은 메뉴에 있는 다른 일반적인 형식으로 저장할 수도 있다.


편리한 구글 문서 기능 4 : 로컬 파일 찾기

이메일이나 슬랙 채널, 웹사이트 등등에서 문서를 스마트폰으로 다운로드했다가 나중에 찾느라 애를 먹은 적이 있는가? 그동안 미처 몰랐던 것도 무리가 아니지만, 구글 문서는 안드로이드 앱 안에 자체 파일 찾기 기능이 있다.

바로 기본 문서 화면의 검색 막대 안에 있는 회색 폴더 아이콘이다. 그동안 1,000번은 봤을 텐데 눌러볼 생각도 못해 본 것이다.
 
ⓒ JR

그런데 이 아이콘을 누르면 저장된 파일을 로컬 스마트폰 저장장소나 온라인 드라이브 저장장소에서 찾으라는 메시지가 뜬다. 둘 중에 하나를 선택하면 해당 장소를 둘러보면서 그곳에 있는 것을 확인하거나 정확히 원하는 것을 검색할 수 있다.
 

편리한 구글 문서 기능 5 : 문서에 직접 바로 가기

특정 문서나 문서 모음을 자주 작업하는 경우(계속 변화하고 상시로 접근하는 문서일 수도 있고 특정 순간에 눈에 띄는 구체적인 프로젝트일 수도 있다), 바로 가기를 만들어 문서 앱을 열고 문서를 찾은 후 제목을 눌러 진입하는 단계를 생략할 수 있다. 

먼저 기본 문서 화면에서 문제의 문서를 찾아낸다. 찾아낸 문서를 길게 누르면 나타나는 메뉴 맨 아래 쪽에서 ‘홈 화면에 추가’ 명령어를 찾아본다. (스마트폰의 크기에 따라 다르지만 그 메뉴 아래로 한참 스크롤해야 나타날 수도 있다.)
 
ⓒ JR

찾아낸 명령어를 누른 후에 나타나는 메시지에 따라 바로 가기를 원하는 위치에 설정한다. 이왕이면 주문도 외워 본다. 그러면 어느새 홈 화면에 앱처럼 생긴 아이콘이 떠 있을 것이다. 그 아이콘을 누르면 선택한 문서에 추가 단계 필요 없이 직접 진입할 수 있다.

의욕이 넘친다면 홈 화면에 폴더를 만든 후에 우선순위가 높고 작업 중인 다양한 파일을 보관할 수도 있다.
 
ⓒ JR


편리한 구글 문서 기능 6 : 기능 바로 가기

홈 화면 바로 가기를 다루는 중이니, 똑같은 패턴을 따라가면 문서 새로 만들기 또는 기존 문서 검색과 같이 많이 쓰는 문서 명령어에 대한 바로 가기도 홈 화면에 바로 만들어 둘 수 있다. 그러면 관련 명령어를 빨리 수행할 수 있고 헛된 노력을 할 필요 없이 앱을 열어 명령어를 찾을 수 있다. 효율성이 늘어나는데 싫을 것이 무엇인가?

이러한 기능은 사실 자주 잊혀지는 안드로이드 앱 바로 가기 시스템의 일부이다. 2016년 안드로이드 7.1 누가(Nougat) 공개 즈음에 나온 것인데 대부분의 사용자들의 눈에 안보이다 보니 잊혀졌다.

그러나 앱 서랍을 열어 문서 아이콘을 찾아낸 후(또는 홈 화면에 있다면 홈 화면에서 문서 아이콘을 찾아낸 후) 누른 채로 있다 보면 앱 ‘내부’ 작업 직접 바로 가기에 대한 일련의 옵션이 표시된다.
 
ⓒ JR


문서 아이콘을 길게 누르면 접근할 수 있는데 기능을 자주 사용하는 사람이라면 더욱 간단하게 만들 수도 있다. 뜨는 메뉴 안에 있는 중 하나를 길게 누른 후에 홈 화면으로 직접 끌고 가면 한번 누르는 것으로 접근할 수 있게 된다.
 
ⓒ JR

가장 많이 사용하는 것은 초고속으로 접근할 수 있도록 실용적이고 작은 문서 명령어 센터를 직접 만들 수도 있다.

그래도 결국에는 문서에서 많은 시간을 보내게 될 수도 있지만, 최소한 이제는 문서에서 보내는 시간을 최대한 활용할 수 있고 효율화 가능한 사소한 작업에 헛된 힘을 들이는 일을 피할 수 있다. editor@itworld.co.kr
 


2020.06.29

안드로이드 구글 문서에 숨은 편리한 기능 6가지

JR Raphael | Computerworld
이동 생산성에 소박한 워드 프로세서보다 더 중요한 앱은 거의 없다. 필자의 인생에서 그동안 이런저런 장치로 구글 문서(Google Docs)를 들여다보며 보낸 시간을 다 합하면 꼬박 7년은 될 것이다. 지금도 그 시간은 매일 몇 분씩 늘어나고 있다.

