MS 팀즈 화상회의를 위한 11가지 고급 팁

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마이크로소프트 팀즈를 동료와의 채팅에 주로 사용했을 수도 있다. 그러나 전세계적으로 사무실에서 일하던 직장인들이 재택 근무를 하면서 팀즈의 화상회의 기능(팀즈에선 모임으로 칭함)의 중요성이 높아졌다. 기존 고객들을 위한 별개 제품인 비즈니스용 스카이프가 여전히 존재하기는 하지만, 마이크로소프트는 마이크로소프트 365/오피스 365 비즈니스, 엔터프라이즈 구독 플랜에 포함된 팀즈에 스카이프의 기능을 도입해 제공하고 있다.

팀즈에서 화상회의를 시작하는 방법은 쉽고 간단하다. 그러나 동료와의 비공식 비디오 채팅이든, 고객 프레젠테이션이든 사용자와 다른 참여자의 경험을 강화할 수 있는 방법들이 있다. 화상회의 전과 후, 그리고 화상회의를 진행하는 동안 팀즈를 효과적으로 활용하는 방법을 소개한다.

참고 : 마이크로소프트 365 비즈니스 에센셜이나 비즈니스 프리미엄 구독 플랜, 엔터프라이즈급 오피스 365 E1, E3, E5 구독 플랜을 사용하고 있는 비즈니스 사용자들이 주로 참고할 수 있는 내용이다. 마이크로소프트 팀즈에는 무료 버전도 있지만, 모임 예약과 모임 기록 등 이번 기사에서 다루는 많은 기능들이 포함되어 있지 않다.
 

팀즈로 화상회의를 하기 전 

팀즈에서 화상회의 일정을 잡으려면 왼쪽 도구 모음의 ‘일정’ 아이콘을 클릭한다. 그러면 팀즈 메인 창에 캘린더가 표시된다.
 
오른쪽 위에 위치한 ‘+새 모임’ 버튼을 클릭한다. 주 창 위에 ‘새 모임’ 화면이 표시될 것이다. 모임 제목을 입력한 후 참석자의 이메일 주소를 입력한다. 소속 기업의 주소록이 팀즈에 통합되어 있다면, 이름을 입력했을 때 표시되는 목록에서 참석자를 선택할 수 있다. 참석 요청없이 초대를 하고 싶다면, 참석자 필드 오른쪽 끝의 선택 사항 링크를 클릭했을 때 표시되는 ‘선택 사항’ 필드에 참석자를 추가한다.
 
ⓒ IDG

다음 줄에서 날짜, 시작 시간, 종료 시간을 선택한다. 모임 설정이 끝났다. 하지만 (아래에서 다루겠지만)이런 초대 작업을 더 효과적으로 처리할 방법들이 있다. 모임 설정이 끝나면, 오른쪽 위의 ‘저장’ 버튼을 클릭하면 초대장이 발송된다.

단체로 채팅을 하다가 바로 화상회의를 하려면 채팅 창 오른쪽 상단에 ‘화상통화’ 버튼을 눌러 시작할 수 있다. 채널에서 바로 시작하려면 채널에서 텍스트 입력창 아래 ‘지금 모임 시작’ 아이콘을 클릭하면 된다.
 

1. 모임 시간을 세밀히 조정하기

자신이 선택한 모임 시간이 참석자들에게 부합하는지 확인하는 방법 중 하나는 일정을 수립한 후 반대하는 사람이 있는지 보는 것이다. 그렇지만 더 좋은 방법이 있다. ‘새 모임’ 페이지 맨 위의 ‘일정 도우미’ 탭을 클릭한다. 그러면 표시되는 페이지 왼쪽에서 초대한 필수, 선택 참석자 목록을 확인할 수 있다.  이름 밑에는 ‘대화 가능’, ‘대화 불가능’, ‘알 수 없음’으로 상태가 표시된다. 초대 대상자의 아웃룩 캘린더에 일정이 수립된 이벤트를 토대로 이런 정보가 표시된다. 오른쪽에 이미 일정이 잡힌 모임이 있는 초대 대상자가 보라색 음영으로 처리된 일정 보기가 표시된다.
 
