2019.01.23

“리더들에게 들었다” 협업 앱은 디지털 트랜스포메이션에서 어떤 역할을 하는가?

Matt Kapko | Computerworld
오늘날 협업 앱 및 서비스들은 크고 작은 규모의 기업 들에서 부서 간 장벽을 허물고, 직원들 간의 효율적인 의사소통을 보조하며, 그 결과 직원들의 참여를 이끌어 내는 역할을 하고 있다. 이러한 솔루션들 덕분에 기업들은 보다 쉽게 디지털 세계로의 트랜스포메이션을 꾀할 수 있게 되었다.

요즘 들어 가능한 한 비용을 절감하고, 직원들 간 커뮤니케이션을 활발하게 하며 기업 전반에 걸쳐 마찰점을 줄이고자 하는 기업들이 늘어나면서, 협업 앱 및 서비스에 대한 관심도 부쩍 증가하고 있다. 협업 툴의 종류도 다양하다. 그룹 채팅 앱에서부터 공유 작업 공간, 비디오 컨퍼런싱 서비스, 웹 미팅 플랫폼, 그룹 할 일 관리 앱 등이다. 
 
ⓒ Getty Images Bank

이처럼 이 분야에 대한 기업들의 관심이 증가하자, 기업들에게 협업 솔루션을 제공하여 시장 선도 기업이 되고자 하는 솔루션 제공 업체들의 수도 늘어나고 있다. 그리고 아직까지 시장은 많은 이들에게 열려 있는 상태이다. 가트너의 디지털 트랜스포메이션 부문 시니어 디렉터 애널리스트인 애덤 프리셋은“기업마다 협업에 대한 정의도, 필요 사항이 각기 다르다. 그렇기 때문에 단 하나의 만병 통치약, 모든 기업의 입맛에 맞는 궁극적인 제품 같은 것은 없다”라고 말한다. 

텍스트 채팅 기반 앱인 슬랙이나 마이크로소프트 팀즈 같은 경우 기업 협업 분야에서 널리 쓰이는 앱들이기도 하지만, 또 그만큼 기본적이고 제한적인 툴들이기도 하다. 프리셋은 “채팅 기반 앱들은 즉각적이기 때문에 강력하다. 빠르게 정보를 주고 받고, 의사 결정을 내리고자 하는 직원들에게 적합하다”고 말했다. 이어, 인스턴트 메시징 같은 서비스는 십 수년 전부터 존재해 왔던 것이고, SMS, 아이메시지(iMessage), 와츠앱 같은 소비자 메시징 서비스들 덕분에 사람들은 직장을 비롯한 다양한 장소에서 채팅 앱을 사용하는 것을 편하게 느낄 수 있게 되었다고 말했다. 

그런데 협업 툴이 왜 그렇게 중요한 걸까? 프리셋은 “모든 협업적 요소들을 한 데 결집하는 것은 결국 상호간의 대화이기 때문이다. 그것이 파일을 공유하는 일이건, 미팅이나 공동 작업, 프로세스이건 말이다. 게다가 반복 작업의 중요성은 아무리 강조해도 지나치지 않다. 항상 되돌아가 메시지 쓰레드를 다시 읽어 보고, 팀원들끼리 즉각적으로 미팅을 열어 만나고 대화하고, 특정 팀이나 프로젝트에서 사용된 파일을 한 장소에 모아둘 수 있어야 한다”고 말했다.
 
협업 분야에 대해 보다 심층적인 이해를 얻기 위해, Computerworld는 협업 툴을 수용하여 디지털 트랜스포메이션에 성공한 4기업의 리더들을 만나 경험담을 들어 보았다. 하늘 아래 같은 기업은 없고, 같은 협업 툴을 사용했더라도 각 기업의 경험은 천차만별이었다.


슬랙과 오토데스크 

오토데스크(Autodesk)가 공식적으로 슬랙을 사용하기 시작한 건 2015년 이었지만, 그 전에도 오토데스크 내 85개 팀들은 채팅 기반 협업 앱인 슬랙을 이미 알음알음 사용 하고 있었다. 오늘날 소프트웨어 제조사 오토데스크에서는 크로스-팀 협업에 슬랙을 널리 사용하고 있지만, 그 중에서도 특히 엔지니어링 팀에 사용도가 집중되어 있는 편이다. 오토데스크의 엔지니어링 팀은 슬랙을 일상적인 커뮤니케이션은 물론이고 소프트웨어 개발, 생산 사고 관련 커뮤니케이션에서도 사용하고 있다.

