전문적인 PC 사용자와 아마추어의 차이를 설명할 수 있는 가장 좋은 방법은 무엇일까? 전문가는 시간을 낭비하지 않는다. 어쨌든 시간은 돈이고 기본적인 컴퓨팅 작업이라도 속도를 올리는 방법은 무궁무진하다.
우리는 PC를 사용하는 동안 시간을 덜 낭비할 수 있는 21가지의 간단한 것들을 통해 여러분의 전문성을 증진시키는데 도움을 주고자 한다. 이 팁들을 활용해 매 주 5분씩 시간을 아낄 수 있다면 내년까지 몇 시간을 아낄 수 있을 것이다. editor@itworld.co.kr
1. 이메일 받은 편지함은 (0)으로
이메일은 중요한 툴이지만 시간을 굉장히 많이 낭비하는 부분이다. 생산적으로 이메일을 작성하는 1초마다 오래된 이메일을 검색하거나 엉망인 받은 편지함을 정리하는데 5초씩 낭비하게 된다. 이제 받은 편지함을 정리하여 로그인 할 때마다 매일 수 초씩을 절약할 수 있다.
우선, 받은 편지함을 비운 후에 그 상태를 유지하려고 노력한다. 인기 있는 이메일 정리 시스템 중에, 인박스 제로(Inbox Zero)는 직관적이며 이해가 쉽고 사용법이 간단하다.
2. 회의의 규모를 줄여라
회의는 불가피한 불편이지만, 가능한 한 짧게 진행하면 생산성을 유지할 수 있다. 속도에 가장 큰 역점을 둔 회의 의사록 서비스는 레스 미팅(Less Meeting) 이다. 기본적인 메모 및 의사록 보관 기능과 함께 타이머 설정 기능을 제공하여 사람들이 졸기 전에 회의를 끝내는데 도움이 된다.
3. 마이크로소프트 오피스 키보드 단축키를 익혀라
애플리케이션을 마스터하기 위해서는 손가락으로 마우스 없이 애플리케이션을 사용하는데 필요한 단축키를 익혀야 한다. 복사를 위한 Ctrl-C 등의 기본적인 것들은 알고 있겠지만, 이 외에도 윈도우와 다른 데스크톱 애플리케이션에서 사용할 수 있는 많은 단축키들이 존재한다.
앉아서 단축키를 따로 공부하는 바보 같은 짓은 하지 말기를 바란다. 대신에 키로켓(KeyRocket)을 사용해 보자. 워드, 파워포인트, 엑셀을 사용하는 동안 백그라운드 상태로 구동되면서 필요에 따라 단축키를 제시한다. 또한 간단한 분석을 통해 시간을 얼마나 절약했는지도 표시해준다. 풀 버전의 가격은 30달러이다.
4. 보조 모니터를 추가하라
동시에 여러 개의 프로그램으로 자주 작업을 한다면 소프트웨어 창을 최소화/최대화하면서 생각보다 많은 시간을 낭비하게 된다. 아웃룩 최소화, 엑셀 입력값 확인, 그리고 다시 아웃룩으로 복귀 등의 작업을 하면서 집중력이 분산되고 작업의 효율이 떨어지게 된다.
무엇을 기다리는가? 보조 모니터를 사용하자. 비디오를 편집하거나 주식거래를 위한 최대 크기의 화면 공간이 필요하다면 2개 이상의 모니터 사용도 고려해 볼 수 있다. 작업과 애플리케이션의 효율성 면에서 이보다 뛰어난 것도 없다.
5. 디스크 상태 표시기를 사용해 PC의 속도를 높여라
하드 드라이브가 자주 꽉 찬다면, 필요한 만큼의 공간을 비운다 하더라도 컴퓨터의 속도가 상당히 느려지며 윈도우 시스템 드라이브의 경우에는 그 정도가 더욱 심하다. 지금 당장 가능한 한 많은 빈 공간을 확보하도록 한다. 드라이브를 스캔하여 가장 큰 용량을 차지하는 것이 무엇인지 보여주는 위즈트리(WizTree) 같은 하드 드라이브 상태 표시기를 사용해 보자.
