[오피스 팁] 공동으로 MS 워드 문서 만들기

PCWorld
동료들과 마이크로소프트 워드 문서 환경에서 공동 작업을 진행해 본 경험이 있다면 아무 말 없이 내용을 변화시킨 동료의 행동에 할 말을 잃어 본 경험 역시 있을 것이다. 하지만 이젠 변경 내용 추적(Track Changes) 기능이 당신의 고민을 덜어줄 것이다. 이 도구는 문서 상의 모든 변화들을 추적해 공동 작업자들 모두가 이를 검토하고 이를 문서 상에 적용할 것인지, 아니면 적용하지 않을 것인지 결정할 수 있게 해 준다. 
 
변경 내용 추적 기능은 기본적으로는 꺼져있다. 하지만 이 글을 따라온다면 그 어떤 설정에도 어려움이 없을 것이다. 또한 매번 새 문서를 작업할 때마다 이 기능을 활성화하는 것을 잊어버린다면(혹 습관적으로 이를 해제하는 동료와 함께 작업하고 있다면), 해당 기능 자체를 강제적으로 적용해 ‘특별히’ 해제하지 않는 한 자동적으로 문서의 변경 내용이 추적되도록 할 수도 있다. 이제부터 소개될 기능들을 익혀보자. 당신과 당신의 기업에 망신살이 뻗치는 일이 발생하는 것을 막아줄 것이다. 
 
문서의 변경 내용 추적
 
이 기능을 상태 표시줄에 추가하면 변경 내용 추적 기능의 활성화 여부를 간단히 확인할 수 있다.
 
워드의 변경 내용 추적 기능은 ‘검토’ 메뉴에서 활성화가 가능하다. 이제 워드는 당신, 혹은 당신의 동료가 문서에 추가/삭제 한 모든 내용을 추적해 보여줄 것이다. 또한 하단 상태 표시줄을 우클릭 해 생성되는 팝업 메뉴에서 ‘변경 내용 추적’을 적용하면 보다 손쉽게 옵션 설정 여부를 확인하고 언제든 클릭 한 번 반으로 설정 상태를 변경할 수 있다. 
 
변경 내용 추적이 활성화 된 상태에서 변경된 내용은 색상과 형식이 바뀌어 표시 된다.
 
변경 내용 추적 기능의 표시 방식 역시 사용자가 설정이 가능하다. 일반적으로는 변경 내용이 포함된 줄의 좌측에 세로줄이 표시되고 변경된 텍스트 자체는 다른 색상으로 표시되며 밑줄이 그어질 것이다. 삭제된 텍스트는 대신 그 자리에 가로줄이 그어질 것이다. 
 
변경 내용 보기/숨기기
작업을 하다 보면 다른 색으로 강조된 변경 내용 표시들이 눈에 거슬릴 수도 있을 것이다. 이럴 땐 검토 탭에서 ‘검토용 표시’를 클릭해 옵션을 변경함으로써 표시들을 숨길 수 있다. 일반적으로 ‘검토용 표시’ 옵션은 ‘메모 및 변경 내용 최종본’으로 설정되어있을 것이다. 이를 변경하기 위해서는 ‘검토용 표시’의 드롭다운 목록에서 ‘최종본’을 클릭한다. 그러면 모든 변경 내용이 반영된 상태로 문서가 보여질 것이다. 하지만 이 설정이 변경 내용을 실제로 적용하는 것은 아니다. 이는 그저 새로 추가된, 혹은 제거된 텍스트를 ‘반영하여 문서를 표시하는 것일 뿐이다. 변경 전 문서를 보려면 동일 메뉴에서 ‘원본’을 클릭하면 된다. 문서를 처음처럼 변경 내용들이 표시되는 상태로 검토하려면 다시 ‘메모 및 변경 내용 최종본’을 선택하면 된다. 
 
변경 내용 추적 설정 변경
 
변경 내용 추적 옵션 대화 창에서는 변경된 내용의 표시 방식을 확인하고 설정할 수 있다.
 