글자로 꽉 찬 그 하얀 화면을 들여다보는 것은 필요하기에 어쩔 수 없지만, 적어도 구글 문서 안에서 보내는 매 순간을 헛되지 않게 만드는 방법은 배울 수 있다. 특히 구글 문서 안드로이드 앱에서는 기가 막히게 좋은 시간 절약 기능이 숨어 있어서 찾아 쓰기만 하면 된다.

그러한 고급 바로 가기 및 옵션을 기억해 두었다가, 다음에 본인의 장치에서 구글 문서를 사용할 일이 있을 때 잘 활용하도록 하자.
 

편리한 구글 문서 기능 1 : 앱 내 멀티태스킹

가장 좋은 기능을 가장 먼저 소개하겠다. 이 기능은 못 보고 넘어가기 쉬운데 사용자가 스마트폰에서 일하는 방식을 바꿔 놓을 잠재력을 지니고 있기 때문이다. 바로 찾기 기능이다. 필자 역시 늘 잊어버리고 사용하지 않고 있다가 그 결과 얼마나 손해를 보고 있는지 주기적으로 깨닫는 옵션 가운데 하나다.

탐색 기능의 기본 핵심은 현재 작성 중인 주제에 대해 구글 문서 앱을 떠나지 않고도 검색할 수 있다는 점이다. 문서를 편집하는 동안에 구글 문서 우측 상단 구석에 있는 점 세 개 모양의 메뉴 아이콘을 누르고 찾기를 선택하기만 하면 문서 내 발견된 용어와 관련된 이미지와 제안 주제가 표시된다.
 
ⓒ JR

그 중 아무 주제나 누르면 더 자세한 내용이 표시되고 해당 주제에 대한 웹 검색 결과도 살펴볼 수 있다. 검색 결과는 현재 작업 중인 문서 위에 오버레이로 즉시 뜬다. 번거롭게 다른 앱으로 옮겨가거나 투박하게 화면 분할 설정을 하지 않고도 그 똑같은 방식으로 웹 페이지 전체를 볼 수도 있다.
 
ⓒ JR

문서에 복사해서 인용하고 싶은 텍스트가 보일 경우, 강조표시만 하면 ‘삽입’ 옵션이 뜨고 한번 누르면 텍스트가 삽입된다.
 
ⓒ JR

이미지도 똑같은 방법으로 복사할 수 있다.
 
ⓒ JR

제시된 용어가 찾던 것과 다른 경우에도 탐색 기능을 열어 무엇이든 원하는 것을 검색할 수 있다. 앱 내부에서 바로 웹을 둘러보고 정보를 본인 문서에 직접 가져올 수도 있는 간편한 방법이다.

아주 편리하지 않은가?
 

편리한 구글 문서 기능 2 : 더욱 똑똑한 문서 정리

스마트폰으로 복잡한 문서를 다루려면 매우 번거로울 수 있다. 주어진 문서에서 읽고 편집하고 작업해야 할 정보 부분을 찾기 위해 끝도 없이 화면을 스크롤하느라 시간을 낭비하고 싶은 사람이 누가 있겠는가? 

필자는 당연히 그러고 싶지 않다. 앞으로 그럴 일을 없애려면 구글 문서에 숨어 있는 개요 옵션을 기억해 두었다가 사용한다면 된다. 실제로 머리글 형식의 텍스트 또는 그냥 굵게 표시된 섹션 제목 등 어떤 종류라도 머리글이 있는 문서를 보거나 편집하는 도중에 점 세 개 모양의 메뉴 아이콘을 누른 다음 ‘문서 개요’를 선택한다.
 
ⓒ JR

이제 한번 누르는 것만으로 문서의 어느 부분으로나 이동할 수 있다.


편리한 구글 문서 기능 3 : 더욱 수월한 워드 통합

마이크로소프트 편집 생태계를 선호하는 고객이나 동료 또는 심지어 사촌과 작업할 때 그 간극을 메우기 위해 많은 일을 할 필요가 없다. 문서 안드로이드 앱으로는 이미 워드 파일을 열 수 있으며 사용자는 별도의 작업 없이 파일을 편집할 수 있기 때문이다. 스위치를 간단히 한번 켜는 것으로도 쉽게 .DOCX 형식의 파일을 새로 만들 수 있다.

만든 파일을 찾으려면 실제 문서에서 나와서 기본 문서 화면으로 들어가야 한다. 그 화면의 상단에 검색 상자가 있는데 그 밑에 모든 문서가 나열되어 있다. 그 화면 좌측 상단 구석에 있는 세 줄 모양의 메뉴 아이콘을 누른 후 그 기본 메뉴의 설정 부분으로 이동하면 필요한 스위치가 보일 것이다.
 
ⓒ JR

그 스위치를 ‘작동’ 위치로 젖힌 후 기본 문서 화면에서 빠져나온다. 다음에 우측 하단 구석의 둥근 플러스 아이콘을 누르면 ‘새로운 워드 파일’이 기본 ‘새로운 문서 파일’ 명령 바로 위에 옵션으로 표시된다.