6. 윈도우 8 암호 화면을 비활성화하라
암호는 중요하지만 항상 필요한 것은 아니다. 예를 들어, PC를 집에서 사용하며 아주 중요한 데이터를 저장하지 않는 경우 (또는 저장한 데이터를 이미 다른 방식으로 보호하고 있는 경우) 윈도우 8 잠금 화면은 컴퓨터를 켤 때마다 소중한 시간을 낭비하는 요소로 작용한다. 이런 잠금 화면을 없애려면 커맨드 프롬프트(Command Prompt)를 열고 명령어 하나를 입력한 후, 대화상자에서 설정을 변경하면 된다. 전혀 어렵지 않으며 여기에서 윈도우 암호 요건을 없애는 방법에 관해 알 수 있다.
7. PC에서 개인용 사용자 계정을 생성하라
같은 PC에 개인적인 데이터와 업무관련 데이터를 보관하고 있다면, 이제 둘 사이에 경계선을 명확히 해 야할 필요가 있다. 집에서 업무를 처리하기 위한 사용자 개정을 따로 생성하면, 방해 요소는 최소화되고 필요할 때 업무 파일과 애플리케이션을 더욱 손쉽게 찾을 수 있다.
윈도우 8에서 새로운 사용자 계정을 생성하려면, 설정(Settings) 화면으로 진입하여 (위에서 두 번째) 사용자(Users)탭을 클릭한다. 아래에 보면 새로운 사용자를 추가할 수 있는 옵션이 있다. 윈도우는 새로운 ID로 마이크로소프트 계정의 사용을 권고하지만 이를 거부하고 로컬 사용자(Local User)를 생성할 수 있다.
8. 부팅 시간을 단축하라
수 개월 또는 수 년째 같은 컴퓨터를 사용하고 있다면 느려지고 부팅 시간이 길어졌을 가능성이 높다. 범인은 시작 프로그램으로 전원을 켤 때마다 실행되는 소프트웨어이다. 이런 것들은 대부분 쓸모 없는 업데이터와 사용하지도 않는 하드웨어를 위한 유틸리티이다.
오토런스(Autoruns) 같은 무료 프로그램을 다운로드하여 어떤 프로그램이 시작(Startup) 폴더에 상주하고 있는지 확인하고 불필요한 것을 삭제할 수 있다. 부팅 속도가 너무 느리다면 스타트업 딜레이어(Startup Delayer)를 사용해 시작 프로그램을 분산시켜 모든 것을 한 번에 실행하지 않도록 할 수 있다.
9. 크롬에서 불필요한 탭을 줄여라
탭을 활용한 브라우징으로 많은 웹 사이트를 한 번에 방문할 수 있다. 하지만, 수십 개의 탭이 열려 있는 상태가 빈번하게 발생할 수 있다. 이 때문에 RAM이 소모되고 컴퓨터가 느려질 뿐만 아니라 원하는 페이지를 찾기 위해 작은 수십 개의 탭들을 일일이 확인해야 하기 때문에 생산성도 저해된다.
원탭(OneTab)은 구글의 크롬 브라우저를 위한 부가 기능으로 도움이 될 수 있다. 탭이 너무 많다고 느껴지면 작은 원탭 아이콘을 클릭하면 된다. 헛! 열려 있는 모든 탭이 닫히고 자동으로 목록이 생성된다. 나중에 목록을 살펴보고 필요한 탭 또는 모든 탭을 다시 열 수 있다.
10. 명함 OCR 앱을 사용하라
아직도 많은 사람들이 사각형의 작은 종이조각을 명함으로 사용한다는 사실이 믿기지 않는다. 나중에 누군가에게 연락을 취할 생각이 있다면 결국에는 그 명함이 아웃룩 또는 스마트폰 주소록에 디지털화되어 저장될 것이다.
손으로 주소록에 명함을 입력한다면 시간을 낭비하고 있는 것이다. 대신에 광학 문자인식 기능이 있는 앱을 사용해 종이 절약에 더 앞장 설 수 있다. 에버노트 헬로(Evernote Hello, iOS 및 안드로이드 지원)는 스마트폰으로 명함의 사진을 찍어 텍스트를 스캔하고 이를 디지털화하여 세부내용을 주소록에 추가할 수 있는 기능을 제공한다.
11. 악성 소프트웨어가 없는지 확인하라
컴퓨터에 소프트웨어 충돌이나 브라우저의 이상 작동 등 전통적인 감염의 징후가 나타나지 않더라도 악성 소프트웨어가 시스템 자원을 장비하여 속도를 느려지게 할 수 있다. 한 번쯤 확인해 볼 만한 가치는 있다.