ⓒ IDG

초대 대상자 중 한 명 이상이라도 선택한 모임 날짜에 대화가 불가능한 경우, 팀즈는 자동으로 가용한 다른 날짜를 선택한다. 화면 맨 위 방향에 모임에 대해 설정한 시작 시간과 종료 시간이 있으며, 그 아래 추천되는 모임 시간이 제시된다. 추천 시간 중 하나를 클릭하면, 최초 입력한 시작 시간과 종료 시간이 대체된다.

또는, 일정보기 창에서 최초 선택한 날짜보다 문제가 적은 다른 날짜를 확인할 수 있다. 모든 사람들에게 부합하는 날짜와 시간을 찾으면, 화면 맨 위에서 해당 날짜와 시작, 종료 시간을 클릭해 바꿀 수 있다.
 

2. 회의 안건 공유

모임 일정을 수립할 때 모임 안건을 추가하면, 모든 사람이 모임에서 토론될 내용에 대해 알게 되어, 미리 적절히 준비를 할 수 있다는 점에서 유용하다.

‘새 모임’ 화면 아래에 모임 초대에 포함시킬 메시지를 추가시킬 수 있는 상자가 있다. 짧은 내용의 모인 안건을 집어넣기 좋은 장소이다(특히 표, 또는 불릿 목록 등 읽기 쉬운 형식). 그러나 초대장 이메일의 모임 관련 내용이 지나치게 많아질 수 있기 때문에 너무 길게 작성하지 않는 것이 좋다.
 
ⓒ IDG

안건 내용을 더 상세히 제공하고 싶다면, .doc나 PDF 파일을 첨부한 별도 이메일을 보내는 것이 가장 좋다. 또는 채널에서 미팅을 주관하면, 미팅 공지 메시지에 안건을 첨부해 답장을 게시할 수 있다(아래 설명).
 

3. 채널에서 화상회의 주관하기

대부분 경우, 특정 사람을 모임에 초대하게 될 것이다. 그러나 팀즈의 특정 채널에 ‘공개’ 화상회의를 진행해서 해당 채널 멤버가 모두 회의에 참여하도록 할 수 있다. 

채널에서 화상회의를 하려면 ‘새 모임’ 중간의 ‘채널 추가’를 클릭한다. 그리고 표시되는 드롭다운 메뉴에서 팀과 채널을 선택한다.
 
ⓒ IDG

모임 일정을 정한 후 ‘전송’ 버튼을 클릭한다. 그러면 채널의 게시물 탭 아래 메시지로 공지된다. 각 채널 멤버는 이메일 초대장을 받게 된다. 채널 멤버는 이 공지에 회신을 할 수 있다. 회신을 할 때 파일이나 다른 관련 정보를 첨부할 수도 있다.
 
ⓒ IDG

자신의 모임 공지에 회신을 게시하면서 모임 안건을 문서(.doc나 PDF 파일)로 첨부할 수 있다. 이는 초대 대상자와 채널 멤버에게 모임에서 논의될 내용을 제공할 좋은 방법 중 하나이다.
 

4. 하드웨어 테스트

첫 팀즈 화상회의를 주관하기 전, 팀즈를 이용할 장치를 설정하기 위해 테스트하는 것이 좋다. 팀즈에 컴퓨터 마이크, 스피커, 카메라에 액세스 할 수 있는 권한을 줘야 할 수도 있다. 때론 여러 장소를 대상으로 이렇게 해야 할 수도 있다. 예를 들어, 최신 버전 맥OS는 ‘시스템 설정’에서 추가 단계를 거쳐야 권한을 승인할 수 있다.

