“활용도를 높여주는” 구글 드라이브의 16가지 비밀

Macworld
구글 드라이브(이전까지는 구글 문서도구)의 역사는 거의 10년 가까이 된다. 원래는 신생 기업의 똑똑한 협업 워드 프로세서인 라이틀리(Writely)로 출시되었지만, 구글이 재빨리 앱을 인수했고, 이름을 구글 문서도구(Google Docs)로 바꿔서 사람들이 브라우저만으로도 협업을 효율적으로 할 수 있는 새로운 방법으로 내놓았다.

구글은 2012년 4월 계속 확장되는 목표와 스위트의 기능성을 반영하는 차원에서 구글 드라이브(Google Drive)로 이름을 다시 한번 변경했다. 협업자들과 문서상에서의 채팅에서부터 전체 드라이브를 자동화할 수 있는 능력까지 구글 드라이브의 풍부하고 다양한 기능들은 종종 놀라움을 선사한다. 이 온라인 생산성 플랫폼을 조금 더 잘 활용할 수 있는 몇 가지 팁을 준비했다.

1. 사람으로 검색하기
구글 드라이브 최고 기능 중 하나는 문서상에서 다른 사람과 실시간으로 협업할 수 있는 능력이다. 아주 많은 이야기가 오고 가지만, 가끔씩 제대로 된 언급을 찾아내기 어려울 때가 있다. 최근 구글은 문서 파일명뿐 아니라 문서를 공유한 사람의 이름으로도 검색할 수 있는 능력을 추가시켰다. 이는 문서 이름을 기억하지 못할 때 완벽하게 사용될 수 있지만, 그 문서를 공유한 사람은 알고 있을 때 유용하다. 이 기능을 사용하려면, 웹 브라우저에서 구글 드라이브로 들어가서 왼편의 ‘공유 문서함’를 클릭하고 검색창에 해당 사람의 이름을 입력하면 된다. 그들이 소유한 모든 문서들이 검색되어 표시될 것이다.

2. 구글 문서도구와 지메일 검색
구글 드라이브를 사용한다면, 아마도 지메일도 사용할 것이다. 시간을 절약하고 지메일의 검색 상자를 사용해 이메일과 드라이브 모두 검색하고 싶다면, 지메일 상에서 톱니바퀴 아이콘을 클릭하고 메뉴에서 환경 설정을 선택하라. 실험실 탭을 클릭하고 애플리케이션 검색 옵션을 활성화하라. 그럼 이제부터 지메일 검색상자를 사용해 모든 구글 드라이브 문서까지 지메일 검색 결과 하단에서 볼 수 있다.

3. 맥이나 PC와 문서 동기화, 작업하기
이 기능은 “구글식 드롭박스(Dropbox)”로 볼 수 있다. 무료 PC용 구글 드라이브 서비스는  사용자의 PC상에 폴더를 만들고, 구글 스토리지 공간과 모든 파일을, 심지어 구글 드라이브 앱으로 편집할 수 없는 파일들까지도 동기화한다. 구글이 모든 사용자에게 15GB의 무료 공간을 제공하며, 공간을 더욱 필요로 할 경우에는 관대한 수준의 낮은 비용으로 유료 업그레이드가 가능하기 때문에, 구글이 만든 클라우드에 첫 발을 들이기에는 훌륭하다.

4. 웹 브라우징을 하면서 드라이브에 저장하기
구글 크롬(Google Chrome)을 사용한다면, 구글 드라이브에 저장하기(Save to Google Drive) 확장 기능을 이용해서 찾은 것은 무엇이든 오른쪽 클릭을 해서 바로 구글 드라이브에 저장할 수 있다.

5. 대화내역을 문서 안에 보관하기
문서 세부내역에 관해 이메일을 통해 대화하고, 이를 보고 다시 문서에 수정을 가하는 일은 그리 편하지 않다. 그럼 어떻게 해야 편할까? 실시간으로 문서상 협업을 하며 바로 문서상에서 대화를 하면 된다. 문서 최상단에 협업을 하는 사람들이 뜨는데, 채팅 버튼을 클릭하면 작업하고 있는 바로 그 곳에서 대화를 시작할 수 있다. 게다가 그 대화는 당신이 작업하던 부분에 보관되고, 이를 새로운 협업자들과 공유하거나 드라이브로 옮길 수도 있다.

6. 문서로 소셜해지기
구글은 몇 가지 편리한 구글 드라이브 툴을 구글의 소셜 네트워크인 구글+안에 자연스럽게 내장시켰다. 우측 상단의 공유 버튼을 클릭해 서클과 문서를 공유하고 피드백을 얻을 수 있고, 구글 행아웃에서 다른 이들에게 이를 보여줄 수도 있다.

