How To : 아웃룩에서 스팸 메일을 줄이는 5가지 팁

PCWorld
스팸 메일은 차단하기 위한 온갖 노력에도 불구하고 좀처럼 줄어들지 않는다. 다행히 아웃룩에는 스팸을 줄이기 위한 몇 가지 기능이 있는데, 누구나 할 수 있는 간단한 스팸 차단 방법과 기업의 아웃룩 시스템에 적용할 수 있는 몇 가지 팁을 정리했다.
 

1. 수신 거부 기능 활용하기

아웃룩의 보낸 사람을 기준으로 수신을 거부할 수 있는 기능을 사용해 스팸을 수신 거부 목록에 추가한 다음 이메일을 정크 메일함으로 옮길 수 있다. 하루에 10여개 정도의 이메일만 받는다면 충분히 가능한 수작업이다. 

스팸 이메일을 선택하고, 오른쪽 클릭하고 드롭다운 메뉴에서 ‘정크’를 선택하고 ‘보낸 사람을 기준으로 차단’을 클릭한다. 또는 홈 > 정크 > 보낸 사람을 기준으로 차단을 선택한다. 아웃룩은 해당 메일을 스팸으로 바로 인지하고 즉시 폴더를 옮긴다.
 
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2. 발신자 차단 목록 설정하기

단일 ISP나 국가에서 대량의 스팸 메일을 받거나, yahoo6.com, epaypal.com같은 합법적 기업을 사칭하는 피싱 그룹으로부터 스팸 메일을 받는 경우, 회사, 그룹, 국가, ISP 등을 기준으로 발신자 차단 목록에 추가할 수 있다. 홈 > 정크 > 정크 메일 옵션으로 들어가서, ‘수신 거부’ 탭을 클릭한다. ‘추가’ 버튼을 클릭하고 국가 코드, 도메인, 혹은 epaypal.com같은 가짜 회사명을 추가한다.

하나의 그룹 또는 회사의 모든 이메일을 차단하려면 @기호 뒤에 그룹 이름을 입력하거나 이름만 입력해도 된다(예 : someone@example.com, @example.com, 또는 example.com). 입력 후 확인 > 적용 > 확인을 누르면 완료된다.
 
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3. 분류, 이동 등 규칙 만들기

아웃룩의 ‘규칙 만들기’ 기능으로 사용자가 규칙으로 정의한 내용에 따라 이메일을 관리할 수 있다. 매크로처럼 수신 이메일 종류에 따라 특정 창에 표시하거나, 정해둔 폴더로 이동하거나, 맞춤형 알람 소리를 만드는 등 반복적인 작업을 자동화할 수 있다.

다른 폴더로 이동할 이메일을 지정하려면 홈 > 규칙 > 규칙 만들기를 선택한다. 보낸 사람, 제목, 받는 사람 중에서 선택한 조건이 포함된 이메일을 받았을 때 수행할 작업을 고를 수 있다. 새 항목 알림 창에 표시, 선택한 소리 재생, 항목을 이동할 폴더 중에서 원하는 항목에 체크하고 확인을 클릭한다.
 
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4. 규칙 마법사 활용하기

직접 규칙을 구체적으로 설정해서 스팸을 차단할 수도 있다. 

예를 들어, 첨부파일이 포함된 메일을 많이 받는데, 수신자가 본인의 이메일 주소로 되어 있지 않은 스팸 메일을 많이 받는다면, 규칙 설정으로 스팸 메일을 거를 수 있다. 

홈 > 규칙 > 규칙 만들기에서 오른쪽 아래에 있는 ‘고급 옵션’을 클릭하면, 규칙 마법사 대화창이 나타난다. 1단계: 조건 선택에서 ‘받는 사람란에 내 이름이 없는 경우’와 ‘첨부 파일이 포함된 경우’에 체크하면, 2단계: 규칙 설명 편집 상자에 표시된다. ‘다음’ 버튼을 클릭한다.
 
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두 번째 규칙 마법사 창에는 ‘메시지로 무엇을 하시겠습니까?’라는 문구가 표시된다. 1단계: 동작 선택에서 원하는 동작(여기서는 ‘지정 폴더로 이동’)을 선택하면 아래 2단계: 규칙 설명 편집 상자에 표시된다. 

1단계와 2단계 상자에서 밑줄 친 텍스트에 주목한다. 링크를 클릭해 설정을 완료하라는 의미다. 이 예에서 링크를 클릭해서 폴더를 지정(예 : 정크메일)한 후 ‘확인’을 클릭한다. 2단계 상자에 설정 내용이 표시된다. ‘다음’을 클릭한다. 
 
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세 번째 규칙 마법사 창에는 ‘예외 항목이 있습니까?’라는 메시지가 표시된다. 규칙을 적용하지 않을 항목을 선택하는 것으로, 여기서는 ‘보낸 사람이 지정한 주소록에 있는 경우 제외’를 선택했고, ‘지정한 주소록’을 아웃룩의 주소록을 설정했다. 

2단계 상자에 방금 만든 모든 규칙이 포함된다. 만족하는 경우 ‘마침’을 클릭하면 설정이 마무리된다. 홈 > 규칙 > 규칙 및 알림 관리를 클릭해서 규칙 및 알림 대화 상자를 열고, ‘규칙 변경’ 드롭다운 메뉴에서 ‘규칙 이름 바꾸기’를 클릭하면 알아보기 쉽게 규칙 이름을 지정할 수 있다.
 
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5. 정크 메일함을 자주 확인

스팸, 피싱, 차단 필더나 규칙은 다양하다. 사용자가 직접 컴퓨터로 만든 것도 있지만, 이메일 소프트웨어, 안티바이러스 프로그램, 인터넷 제공업체, 네트워크 관리자 등이 반기지 않는 유해한 커뮤니케이션으로부터 사용자를 보호하기 위한 다양한 체계가 있다. 다만, 공격적인 기술을 사용할 때가 있어서 필요 없는 메일만이 아니라 정상적인 메일도 걸러낼 때가 있다.

따라서, 정크 메일함을 정기적으로 확인해 놓치는 메일이 없는지 점검할 필요가 있다. 기업에서 자체적으로 스팸 정책을 사용하는 경우엔 네트워크 관리자에게 문의해 스팸메일함의 내용을 열어보고 검토할 수 있는지 확인한다. 정책이 허용하는 범위 내에서 보안 필터에 걸리는 메일을 찾을 수 있도록 보조용 백업 이메일 주소를 사용하는 방법도 있다. editor@itworld.co.kr