회의 중 화면을 공유할 생각이라면, 별도의 권한이 필요할 수도 있으므로 미리 테스트해서 준비하는 것이 좋다. 

같은 맥락에서 초대 대상자 중 팀즈 화상화의가 처음인 사람이 있다면, 10분 일찍 참여할 것을 권한다. 예정된 회의가 시작되기 전에 하드웨어가 제대로 기능하는지 확인할 기회를 줄 수 있다.
 

팀즈 화상회의를 진행할 때

5. 배경 흐리게 기능과 배경 이미지 사용

화상회의에서는 ‘프로페셔널’ 하게 보이는 것이 중요하다. 여기에는 카메라 뒤에 보여지는 곳도 포함된다. 마이크로소프트의 ‘배경 흐리게’ 기능은 사용자 뒤 배경을 흐리게 만든다. 또 선택해 사용할 수 있는 여러 배경 이미지를 제공한다. 배경 흐리게 기능이나 배경 이미지를 사용하면 자신을 더 돋보이도록 만드는데 도움이 되며, 다른 참석자가 방안의 배경에 위치한 것들 때문에 주의가 흐트러지는 것을 막을 수 있다.

화상회의에 참여하기 전에 배경 흐리게 기능이나 배경 이미지 기능을 켠다. 카메라에 보이는 자신의 모습을 보여주는 비디오 미리보기 아래 부분에서 두 번째 머리모양 아이콘의 토클을 활성화하면 오른쪽에 ‘배경 설정’ 창이 표시된다. 오른쪽 위의 배경 초점이 흐려진 이미지를 선택해 배경 초점 흐리기 기능을 켜거나, 배경 이미지 중 하나를 선택한다. 참고로, 지금 당장은 이용할 수 없지만 마이크로소프트는 앞으로 자신이 만든 배경 이미지를 업로드할 수 있는 기능이 추가될 것이라고 발표했다.
 
ⓒ MICROSOFT


이미 모임에 참가한 상태에서 배경 효과를 활성화시키는 방법도 있다. 커서를 비디오 피드 위로 옮겨 모임 도구 모음을 호출한다. 3점 아이콘을 클릭해 ‘추가 작업’ 메뉴를 연 다음, ‘배경 효과 표시’를 선택한다. 위에서 설명한 ‘배경 설정’ 창이 표시될 것이다. 이 창에서 선택을 할 수 있다. 먼저 보여지는 모습을 확인하기 위해 ‘미리보기’를 클릭한다(모임의 비디오가 꺼짐). 그런 후 ‘적용 후 비디오 켜기’를 클릭하면 다른 사람에게 표시가 된다.

노트북이나 다른 디바이스의 전면 카메라나 일부 웹캠 모델 중에는 팀즈 배경 효과 기능을 지원하지 않는 모델도 있다는 점을 유념한다. 또한, 즉석에서 만든 모임이 아닌 일정을 수립한 모임에만 배경 효과를 이용할 수 있다.
 

6. 화면 공유

엑셀 파일 등 PC에서 실행된 애플리케이션에 표시된 정보를 공유하고 싶다면, 데스크톱 화면 전체가 아닌 해당 애플리케이션 화면만 공유할 수 있다. 그러면 참석자는 그 내용에만 집중할 수 있다. 이는 프라이버시를 보호하는 방법이기도 하다. 열려 있는 캘린더, 이메일 애플리케이션 등 데스크톱에 표시된 다른 정보를 노출시키지 않는 방법이다.

PC에서 실행된 애플리케이션 창을 공유하려면, 커서로 모임 컨트롤 도구 모음을 호출해 ‘공유’ 아이콘(사각형 위의 화살표 모양)을 클릭한다. 아래를 따라 창이 표시될 것이다. PC에서 실행되고 있는 애플리케이션 ‘미리 보기’가 ‘윈도우’ 카테고리 아래 표시된다. 모임의 다른 사람과 공유하고 싶은 앱의 창을 클릭한다.
 