추가/제거 된 텍스트의 표시 방법 자체를 변경하려면, 리뷰 > 변경 내용 추적 > 변경 내용 추적 옵션을 선택해보자. 기본 설정은 각 편집자에게 각기 다른 색상을 부여해 누가 어떤 내용을 변경했는지 보다 쉽게 확인할 수 있게 되어있다. 물론 이것이 불편하다면 언제든 설정을 바꿀 수 있다. 하지만 서식 변경 내용 추적이나 이동 추적 메뉴 이외에는 설정을 변경하지 않는 것을 추천한다. 
 
문서 변경 내용의 최종 검토
편집을 마무리해 배포하기에 앞서 문서를 전체적으로 검토하는 과정 역시 필요할 것이다. 리본 메뉴(Ribbon menu)의 검토 탭에서 ‘변경 내용’ 섹션의 ‘다음 변경 내용’을 클릭해보자. 버튼을 누를 때마다 변경 내용이 문서의 맨 처음의 것부터 차례로 표시될 것이다. 확인이 쉽게 내용의 강조도 동시에 이뤄지기 때문에 실수로 검토할 영역을 놓치는 일은 없을 것이다. 
 
검토 탭에는 문서 상의 개별/전체 변경 내용에 대한 적용/비적용 옵션이 지원된다.
 
그리고 각 내용이 강조된 상태에서는 이 변경 내용을 ‘적용’할 지 ’취소 후 다음으로 이동’할 지 선택할 수도 있다(두 버튼은 이전/다음 버튼의 좌측과 상단에 각각 위치한다). 변경이 적용된 내용은 문서에 통합될 것이고, 적용되지 않은 내용은 이전의 내용으로 바뀌거나 삭제될 것이다. 또한 이 두 기능 중 하나를 적용하면 ‘다음’ 버튼을 클릭하지 않아도 커서가 자동적으로 다음 변경 내용으로 이동한다. 적용을 보류하고 다음 내용을 검토하려면 마찬가지로 ‘다음’ 버튼을 누르면 된다. 
 
모든 변경 내용들을 한꺼번에 적용하려면 ‘적용’ 메뉴 하단의 드롭다운 목록에서 ‘문서에서 변경 내용 모두 적용’을 클릭하면 된다. 같은 방식으로 모든 적용 내용들을 취소할 때에도 ‘취소’ 메뉴의 드롭다운 목록에서 ‘문서에서 변경 내용 모두 취소’를 선택할 수 있다. 
 
검토 창을 확인하며 작업하기
텍스트로 강조된 형태뿐 아니라 다른 방식으로 이를 검토할 수 있다. 검토 탭의 ‘추적’ 섹션에서 ‘검토 창’을 선택해보자(검토 창 버튼은 검토 창을 활성화 시키는 역할 뿐 아니라 실행 중인 검토 창을 숨기는 기능도 한다).
 
검토 창 드롭다운 목록에서는 창을 가로로 표시할 지 세로로 표시할 지의 여부도 선택할 수 있다. 사용자가 보고 있는 변경 내용 전체가 화면 상에 표시될 수 없는 경우에는 해당 기능을 활성화하지 않았더라도 검토 창이 보여지기도 할 것이다. 
 
검토 창을 활성화 시키면 각 변경 내용은 변경자의 이름과 함께 표시된다. 그리고 만일 사용자의 이름이 잘못 설정되어 있거나 이를 다른 간단한 이름으로 바꾸고 싶다면, 검토 > 변경 내용 추적 > 사용자 이름 변경을 선택하면 된다. 이 때 생성되는 워드 옵션(Word option) 대화 창에서 사용자는 자신을 나타내는 사용자 이름과 이니셜을 변경할 수 있을 것이다.  
 
변경 내용 추적 표시를 문서와 함께 저장하기
 
문서를 저장할 때에는 언제나 그 안에 포함된 변경 내용에 주의하라.
 