오토데스크의 오픈소스 전략 디렉터 기 마틴은 “슬랙은 우리의 기업 문화를 바꾸어 놓았다. 처음 슬랙을 도입할 때 우리는 ‘디폴트 값이 공개’인 채팅 앱을 마음에 두고 있었다. 때문에 특정 영역에서만 비공개 채널의 생성을 허용하고, 그 밖에는 완전히 개방되고 투명한 커뮤니케이션을 장려했다. 이러한 변화는 하루 아침에 이루어지지는 않았지만, 결국은 우리가 서로 소통하는 방식과 협업에 대하여 접근하는 방식을 완전히 바꾸어 놓았다”고 말했다.
 
실제로 오토데스크 직원들 중 한 명은 슬랙을 사용한 6개월 동안 동료, 팀원들과 나눈 의사 소통이, 그가 입사하고 보낸 6년 동안 나눈 의사소통보다 많다고 말하기도 했다고 마틴은 전했다. 예전 같으면 수십 통의 이메일과 전화 통화, 미팅을 거쳐야 해결되었을 일들이 채팅 앱을 도입하며 훨씬 빠르게 진척되었고 효율성도 개선되었다고 말했다.
 
시간이 갈수록 슬랙을 새로운 방식으로 사용하는 팀들도 나타나고 있다. 오토데스크의 슬랙 채널 중에는 ‘소비자의 목소리’라는 채널이 있는데 소비자들이 제기한 문제나 질문 등으로 항상 엄청난 양의 트래픽을 생성하는 채널이다. “이 채널에 올라오는 질문, 요청 사항들에 실시간으로 답변이 달리는 것을 보면 정말 놀랍다. 제기되는 질문에 따라 기업 각 부서의 담당자들이 답변을 달고, 문제를 해결해 준다. 지원 팀에서 문제가 제기되면 그제서야 담당자를 찾아 연결해주는 방식으로는 절대 불가능했을 효율성이다”라고 마틴은 말했다.
 
현재 만 명 이상의 오토데스크 직원들이 슬랙을 사용하고 있으며, 슬랙의 커뮤니티 정신을 중요하게 여기는 약 10여 명의 직원들이 자원하여 슬랙을 관리하고 있다. “슬랙 덕분에 집단 지성과 다양한 직원들의 경험을 활용할 수 있게 되었다. 투명성과 커뮤니티를 중시하는 오토데스크의 문화와 슬랙의 기능이 만나 효과가 극대화 되었다고 할 수 있다”고 마틴은 설명했다. 


트렐로와 맥코비 시트 메탈 웍스 

텍사스에 위치한 금속 제조 기업인 맥코비 시트 메탈 웍스(McCorvey Sheet Metal Works)는 2015년부터 트렐로를 사용해 왔다. 처음에는 10명 남짓한 직원들과 함께 파일럿 테스트로 시작했던 것이 이제는 400명 이상의 사용자를 거느린 프로젝트가 되었다. 맥코비 사가 트렐로를 도입한 이후, 맥코비 사 직원들의 업무 처리 방식, 리뷰 계획, 그리고 판촉 사원과 제작자들, 설치 전문가들을 위한 문제 해결 방식도 완전히 변화 했다. 

맥코비의 테크놀로지 코디네이터 크리스 몬도는 “말하자면 3일이라는 짧은 시간 내에 완전히 아날로그식 종이 시스템에서, 디지털 시스템으로 탈바꿈 하게 된 것이다. 그 이후로 줄곧 디지털 워크플로우를 유지하고 있다”고 말했다. 

수백 명의 직원들에게 배포하던 종이 기반 패킷을 완전히 없앤 것 하나 만으로도 연 7만 달러의 비용이 절감되었다고 몬도는 말했다. 또한 맥코비 웨어하우스에서 트렐로를 사용하는 사람이 늘어남에 따라 직접 발품을 팔아야 하는 일도 줄어들어, 맥코비와 직원들은 연 3,000 시간 가량을 절약할 수 있게 되었다고 그는 덧붙였다. 

직원들은 이제 문제가 생기거나, 질문이 들어올 때마다 20분이 걸리는 거리를 걸어 관리자를 만나러 갈 필요가 없게 되었다. “전체 사무실 직원 중 90% 가량이 매일 트렐로를 사용하고 있으며, 현장 직원들도 40% 가량이 이를 사용 중이다”라고 몬도는 말했다. 

맥코비는 트렐로로 성공을 거두면서 클라우드 협업 및 디지털 전환에 대해서도 보다 확신을 갖게 되었다. 그 결과 별 다른 저항 없이 다른 서비스들도 시범 사용 해 볼 수 있게 되었다. “트렐로는 기업에 새로운 직원을 수용할 때에도 무척 유용하다. 트렐로 보드를 보여주는 것만으로도 무척 직관적으로 맥코비가 돌아가는 방식을 설명해 줄 수 있다”고 몬도는 말했다. 