ⓒ IDG

이 공유 창에 다른 선택 사항들도 있다. 특정 앱 창을 공유하는 것에 더해, 파워포인트 프레젠테이션을 공유할 수 있고, 팀즈나 원드라이브, 내 컴퓨터를 탐색해 파일을 공유할 수 있고, 본인은 물론 참석자도 표시를 할 수 있는 쌍방향 화이트보드를 열 수 있다.
 

7. 라이브 캡션 활용

모임 참석자 중에 청각 장애우나 영어가 모국어가 아닌 사람, 다른 이유로 소리를 듣는데 문제가 있는 사람이 있다면, 팀즈에 내장된 자막 기능을 이용하면 더 효과적으로 대화를 할 수 있다. 이는 음성을 자동으로 자막으로 변환, 실시간으로 비디오 피드 아래에 표시하는 기능이다.
 
ⓒ MICROSOFT

데스크톱용 팀즈나 모바일 앱을 사용하는 참석자는 각자 라이브 캡션 기능을 켤 수 있다. 그러나 웹 인터페이스에는 제공되지 않는 기능이다. 라이브 캡션을 켜려면 커서를 옮겨 모임 컨트롤 도구 모음을 호출한다. 그리고 점 3개 아이콘을 클릭해 ‘추가 작업’을 열어 ‘라이브 캡션 켜기’를 선택한다.

라이브 캡션은 프리뷰 테스트 단계인 기능이며, 영어만 지원한다는 점을 유념한다. 
 

8. 녹화하기

화상회의 중에 중요한 내용을 놓칠 수 있는데, 팀즈의 녹화 기능은 화상회의를 나중에 다시 볼 수 있도록 하는 유용한 기능이다. 영상 파일은 클라우드 기반 마이크로소프트 스트림 서비스에 저장되며, 본인과 팀 멤버들이 원할 때 시청할 수 있다. 회의에 참여하지 못한사람이나 회의에서 논의된 내용을 다시 확인해야 하는 사람에게 유용한 기능이다. 

회의를 녹화하려면 커서를 옮겨 모임 컨트롤 도구 모음을 호출한다. 그리고 3점 아이콘을 클릭해 ‘추가 작업’을 열어 ‘녹음 시작’을 선택한다. 다른 미팅 참석자들에게 모임이 녹화되고 있는 것을 알리는 배너가 표시된다.
 
ⓒ MICROSOFT

언제든지 3점 아이콘을 클릭한 후 ‘녹음 중지’를 선택해 녹화를 중지할 수 있다. 녹화된 내용이 처리되어 스트림으로 저장된다(일정 시간 소요). 그러면 화상회의 주관자와 초대 대상자가 이 비디오를 시청할 수 있다 (아래에 더 자세히 설명).
 

9. 회의록 작성

회의에서 나온 중요한 내용을 모임이 끝난 후에 잊는 경우가 아주 많다. 이런 사항들을 계속 추적해 관리하는데 도움을 주는 기능이 있다. 모임 참석자가 팀즈 모임의 일부로 저장될 메모로 기록을 할 수 있는 기능이다. 모임과 함께 저장이 되기 때문에, 나중에 쉽게 액세스해 참조할 수 있다.

이 기능을 이용하려면 커서를 옮겨 모임 컨트롤 도구 모음을 호출한다. 그리고 3점 아이콘을 클릭해 ‘추가 작업’을 열어 ‘모임 메모 표시’를 선택한다. 팀즈 창 오른쪽을 따라 ‘모임 메모’ 창이 표시된다. ‘메모 작성’ 버튼을 클릭한 다음 메모에 입력을 시작한다.

그러면 굵게, 기울임 꼴, 강조를 적용하거나, 숫자 및 불릿 목록을 만드는 등 텍스트 형식을 지정할 수 있는 도구 모음이 나타난다. + 아이콘을 클릭해 섹션 헤드라인(제목)을 추가할 수 있다. 메모를 정리하기 위해 필요한 만큼 많은 섹션을 만들어 사용할 수 있다. 섹션을 다시 정렬하고 싶다면, 섹션의 오른쪽에 위치한 3점 아이콘을 클릭한 후 ‘위로 이동’이나 ‘아래로 이동’을 선택한다.
 