최신 백신 소프트웨어를 사용하고 있다면 이미 굳건한 1차 방어선은 구축한 셈이다. 하지만 일부 악성 소프트웨어는 크랙(Crack)을 통해 침투할 수 있다. 무료 맬웨어바이츠(Malwarebytes) 등이 제공하는 월별 악성 소프트웨어 스캔 알리미를 설정하자. 찾아내는 악성 소프트웨어를 무효화시키기 위해 모든 수단을 동원할 것이다.
12. 윈도우를 정확하게 검색하라
윈도우를 사용할 때 시간을 줄이는 기본적인 방법은 헤매지 않는 것이다. 대신에 가능한 한 검색을 활용한다. 과거 윈도우 검색은 형편 없었다. 하지만 이제 검색 단축키(Windows-F 또는 윈도우 9의 Windows 키)를 누르고 찾고자 하는 것을 입력하여 10번에 9번은 원하는 파일이나 프로그램을 더욱 신속하게 찾을 수 있다.
윈도우의 고급 검색 연산자를 참조하자. 이런 고급 명령을 사용해 특정 유형의 파일, 특정일 이후에 생성된 파일, 특정 크기의 파일 등을 검색할 수 있다.
13. 공통적으로 사용하는 문서를 템플릿(Template)으로 저장하라
지출 보고서 또는 송장 등 유사한 문서를 자주 생성한다면 이전에 생성한 파일을 열어 주요 부분을 편집하고 새로운 파일로 저장하는 경우가 많다. 하지만 견적서에 삼성 대신에 LG를 입력하는 실수를 방지할 수 있는 더 나은 방법이 있다.
기본 문서를 템플릿으로 저장하면 된다. 이를 통해 원하는 부분을 신속하게 재사용하면서 원본을 보호하고 실수를 방지할 수 있다.
14. 클라우드 스토리지 및 동기화를 통해 중요한 파일을 보관하라
클라우드(Cloud) 컴퓨팅의 시대에 필요한 파일이 다른 PC에 저장되어 있다고 해서 작업을 멈추는 일은 없어야 한다. 컴퓨터를 켜고 문서를 이메일로 전송할 때마다 시간을 낭비하는 것이다.
온라인 스토리지 및 동기화 서비스를 활용해 필요한 모든 것을 언제든지 사용할 수 있다. 드롭박스(Dropbox), 마이크로소프트 스카이드라이브(SkyDrive), 구글 드라이브(Google Drive)는 각각 사용자의 모든 문서를 웹 브라우저를 사용할 수 있는 PC 또는 기기에서 접속할 수 있는 클라우드에 저장한다. 에버노트와 마이크로소프트 원노트(OneNote)는 거의 모든 플랫폼에서 사용할 수 있으며 이동 중에 얻은 정보를 저장하는데 이상적이다.
15. 브라우저 서식을 더 빨리 작성하라
웹 브라우저에서 서식을 작성하는 것은 번거로운 일이지만 더욱 빠르게 처리하는 방법이 있다. 관련된 단축키를 사용하면 된다. 우선 탭(Tab) 키를 사용하면 서식의 다음 입력란으로 커서를 옮길 수 있다. 또한, 시프트(Shift)키와 탭키를 같이 누르면 이전의 입력란으로 되돌아가기 때문에 실수를 했을 때 유용하게 사용할 수 있다.
그리고 자동채우기 설정이 정확한지를 확인한다. 크롬에서 암호 및 서식(Passwords and Forms) 제목 아래의 자동채우기 설정 관리(Manage Autofill Settings)를 클릭하여 고급 설정(Advanced Settings) 기능을 찾을 수 있다.
인터넷 익스플로러에서는 자동채우기 설정을 직접 편집할 수 없지만 인터넷 설정(Internet Settings) > 콘텐츠(Content) > 자동완성 설정(Autocomplete settings)을 클릭하여 비움으로써 자신이 원하는 데이터만을 저장하도록 할 수 있다.
16. 작업표시줄을 최적화하라
윈도우 7과 8 사용자들은 작업표시줄 기능을 적극적으로 활용해야 한다. 작업표시줄에 고정된 프로그램을 실행하는 방법은 바탕화면 또는 시작 메뉴에서 프로그램을 찾아 실행시키는 방법보다 훨씬 빠르다. 작업 표시줄에 무엇이 있는지 잘 살펴본다. 이상적인 방법은 작업 표시줄에 자주 사용하는 프로그램, 웹 사이트, 문서 등을 고정시키는 것이다. 반대로, 자주 사용하지 않는 것은 제거하면 된다. 또한 작업 표시줄을 마우스로 우 클릭하고 "속성(Properties)"을 클릭하여 세부사항을 조정할 수도 있다.