작업 현장과 사무실에서 직원들 간에 이루어지는 소통의 중심도 트렐로로 옮겨 왔고, 그 결과 프로젝트 메니저들, 제작자들, 그리고 판촉 사원들 간의 실시간 워크플로우가 개선되었다. “그 전까지는 원래 현장 직원들과 오피스 직원들이 주기적으로 대화할 계기 자체가 없었다. 하지만 이제는 서로 당연하다는 듯이 커뮤니케이션을 하고 있다”고 그는 말한다. 

맥코비는 트렐로를 도입하기 전에 다른 툴들도 사용해 봤지만 지나치게 복잡하고 까다로웠다고 몬도는 말했다. “우리에게는 트렐로의 심플함과 유연함이 잘 맞았던 것 같다.”


구글 행아웃, 행아웃 밋, 그리고 헌터든 헬스케어 

뉴저지에 위치한 헌터든 헬스케어(Hunterdon Healthcare) 병원은 연 33만 명의 입원 환자와 외래 환자, 그리고 응급실 환자들을 수용하고 있다. 헌터든 헬스케어는 2015년부터 줄곧 구글 행아웃을 사용해 왔다. 헌터든 병원에서 근무하는 2,800여 명의 직원들은 약 3년 전 모두 G스위트(G Suite)로 이전해 왔고, 특히 행아웃은 도입 되자 마자 직원들 사이에 “들불처럼 번져 나갔다”고 헌터든 헬스케어 SVP이자 CIO인 대니얼 모레알은 말했다. 

2017년, 구글은 행아웃을 2개의 제품으로 나누었다. 비디오 컨퍼런싱 솔루션인 행아웃 밋(Hangout Meet)과 텍스트 기반 채팅 앱인 행아웃 챗(Hangout Chat)이 그것이었다. 헌터든 헬스케어 병원에서는 두 제품 모두를 효과적으로 사용하고 있다. 행아웃 챗은 서로 떨어져 있는 직원들끼리 즉각적인 의사소통이 필요할 때 사용하고, 행아웃 밋은 1:1, 또는 1대 다수가 모여 중요한 사항을 논의하거나 만나야 할 때 사용하고 있다. 

“행아웃은 주로 부서 차원에서 발생하는 미팅을 대체하여 사용하고 있다. 행아웃 덕분에 직접 물리적으로 한 자리에 모이지 않아도 미팅을 할 수 있게 되었으며 몇몇 직원들은 원격 근무, 재택 근무가 가능해 지기도 했다”고 모레알은 말했다. 

행아웃이 가져다 준 장점은 아주 많다. 협업의 효율성이 증가한 것 외에도 스케줄 조정, 환자 진료 시간의 효율화 등 병원 업무에서 중요한 상당 부분이 행아웃 덕분에 훨씬 효율적으로 변했다고 모레알은 말한다. 매일 아침 35분 가량 진행되던 안전 사고 대비 미팅은 20분으로 단축되었고, 원격으로 근무하는 IT 직원들도 2단계 기술 지원 시스템으로써 행아웃을 사용하고 있다고 그는 설명했다.

모레알은 “행아웃 덕분에 기술과 임상 지원에 관한 몇몇 의사 결정들을 민주화 할 수 있었다. 이는 엄청난 장점이 아닐 수 없다. 점점 더 많은 사람들이 종이 문서에서 해방되어 자신의 하루 일과를 디지털로 계획할 수 있게 되었다. 또한 지나간 일들을 되돌아보고 분석하여 더 나은 의사 결정을 내릴 수 있게 되었다”고 말했다.
 
처음에는 G스위트에 대한 저항감이 상당히 있었지만, 지속적인 교육과 각 부처가 직면한 문제들에 대한 구체적 해결책을 제안해 주며 이러한 저항을 극복해 냈다고 모레알은 말했다. “헬스케어 분야에서 안전하고 수준 높은 의료 서비스를 제공함에 있어 가장 중요한 것 중 하나는 개개인 간 정보 전달 능력이다. 행아웃과 같은 툴 덕분에 정보의 공유가 훨씬 쉬워졌다. 여기서 한 가지 알 수 있는 사실은, 협업 솔루션이 유기적으로 뿌리 내리고 확산될 수 있게 해야 한다는 것이다. 이 솔루션을 사용함으로써 당장 내 일이 얼마나 줄어들고 쉬워질 수 있는지를 알려 주고, 직원들이 직접 각기 다른 상황에서 솔루션을 사용해 보도록 장려해야 한다”고 그는 설명했다. 