ⓒ MICROSOFT
 

팀즈 화상회의 후

10. 녹화 내용 공유

화상회의를 녹화했다면, 회의 주관자와 참석자가 팀즈의 게시물 페이지에서 녹화 파일에 액세스할 수 있다. 단, 녹화 내용이 처리 및 저장되기 까지는 시간이 걸린다. 팀 멤버들에게 회의가 녹화되었으며, 언제든지 확인할 수 있다는 점을 알려주는 편이 좋다. 화상회의를 진행한 채팅방이나 채널에서 회의 녹화 파일에 미리보기가 나타나면, 이를 클릭해서 재생할 수 있다. 

다른 방법도 있다. 왼쪽 도구 모음에서 ‘일정’을 클릭해 화상회의 일정을 찾아 클릭한다. 맨 위에’채팅’ 탭을 클릭할 수 있는데, 채팅 탭이 열리면서 페이지에 녹화 내용 미리보기가 표시된다. 또한, 모든 참석자가 마이크로소프트 스트림을 통해 이 비디오에 액세스할 수 있다. 채널에서 모임을 주관하는 경우, 게시물 탭의 화상회의 공지에 대한 회신으로 게시된다.

화상회의를 녹화한 사람만 모임에 초대받지 않은 사람들과 녹화 내용을 공유할 수 있다. 방법은여러 가지다. 모든 조직 구성원과 비디오를 공유하고 싶다면, 게시물 혹은 채팅 탭의 미리보기 옆에 위치한 3점 아이콘을 클릭한다. 그런 후 표시되는 메뉴에서 ‘공유’를 선택한 후 ‘공유’ 버튼을 클릭한다.

이 비디오를 선택한 사람과 공유하려면, 비디오 미리 보기 옆의 3점 아이콘을 클릭한 후 ‘링크 가져오기’, ‘복사’ 버튼을 차례대로 클릭한다. 링크를 이메일에 붙여넣기 한 다음 특정 수신인에게 발송할 수 있다. 또는, 비디오 미리 보기 옆에 위치한 3점 아이콘을 클릭한 후 ‘마이크로소프트 스트림에서 열기’를 선택한다. 모임 녹화분이 스트림에 열릴 것이다. 그러면 ‘공유’ 버튼을 클릭해 공유 링크를 가져와 특정인에게 이메일로 보내거나, 코드를 가져와 웹 페이지에 비디오를 임베디드 할 수 있다.
 

11. 모임 메모 검토 및 공유

모임 메모를 작성하는 경우, 이를 팀즈의 모임에 첨부할 수 있다. 주관자나 참석자는 상단의 ‘미팅 노트’ 탭을 클릭하면 확인할 수 있다. ‘다른 방법도 있다. 왼쪽 도구 모음에서 ‘일정’을 클릭한 후 ‘채팅’ 탭을 선택한다. 그리고 모임 메모 공지를 찾은 후 ‘전체 화면으로 메모 표시’를 클릭한다. 예상하겠지만, 채널에서 모임을 주관하는 경우 모임 메모가 모임에 대한 최초 게시물의 회신 중 하나로 게시물 탭에 표시된다.

자신이나 다른 참석자가 마이크로소프트 워드 같은 다른 도구를 사용해 메모를 작성한 경우, 이를 모임에 팔로우업 메시지로 추가하거나, 채널 안에 게시할 수 있다.

팀 멤버들이 모임 녹화물과 모임 메모를 검토하도록 만드는 것이 좋다. 그래야 논의된 내용을 더 명확히 이해시킬 수 있다. 또 해야 할 일을 잊지 않는다. editor@itworld.co.kr