기존의 문서 파일을 .DOCX 형식으로 저장하고 싶다면 그것도 가능하다. 문서 편집 중에 점 세 개 모양 메뉴 아이콘을 누르고 ‘공유 및 내보내기’를 선택한 다음 ‘다른 이름으로 저장’과 ‘워드(.docx)’ 옵션을 각각 선택하면 된다.
 
ⓒ JR

또한 파일을 PDF 형식으로 저장할 수도 있고 같은 메뉴에 있는 다른 일반적인 형식으로 저장할 수도 있다.


편리한 구글 문서 기능 4 : 로컬 파일 찾기

이메일이나 슬랙 채널, 웹사이트 등등에서 문서를 스마트폰으로 다운로드했다가 나중에 찾느라 애를 먹은 적이 있는가? 그동안 미처 몰랐던 것도 무리가 아니지만, 구글 문서는 안드로이드 앱 안에 자체 파일 찾기 기능이 있다.

바로 기본 문서 화면의 검색 막대 안에 있는 회색 폴더 아이콘이다. 그동안 1,000번은 봤을 텐데 눌러볼 생각도 못해 본 것이다.
 
ⓒ JR

그런데 이 아이콘을 누르면 저장된 파일을 로컬 스마트폰 저장장소나 온라인 드라이브 저장장소에서 찾으라는 메시지가 뜬다. 둘 중에 하나를 선택하면 해당 장소를 둘러보면서 그곳에 있는 것을 확인하거나 정확히 원하는 것을 검색할 수 있다.
 

편리한 구글 문서 기능 5 : 문서에 직접 바로 가기

특정 문서나 문서 모음을 자주 작업하는 경우(계속 변화하고 상시로 접근하는 문서일 수도 있고 특정 순간에 눈에 띄는 구체적인 프로젝트일 수도 있다), 바로 가기를 만들어 문서 앱을 열고 문서를 찾은 후 제목을 눌러 진입하는 단계를 생략할 수 있다. 

먼저 기본 문서 화면에서 문제의 문서를 찾아낸다. 찾아낸 문서를 길게 누르면 나타나는 메뉴 맨 아래 쪽에서 ‘홈 화면에 추가’ 명령어를 찾아본다. (스마트폰의 크기에 따라 다르지만 그 메뉴 아래로 한참 스크롤해야 나타날 수도 있다.)
 
ⓒ JR

찾아낸 명령어를 누른 후에 나타나는 메시지에 따라 바로 가기를 원하는 위치에 설정한다. 이왕이면 주문도 외워 본다. 그러면 어느새 홈 화면에 앱처럼 생긴 아이콘이 떠 있을 것이다. 그 아이콘을 누르면 선택한 문서에 추가 단계 필요 없이 직접 진입할 수 있다.

의욕이 넘친다면 홈 화면에 폴더를 만든 후에 우선순위가 높고 작업 중인 다양한 파일을 보관할 수도 있다.
 
ⓒ JR


편리한 구글 문서 기능 6 : 기능 바로 가기

홈 화면 바로 가기를 다루는 중이니, 똑같은 패턴을 따라가면 문서 새로 만들기 또는 기존 문서 검색과 같이 많이 쓰는 문서 명령어에 대한 바로 가기도 홈 화면에 바로 만들어 둘 수 있다. 그러면 관련 명령어를 빨리 수행할 수 있고 헛된 노력을 할 필요 없이 앱을 열어 명령어를 찾을 수 있다. 효율성이 늘어나는데 싫을 것이 무엇인가?

이러한 기능은 사실 자주 잊혀지는 안드로이드 앱 바로 가기 시스템의 일부이다. 2016년 안드로이드 7.1 누가(Nougat) 공개 즈음에 나온 것인데 대부분의 사용자들의 눈에 안보이다 보니 잊혀졌다.

그러나 앱 서랍을 열어 문서 아이콘을 찾아낸 후(또는 홈 화면에 있다면 홈 화면에서 문서 아이콘을 찾아낸 후) 누른 채로 있다 보면 앱 ‘내부’ 작업 직접 바로 가기에 대한 일련의 옵션이 표시된다.
 
ⓒ JR


문서 아이콘을 길게 누르면 접근할 수 있는데 기능을 자주 사용하는 사람이라면 더욱 간단하게 만들 수도 있다. 뜨는 메뉴 안에 있는 중 하나를 길게 누른 후에 홈 화면으로 직접 끌고 가면 한번 누르는 것으로 접근할 수 있게 된다.
 
ⓒ JR

가장 많이 사용하는 것은 초고속으로 접근할 수 있도록 실용적이고 작은 문서 명령어 센터를 직접 만들 수도 있다.

그래도 결국에는 문서에서 많은 시간을 보내게 될 수도 있지만, 최소한 이제는 문서에서 보내는 시간을 최대한 활용할 수 있고 효율화 가능한 사소한 작업에 헛된 힘을 들이는 일을 피할 수 있다. editor@itworld.co.kr
 


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