7. 앱 활용하기
명절 선물을 재빨리 만들고 싶다면? 구글 드라이브 문서와 카페프레스(Cafepress) 사진을 사용하여 머그컵과 티셔츠를 만들어보라. 크롬 웹스토어(Chrome Web Store)의 구글 드라이브용 스프레드셔트 디자이너(Spreadshirt Designer) 역시 그 가능성이 무궁무진하다. 헬로팩스(HelloFax)로 구글 드라이브에서 직접적으로 문서를 팩스로 보내거나 구글 드라이브용 왑울프 오토메이터(Wappwolf Automator)로 드라이브와 드롭박스(Dropbox), 에버노트(Evernote), 킨들(Kindle), 피카사(Picasa) 등등을 동기화할 수도 있다.


8. 꼭 알아두어야 할 단축키
구글 드라이브만큼이나 큰 생산성 스위트에서 키보드 단축키에 대한 언급 없이는 팁 목록이 완성되지 않는다. 여기 키보드 단축키 목록을 참고하면 구글 드라이브를 더욱 빠르게 사용할 수 있다.

 

9. 탭 대신 조사 활용하기
문서 안에서 작업할 때 다른 소스나 문서를 보기 위해 새로운 탭이나 웹페이지를 여는 것은 불편하다. 그 대신, 도구 > 조사 메뉴 옵션으로 가서 문서 안의 조사 영역을 활용할 수 있다. 이 기능은 편리할 뿐 아니라 콘텐츠를 손쉽게 위치시키고 출처를 달 수 있게 해준다. 또 이미지를 문서에 곧바로 드래그앤드롭 할 수도 있다.

10. 60여개 언어로 작업하기
2013년 6월, 구글은 공식적으로 18가지 새로운 언어 지원을 추가해서, 이제 총 65개 언어를 지원하기 시작했다. 톱니바퀴를 클릭하고, 설정 > 기본설정으로 가서 편하게 사용하거나 연습하고 싶은 언어를 선택할 수 있다.

11. 구글 양식 맞춤제작하기
구글 드라이브의 양식(Forms)으로 상상할 수 있는 거의 모든 부문에서 조사를 작성하고 데이터를 수집할 수 있다. 스프레드시트를 양식으로 돌리거나 드라이브 안에서 만들기 > 양식 옵션을 활용할 수 있다. 이런 양식들을 더욱 유용하게 만들기 위해, 구글은 최근 몇 가지 맞춤제작 옵션을 추가했는데, 이를 통해 진척상황 확인바, 데이터 확인, 유튜브 비디오 임베딩 등이 가능하다.

12. 간편한 목차
대량의 문서를 훑거나 단순히 목차를 추가해야 할 경우, 삽입 > 목차 메뉴 아이템을 쓰면 된다. 서식 > 단락 스타일 메뉴의 콘텐츠에 제목을 적용시켜 목차를 구성하라.

13. 구글 드라이브, 지메일, 양식 스크립트하기
자바스크립트(JavaScript)를 조금 만지고 싶다면, 강력한 구글 앱 스크립트(Google Apps Script)로 수많은 구글 앱을 맞춤 변경하고 자동화 시킬 수 있다. 예를 들어, 스프레드시트의 행동을 맞춤 변경하거나, 구글 양식을 작성한 이들에게 자동적으로 개인화된 캘린더를 이메일로 보내거나, 심지어 지메일 활동에 대한 월별 통계 보고서와 차트를 만들어낼 수도 있다.

14. 마스터 슬라이드 편집하기
슬라이드는 구글 드라이브의 숨겨진 보석으로, 프리젠테이션을 키노트(Keynote)나 파워포인트(PowerPoint)와 흡사하게 만들 수 있게 해준다. 구글은 최근 테마의 마스터 슬라이드 편집 기능을 추가했는데, 테마를 고른 후, 간단히 슬라이드 > 마스터 수정 메뉴 아이템으로 가면 된다.

15. iOS와 안드로이드용 퀵오피스로 생산성 격차 줄이기
구글 드라이브를 사용하지 않는 사람들과도 문서에서 공동 작업을 하고 싶은 이들을 위해 구글이 최근 인수해서(그 후 무료화한) 인기 있는 iOS와 안드로이드용 퀵오피스(Quickoffice)를 사용할 수 있다. 퀵오피스는 마이크로소프트 오피스 파일을 읽고 편집할 수 있지만, 사용자의 구글 드라이브 계정으로 문서를 전환시킬 수도 있다.


구글은 최근 인기 있는 iOS와 안드로이드용 퀵오피스를 인수했다. 이를 통해 마이크로소프트 오피스 파일을 보고 편집하거나 구글 드라이브 문서로 전환시킬 수 있다.

16. 문서, 프레젠테이션, 그림을 오프라인에서 편집하기
구글 드라이브 문서를 오프라인 상태에서도 접속하고 싶다면? 이 절차들을 따라 크롭 웹스토어에서 앱을 설치하면 구글 드라이브를 오프라인에서도 때에 따라 사용할 수 있다. 이 글을 쓰는 시점에서 브라우저 안에서 문서, 프레젠테이션, 그림 편집은 오프라인 상태에서 작업할 수 있지만, 스프레드시트와 프레젠테이션은 보기만 할 수 있다. editor@itworld.co.kr