17. 시간을 어떻게 사용하고 있는지 추적하라
컴퓨터는 멀티태스킹 기능을 통해 생산적이지 않은 작업과 웹 사이트에 시간을 낭비하게 만든다. 다행히, 같은 멀티태스킹 기능을 사용해 시간을 절약하는 방법도 있다.
레스큐타임(RescueTime)은 작업 중 백그라운드 상태로 구동하면서 프로그램과 웹 사이트를 얼마나 오랫동안 사용했는지 추적한다. 무료 버전만으로도 어디에 시간을 낭비하고 있는지 충분히 파악할 수 있다. 연회비 72달러짜리 유료 버전은 어떤 문서에 시간을 소요하고 있는지 등의 세부사항과 오프라인 시간 추적 기능을 제공한다.
18. 업무 중 방해가 되는 웹 사이트를 차단하라
물론, 낭비한 업무 시간은 오래된 버릇 때문이기도 하다. 우리는 유튜브(YouTube), 레딧(Reddit), 위키피디아(Wikipedia) 등의 사이트에서 원하는 것보다 더 많은 시간을 소요한다. 다행히, 이런 시간 관리를 도와줄 수 있는 툴이 있다.
콜드 터키(Cold Turkey)는 자신의 바람직하지 않은 브라우징 습관을 줄이는데 도움이 될 수 있다. 점심식사 후에 페이스북(Facebook)에 접속하는가? 이제는 그럴 수 없다. 다른 사이트 차단용 소프트웨어와는 달리 브라우저 확장기능이 아니며 백그라운드 상태로 구동하지도 않기 때문에 우회가 매우 어렵다.
19. 많은 프로그램을 한 번에 설치하라
새로운 소프트웨어를 다운로드 하는 만큼이나 새로운 PC를 구매하는 것은 즐거운 일이다.
나이나이트(Ninite)는 간단한 무료 프로그램으로 상당한 기능을 제공한다. 이 프로그램은 자주 사용하는 앱을 다운로드 하고 환경을 설정한다. 나이나이트 웹 사이트를 방문하고 설치하고자 하는 프로그램 옆의 박스를 체크한다. 그리고 인스톨러 받기(Get Installer) 버튼을 클릭하여 자신만을 위한 나이나이트 인스톨러를 다운로드 한다. 나이나이트를 실행시키면 사용자의 개입 없이 목록에 있는 모든 프로그램을 설치 및 다운로드하며 툴바와 기타 원하지 않는 쓰레기도 알아서 해결한다.
20. 원거리 PC를 한 번에 연결하라
어느 컴퓨터에서든 접근할 수 있는 곳에 파일을 저장한다 하더라도 예상치 못한 문제가 발생할 수 있다. 이런 일이 발생하면 집으로 돌아가 자신의 개인용 PC에 저장된 파일을 가져와야 할까? 대신에, 로그미인(LogMeIn)을 사용해 브라우저로 접속하는 방법이 있다.
이 사용자 친화적인 원격 접속 앱으로 어디에서든 자신의 컴퓨터에 접속할 수 있다. 계정을 생성하고 로그미인 클라이언트를 접속하고자 하는 각 PC에 설치하면 된다. PC를 켜두는 한, 어디에서든 로그미인 웹 사이트를 방문하고 자신의 데스크톱에 연결된 창을 열 수 있다.
21. 기본적인 케이블 관리
어떤 사람들은 젠(Zen) 스타일 정원의 요소들처럼 모든 케이블을 일사 분란하게 정리한다. 케이블을 그렇게까지 관리할 필요는 없다. 새로운 기기를 PC에 연결할 때마다 이 간단한 3단계 방법을 통해 케이블을 깔끔하게 정리할 수 있다.
우선, 각 케이블에 라벨을 부착한다. 마스킹 테이프와 팬만으로 충분하며, 라벨 접착기를 사용할 수도 있다. 각 끝 단에 라벨을 부착하여 기기와 콘센트 쪽에서 쉽게 찾을 수 있도록 한다. 콘센트의 경우, 충전기와 월워트(Wall Wart)에 라벨을 부착한다.
마지막으로, 케이블이 엉망으로 꼬이지 않도록 잘 정돈한다. 멋있게 보일 필요는 없다. 케이블이 휴지심을 통과하도록 하여 정리하는 것만으로 충분하다.