마이크로소프트 팀즈와 액센츄어 

액센츄어는 2017년 3월 마이크로소프트 팀즈가 출시 되었을 때 가장 먼저 이를 사용한 기업들 중 하나였다. 액센츄어는 이후 줄곧 기존의 ‘비즈니스용 스카이프’에서 마이크로소프트 팀즈로 직원들을 이전시켜 왔다. “액센츄어에서는 예전부터 협업의 중요성을 무척이나 강조해 왔다. 직원들이 서로 만나 대화하고, 문서를 공유하고, 함께 작업할 수 있는 협업 툴이 있다는 것을 우리는 무척 중요시 해왔다”고 액센츄어의 글로벌 소셜 엔터프라이즈 리더 제이슨 반크는 말했다. 

대부분 기업들이 그러하듯, 액센츄어 역시 직원들에게 여러 가지 툴을 제공하고 있다. 이는 여러 가지 앱을 사용하여 업무를 하고자 하는 직원들에게는 일종의 채찍질과도 같다고 반크는 말했다. 마이크로소프트 팀즈와 같은 단일, 통합 작업 솔루션은 액센츄어가 직면하고 있었던 “온갖 종류의 문제들을” 해결해 주었다. 현재 액센츄어에서 마이크로소프트 팀즈는 비즈니스용 스카이프를 보완, 대체하는 솔루션으로서 사용되고 있지만, 오는 가을 까지는 이를 완전히 대체할 예정이다. 

반크는 “짧은 시간 안에 우리는 14만 5,000명의 팀즈 사용자를 확보했다. 본격적인 솔루션 도입 계획도 없었는데 그 정도였다. 한 번도 회사 차원에서 공식적으로 팀즈를 도입하려 한 적도 없었는데 기하급수적인 속도로 사용자가 증가했다”고 말했다. 비즈니스 및 테크놀로지 서비스 업체인 액센츄어에는 현재 45만 명의 직원들이 근무하고 있다.

“우리는 마이크로소프트의 생산성 툴을 여러 가지 사용하고 있는데, 특히 팀즈는 이 모든 솔루션들을 결집시키는 역할을 한다. 지속적인 대화 기능은 업무 생산성을 완전히 새로운 단계까지 끌어올려 주었고, 많은 이들이 이제는 팀즈 없이 일하는 것을 상상조차 할 수 없게 되었다. 이메일 사용량도 줄어들었다”고 반크는 말한다. 

액센츄어 직원들은 매 달 3억 6,700만 분 분량의 오디오 자료를 스카이프에 로깅하고 있는데, 마이크로소프트 팀즈의 사용자 수 자체는 비즈니스용 스카이프에 다소 못 미칠지 모르지만 팀즈에 기록 되는 오디오 자료 양은 말 그대로 “차원이 다른 수준”이라고 반크는 말한다. “전화를 걸어야 할 일도 많이 줄어들었다. 팀즈를 사용하게 되면서 미팅이나 전화 통화가 훨씬 덜 필요하게 되었다. 채팅 앱을 통해 문서를 공유함으로써 30분, 1시간씩 이어지는 전화 통화가 불필요해 진 것이다”라고 말했다. 

MS 팀즈가 제공하는 모바일 경험 역시 액센츄어의 직원들에게는 무척 새로운 것이었다. 팀즈는 이동 중에도 문서에 대한 엑세스와 대화 기록을 곧바로 이용할 수 있도록 해주기 때문이다. (팀즈 앱은 iOS와 안드로이드에서 모두 사용할 수 있다.) “덕분에 굳이 적당한 장소를 찾아 노트북을 꺼내 질문에 답하는 등 시간을 낭비할 필요가 없어졌다”고 설명했다. 

채팅 기반 앱인 마이크로소프트 팀즈는 부서 간, 그리고 직무가 다른 직원들 간의 액세스도 더욱 용이하게 만들었다고 반크는 덧붙인다. “팀즈는 조직 내 부처 간, 직원들 간의 경계를 낮춰 주는 놀라운 능력을 지녔다. 덕분에 모든 직원들이 조화롭게 소통에 참여할 수 있게 되었다.”


협업 툴 도입 팁 : 가이드라인을 정할 것

여기 소개된 다양한 협업 툴, 플랫폼들을 사용하면 그 어느 때보다도 쉽게 공동 작업 공간을 만들고, 협업할 수 있다. 하지만 이처럼 ‘잠들지 않는’ 협업 환경에서 일하는 것에는 단점도 있음을 간과해서는 안 된다고 프리셋은 말한다. 

프리셋은 “협업 툴에 지나치게 몰입하기 전에, 하루 일과가 끝나면 이런 툴을 끄고 일상 생활로 돌아가도 괜찮다는 가이드라인을 세워 두어야 한다. 한마디로 워크-라이프 밸런스가 중요하다. 일은 끝 없이 생겨 나겠지만, 우리의 체력은 무한이 아니니까 말이다”라고 말했다. editor@itworld.co.kr
 


2019.01.23

“리더들에게 들었다” 협업 앱은 디지털 트랜스포메이션에서 어떤 역할을 하는가?