문서를 저장할 때에도 변경 내용 추적 기록과 그 표시들은 문서 속에 남아있게 된다. 좋은 기능이지만 때론 이로 인해 재앙이 발생할 수도 있다. 예를 들어 문서의 ‘검토용 보기’ 옵션을 최종본으로 설정해 둔 경우를 가정해보자. 사용자의 눈에는 변경 내용들이 반영된 문서가 보여질 테지만, 이를 다른 곳들에 배포할 때에는 사용자가 애써 편집한 내용들이 담겨지지 않게 될 것이다. 혹 이러한 배포가 공공을 대상으로 이뤄진다면? 그 문제는 한 명의 망신으로 끝나는 것이 아닌 회사 전체에 타격을 주게 될 것이다. 이런 상황이 벌어져도 괜찮은가? 실제로 많은 기업과 정치인들이 이러한 실수로 망신을 당한 적이 있다. 우리 모두 주의를 기울이도록 하자.
 
변경 내용이 포함된 채 문서가 저장되고 공유되는 것을 피하기 위해 워드의 설정을 변경해 프로그램이 실수를 알려주도록 설정해야 할 것이다. 이 기능은 기본적으로 설정되어 있진 않지만 다행히 별도 설정은 그다지 어렵지 않다. 파일 > Word 옵션 > 보안 센터 > 보안 센터 설정에 접속해 ‘변경 내용이나 메모가 포함된 파일을 인쇄하거나 저장하거나 보내기 전에 경고 표시’ 체크박스를 활성화 시켜 보자. 이후 당신이 저장하려는 어떤 문서에건 그 안에 변경 내용이 있을 경우에는, 워드가 알람을 보내 줄 것이다. 
 
문서 내 변경 내용의 개별적인 검토
 
확인하길 원하는 검토자들의 변경 내용만을 선택하면 다른 검토자들의 변경 내용은 일시적으로 스크린에 표시되지 않는다.
 
문서의 편집자가 여러 명일 경우 각 편집자가 적용한 변경 내용들은 각기 다른 색상과 스타일로 표시될 것이다. 그리고 ‘변경 내용 표시’ 옵션의 설정을 변경하면 각 편집자가 적용한 삽입 및 삭제 내용을 개별적으로 검토할 수도 있다. 검토 > 변경 내용 표시 > 검토자를 클릭해보자. 이 영역에서는 확인하고자 하는 검토자의 이름에만 체크박스를 선택함으로써 다른 검토자들의 변경 내용을 임의적으로 숨기는 기능이 지원된다. 
 
변경 내용 추적의 강제 적용
 
워드에 제공되는 변경 추적 강제 적용 기능은 모든 변경 내용들을 기록하고 다른 이들이 임의로 기능을 해지하는 상황을 막아 준다.
 
때론 워드에 변경 내용 추적 기능을 강제로 설정하고 다른 이들이 이를 해제하지 못하도록 해 문서의 변경 내용들이 자동적으로 추적되도록 할 필요가 있을 것이다. 검토 > 문서 보호 > 서식 및 편집 제한을 클릭하면 생성되는 작업 창에서 해당 기능의 적용이 가능하다. 이 영역에서 ‘이 문서에서 편집을 허용할 유형’ 메뉴의 체크박스를 클릭하고 생성되는 드롭 다운 리스트에서 ‘변경 내용’을 선택해보자. 그리고 ‘예, 문서 보호를 적용합니다’를 클릭하면 설정의 적용이 시작된다. 원할 경우에는 비밀 번호의 적용 역시 가능하다. 이 경우 비밀번호를 입력하지 않으면 아무도 해당 설정을 원래대로 되돌릴 수 없게 된다. 이제 사용자와 동료들이 검토하고 편집하는, 그리고 저장하는 문서 상의 모든 내용은 자동적으로 문서와 함께 저장될 것이다. 
 
변경 내용 추적은 다른 이들과의 협업을 진행하는데 많은 도움을 줄 것이다. 이 툴을 통해 모든 공동 작업자는 안전하게 문서를 변경/편집하고 그 내용들을 보다 편리하고 직관적으로 검토할 수 있게 될 것이다. editor@itworld.co.kr