'스마트한 협업'을 위한 구글 드라이브 부가기능 3선

PCWorld
구글 문서는 쉽게 복잡해질 수 있는 작업을 관리해주는 다양한 도구들 덕분에 문서 협업을 위한 최고의 업무 생산성 스위트로 자리매김했다. 하지만 업데이트 기록 보기, 댓글 달기, 실시간 대화 등 여러 가지 기능에도 불구하고 아직 문서에서 해결되지 않은 일반적인 협업 요구 사항들이 많다. 다행히 이런 것들은 몇 가지 핵심 부가기능으로 해결할 수 있다.

워크플로우(Workflows)
동료가 전 세계에 퍼져 있다면 문서에 대한 승인을 받기가 쉽지 않다. 특히, 마감일이 다가오면서 이메일을 통해 승인을 받는 과정은 온종일 매달려야 하는 일이 되어버린다. 워크플로우(Workflows)는 이러한 과정을 자동화해서 모든 사람을 재촉하지 않아도 문서가 자동으로 승인 프로세스를 밟을 수 있게 만들어준다.


문서 작성자가 해야 할 것은 팀 사람들의 이메일 주소를 추가하고 문서 내의 워크플로우 창에 메시지를 추가한 다음 ‘승인 요청(Request approval)’ 버튼을 클릭하는 것뿐이다. 제일 처음 문서를 받는 사람은 문서를 검토하고 승인하라는 이메일을 받게 된다. 완료되면 다음 사람으로 이동하며, 이 과정이 계속된다. 작성자는 모든 과정을 스프레드시트 내에서 추적할 수 있고 한 사람이 승인을 완료하면 알림을 받는다. 워크플로우는 구글 스프레드시트에서도 부가기능으로 이용할 수 있다.

헬로우 사인(Hello Sign)
서명은 디지털화된 업무의 흐름 내에서 유일한 난재였다. 문서를 출력해서 직접 서명을 받아야 해서 ‘종이가 없는’ 프로세스가 승인을 위해 중단되는 것이다. 헬로우 사인의 부가기능은 법적 구속력이 있는 전자서명을 지원해서 이러한 문제를 해결한다.


문서에 서명을 추가할 때에는 헬로우사인 부가기능을 이용해서 서명란에 이름을 마우스로 쓰고 구글 문서에 드래그해 넣는다. 다른 사람의 서명이 필요한 경우엔, 헬로우사인의 웹사이트에서 여러 서명란을 문서에 추가한 다음, 서명을 할 사람에게 이메일로 보낼 수 있다. 무료 계정 사용자의 경우 한 달에 문서 3개까지 지원되며, 프로 혹은 비즈니스 가입자는 무제한으로 사용할 수 있다.

독시크릿(DocSecrets)
때로는 문서에 매우 금융 데이터나 거래 기밀 등 민감한 정보가 포함되어 있어서, 협업자가 이를 보지 말아야 하는 경우가 있다. 독시크릿(DocSecrets) 부가기능은 비승인 사용자가 이러한 콘텐츠를 보지 못하게 숨겨주는 기능을 한다.


독시크릿을 이용하면 구글 문서에 사이드바가 추가되는데, 여기에서 문서 내의 ‘기밀’을 삽입할 수 있다. 사이드바의 텍스트란에 숨기고 싶은 정보를 입력하고 삽입(insert)를 클릭한다. 혹은, 문서 안에서 숨기고 싶은 텍스트를 강조처리 한 다음 텍스트란에 잘라서 붙여넣고 ‘텍스트 검열(Censor Text)’를 클릭한다. 어떤 방법을 선택하든 문서 내의 해당 텍스트가 가려지며 AES 암호화로 보호된다. 숨겨진 텍스트를 보려면 문서 비밀번호가 필요하다. editor@itworld.co.kr