Matt Kapko | Computerworld
오늘날 협업 앱 및 서비스들은 크고 작은 규모의 기업 들에서 부서 간 장벽을 허물고, 직원들 간의 효율적인 의사소통을 보조하며, 그 결과 직원들의 참여를 이끌어 내는 역할을 하고 있다. 이러한 솔루션들 덕분에 기업들은 보다 쉽게 디지털 세계로의 트랜스포메이션을 꾀할 수 있게 되었다.

요즘 들어 가능한 한 비용을 절감하고, 직원들 간 커뮤니케이션을 활발하게 하며 기업 전반에 걸쳐 마찰점을 줄이고자 하는 기업들이 늘어나면서, 협업 앱 및 서비스에 대한 관심도 부쩍 증가하고 있다. 협업 툴의 종류도 다양하다. 그룹 채팅 앱에서부터 공유 작업 공간, 비디오 컨퍼런싱 서비스, 웹 미팅 플랫폼, 그룹 할 일 관리 앱 등이다. 
 
ⓒ Getty Images Bank

이처럼 이 분야에 대한 기업들의 관심이 증가하자, 기업들에게 협업 솔루션을 제공하여 시장 선도 기업이 되고자 하는 솔루션 제공 업체들의 수도 늘어나고 있다. 그리고 아직까지 시장은 많은 이들에게 열려 있는 상태이다. 가트너의 디지털 트랜스포메이션 부문 시니어 디렉터 애널리스트인 애덤 프리셋은“기업마다 협업에 대한 정의도, 필요 사항이 각기 다르다. 그렇기 때문에 단 하나의 만병 통치약, 모든 기업의 입맛에 맞는 궁극적인 제품 같은 것은 없다”라고 말한다. 

텍스트 채팅 기반 앱인 슬랙이나 마이크로소프트 팀즈 같은 경우 기업 협업 분야에서 널리 쓰이는 앱들이기도 하지만, 또 그만큼 기본적이고 제한적인 툴들이기도 하다. 프리셋은 “채팅 기반 앱들은 즉각적이기 때문에 강력하다. 빠르게 정보를 주고 받고, 의사 결정을 내리고자 하는 직원들에게 적합하다”고 말했다. 이어, 인스턴트 메시징 같은 서비스는 십 수년 전부터 존재해 왔던 것이고, SMS, 아이메시지(iMessage), 와츠앱 같은 소비자 메시징 서비스들 덕분에 사람들은 직장을 비롯한 다양한 장소에서 채팅 앱을 사용하는 것을 편하게 느낄 수 있게 되었다고 말했다. 

그런데 협업 툴이 왜 그렇게 중요한 걸까? 프리셋은 “모든 협업적 요소들을 한 데 결집하는 것은 결국 상호간의 대화이기 때문이다. 그것이 파일을 공유하는 일이건, 미팅이나 공동 작업, 프로세스이건 말이다. 게다가 반복 작업의 중요성은 아무리 강조해도 지나치지 않다. 항상 되돌아가 메시지 쓰레드를 다시 읽어 보고, 팀원들끼리 즉각적으로 미팅을 열어 만나고 대화하고, 특정 팀이나 프로젝트에서 사용된 파일을 한 장소에 모아둘 수 있어야 한다”고 말했다.
 
협업 분야에 대해 보다 심층적인 이해를 얻기 위해, Computerworld는 협업 툴을 수용하여 디지털 트랜스포메이션에 성공한 4기업의 리더들을 만나 경험담을 들어 보았다. 하늘 아래 같은 기업은 없고, 같은 협업 툴을 사용했더라도 각 기업의 경험은 천차만별이었다.


슬랙과 오토데스크 

오토데스크(Autodesk)가 공식적으로 슬랙을 사용하기 시작한 건 2015년 이었지만, 그 전에도 오토데스크 내 85개 팀들은 채팅 기반 협업 앱인 슬랙을 이미 알음알음 사용 하고 있었다. 오늘날 소프트웨어 제조사 오토데스크에서는 크로스-팀 협업에 슬랙을 널리 사용하고 있지만, 그 중에서도 특히 엔지니어링 팀에 사용도가 집중되어 있는 편이다. 오토데스크의 엔지니어링 팀은 슬랙을 일상적인 커뮤니케이션은 물론이고 소프트웨어 개발, 생산 사고 관련 커뮤니케이션에서도 사용하고 있다.

오토데스크의 오픈소스 전략 디렉터 기 마틴은 “슬랙은 우리의 기업 문화를 바꾸어 놓았다. 처음 슬랙을 도입할 때 우리는 ‘디폴트 값이 공개’인 채팅 앱을 마음에 두고 있었다. 때문에 특정 영역에서만 비공개 채널의 생성을 허용하고, 그 밖에는 완전히 개방되고 투명한 커뮤니케이션을 장려했다. 이러한 변화는 하루 아침에 이루어지지는 않았지만, 결국은 우리가 서로 소통하는 방식과 협업에 대하여 접근하는 방식을 완전히 바꾸어 놓았다”고 말했다.
 
실제로 오토데스크 직원들 중 한 명은 슬랙을 사용한 6개월 동안 동료, 팀원들과 나눈 의사 소통이, 그가 입사하고 보낸 6년 동안 나눈 의사소통보다 많다고 말하기도 했다고 마틴은 전했다. 예전 같으면 수십 통의 이메일과 전화 통화, 미팅을 거쳐야 해결되었을 일들이 채팅 앱을 도입하며 훨씬 빠르게 진척되었고 효율성도 개선되었다고 말했다.
 
시간이 갈수록 슬랙을 새로운 방식으로 사용하는 팀들도 나타나고 있다. 오토데스크의 슬랙 채널 중에는 ‘소비자의 목소리’라는 채널이 있는데 소비자들이 제기한 문제나 질문 등으로 항상 엄청난 양의 트래픽을 생성하는 채널이다. “이 채널에 올라오는 질문, 요청 사항들에 실시간으로 답변이 달리는 것을 보면 정말 놀랍다. 제기되는 질문에 따라 기업 각 부서의 담당자들이 답변을 달고, 문제를 해결해 준다. 지원 팀에서 문제가 제기되면 그제서야 담당자를 찾아 연결해주는 방식으로는 절대 불가능했을 효율성이다”라고 마틴은 말했다.
 
현재 만 명 이상의 오토데스크 직원들이 슬랙을 사용하고 있으며, 슬랙의 커뮤니티 정신을 중요하게 여기는 약 10여 명의 직원들이 자원하여 슬랙을 관리하고 있다. “슬랙 덕분에 집단 지성과 다양한 직원들의 경험을 활용할 수 있게 되었다. 투명성과 커뮤니티를 중시하는 오토데스크의 문화와 슬랙의 기능이 만나 효과가 극대화 되었다고 할 수 있다”고 마틴은 설명했다. 


트렐로와 맥코비 시트 메탈 웍스 

텍사스에 위치한 금속 제조 기업인 맥코비 시트 메탈 웍스(McCorvey Sheet Metal Works)는 2015년부터 트렐로를 사용해 왔다. 처음에는 10명 남짓한 직원들과 함께 파일럿 테스트로 시작했던 것이 이제는 400명 이상의 사용자를 거느린 프로젝트가 되었다. 맥코비 사가 트렐로를 도입한 이후, 맥코비 사 직원들의 업무 처리 방식, 리뷰 계획, 그리고 판촉 사원과 제작자들, 설치 전문가들을 위한 문제 해결 방식도 완전히 변화 했다. 

맥코비의 테크놀로지 코디네이터 크리스 몬도는 “말하자면 3일이라는 짧은 시간 내에 완전히 아날로그식 종이 시스템에서, 디지털 시스템으로 탈바꿈 하게 된 것이다. 그 이후로 줄곧 디지털 워크플로우를 유지하고 있다”고 말했다. 

수백 명의 직원들에게 배포하던 종이 기반 패킷을 완전히 없앤 것 하나 만으로도 연 7만 달러의 비용이 절감되었다고 몬도는 말했다. 또한 맥코비 웨어하우스에서 트렐로를 사용하는 사람이 늘어남에 따라 직접 발품을 팔아야 하는 일도 줄어들어, 맥코비와 직원들은 연 3,000 시간 가량을 절약할 수 있게 되었다고 그는 덧붙였다. 

직원들은 이제 문제가 생기거나, 질문이 들어올 때마다 20분이 걸리는 거리를 걸어 관리자를 만나러 갈 필요가 없게 되었다. “전체 사무실 직원 중 90% 가량이 매일 트렐로를 사용하고 있으며, 현장 직원들도 40% 가량이 이를 사용 중이다”라고 몬도는 말했다. 

맥코비는 트렐로로 성공을 거두면서 클라우드 협업 및 디지털 전환에 대해서도 보다 확신을 갖게 되었다. 그 결과 별 다른 저항 없이 다른 서비스들도 시범 사용 해 볼 수 있게 되었다. “트렐로는 기업에 새로운 직원을 수용할 때에도 무척 유용하다. 트렐로 보드를 보여주는 것만으로도 무척 직관적으로 맥코비가 돌아가는 방식을 설명해 줄 수 있다”고 몬도는 말했다. 

작업 현장과 사무실에서 직원들 간에 이루어지는 소통의 중심도 트렐로로 옮겨 왔고, 그 결과 프로젝트 메니저들, 제작자들, 그리고 판촉 사원들 간의 실시간 워크플로우가 개선되었다. “그 전까지는 원래 현장 직원들과 오피스 직원들이 주기적으로 대화할 계기 자체가 없었다. 하지만 이제는 서로 당연하다는 듯이 커뮤니케이션을 하고 있다”고 그는 말한다. 

맥코비는 트렐로를 도입하기 전에 다른 툴들도 사용해 봤지만 지나치게 복잡하고 까다로웠다고 몬도는 말했다. “우리에게는 트렐로의 심플함과 유연함이 잘 맞았던 것 같다.”


구글 행아웃, 행아웃 밋, 그리고 헌터든 헬스케어 

뉴저지에 위치한 헌터든 헬스케어(Hunterdon Healthcare) 병원은 연 33만 명의 입원 환자와 외래 환자, 그리고 응급실 환자들을 수용하고 있다. 헌터든 헬스케어는 2015년부터 줄곧 구글 행아웃을 사용해 왔다. 헌터든 병원에서 근무하는 2,800여 명의 직원들은 약 3년 전 모두 G스위트(G Suite)로 이전해 왔고, 특히 행아웃은 도입 되자 마자 직원들 사이에 “들불처럼 번져 나갔다”고 헌터든 헬스케어 SVP이자 CIO인 대니얼 모레알은 말했다. 

2017년, 구글은 행아웃을 2개의 제품으로 나누었다. 비디오 컨퍼런싱 솔루션인 행아웃 밋(Hangout Meet)과 텍스트 기반 채팅 앱인 행아웃 챗(Hangout Chat)이 그것이었다. 헌터든 헬스케어 병원에서는 두 제품 모두를 효과적으로 사용하고 있다. 행아웃 챗은 서로 떨어져 있는 직원들끼리 즉각적인 의사소통이 필요할 때 사용하고, 행아웃 밋은 1:1, 또는 1대 다수가 모여 중요한 사항을 논의하거나 만나야 할 때 사용하고 있다. 

“행아웃은 주로 부서 차원에서 발생하는 미팅을 대체하여 사용하고 있다. 행아웃 덕분에 직접 물리적으로 한 자리에 모이지 않아도 미팅을 할 수 있게 되었으며 몇몇 직원들은 원격 근무, 재택 근무가 가능해 지기도 했다”고 모레알은 말했다. 

행아웃이 가져다 준 장점은 아주 많다. 협업의 효율성이 증가한 것 외에도 스케줄 조정, 환자 진료 시간의 효율화 등 병원 업무에서 중요한 상당 부분이 행아웃 덕분에 훨씬 효율적으로 변했다고 모레알은 말한다. 매일 아침 35분 가량 진행되던 안전 사고 대비 미팅은 20분으로 단축되었고, 원격으로 근무하는 IT 직원들도 2단계 기술 지원 시스템으로써 행아웃을 사용하고 있다고 그는 설명했다.

모레알은 “행아웃 덕분에 기술과 임상 지원에 관한 몇몇 의사 결정들을 민주화 할 수 있었다. 이는 엄청난 장점이 아닐 수 없다. 점점 더 많은 사람들이 종이 문서에서 해방되어 자신의 하루 일과를 디지털로 계획할 수 있게 되었다. 또한 지나간 일들을 되돌아보고 분석하여 더 나은 의사 결정을 내릴 수 있게 되었다”고 말했다.
 
처음에는 G스위트에 대한 저항감이 상당히 있었지만, 지속적인 교육과 각 부처가 직면한 문제들에 대한 구체적 해결책을 제안해 주며 이러한 저항을 극복해 냈다고 모레알은 말했다. “헬스케어 분야에서 안전하고 수준 높은 의료 서비스를 제공함에 있어 가장 중요한 것 중 하나는 개개인 간 정보 전달 능력이다. 행아웃과 같은 툴 덕분에 정보의 공유가 훨씬 쉬워졌다. 여기서 한 가지 알 수 있는 사실은, 협업 솔루션이 유기적으로 뿌리 내리고 확산될 수 있게 해야 한다는 것이다. 이 솔루션을 사용함으로써 당장 내 일이 얼마나 줄어들고 쉬워질 수 있는지를 알려 주고, 직원들이 직접 각기 다른 상황에서 솔루션을 사용해 보도록 장려해야 한다”고 그는 설명했다. 


마이크로소프트 팀즈와 액센츄어 

액센츄어는 2017년 3월 마이크로소프트 팀즈가 출시 되었을 때 가장 먼저 이를 사용한 기업들 중 하나였다. 액센츄어는 이후 줄곧 기존의 ‘비즈니스용 스카이프’에서 마이크로소프트 팀즈로 직원들을 이전시켜 왔다. “액센츄어에서는 예전부터 협업의 중요성을 무척이나 강조해 왔다. 직원들이 서로 만나 대화하고, 문서를 공유하고, 함께 작업할 수 있는 협업 툴이 있다는 것을 우리는 무척 중요시 해왔다”고 액센츄어의 글로벌 소셜 엔터프라이즈 리더 제이슨 반크는 말했다. 

대부분 기업들이 그러하듯, 액센츄어 역시 직원들에게 여러 가지 툴을 제공하고 있다. 이는 여러 가지 앱을 사용하여 업무를 하고자 하는 직원들에게는 일종의 채찍질과도 같다고 반크는 말했다. 마이크로소프트 팀즈와 같은 단일, 통합 작업 솔루션은 액센츄어가 직면하고 있었던 “온갖 종류의 문제들을” 해결해 주었다. 현재 액센츄어에서 마이크로소프트 팀즈는 비즈니스용 스카이프를 보완, 대체하는 솔루션으로서 사용되고 있지만, 오는 가을 까지는 이를 완전히 대체할 예정이다. 

반크는 “짧은 시간 안에 우리는 14만 5,000명의 팀즈 사용자를 확보했다. 본격적인 솔루션 도입 계획도 없었는데 그 정도였다. 한 번도 회사 차원에서 공식적으로 팀즈를 도입하려 한 적도 없었는데 기하급수적인 속도로 사용자가 증가했다”고 말했다. 비즈니스 및 테크놀로지 서비스 업체인 액센츄어에는 현재 45만 명의 직원들이 근무하고 있다.

“우리는 마이크로소프트의 생산성 툴을 여러 가지 사용하고 있는데, 특히 팀즈는 이 모든 솔루션들을 결집시키는 역할을 한다. 지속적인 대화 기능은 업무 생산성을 완전히 새로운 단계까지 끌어올려 주었고, 많은 이들이 이제는 팀즈 없이 일하는 것을 상상조차 할 수 없게 되었다. 이메일 사용량도 줄어들었다”고 반크는 말한다. 

액센츄어 직원들은 매 달 3억 6,700만 분 분량의 오디오 자료를 스카이프에 로깅하고 있는데, 마이크로소프트 팀즈의 사용자 수 자체는 비즈니스용 스카이프에 다소 못 미칠지 모르지만 팀즈에 기록 되는 오디오 자료 양은 말 그대로 “차원이 다른 수준”이라고 반크는 말한다. “전화를 걸어야 할 일도 많이 줄어들었다. 팀즈를 사용하게 되면서 미팅이나 전화 통화가 훨씬 덜 필요하게 되었다. 채팅 앱을 통해 문서를 공유함으로써 30분, 1시간씩 이어지는 전화 통화가 불필요해 진 것이다”라고 말했다. 

MS 팀즈가 제공하는 모바일 경험 역시 액센츄어의 직원들에게는 무척 새로운 것이었다. 팀즈는 이동 중에도 문서에 대한 엑세스와 대화 기록을 곧바로 이용할 수 있도록 해주기 때문이다. (팀즈 앱은 iOS와 안드로이드에서 모두 사용할 수 있다.) “덕분에 굳이 적당한 장소를 찾아 노트북을 꺼내 질문에 답하는 등 시간을 낭비할 필요가 없어졌다”고 설명했다. 

채팅 기반 앱인 마이크로소프트 팀즈는 부서 간, 그리고 직무가 다른 직원들 간의 액세스도 더욱 용이하게 만들었다고 반크는 덧붙인다. “팀즈는 조직 내 부처 간, 직원들 간의 경계를 낮춰 주는 놀라운 능력을 지녔다. 덕분에 모든 직원들이 조화롭게 소통에 참여할 수 있게 되었다.”


협업 툴 도입 팁 : 가이드라인을 정할 것

여기 소개된 다양한 협업 툴, 플랫폼들을 사용하면 그 어느 때보다도 쉽게 공동 작업 공간을 만들고, 협업할 수 있다. 하지만 이처럼 ‘잠들지 않는’ 협업 환경에서 일하는 것에는 단점도 있음을 간과해서는 안 된다고 프리셋은 말한다. 

프리셋은 “협업 툴에 지나치게 몰입하기 전에, 하루 일과가 끝나면 이런 툴을 끄고 일상 생활로 돌아가도 괜찮다는 가이드라인을 세워 두어야 한다. 한마디로 워크-라이프 밸런스가 중요하다. 일은 끝 없이 생겨 나겠지만, 우리의 체력은 무한이 아니니까 말이다”라고 말했다. editor@itworld.co.kr
 


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